Neuerungen & Updates der Vereinssoftware

Vereinsfelder, die nur der Vorstand sehen darf, waren bisher auch für den Vorstand selbst unsichtbar. Das ist behoben, und Löschungen im eigenen Profil gehen neu den gleichen Weg wie jede andere Profiländerung.

Was ist neu

• Vereinsfelder nur für den Vorstand sind endlich sichtbar: Ein Feld mit der Einstellung "Nur für Admins sichtbar" tauchte weder im Profil noch beim Bearbeiten auf, auch nicht bei dir als Vorstand. Genau dort brauchst du es aber, etwa für eine interne Notiz zu einem Mitglied. Jetzt erscheint es an beiden Stellen, gekennzeichnet mit einem kleinen Hinweis, damit du auf einen Blick siehst, was das Mitglied selbst nicht zu Gesicht bekommt.
• Leere Vereinsfelder verstecken sich nicht mehr: Ein Feld ohne Eintrag fiel bisher komplett aus der Ansicht, du hast also gar nicht gemerkt, dass es existiert. Im Profil steht neu "Keine Zuweisung vorhanden", und beim Bearbeiten wartet gleich ein leeres Feld darauf, ausgefüllt zu werden.
• Löschungen im eigenen Profil kommen an: Entfernte ein Mitglied einen Eintrag im eigenen Profil, war er nach dem Speichern wieder da, ohne jede Meldung. Neu wandert die Löschung als Änderungsantrag zum Vorstand, genau wie eine geänderte Adresse. Bis zur Freigabe bleibt der Eintrag durchgestrichen mit dem Vermerk "Gelöscht" stehen, und ein Klick daneben nimmt die Löschung wieder zurück.
• Pflichtfelder behalten ihren Wert: Bei einem Pflichtfeld wie "Allergien" lässt sich der letzte verbleibende Eintrag nicht mehr löschen, sonst stünde die Pflichtangabe leer da. Sobald mehrere Einträge erfasst sind, kannst du jeden einzelnen davon entfernen.

Wo finde ich das?

Mitglieder, Mitglied auswählen, Profil oder Bearbeiten

Der Buchungsautomat in der Vereinsbuchhaltung zeigt Buchungen jetzt deutlich übersichtlicher an. Die wichtigsten Angaben siehst du direkt in der Zeile, ohne die Buchung zum Bearbeiten öffnen zu müssen.

Was ist neu

• Belegnummer direkt sichtbar: Jede Buchungszeile zeigt ihre Belegnummer sofort an. Wenn du nach dem Verbuchen die Nummer auf den abgelegten Beleg schreibst, musst du die Buchung dafür nicht mehr öffnen. Danke an den Verein, der uns diesen Wunsch gemeldet hat!
• Klarer Status auf einen Blick: Der Status einer Buchung steht neu als farbiges Etikett direkt beim Betrag. Ein oranges Vorschlag zeigt dir, dass die Buchung noch auf deine Bestätigung wartet; bestätigte Buchungen tragen ein grünes Etikett. Vorher stand der Status klein zwischen Datum und Mehrwertsteuer-Angabe und wirkte, als gehöre er zur Steuer statt zur ganzen Buchung.
• Bessere Lesbarkeit: Datum, Belegnummer und Buchungstext sind grösser und kontrastreicher. Gerade bei vielen Zahlungen auf einer Seite liest sich die Liste damit deutlich angenehmer.
• Mehrwertsteuer nur wenn relevant: Die Zeile zeigt eine Steuer-Angabe nur noch, wenn auf der Buchung wirklich ein Mehrwertsteuer-Code gesetzt ist. Der Hinweis «Keine Mehrwertsteuer» auf jeder einzelnen Buchung entfällt.
• Passende Vorschläge bei Saldosteuersatz: Rechnet dein Verein die Mehrwertsteuer mit dem Saldosteuersatz ab, schlägt der Buchungsautomat bei Ausgaben keinen Vorsteuer-Code mehr vor. Die Vorsteuer ist bei dieser Abrechnungsart bereits im reduzierten Satz berücksichtigt, ein Vorschlag wäre nur verwirrend. Bei der effektiven Abrechnungsmethode bleiben die Vorsteuer-Vorschläge wie gewohnt.

Wo finde ich das?

Buchhaltung → Zahlungen — dort, wo du deine eingelesenen Zahlungen mit dem Buchungsautomaten verbuchst.

Das Kursangebot zeigt deinen Mitgliedern alle Kurse, für die sie sich selbst anmelden können. Neu steuerst du pro Kurs, wer den Kurs überhaupt zu sehen bekommt: alle Mitglieder oder nur eine bestimmte Liste.

Was ist neu

• Sichtbarkeit pro Liste: Wählst du beim Kurs eine Liste aus, sehen nur Mitglieder dieser Liste den Kurs im Kursangebot und können sich registrieren. So bleibt das Angebot für jedes Mitglied übersichtlich, weil nur die wirklich relevanten Kurse erscheinen. Lässt du die Liste leer, ist der Kurs wie bisher für alle Mitglieder sichtbar.
• Termine in der richtigen Reihenfolge: Die Aktivitäten eines Kurses erscheinen in der Kursansicht jetzt chronologisch sortiert. Vorher konnte die Reihenfolge durcheinander sein, was die Planung unnötig erschwert hat.
• Klarere Einstellungen: Ist ein Kurs im Kursangebot nicht sichtbar, sind die Optionen für die Registrierung und die Listen-Auswahl automatisch deaktiviert. So ist auf einen Blick klar, welche Einstellungen gerade wirken.

Wo finde ich das?

Aktivitäten → Kurse verwalten → Kurs öffnen → Kursangebot

Die automatische Beleg-Erkennung in der Spesenabrechnung wertet mehrseitige PDF-Belege jetzt zuverlässig und vollständig aus, bis zu 20 Seiten pro Beleg.

Was sich verbessert

• Mehrseitige Belege vollständig ausgelesen: Lädst du einen Beleg mit mehreren Seiten hoch, etwa eine Kaufbestätigung mit Detailseiten oder eine Hotelrechnung, berücksichtigt die KI alle Seiten und übernimmt Betrag, Datum, Währung und Aussteller zuverlässig. Vorher konnte die Auswertung bei umfangreichen PDFs hängen bleiben und der Beleg blieb ohne erkannte Angaben stehen.
• Auch grosse Formate sind kein Problem: Eingescannte Belege in Übergrösse, zum Beispiel A3-Dokumente oder Pläne, werden jetzt ebenfalls sauber verarbeitet.
• Klare Grenze bei sehr langen Dokumenten: Bei PDFs mit mehr als 20 Seiten wertet die KI die ersten 20 Seiten aus. Für Spesenbelege reicht das in der Praxis immer.

Wo finde ich das?

Meine Spesen → Spesenabrechnung einreichen — lädst du dort einen Beleg hoch, startet die Erkennung automatisch und füllt die Angaben für dich aus.

Die Listenansicht in der Mitgliederverwaltung wurde überarbeitet: Du siehst neu auf einen Blick, woher jede Listen-Zuweisung stammt, kannst direkt dorthin springen, wo sie verwaltet wird, und die Teilnehmerzahlen stimmen jederzeit.

Was ist neu

• Neue Spalte Quelle: Bisher war oft unklar, warum eine Person in einer Liste steht. Neu zeigt jede Liste ihre Quelle an — manuell gepflegt, aus einem Kurs, aus einer Aktivität, aus einem Vereinsfeld, aus verknüpften Listen oder über den Verband.
• Mit einem Klick zur Quelle springen: Bei automatisch verwalteten Listen wechselst du direkt zum Kurs, zur Aktivität, zum Vereinsfeld oder zur verknüpften Liste, wo die Teilnahme tatsächlich verwaltet wird — statt lange zu suchen.
• Klare Hinweise statt gesperrter Knöpfe: Wo eine Zuweisung nicht direkt geändert werden kann, weil die Liste automatisch verwaltet wird, erklärt ein Hinweis warum — und wo du die Änderung stattdessen machst.
• Filtern nach Typ, Status und Favoriten: Die Listenansicht lässt sich eingrenzen, sodass du bei vielen Listen schneller findest, was du suchst.
• Archivierte Personen klar gekennzeichnet: Bei einer archivierten Person ist der Listen-Bereich ausgegraut, mit dem Hinweis, dass die Zuweisungen gespeichert bleiben und wieder gelten, sobald die Person reaktiviert wird. So ist klar, dass nichts verloren geht.

Was vorher nicht funktionierte

• Nach dem Archivieren oder Reaktivieren einer Person stimmten die Teilnehmerzahlen der Listen erst am nächsten Tag. Neu aktualisieren sie sich sofort — auch in Kurs- und Aktivitätslisten.
• Leere, automatisch angelegte Listen tauchten in der Übersicht auf, obwohl sie niemand brauchte. Sie werden nicht mehr erstellt.

Wo finde ich das?

Mitglieder → Mitglied öffnen → Listen

Sobald der Vorstand ein Eintrittsgesuch bestätigt, erhält das neue Mitglied automatisch eine persönliche Bestätigung aus der Mitgliederverwaltung. Darin steckt alles für einen guten Start: ein herzliches Willkommen, die Zugangsdaten fürs erste Login und der digitale Mitgliederausweis.

Was ist neu

• Neue Mitglieder starten ohne Rückfragen: Die Bestätigungs-Mail erklärt Schritt für Schritt, wie sich das neue Mitglied zum ersten Mal anmeldet. Ein Passwort braucht es dafür nicht, der Anmeldecode kommt per E-Mail. Der digitale Mitgliederausweis ist gleich mit dabei.
• Text frei anpassbar: Wie alle Nachrichten kannst du auch diese Vorlage auf deinen Verein zuschneiden. Du findest sie unter Einstellungen → Textvorlagen in der Gruppe Formulare als Eintrittsgesuch bestätigt, in allen Sprachen deines Vereins.
• Pro Beitrittsformular steuerbar: Im Formular entscheidest du mit der Option Bei Bestätigung benachrichtigen, ob die Bestätigungs-Mail verschickt wird. Zusätzlich gibt es die Option Willkommensnachricht versenden, falls du lieber die klassische Willkommensnachricht nutzen willst.
• Bestehende Formulare bleiben wie bisher: An deinen heutigen Einstellungen ändert sich nichts. Bereits eingerichtete Formulare verschicken weiterhin die Willkommensnachricht. Neue Formulare nutzen automatisch die neue Bestätigungs-Mail.

Wo finde ich das?

Mitglieder → Formulare → dein Beitrittsformular für die Versand-Optionen. Die Textvorlage passt du unter Einstellungen → Textvorlagen → Formulare an.

In der Mitgliederverwaltung stand bei jeder von Hand erfassten Mutation bisher nur «Erstellt durch Admin». Wer die Änderung tatsächlich vorgenommen hat, war nicht ersichtlich. Neu steht dort der Name der Person.

Was ist neu

• Name statt anonymer Rollenbezeichnung: Bei jeder Mutation, die jemand von Hand anlegt, siehst du, wer sie erfasst hat. Wenn mehrere Personen im Vorstand die Mitglieder pflegen, half «Admin» bei Rückfragen nicht weiter, du musstest herumfragen. Jetzt steht die Antwort direkt im Eintrag.
• Der Ersteller bleibt stehen: Bearbeitet später jemand anderes dieselbe Mutation, bleibt die ursprünglich erfassende Person erhalten. So bleibt nachvollziehbar, woher ein Eintrag stammt, statt dass die letzte Bearbeitung die Spur überschreibt.
• Herkunft weiterhin sichtbar, wo es keine Person gibt: Mutationen aus einem Registrierungsformular oder einem Import zeigen wie bisher ihre Herkunft. Dasselbe gilt für Einträge, die vor dieser Änderung entstanden sind.

Wo finde ich das?

Mitglieder → Mutationen sowie im Register Mutationen beim einzelnen Mitglied.

Wenn du in der Mitgliederverwaltung Kontakte markierst und danach den Filter oder die Suche wechselst, startet die Auswahl neu. Damit treffen Export, Mehrfachänderung und Löschen immer genau die Kontakte, die du gerade vor dir siehst.

Was ist neu

• Die Auswahl startet bei jedem Filterwechsel neu: Bisher blieben markierte Kontakte im Hintergrund bestehen, auch wenn du danach auf eine ganz andere Kategorie gewechselt hast. Im Aktionen-Menü stand dann zum Beispiel «10 Kontakte exportieren», obwohl die Liste vor dir leer war. Jetzt ist nach jedem Wechsel eindeutig, worauf sich eine Aktion bezieht.
• Auch die Suche setzt die Auswahl zurück: Suchst du nach einem Namen, gilt deine Auswahl wieder nur für die neuen Treffer. Sortieren und Weiterblättern lassen die Auswahl dagegen bestehen, weil dort dieselben Kontakte sichtbar bleiben.
• «Verschieben» erscheint nur, wenn es etwas zu verschieben gibt: Ziehst du Kontakte aus «Alle» auf eine Kategorie, gibt es keine Herkunfts-Kategorie, aus der sie herausgelöst werden könnten. Der Zuordnen-Dialog bietet dort nur noch «Kopieren» an. Kommst du aus einer Kategorie, hast du weiterhin beide Möglichkeiten.

Wo finde ich das?

Kontakte → Liste mit dem Kategorie-Bereich links

Jahresbeiträge, Sektionsbeiträge, Schrank- oder Platzmieten: solche wiederkehrenden Beiträge hinterlegst du neu einmal als Lizenz und weist sie den Mitgliedern zu. Die Rechnungen entstehen danach für jede Periode von selbst, mit der richtigen Zahlungsfrist und auf dem richtigen Ertragskonto.

Was ist neu

• Beiträge einmal definieren statt jedes Jahr neu: Eine Lizenz hält Name, Positionen, Beträge, Ertragskonto, Mehrwertsteuer, Intervall (wöchentlich bis jährlich) und Zahlungsfrist zusammen. Änderst du den Beitrag, gilt er für alle, die ihn haben – ohne dass du eine Rechnungsliste durchgehen musst.
• Zuweisen und fertig: Beim Mitglied im Tab Lizenzen weist du eine Lizenz zu; die Rechnung für die laufende Periode entsteht sofort und geht rund eine Stunde später automatisch raus. In diesem Fenster kannst du sie noch anpassen, und wer den Versand lieber selbst auslöst, schaltet den automatischen Versand in der Abonnemente-Liste aus.
• Kündigen, ohne jemandem etwas wegzunehmen: Eine Lizenz wird per Datum gekündigt und läuft bis zum Ende der bereits bezahlten Periode weiter. Der Zugang zur Plattform bleibt bestehen, es hört nur die Verrechnung auf.
• Austritt räumt die Beiträge gleich mit auf: Beim Austritt werden alle Lizenzen des Mitglieds automatisch gekündigt, und als Austrittsdatum ist das Ende der bezahlten Beitragsperiode vorgeschlagen. Im Gesuch und in der Prüfung durch den Vorstand steht, welche Beiträge damit auslaufen.
• Beiträge schon bei der Anmeldung transparent: Formulare können Lizenzen fest enthalten oder zur Auswahl stellen, zum Beispiel Aktiv- oder Passivmitgliedschaft. Vor dem Absenden sieht die anmeldende Person alle Beiträge mit Total pro Intervall und bestätigt sie – keine Überraschung bei der ersten Rechnung.
• Altersgrenzen statt manueller Kontrolle: Mit Mindest- und Höchstalter bekommt den Juniorenbeitrag nur, wer ins Alter passt; im Anmeldeformular werden unpassende Beiträge gar nicht erst angeboten.
• Eigene Rechnungstexte pro Lizenz: Betreff, Einleitungs- und Schlusstext sowie Positionsbezeichnungen lassen sich je Lizenz und mehrsprachig hinterlegen, damit die Beitragsrechnung nach deinem Verein klingt.
• Archivieren statt löschen: Eine Lizenz, die Mitgliedern zugewiesen ist, kannst du inaktiv setzen oder archivieren – bestehende Zuweisungen bleiben nachvollziehbar, für neue steht sie nicht mehr zur Verfügung.

Wo finde ich das?

Kontakte → Verwalten → Lizenzen für die Beiträge selbst, Kontakte → Alle Kontakte → Mitglied → Tab Lizenzen für die Zuweisung.

Die Mitgliederverwaltung hat einen eigenen Filterbereich für Vereinsfelder bekommen. Du grenzt deine Kontakte jetzt direkt nach Feld, Wert und Rolle ein und blendest auf Wunsch alle Zuordnungen aus, die heute gar nicht mehr gelten. So bleibt die Liste sauber, auch wenn Mitglieder im Lauf der Zeit das Team gewechselt haben.

Was ist neu

• Nach Vereinsfeld filtern, jetzt auch im Filterbereich: Bisher hast du eine Kategorie nur über den Baum links angeklickt. Denselben Filter wählst du jetzt auch im Filterbereich rechts oben. Beide Wege sind verbunden, was du links anklickst, erscheint rechts gespiegelt und umgekehrt.
• Auf Wert und Rolle eingrenzen: Innerhalb eines Feldes grenzt du weiter ein, etwa auf ein bestimmtes Team (Wert) oder eine Funktion darin wie Trainer oder Captain (Rolle). Die passenden Auswahlmöglichkeiten stellt dir die Plattform je nach gewähltem Feld bereit.
• Doppelte Einträge nach einem Wechsel ausblenden: Wechselt ein Mitglied das Team, bleibt die alte Zuordnung mit einem Enddatum bestehen und taucht sonst weiter in Zählung und Liste auf. Mit dem Schalter Nur aktuell gültige zählen und erscheinen nur Zuordnungen, die heute gültig sind.
• Aktive Filter sind klar erkennbar: Sobald ein Filter gesetzt ist, färbt sich das Filter-Symbol oben rechts ein und du setzt die Filter mit einem Klick wieder zurück.

Die Filter im Einzelnen:

• Nach Feld: Wähle das Vereinsfeld, nach dem du filtern willst, etwa Team, Mitgliedschaft oder ein eigenes Feld. Das ist der Einstieg, die weiteren Filter beziehen sich immer auf dieses Feld.
• Wert: Der konkrete Eintrag innerhalb des Feldes, zum Beispiel Junioren B beim Team-Feld. Wählbar, sobald ein Feld gesetzt ist.
• Rolle: Die Funktion innerhalb des Feldes, etwa Trainer oder Spieler. Ebenfalls erst mit gewähltem Feld nutzbar.
• Nur aktuell gültige: Zeigt nur Zuordnungen, deren Gültigkeit den heutigen Tag einschliesst. Zuordnungen mit einem Startdatum in der Zukunft oder einem Enddatum in der Vergangenheit fallen aus Zählung und Liste. Schaltest du den Filter aus, siehst du wieder die vollständige Historie.

Wo finde ich das?

Kontakte → Alle Kontakte → Filter (Trichter-Symbol oben rechts)

Beim Hochladen von Vereinsdokumenten musstest du bisher immer erst auf Dokument hochladen klicken und im Dialog eine Datei aussuchen. Jetzt geht es direkter: Zieh deine Dateien einfach vom Desktop oder aus einem Ordner auf die Liste und lass sie los.

Was ist neu:

• Dateien direkt auf die Liste ziehen: Kein Umweg mehr über den Auswahldialog. Du greifst die Datei in deinem Dateimanager, ziehst sie auf die Dokumentenliste und lässt sie fallen, fertig.
• Mehrere Dateien auf einmal: Du kannst gleich eine ganze Auswahl zusammen ablegen. Alle landen zusammen im geöffneten Ordner, statt jede einzeln nacheinander hochzuladen.
• Du siehst, wo die Datei landet: Sobald du eine Datei über die Liste ziehst, wird der Ablegebereich markiert. So ist klar, dass die Datei im aktuell geöffneten Ordner landet.
• Der gewohnte Weg bleibt: Der Knopf Dokument hochladen funktioniert unverändert weiter, falls du lieber über den Dialog gehst.

Dateien werden immer in den gerade geöffneten Ordner hochgeladen. Öffne also zuerst den Ordner, in dem die Dateien liegen sollen, und zieh sie dann hinein.

Wo finde ich das?

Dokumente → Ordner öffnen → Dateien auf die Liste ziehen

Deine Vereinssoftware ist übersichtlicher geworden. Beim Erfassen und Bearbeiten siehst du jetzt zuerst nur noch die wichtigsten Felder, alle Detail-Optionen liegen aufgeräumt hinter einer Aufklappung Erweiterte Einstellungen.

Was ist neu:

• Nur das Wesentliche zuerst: Beim Erfassen und Bearbeiten siehst du die Felder, die du wirklich brauchst. Der Rest ist nicht verschwunden, sondern nur einen Klick entfernt.
• Erweiterte Einstellungen bei Bedarf: Alle Detail- und Profi-Optionen sammeln sich unter Erweiterte Einstellungen. Du klappst sie auf, wenn du sie brauchst, und hast sonst deine Ruhe.
• Schneller erfasst: Neue Mitglieder, Rechnungen, Aktivitäten und mehr sind schneller angelegt, weil dich nichts Unnötiges ablenkt.
• Deine Ansicht bleibt: Ob eine Aufklappung offen oder geschlossen ist, merkt sich die Software pro Bereich.

Wo finde ich das?

In den Formularen quer durch DigitalMembers, zum Beispiel bei Mitgliedern, Rechnungen, Aktivitäten, Kursen und den Einstellungen.

Du kannst einzelnen Mitgliedern jetzt gezielt die Verwaltung des Dokumentenbereichs übertragen, ohne ihnen weitere Admin-Rechte zu geben.

Was ist neu:

• Neue Berechtigung Dokumente: Wer sie erhält, kann Ordner und Dateien hochladen, bearbeiten und löschen sowie Freigaben für Mitglieder verwalten.
• Gezielt statt pauschal: So übergibst du die Dokumentenverwaltung an die passende Person, während alle anderen Bereiche geschützt bleiben.

Wo finde ich das?

Kontakte, Mitglied öffnen, dann den Reiter Berechtigungen.

Bisher konntest du Vereinsdokumente aus Google Drive in DigitalMembers nur ansehen und herunterladen. Jetzt lädst du Dateien direkt hoch, legst Ordner an und löschst wieder. Alles aus DigitalMembers heraus, ohne Google Drive separat zu öffnen.

Was ist neu

• Dateien direkt hochladen: Lade Dokumente in einen Ordner deiner Dokumentenablage, ohne den Umweg über Google Drive. Die Datei liegt sofort am richtigen Ort.
• Ordner anlegen: Baue deine Ablage so auf, wie es zum Verein passt. Zum Beispiel je ein Ordner für Protokolle, Statuten oder Vorstandsunterlagen.
• Löschen, wenn etwas nicht mehr gebraucht wird: Entferne Dateien und Ordner mit einem Klick. Sie landen im Papierkorb von Google Drive und lassen sich dort bei Bedarf wiederherstellen.
• Sofort sichtbar statt warten: Hochgeladene Dateien und neue Ordner erscheinen sofort in der Liste. Du musst nicht mehr auf die nächste Synchronisierung warten.
• Eigene Berechtigung für Dokumente: Nur wer diese Berechtigung hat, kann hochladen, Ordner anlegen oder löschen. Alle anderen Mitglieder sehen die freigegebenen Dokumente weiterhin wie gewohnt.

Gut zu wissen

Dateien lädst du immer in einen Ordner hoch. Öffne oder erstelle also zuerst einen Ordner, dann erscheint der Upload-Knopf. Neue Ordner sind direkt für deine Mitglieder sichtbar.

Wo finde ich das?

Vereinsdokumente öffnest du im Hauptmenü. Die Berechtigung verwaltest du unter Einstellungen und Dokumente.

Die Übersicht der STV-Synchronisierung (Schweizerischer Turnverband) hat neue Filter und eine klarere Anzeige bekommen. Bei vielen Mitgliedern findest du einen bestimmten Abgleich jetzt schneller und siehst auf einen Blick, worum es geht.

Was ist neu

• Filtern statt suchen: Du kannst die Liste nach Mitglied, nach der Person, die einen Fall bearbeitet hat, und nach Status einschränken. Ein farbiges Filter-Symbol zeigt dir, dass gerade gefiltert wird.
• Übersichtlichere Änderungs-Karte: Pro Abgleich siehst du Name, Adresse, Geschlecht und die weiteren Angaben sauber formatiert. Die Kennnummer heisst «STV-ID», wenn der Abgleich zum Schweizerischen Turnverband gehört, sonst «Externe ID».

Wo finde ich das?

Mitglieder → STV-Synchronisierung. Die Filter öffnest du über das Filter-Symbol oben rechts.