Hilfecenter & Dokumentation

Zahlungen kommen per Datei aus dem E-Banking in DigitalMembers: entweder als Kontoauszug (camt.053) mit allen Bewegungen deines Vereinskontos oder als Zahlungsdatei (camt.054) mit den eingegangenen QR-Zahlungen. DigitalMembers ordnet QR-Zahlungen automatisch den passenden Rechnungen zu, aktualisiert den Bezahlstatus und schlägt für alle übrigen Bewegungen eine Buchung vor, die du nur noch bestätigst.

Welche Datei du brauchst

• camt.053 (Kontoauszug): enthält alle Bewegungen des Kontos, also Zahlungseingänge, Lastschriften, Daueraufträge und Bankspesen. Damit führst du die ganze Vereinsbuchhaltung, ohne Bankbewegungen von Hand zu erfassen.
• camt.054 (Zahlungsdatei): enthält die eingegangenen Zahlungen mit ihren QR-Referenzen. Reicht, wenn du nur die Rechnungen als bezahlt verbuchen willst.
• Daneben nimmt DigitalMembers auch CSV- und PDF-Kontoauszüge an, zum Beispiel eine Kreditkartenabrechnung.

Lade die Datei im E-Banking im XML-Format herunter, am besten mit Buchungsdetails und mit der Option für alle noch nicht abgeholten Buchungen. Wie das bei den einzelnen Banken geht, zeigt der Artikel zum Herunterladen von Kontoauszügen und Zahlungsdateien im E-Banking.

Das Bankkonto muss im Kontoplan erfasst sein, mit IBAN und, falls du eine hast, QR-IBAN. Daran erkennt DigitalMembers, zu welchem Konto die Datei gehört.

Schritt 1: Datei importieren

1. Gehe zu Finanzen → Vermögenswerte → Transaktionen.
2. Klicke auf Zahlungen importieren.
3. Wähle eine oder mehrere Dateien aus. Eine Datei darf höchstens 10 MB gross sein.
4. DigitalMembers verarbeitet die Datei im Hintergrund. Das dauert meist nur einen Moment, in der Liste steht so lange Wird verarbeitet.

Schritt 2: Was der Import automatisch erledigt

• QR-Zahlungen zuordnen: Trägt eine Zahlung die QR-Referenz einer Rechnung, ordnet DigitalMembers sie der Rechnung zu und erstellt den Buchungsvorschlag. Das gilt auch für Spesenabrechnungen und Lohnzahlungen mit QR-Referenz.
• Sammelzahlungen auflösen: Fasst die Bank mehrere QR-Zahlungen zu einer Sammelbuchung zusammen, liest DigitalMembers jede einzelne Zahlung mit ihrer eigenen Referenz aus. Jede Rechnung wird dadurch einzeln als bezahlt erkannt, nicht nur die Summe.
• Übrige Bewegungen vorschlagen: Für Zahlungen ohne QR-Referenz, etwa Überweisungen, Kartenzahlungen oder Bankspesen, schlägt DigitalMembers passende Konten aus deinem Kontoplan vor.
• Kontoauszüge ohne Details: Liefert deine Bank zu einzelnen Einträgen keine Buchungsdetails, liest DigitalMembers den Eintrag trotzdem ein und nutzt die Angaben aus der Kontoauszugszeile.

Bei Rechnungszahlungen wird das Ertragskonto in dieser Reihenfolge bestimmt:

1. Ertragskonto der Rechnungsposition (falls hinterlegt)
2. Ertragskonto des Rechnungsplans (falls hinterlegt)
3. Standard-Ertragskonto aus den Buchhaltungseinstellungen

Schritt 3: Buchungsvorschläge prüfen und akzeptieren

In der Übersicht siehst du pro Datei die Anzahl Gutschriften und Lastschriften mit Betrag, wie viele Zahlungen einer Rechnung zugeordnet und wie viele schon verbucht sind. Solange etwas offen ist, steht dort Aktion nötig, danach Vollständig verarbeitet.

1. Öffne eine Datei mit Zahlungen anzeigen und verarbeiten.
2. Prüfe bei jeder Zahlung den Buchungsvorschlag und passe das Konto an, wenn nötig.
3. Klicke auf Buchungsvorschlag akzeptieren. Erst dann ist die Zahlung verbucht und die zugeordnete Rechnung bezahlt.

Manuelle Zuweisung bei nicht erkannten Zahlungen

Manchmal kann eine Zahlung nicht automatisch zugewiesen werden. Häufige Gründe:

• Der Betrag stimmt nicht überein: es wurde zu wenig oder zu viel überwiesen, oder mehrere Rechnungen wurden in einer Zahlung zusammengefasst.
• Es wurde eine falsche QR-Referenz verwendet: der häufigste Fall ist eine Zahlung mit dem Einzahlungsschein der ursprünglichen Rechnung. Wurde dazu eine Erinnerung verschickt oder die Rechnung neu ausgestellt, ist die ursprüngliche Rechnung storniert und ihre QR-Referenz zählt nicht mehr. Ebenso, wenn die Referenz aus einer alten Rechnung eines Vorjahres stammt oder von Hand falsch erfasst wurde.
• Die Referenz gehört zu einer Rechnung, die schon bezahlt ist: zahlt jemand ein zweites Mal mit demselben Einzahlungsschein, oder wird eine Zahlungsvorlage aus dem Vorjahr wiederverwendet, trifft die Referenz eine Rechnung, auf der bereits eine Zahlung verbucht ist.
• Die Einzahlung erfolgte am Postschalter: solche Zahlungen kommen oft ohne QR-Referenz an, es gibt also nichts, woran DigitalMembers die Rechnung erkennen könnte.

Solche Zahlungen erkennst du in der Transaktionsliste am Hinweis Manuelle Rechnungszuweisung erforderlich. Der Status in der Zahlung sagt dir, woran es lag:

• Keine übereinstimmende QR-Referenz gefunden: zur Referenz existiert keine Rechnung. DigitalMembers schlägt dir eine direkte Buchung vom Bankkonto auf ein Ertragskonto vor. Akzeptierst du diesen Vorschlag, ist das Geld zwar verbucht, die Rechnung bleibt aber offen und das Mitglied erhält weiter Erinnerungen.
• Der Beleg zu dieser Zahlungsreferenz wurde storniert: die Referenz gehört zu einer stornierten Rechnung. Ein Buchungsvorschlag wird hier bewusst keiner erstellt, weil ein geratenes Ertragskonto in diesem Fall fast immer falsch wäre.
• Die Zahlungsreferenz gehört zu einer Rechnung mit bereits verbuchter Zahlung: typisch bei einer Zahlungsvorlage aus dem Vorjahr. Die Zahlung ist echt, nur die Referenz zeigt auf die alte Rechnung.

In allen drei Fällen weist du die Zahlung von Hand der richtigen Rechnung zu.

Rechnung manuell zuweisen

1. Gehe zu Finanzen → Vermögenswerte → Transaktionen und öffne die betroffene Zahlung.
2. Klicke oben rechts auf das Stift-Symbol, um die Transaktion zu bearbeiten.
3. Tippe im Feld Rechnung den Namen des Mitglieds oder der Rechnungsempfängerin ein.
4. Wähle in der Vorschlagsliste die richtige Rechnung aus. Datum, Betrag und Bezeichnung helfen beim Unterscheiden, der Status muss Unbezahlt sein.
5. Speichere die Zuweisung.

Danach erstellt DigitalMembers den passenden Buchungsvorschlag vom Bankkonto auf das Forderungskonto. Sobald du ihn akzeptierst, ist die Rechnung als bezahlt markiert und verschwindet aus den offenen Posten.

In der Auswahlliste sind einzelne Rechnungen ausgegraut und nicht wählbar:

• Storniert: eine stornierte Rechnung kann keine Zahlung mehr aufnehmen. Wähle stattdessen die aktuelle Rechnung oder die Erinnerung.
• Zahlung bereits verbucht: zu dieser Rechnung existieren schon Buchungen. Lösche zuerst die Buchungen der Zahlung, danach lässt sich die Rechnung wechseln.

Einen noch offenen Buchungsvorschlag räumt DigitalMembers bei der Zuweisung selbst weg, du musst nichts löschen. Hast du den vorgeschlagenen direkten Buchungssatz dagegen schon akzeptiert, lösche diese Buchung vor der Zuweisung. Sonst ist der Ertrag doppelt verbucht und die Rechnung bleibt trotzdem offen.

Bezahlstatus

Der Status wird automatisch anhand des verbuchten Betrags ermittelt:

• Bezahlt: Betrag stimmt exakt mit der Rechnung überein
• Zu wenig bezahlt: Betrag ist kleiner als der Rechnungsbetrag
• Zu viel bezahlt: Betrag übersteigt den Rechnungsbetrag
• Unbezahlt: keine Zahlung verbucht

Falls nötig, kann der Status manuell überschrieben werden:

1. Gehe zu Finanzen → Rechnungen
2. Öffne die betroffene Rechnung
3. Passe den Bezahlstatus an und speichere

Doppelte Importe vermeiden

• Lädst du dieselbe Datei ein zweites Mal hoch, lehnt DigitalMembers sie ab und meldet, dass sie bereits verarbeitet wurde.
• Zwei verschiedene Dateien mit überlappendem Zeitraum erkennt DigitalMembers dagegen nicht als Duplikat. Lade im E-Banking deshalb immer nur die noch nicht abgeholten Buchungen herunter.

Häufige Fragen

Welches Dateiformat muss ich importieren?
camt.053 oder camt.054 im XML-Format. Beide kannst du in den meisten Schweizer E-Banking-Portalen direkt herunterladen. Für die ganze Buchhaltung ist der Kontoauszug (camt.053) die bessere Wahl, weil er auch Lastschriften und Bankspesen enthält.

Kann ich mehrere Dateien nacheinander importieren?
Ja. Achte nur darauf, dass sich die Zeiträume nicht überschneiden, sonst kommen dieselben Bewegungen zweimal in die Liste.

Was passiert bei einer Doppelzahlung?
DigitalMembers erkennt, dass die Rechnung bereits bezahlt ist, und weist die zweite Zahlung nicht automatisch zu. Du kannst den Überschuss manuell als Guthaben oder Rückerstattung verbuchen.