Vereinsbuchhaltung mit automatischem Bankabgleich

Q: Was ist eine Vereinsbuchhaltung?

Eine Vereinsbuchhaltung erfasst alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins und macht sie für Vorstand, Generalversammlung und Revision nachvollziehbar. Je nach Grösse führt der Kassier eine doppelte Buchführung mit Kontenplan, Bilanz und Erfolgsrechnung. Bei DigitalMembers fliessen Belege, Bankbewegungen und Mitgliederbeiträge direkt in die Buchhaltung, statt separat nachgetragen zu werden.

Q: Wozu benötigt unser Verein eine Vereinsbuchhaltung?

Die Buchführung ist für Vereine gesetzlich vorgeschrieben: Nach Art. 69a ZGB muss der Vorstand die Geschäftsbücher führen, nach den Regeln des Schweizer Obligationenrechts. Kleine Vereine dürfen eine einfache Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage führen. Ist der Verein im Handelsregister eingetragen oder revisionspflichtig, braucht es die doppelte Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Dazu kommt die Praxis: Die Generalversammlung genehmigt die Jahresrechnung, und die Revisionsstelle prüft sie, beides setzt eine saubere Buchhaltung voraus.

Q: Ist eine separate Buchhaltungssoftware nötig?

Die komplette doppelte Buchführung ist in DigitalMembers integriert: Kontenplan, Journal, Bilanz, Erfolgsrechnung, Budgetplanung, Lohnbuchhaltung, Spesen und Bankimport. Alles in derselben Plattform, in der auch deine Mitgliederliste lebt, ohne zusätzliche Software-Lizenz.

Q: Kann die Revisionsstelle oder ein externer Buchhalter mit DigitalMembers arbeiten?

Ja. Du legst für die Revisionsstelle oder den externen Buchhalter einen eigenen Zugang an, mit Berechtigung nur für die Buchhaltung. So arbeiten beide direkt in DigitalMembers, mit Journal, Bilanz, Erfolgsrechnung und allen Belegen an den Buchungen. Wer lieber offline arbeitet, exportiert alles als PDF oder Excel, jederzeit, pro Periode.

Die komplette Online-Buchhaltung für deinen Verein: Kontoauszug hochladen, Zahlungen gleichen sich automatisch mit den offenen Rechnungen ab. Plus doppelte Buchführung, Bilanz, Erfolgsrechnung und Budget, verbunden mit Mitgliedern und Aktivitäten.

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Bankimport mit automatischem Abgleich

Du lädst den Kontoauszug deiner Bank hoch, den Rest übernimmt die Plattform. Zahlungen werden automatisch den offenen Vereinsrechnungen zugeordnet, auch wenn eine Zahlung mehrere Rechnungen abdeckt. Nach dem Import siehst du pro Datei auf einen Blick, wie viele Rechnungen zugeordnet und bezahlt sind und was noch offen ist. Für alles, was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, schlägt die künstliche Intelligenz die passende Buchung vor, gelernt aus euren bisherigen Buchungen. Du bestätigst mit einem Klick. Alle gängigen Schweizer Bank-Formate werden erkannt, auch Kreditkartenabrechnungen als PDF.

Benutzerfreundliche doppelte Buchführung

Mitgliederbeiträge, Kurs- und Aktivitätsrechnungen, Sponsoring-Einnahmen, Spesen und Lohnabrechnungen buchen sich automatisch auf die richtigen Konten. Die Rechnungen dazu entstehen direkt aus der Mitgliederliste, und jede Zahlung landet ohne Abtippen als fertige Buchung im Journal. Dabei ist die Buchführung vollwertig, komplett online im Browser und im Ehrenamt bedienbar: Auch kleine Firmen arbeiten damit, und die Buchhaltung unserer eigenen Firma Truecode Engineering GmbH führen wir selbst darauf. Kontenplan hierarchisch, Journal mit Volltextsuche, Bilanz und Erfolgsrechnung in Echtzeit. Belege hängen direkt an der Buchung. Revisor bekommt PDF und Excel auf Knopfdruck. Start mit Vereins-Kontenplan-Vorlage in wenigen Minuten.

Bilanz und Erfolgsrechnung jederzeit abrufbar

Bilanz und Erfolgsrechnung per Stichtag, hierarchisch nach KMU-Kontenplan mit Aktiven, Passiven, Ertrag und Aufwand. Vergleich zu Vorjahr und Budget pro Konto, Export als PDF oder Excel für Revisor und GV.

Budgetplanung pro Konto und Periode

Du hinterlegst pro Konto und Periode einen Budgetbetrag, direkt in der hierarchischen Budgetansicht. In der Erfolgsrechnung siehst du jederzeit, wo der Verein im Vergleich zum Budget steht. Fürs neue Vereinsjahr präsentierst du das Budget an der Generalversammlung als PDF oder Excel, auf Wunsch mit Vorjahreszahlen.

Finanz-Auswertungen für Kassier und Revisor

Die Finanzanalyse zeigt in Sekunden, wo Rechnungen doppelt bezahlt, Buchungen falsch kontiert oder Budgets überzogen sind. Pro Konto, pro Periode, pro Vereinsmodul (Mitgliederbeiträge, Veranstaltungen, Sponsoring). Revisor und Kassier bekommen die Zahlen, die sie brauchen, ohne manuelle Excel-Exports, und du siehst vor der GV, ob die Erfolgsrechnung wirklich stimmt.

Weitere Buchhaltungsfunktionen

Details, die den Kassier und Revisor den Alltag erleichtern.

Kontenplan sortierbar & importierbar

Hierarchischer Kontenplan mit Drag&Drop-Sortierung: Konten verschieben, umnummerieren, neue Unterkonten anlegen. Bestehenden Kontenplan aus Excel oder CSV importieren, oder ab unserer Schweizer Vereins-Vorlage starten (falls du neu startest). Vorjahreszahlen übernehmen wir auf Wunsch persönlich.

Automatische Abschreibungen, linear oder degressiv

Abschreibungen auf Anlagevermögen (Gebäude, Fahrzeuge, Sportgeräte) laufen automatisch: linear über eine fixe Laufzeit oder degressiv mit jährlich sinkendem Satz. Einmal pro Anlage konfiguriert, erzeugt die Plattform die Buchungen zum Stichtag im Journal.

Revisions-Flag mit Kommentarfunktion

Jede Buchung kann für die Revision mit einem Flag markiert werden, inkl. Kommentarfeld für Notizen (zum Beispiel Rückfragen an den Revisor oder angekündigte Korrekturen). Der Revisor arbeitet die Flag-Liste systematisch ab, statt durch das ganze Journal zu scrollen.

Dateiupload pro Buchung

Pro Buchung kannst du beliebig viele Belege als PDF, JPG oder PNG anhängen: Lieferantenrechnungen, Quittungen, Vertragsunterlagen. Die Dateien liegen direkt an der Buchung, der Revisor sieht sie mit einem Klick, ohne Ordner-Suche.

Mehrwertsteuer-Abrechnung

Ist dein Verein mehrwertsteuerpflichtig, erfasst die Buchhaltung die Mehrwertsteuer auf Konten und Belegen und erstellt die Abrechnung für das Steueramt automatisch.

Vorjahresbuchungen wiederholen

Miete, Versicherungen oder Verbandsabgaben kehren jedes Jahr wieder. Markiere solche Buchungen als wiederkehrend, und beim Start der neuen Periode übernimmst du sie alle mit einem Klick, mit gleichem Betrag, Konto und Text und neuer Belegnummer.