Spesen digital einreichen, KI macht den Rest

Q: Wie genau ist die KI-Belegerkennung?

Die KI extrahiert die Felder, du siehst sie direkt und kannst einzelne Werte vor dem Einreichen korrigieren. Bei gedruckten Quittungen trifft sie meistens zu 100 Prozent, und auch handgeschriebene Kassenzettel analysiert sie problemlos mit grosser Genauigkeit. Falls doch einmal ein Wert daneben liegt, ist die Korrektur ein Klick.

Q: Welche Formate kann ich hochladen?

Fotos vom Smartphone (JPEG, PNG, HEIC, WebP), gescannte PDFs, auch einfache Text-Einträge wenn du den Inhalt einer Quittung per Mail erhältst und reinkopierst. Pro Spesen-Antrag lädst du beliebig viele Belege hoch.

Q: Zahlt die Plattform die Spesen direkt aufs Bankkonto aus?

Nein, wir buchen nicht direkt aufs Empfänger-Konto. Nach der Genehmigung exportierst du die Zahlungen als Zahlungsdatei für dein E-Banking (Pain.001) und lädst sie dort hoch. Schneller als Überweisung per Hand, aber du behältst die Freigabe-Kontrolle.

Q: Gibt es eine Begrenzung pro Monat oder pro Beleg?

Keine Stückzahl-Limite pro Verein oder Antrag. Die Analyse läuft im Hintergrund, bei grossen Sammel-Anträgen dauert es Sekunden bis wenige Minuten. Du siehst den Fortschritt pro Beleg.

Beleg fotografieren, Betrag und Datum werden automatisch übernommen. Der Kassier genehmigt, die Buchung landet im Journal und die Auszahlung läuft als Pain.001 direkt ins E-Banking.

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Beleg fotografieren, KI macht den Rest

Foto vom Smartphone, PDF vom Mail-Anhang oder Plain-Text aus einer E-Mail. Auch handgeschriebene Quittungen werden zuverlässig erkannt. Die KI extrahiert Betrag, Datum, Kreditor und Zahlungs-Referenz.

Sammel-Anträge statt Einzelbelege

Mehrere Belege pro Einreichung, z.B. alle Trainer-Spesen vom Monat in einem Sammel-Antrag. Ein Genehmigungs-Schritt, ein Auszahlungs-Flow.

Direkt verbucht, nicht nur erfasst

Genehmigte Spesen landen automatisch in der doppelten Buchhaltung, auf dem richtigen Konto und mit Beleg-Anhang. Kein separater Buchungsvorgang.

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Spesen ohne Couvert-Berg

Trainerentschädigungen, Materialkäufe, Apéro-Rechnungen, Reisespesen von der GV. In vielen Vereinen läuft das über ein Couvert mit Quittungen, das am Ende des Monats beim Kassier landet, und dann beginnt das Abtippen in Excel oder direkt in die Buchhaltung. Ein Drittel stimmt am Ende nicht, irgendwo fehlt ein Beleg.

Das Spesen-Modul dreht den Ablauf um: der Einreicher fotografiert den Beleg direkt auf dem Smartphone, Betrag, Datum und Kreditor werden direkt aus dem Bild übernommen, das passende Aufwandskonto vorgeschlagen. Der Kassier prüft und gibt frei. Ist der Antrag genehmigt, landet die Buchung automatisch im Journal und die Auszahlung wird als Pain.001 fürs E-Banking vorbereitet. Kein Tippen, kein Excel, keine verlorenen Belege.

Vier Formate für jede Beleg-Realität

Vier Formate, eine Wahl mit zwei Klicks. Einzelbeleg für die klassische Quittung, Mehrfachbeleg für den PDF-Bündel mit mehreren Positionen auf einer Seite. Text und Excel decken die Fälle ab, in denen du nur die Zahlen aus einer Mail in die Spesenliste kopierst. Die Auswahl entscheidet, wie das Bild zerlegt wird. Danach läuft alles automatisch durch.

Foto reicht, der Rest geht automatisch

Beleg fotografieren oder als PDF hochladen, unterstützt werden JPEG, PNG, HEIC, WebP, PDF und Plain-Text. Betrag, Datum, Kreditor (Name, Adresse, IBAN, UID), Zahlungsreferenz und Beleg-Typ werden automatisch aus dem Bild übernommen. Bei mehreren Belegen auf einer Rechnung (Sammel-Quittung) werden die einzelnen Positionen erkannt und separat angelegt. Du prüfst die Werte, korrigierst falls nötig mit einem Klick, und reichst ein.

Vorstand prüft alle Abrechnungen auf einen Blick

Im Vorstands-Modus siehst du alle eingereichten Abrechnungen aller Mitglieder in einer sortierbaren Tabelle. Filter pro Spalte für Status, Bezahlt-Status und Einreicher, Volltextsuche oben rechts. Genehmigen, Zahlungsdatei (Pain.001) herunterladen oder Buchhaltung öffnen direkt aus der Zeile. Fehlt auf einem Beleg noch ein Aufwandskonto oder ein Pflichtfeld, ist die Genehmigung gesperrt. Du siehst sofort, welche Abrechnung Aufmerksamkeit braucht.

Freigabe-Ablauf mit Status

Einreicher → Kassier → Freigabe. Status-Ablauf von Entwurf zu Eingereicht und Genehmigt oder Zurückgewiesen, jeder Schritt mit Datum und Person.

Auszahlung via Pain.001 ins E-Banking

Genehmigte Spesen werden automatisch als Pain.001-Datei gebündelt. Ein Upload ins E-Banking, alle Mitglieder werden in einem Schritt ausgezahlt. Kein einzelner Zahlungsauftrag mehr.

Lückenloses Protokoll für Revisor & Vorstand

Jede Einreichung, Statusänderung und Auszahlung revisionssicher protokolliert mit Wer, Wann und Was. Für Revisor und Vorstand jederzeit nachvollziehbar, ohne dass jemand Ordner durchwühlen muss.

Häufig gestellte Fragen

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Zahlt die Plattform die Spesen direkt aufs Bankkonto aus?▾

Gibt es eine Begrenzung pro Monat oder pro Beleg?▾

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