Vereinssoftware vergleichen: worauf es ankommt

Darauf achtest du

Für Revision und Generalversammlung braucht der Kassier eine Bilanz und eine Erfolgsrechnung. Prüfe deshalb, ob die Software doppelt bucht, ob du den Kontenplan an euren Verein anpassen kannst und ob es ein Budget und einen Jahresabschluss gibt. Ebenso wichtig: Rechnungen und Zahlungen sollen direkt in der Buchhaltung landen, statt dass du sie ein zweites Mal erfasst.

So löst es DigitalMembers

Die Vereinsbuchhaltung ist fester Teil von DigitalMembers, als doppelte Buchhaltung mit Soll und Haben. Du startest mit dem Kontenplan für Vereine oder übernimmst deinen bisherigen und passt ihn an. Rechnungen und eingegangene Zahlungen verbucht die Plattform selbst. Bilanz und Erfolgsrechnung sind jederzeit aktuell, das Budget steht im Bericht direkt neben den tatsächlichen Zahlen und dem Vorjahr. Zum Jahresende schliesst du das Geschäftsjahr ab, die Anfangsbestände für das neue Jahr trägt die Plattform selbst ein. Spesenquittungen fotografierst du, die KI-Belegerkennung liest Betrag und Währung aus.

Darauf achtest du

Die QR-Rechnung ist in der Schweiz der Standard. Viel Zeit kostet aber erst der Schritt danach: herausfinden, wer bezahlt hat. Achte darauf, dass du den Kontoauszug deiner Bank hochladen kannst und die Software die Zahlungen den offenen Rechnungen selbst zuordnet.

So löst es DigitalMembers

Jede Rechnung erhält automatisch einen Swiss-QR-Code. Du lädst den Kontoauszug hoch, so wie du ihn aus dem E-Banking deiner Bank herunterlädst. Die Plattform erkennt die Zahlungen an der Referenznummer und hakt die passenden Rechnungen als bezahlt ab. Was nicht eindeutig ist, weist du von Hand zu, auch eine Zahlung für mehrere Rechnungen.

Darauf achtest du

Der Jahresbeitrag ist bei vielen Vereinen die grösste Einnahme. Achte darauf, dass du die Beiträge an alle Mitglieder in einem Durchgang verschickst, dass Familien eine gemeinsame Rechnung bekommen können und dass Mahnungen ohne Handarbeit entstehen. Frag auch, wie Mitglieder bezahlen können, denn mit TWINT ist eine Rechnung am Handy in wenigen Sekunden bezahlt.

So löst es DigitalMembers

Mit der Sammelrechnung bekommt jedes Mitglied seine eigene Rechnung, Familien auf Wunsch gemeinsam auf einer. Wiederkehrende Beiträge, etwa jährlich oder pro Quartal, richtest du einmal ein, danach entsteht die Rechnung jedes Mal von selbst. Pro Rechnung legst du fest, ob die Plattform automatisch mahnt, wenn jemand nicht rechtzeitig bezahlt, oder ob du die Mahnung selbst verschickst. Bezahlt wird per QR-Rechnung. Hat euer Verein ein Konto beim Zahlungsanbieter Payrexx, zahlen Mitglieder auch per TWINT oder Kreditkarte.

Darauf achtest du

Die Mitgliederverwaltung ist die Grundlage für alles andere: Rechnungen, Anmeldungen, Mitteilungen und Sponsoring bauen darauf auf. Achte deshalb darauf, dass Mitglieder ihren Bereich ohne Anleitung verstehen, dort ihre Angaben selbst anpassen und ihre Rechnungen sehen. Frag auch, wie eure heutige Liste in die neue Software kommt.

So löst es DigitalMembers

Im Mitgliederbereich sehen Mitglieder ihre Rechnungen und passen ihr Profil selbst an, du gibst jede Änderung mit einem Klick frei. Neue Mitglieder melden sich über ein öffentliches Beitrittsformular an, das du auf eurer Vereinswebsite verlinkst oder direkt in die Seite einbaust. Mit eigenen Vereinsfeldern erfasst du, was nur euer Verein braucht, etwa Funktionen, Teams oder Auszeichnungen. Eure bestehende Liste übernimmst du per Excel-Import mit Vorlage.

Darauf achtest du

Viele Vereine nutzen heute mehrere Programme nebeneinander und tragen dieselben Angaben mehrmals ein. Achte darauf, dass Mitgliederliste, Rechnungen, Buchhaltung, Anlässe und Mitteilungen mit denselben Daten arbeiten, damit eine Änderung überall ankommt.

So löst es DigitalMembers

Bei DigitalMembers greifen alle Module auf dieselbe Mitgliederliste zu. Eine Beitragsrechnung geht direkt an die Mitglieder aus der Liste, die Zahlung landet in der Buchhaltung, und eine neue Adresse gilt sofort für Rechnungen, Mitteilungen und Anlässe. Auch Rechnungen an Sponsoren laufen über dieselbe Buchhaltung.

Darauf achtest du

Mitgliederdaten sind Personendaten. Frag nach, wo die Server stehen, welches Datenschutzrecht gilt, ob regelmässig gesichert wird und wem die Daten gehören. Kläre auch, in welcher Form du eure Daten herunterladen kannst, falls ihr später wechselt.

So löst es DigitalMembers

DigitalMembers setzt auf Hosting in Deutschland und erfüllt das Schweizer Datenschutzgesetz und die DSGVO. Die Daten werden regelmässig und verschlüsselt bei einem zweiten, unabhängigen Anbieter gesichert. Alle Vereine nutzen dieselbe Plattform, die Daten jedes Vereins sind getrennt gespeichert. Die Daten gehören dem Verein, wir verarbeiten sie in eurem Auftrag. Die Mitgliederliste lädst du jederzeit als Excel-Datei herunter, Bilanz, Erfolgsrechnung und Journal als Excel und PDF.

Darauf achtest du

Rechne den Preis auf ein Jahr und auf eure Mitgliederzahl hoch, und prüfe, ob alle Funktionen enthalten sind oder einzelne Module extra kosten. Achte auch darauf, wie lange du gratis testen kannst und ob du dafür schon eine Kreditkarte hinterlegen musst.

So löst es DigitalMembers

Bei DigitalMembers richtet sich der Preis nach der Mitgliederzahl und startet bei CHF 99 pro Jahr für Vereine bis 30 Mitglieder. Alle Module sind in jeder Stufe enthalten, es gibt keine Einrichtungsgebühr, und die Lizenz ist jährlich kündbar. Du testest 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Danach bezahlst du per Rechnung oder Kreditkarte.

Darauf achtest du

Beim Wechsel zählt auch, wer dir dabei hilft. Frag, ob dir jemand die Plattform persönlich zeigt, wie schnell Fragen beantwortet werden und ob sich die Software an die Abläufe eures Vereins anpassen lässt.

So löst es DigitalMembers

Auf Wunsch zeigen wir dir DigitalMembers in einem persönlichen Online-Termin und gehen dabei eure Abläufe durch. Fragen stellst du im Support-Center direkt in der App. Mit dem Support-Paket für CHF 149 pro Jahr begleiten wir euch persönlich beim Einstieg und beim Übernehmen eurer Daten, und eure Anfragen werden bevorzugt bearbeitet. Braucht euer Verein eine Funktion, die es noch nicht gibt, entwickeln wir sie auf Anfrage und nach Aufwand.