Mitgliederverwaltung, die mit eurem Verein mitwächst

Q: Was ist eine Mitgliederverwaltung?

Eine Mitgliederverwaltung ist die zentrale Datenbank eines Vereins für alle Personen: Mitglieder, Angehörige und Kontakte. Sie führt Stammdaten, Ein- und Austritte, Kategorien und eigene Vereinsfelder an einem Ort, und jede Änderung bleibt über Mutationen und Profilanpassungen nachvollziehbar. Listen und Auswertungen entstehen direkt aus dem aktuellen Bestand statt aus parallel gepflegten Excel-Dateien.

Q: Wie kommt unsere bestehende Mitgliederliste in die Software?

Excel, CSV oder direkte Übernahme aus einem Altsystem. Unser Import erkennt rund 40 Standardfelder (Name, Adresse, Mitgliedschaftsstatus, IBAN, AHV-Nummer, …), prüft auf Duplikate und zeigt eine Vorschau, bevor du das Ganze bestätigst. Beim ersten Import begleiten wir dich persönlich.

Q: Können wir eigene Vereinsfelder definieren?

Im Admin-Bereich definierst du das Feld selbst, Name, Typ (Text, Zahl, Ja/Nein, Datei), ob es mehrfach zugewiesen werden kann und welche Rollen es beeinflusst. Kein Ticket an den Support, keine Freischaltung. Die Felder erscheinen danach in Formularen, Profilen und Reports.

Q: Wie funktioniert die Profilanpassung durch Mitglieder?

Mitglieder ändern Adresse, Telefon oder Vereinsfelder selbst in ihrem Profil. Die Änderung erscheint zuerst als Profilanpassung im Vorstand, erst nach Freigabe landet sie in den Stammdaten. So bleibt die Liste aktuell und niemand ändert aus Versehen den Mitgliedsstatus.

Q: Können Familien gemeinsam abgerechnet werden?

Ja. Profile lassen sich als Familie verknüpfen. Über die Option "Rechnungen zusammenführen" geht die Rechnung an eine Adresse, die Teilnahmen werden pro Person geführt. Eltern bekommen Zugriff auf die Profile der Kinder, optional mit oder ohne Login.

Q: Können wir digitale Mitgliederausweise ausstellen?

Ja. Jedes Mitglied sieht seinen digitalen Ausweis mit QR-Code in der Web-App. Du erzeugst die Codes zentral, kannst sie regenerieren und an Veranstaltungen scannen. Kein Drucken, keine verlorenen Karten.

Q: Kann ich die Mitgliederverwaltung kostenlos testen?

Ja, du testest die Mitgliederverwaltung 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Danach kostet DigitalMembers ab CHF 99 pro Jahr für Vereine bis 30 Mitglieder.

Stammdaten, Listen, Beitrittsformulare, Profilanpassungen, Vereinsfelder und digitale Mitgliederausweise. Alles in einer Software, vom kleinen Verein bis zum Verband mit über 1'500 Mitgliedern.

Kostenlos testen

Warum eine Software für die Mitgliederverwaltung?

Rund 100'000 Vereine gibt es in der Schweiz, und ein grosser Teil der freiwilligen Zeit geht für Verwaltung drauf. Eine Software für die Mitgliederverwaltung holt sie zurück.

Selbstservice spart Vorstandsarbeit

Mitglieder passen ihre Daten im eigenen Mitgliederbereich selbst an, der Vorstand prüft nur noch und gibt frei. Das spart jedem Vorstandsmitglied übers Jahr viele Stunden.

Datenschutzkonform statt Excel

Statt verstreuter Excel-Dateien auf Privatcomputern arbeiten alle mit derselben, immer aktuellen Datenbank, datenschutzkonform nach nDSG. Berechtigungen legst du pro Rolle fest, und verlässt jemand den Vorstand, entziehst du den Zugriff mit einem Klick.

Flexible Vereinsfelder

Kleidergrösse, Allergien, Lizenznummer oder Notfallkontakt: Du definierst eigene Vereinsfelder, wie sie euer Verein braucht, ohne Programmierung. Mitglieder pflegen sie im eigenen Profil gleich selbst mit.

Einfacher Umstieg mit KI und persönlicher Hilfe

Die KI liest deine bestehende Mitgliederliste aus Excel oder dem Altsystem selbst ein und ordnet jede Spalte dem richtigen Feld zu. Auf Wunsch begleiten wir den Umzug persönlich und kostenlos.

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Mitgliederdaten & Listen

Stammdaten, Vereinsfelder, Listen und Familien an einem Ort.

Alle Vereinsmitglieder auf einen Blick

Alle Mitglieder übersichtlich in einer Liste: Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Mitgliedschaft, Login-Status. Sortieren, filtern und durchsuchen in Echtzeit, ohne Excel-Listen und ohne veraltete Stände. Im Bearbeitungsmodus ziehst du Mitglieder einfach per Ziehen und Ablegen in ihre Kategorien und Listen, einzeln oder gleich mehrere aufs Mal.

Konfigurierbare Vereinsfelder

Allergien, Kleidergrössen, Lizenznummern, Abzeichen, Notfallkontakt, definiere jedes Feld, das dein Verein wirklich braucht. Ohne Programmierung, ohne Wartezeit auf den Anbieter. Felder unterstützen Mehrfachzuweisung, Dateiupload und Gültigkeitszeiträume. Perfekt für Lager, Kurse oder individuelle Vereinsprozesse.

Listen, Teams und Funktionen zentral verwaltet

Alle Listen auf einen Blick: Aktive, Junioren, Vorstand, Sponsoren, Ehrenmitglieder. Pro Liste siehst du sofort die Anzahl Teilnehmender, den Typ (Eigene Liste, Mitgliedschaft, Automatische Liste), und ob Filterregeln aktiv sind. Eine Liste kann sogar aus anderen Listen bestehen, zum Beispiel alle Aktiven ohne die Helfer, und automatische Listen wie Aktiv, Passiv oder Ehrenmitglied aktualisieren sich täglich von selbst. Favorisierte Listen oben, mit einem Klick Mitglieder zuweisen oder Kampagnen für die ganze Liste starten.

Familien verknüpfen und gemeinsam abrechnen

Profile lassen sich als Familie verknüpfen: Eltern sehen und verwalten die Profile ihrer Kinder im eigenen Zugang gleich mit, optional mit oder ohne eigenes Login pro Kind. Mit der Option Rechnungen zusammenführen erhält die Familie eine gemeinsame Rechnung an eine Adresse, während Teilnahmen und Daten pro Person geführt werden.

Stammdaten & Mitgliedschaften zentral geführt

Mitglieder, Kontakte, Familien, Funktionen und Zuweisungen liegen zentral in einer Datenbank. Statusänderungen wie aktiv, passiv, Ehrenmitglied oder Gönner sind in drei Klicks gemacht und für alle im Vorstand sofort aktuell.

Ein- und Austritt

Vom Eintrittsgesuch über Änderungen bis zum Austritt, alles mit Freigabe durch den Vorstand.

Eintrittsformulare für neue Mitglieder

Neue Mitglieder melden sich über einen öffentlichen Link selbst an, den du auf der Vereinswebseite einbindest oder als QR-Code teilst. Pro Formular bestimmst du, welche Angaben abgefragt werden, samt eigenen Vereinsfeldern wie Kleidergrösse, Allergien oder Notfallkontakt, und ob eine Zustimmung zu AGB oder Datenschutz nötig ist. Jede Anmeldung landet als Eintrittsgesuch beim Vorstand. Du gibst sie frei, und das Mitglied steht mit allen Angaben in den Stammdaten, ohne dass du etwas abtippst.

Austrittsformulare mit automatischem Aufräumen

Auch der Austritt läuft über ein Formular. Ein Mitglied reicht sein Austrittsgesuch selbst ein, oder der Vorstand erfasst es. Nach der Freigabe räumt DigitalMembers automatisch auf, ganz nach deinen Vorgaben: Das Mitglied wird archiviert, Login und Benachrichtigungen werden abgeschaltet, und laufende Zuweisungen zu Aktivitäten, Listen und Vereinsfeldern werden gelöst. So bleibt kein Austritt liegen, und du musst nichts von Hand nachtragen.

Profiländerungen und Eintrittsgesuche freigeben

Profiländerungen von Mitgliedern, Eintrittsgesuche aus deinen Formularen und Austrittsgesuche laufen alle an einem Ort zusammen und warten dort auf deine Freigabe. Der Vorstand sieht bei jeder Änderung genau, was vorher stand und was neu ist, Feld für Feld nebeneinander, und gibt frei oder lehnt ab. So kommt nichts unbemerkt in die Stammdaten, und ihr behaltet die Hoheit über eure Daten. Wo es passt, lässt du Gesuche pro Formular auch automatisch bestätigen.

Mutationen lückenlos dokumentiert

Jeder Eintritt, Austritt, Übertritt und Profilwechsel wird automatisch dokumentiert. Mit Datum, Auslöser (Admin, Formular, Import) und Vorher/Nachher-Diff. Für Vorstand, Statutenabstimmung und Jahresabschluss sofort nachvollziehbar.