Mitgliederverwaltung, die mit eurem Verein mitwächst
Stammdaten, Listen, Beitrittsformulare, Profilanpassungen, Vereinsfelder und digitale Mitgliederausweise. Alles in einer Software, vom kleinen Verein bis zum Verband mit über 1'500 Mitgliedern.
Warum eine Software für die Mitgliederverwaltung?
Rund 100'000 Vereine gibt es in der Schweiz, und ein grosser Teil der freiwilligen Zeit geht für Verwaltung drauf. Eine Software für die Mitgliederverwaltung holt sie zurück.
Selbstservice spart Vorstandsarbeit
Mitglieder passen ihre Daten im eigenen Mitgliederbereich selbst an, der Vorstand prüft nur noch und gibt frei. Das spart jedem Vorstandsmitglied übers Jahr viele Stunden.
Datenschutzkonform statt Excel
Statt verstreuter Excel-Dateien auf Privatcomputern arbeiten alle mit derselben, immer aktuellen Datenbank, datenschutzkonform nach nDSG. Berechtigungen legst du pro Rolle fest, und verlässt jemand den Vorstand, entziehst du den Zugriff mit einem Klick.
Flexible Vereinsfelder
Kleidergrösse, Allergien, Lizenznummer oder Notfallkontakt: Du definierst eigene Vereinsfelder, wie sie euer Verein braucht, ohne Programmierung. Mitglieder pflegen sie im eigenen Profil gleich selbst mit.
Einfacher Umstieg mit KI und persönlicher Hilfe
Die KI liest deine bestehende Mitgliederliste aus Excel oder dem Altsystem selbst ein und ordnet jede Spalte dem richtigen Feld zu. Auf Wunsch begleiten wir den Umzug persönlich und kostenlos.
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Stammdaten, Vereinsfelder, Listen und Familien an einem Ort.
Alle Vereinsmitglieder auf einen Blick
Alle Mitglieder übersichtlich in einer Liste: Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Mitgliedschaft, Login-Status. Sortieren, filtern und durchsuchen in Echtzeit, ohne Excel-Listen und ohne veraltete Stände. Alle anderen Module der Vereinssoftware, von Rechnungen bis Mitteilungen, greifen auf diese eine Liste zu.
Konfigurierbare Vereinsfelder
Allergien, Kleidergrössen, Lizenznummern, Abzeichen, Notfallkontakt, definiere jedes Feld, das dein Verein wirklich braucht. Ohne Programmierung, ohne Wartezeit auf den Anbieter. Felder unterstützen Mehrfachzuweisung, Dateiupload und Gültigkeitszeiträume. Perfekt für Lager, Kurse oder individuelle Vereinsprozesse.
Mitglieder einteilen mit der Maus
Nach der GV werden drei Passivmitglieder wieder aktiv. So trägst du das in vier einfachen Schritten ein, für drei Personen genauso schnell wie für dreissig.
Die richtige Kategorie öffnen
Links siehst du alle Vereinsfelder, zum Beispiel die Mitgliedschaft. Klick auf Passivmitglied, und in der Liste stehen nur noch diese Personen.
Die Personen anklicken
Klick auf eine Zeile, und die Person ist ausgewählt. Ausgewählte Zeilen bekommen ein Häkchen.
Tipp: Halte die Taste Shift gedrückt, dann wählst du mehrere Personen auf einmal aus.
Nach links ziehen und loslassen
Halte die Maustaste gedrückt und zieh die markierten Personen nach links auf Mitglied. Sobald das Feld aufleuchtet, lässt du los.
Bestätigen, fertig
Klick auf Verschieben, wenn der alte Wert wegfallen soll, oder auf Kopieren, wenn beides gilt, etwa bei zwei Kursen. Die Zahlen links stimmen danach sofort.
Listen, Teams und Funktionen zentral verwaltet
Alle Listen auf einen Blick: Aktive, Junioren, Vorstand, Sponsoren, Ehrenmitglieder. Pro Liste siehst du sofort die Anzahl Teilnehmender, den Typ (Eigene Liste, Mitgliedschaft, Automatische Liste), und ob Filterregeln aktiv sind. Eine Liste kann sogar aus anderen Listen bestehen, zum Beispiel alle Aktiven ohne die Helfer, und automatische Listen wie Aktiv, Passiv oder Ehrenmitglied aktualisieren sich täglich von selbst. Favorisierte Listen oben, mit einem Klick Mitglieder zuweisen oder Kampagnen für die ganze Liste starten.
Familien auf einen Blick verknüpfen und gemeinsam abrechnen
Alle Familien deines Vereins stehen auf einer Seite. Kinder ziehst du per Drag & Drop zu ihren Eltern, und DigitalMembers schlägt passende Familien anhand von Nachname, Alter und Adresse gleich vor. Eltern sehen und verwalten die Profile ihrer Kinder im eigenen Zugang, und mit einer Rechnung pro Familie bezahlen sie alle Beiträge auf einmal.
Stammdaten & Mitgliedschaften zentral geführt
Mitglieder, Kontakte, Familien, Funktionen und Zuweisungen liegen zentral in einer Datenbank. Statusänderungen wie aktiv, passiv, Ehrenmitglied oder Gönner sind in drei Klicks gemacht und für alle im Vorstand sofort aktuell.
Du bestimmst, wer als gültiges Mitglied zählt
Im Vereinsfeld Mitgliedschaft legst du für jeden Wert fest, ob er als gültig zählt: Aktivmitglied und Ehrenmitglied ja, Interessiert oder Ehemalig nein. Jedes Mitglied trägt das Ergebnis als Mitgliederausweis in Apple Wallet oder Google Wallet bei sich, gleich neben Bankkarte und Tickets.
Gültig bis Ende Jahr
Mit Start- und Enddatum läuft eine Jahresmitgliedschaft automatisch aus, und die Karte zeigt, bis wann sie gilt. Verlängerst du sie, zieht die Karte von selbst nach, das Mitglied muss nichts tun.
Mitgliedschaft beendet, Karte ungültig
Endet eine Mitgliedschaft, zeigt die Karte spätestens am nächsten Morgen Ungültig. Stellst du den Status von Hand um, ist sie innert Sekunden nachgeführt. Wer den QR-Code scannt, sieht Gültig oder Ungültig mit der laufenden Uhrzeit der Prüfung.
Team-Berechtigungen für Trainer und Gruppenleitung
Gib der Trainerin oder dem Gruppenleiter Zugriff auf genau die eigenen Leute. Wer eine Team-Berechtigung hat, sieht nur die Kontakte dieser Gruppe, mit Adresse, Geburtsdatum und Telefonnummer für Aufgebote und Rückfragen. Korrekturen an den Angaben werden dem Vorstand zur Freigabe vorgelegt, und Personen lassen sich zwischen den eigenen Gruppen verschieben. So gibst du Verantwortung ab und behältst die Vereinsdaten trotzdem in der Hand.
Ein- und Austritt
Vom Eintrittsgesuch über Änderungen bis zum Austritt, alles mit Freigabe durch den Vorstand.
Eintrittsformulare für neue Mitglieder
Neue Mitglieder melden sich über einen öffentlichen Link selbst an, den du auf der Vereinswebseite einbindest oder als QR-Code teilst. Pro Formular bestimmst du, welche Angaben abgefragt werden, samt eigenen Vereinsfeldern wie Kleidergrösse, Allergien oder Notfallkontakt, und ob eine Zustimmung zu AGB oder Datenschutz nötig ist. Jede Anmeldung landet als Eintrittsgesuch beim Vorstand. Du gibst sie frei, und das Mitglied steht mit allen Angaben in den Stammdaten, ohne dass du etwas abtippst.
Austrittsformulare mit automatischem Aufräumen
Auch der Austritt läuft über ein Formular. Ein Mitglied reicht sein Austrittsgesuch selbst ein, oder der Vorstand erfasst es. Nach der Freigabe räumt DigitalMembers automatisch auf, ganz nach deinen Vorgaben: Das Mitglied wird archiviert, Login und Benachrichtigungen werden abgeschaltet, und laufende Zuweisungen zu Aktivitäten, Listen und Vereinsfeldern werden gelöst. So bleibt kein Austritt liegen, und du musst nichts von Hand nachtragen.
Profiländerungen und Eintrittsgesuche freigeben
Profiländerungen von Mitgliedern, Eintrittsgesuche aus deinen Formularen und Austrittsgesuche laufen alle an einem Ort zusammen und warten dort auf deine Freigabe. Der Vorstand sieht bei jeder Änderung genau, was vorher stand und was neu ist, Feld für Feld nebeneinander, und gibt frei oder lehnt ab. So kommt nichts unbemerkt in die Stammdaten, und ihr behaltet die Hoheit über eure Daten. Wo es passt, lässt du Gesuche pro Formular auch automatisch bestätigen.
Mitgliederstatistik: so entwickelt sich dein Verein
Die Mitgliederstatistik zeigt, wie viele aktive Mitglieder ihr habt und wie sich die Zahl über bis zu 15 Jahre entwickelt hat, mit allen Ein- und Austritten pro Monat. Dazu kommen Altersstruktur, Wohnorte, wie lange eure Mitglieder schon dabei sind und wer dieses Jahr ein Jubiläum feiert. Jede Zahl öffnet die passende Mitgliederliste. Die Ein- und Austritte stammen aus den Mutationen, die automatisch mit Datum und Auslöser dokumentiert werden, für Jahresbericht und Generalversammlung sofort nachvollziehbar.
Mitgliederbereich, Ausweis & Lizenzen
Was deine Mitglieder selbst erledigen, und was der Verein automatisch verrechnet.
In 30 Minuten zur digitalen Mitgliederverwaltung
Migriere deine bestehende Mitgliederliste in 30 Minuten. Wir helfen dir persönlich dabei.
Kostenlos testenHäufig gestellte Fragen
- Was ist eine Mitgliederverwaltung?
- Eine Mitgliederverwaltung ist die zentrale Datenbank eines Vereins für alle Personen: Mitglieder, Angehörige und Kontakte. Sie führt Stammdaten, Ein- und Austritte, Kategorien und eigene Vereinsfelder an einem Ort, und jede Änderung bleibt über Mutationen und Profilanpassungen nachvollziehbar. Listen und Auswertungen entstehen direkt aus dem aktuellen Bestand statt aus parallel gepflegten Excel-Dateien.
- Wie kommt unsere bestehende Mitgliederliste in die Software?
- Aus einer Excel-Datei im Format .xlsx. Am einfachsten lädst du die Vorlage herunter, sie enthält alle Spalten in eurer Vereinssprache. Unser Import erkennt rund 40 Standardfelder (Name, Adresse, Ein- und Austritt, IBAN, AHV-Nummer, …), legt neue Vereinsfelder automatisch an und zeigt dir vor dem Import, welche Spalten übernommen werden und welche Mitglieder er gefunden hat. Beim ersten Import begleiten wir dich persönlich.
- Können wir eigene Vereinsfelder definieren?
- Im Admin-Bereich definierst du das Feld selbst, Name, Typ (Text, Zahl, Ja/Nein, Datei), ob es mehrfach zugewiesen werden kann und welche Rollen es beeinflusst. Kein Ticket an den Support, keine Freischaltung. Die Felder erscheinen danach in Formularen, Profilen und Reports.
- Wie funktioniert die Profilanpassung durch Mitglieder?
- Mitglieder ändern Adresse, Telefon oder Vereinsfelder selbst in ihrem Profil. Die Änderung erscheint zuerst als Profilanpassung im Vorstand, erst nach Freigabe landet sie in den Stammdaten. So bleibt die Liste aktuell und niemand ändert aus Versehen den Mitgliedsstatus.
- Können Familien gemeinsam abgerechnet werden?
- Ja. Profile lassen sich als Familie verknüpfen. Über die Option "Rechnungen zusammenführen" geht die Rechnung an eine Adresse, die Teilnahmen werden pro Person geführt. Eltern bekommen Zugriff auf die Profile der Kinder, optional mit oder ohne Login.
- Können wir digitale Mitgliederausweise ausstellen?
- Ja. Jedes Mitglied sieht seinen digitalen Ausweis mit QR-Code in der Web-App. Du erzeugst die Codes zentral und kannst sie jederzeit neu erzeugen. Wer den Code scannt, sieht sofort, ob die Mitgliedschaft gültig ist.
- Kann ich die Mitgliederverwaltung kostenlos testen?
- Ja, du testest die Mitgliederverwaltung 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Danach kostet DigitalMembers ab CHF 99 pro Jahr für Vereine bis 30 Mitglieder.
Bereit, eure Mitgliederliste zu modernisieren?
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