Rechnungen an Mitglieder, Familien und Sponsoren
Den Jahresbeitrag als Sammelrechnung an alle Mitglieder auf einmal, dazu Kursgebühren und Sponsoring-Rechnungen. Mit Swiss-QR-Code, automatischer Mahnung und automatischem Zahlungsabgleich. Versand per E-Mail oder A-Post an das Mitglied oder die Familie.
Jahresbeiträge an alle Mitglieder in einem Durchgang
Für die meisten Vereine ist der Jahresbeitrag der grösste Posten im Budget, und das Einfordern kostet den Kassier jedes Jahr die gleichen Abende: Excel-Liste, Serienbrief, Einzahlungsscheine, danach von Hand abhaken, wer bezahlt hat. Die Sammelrechnung macht daraus einen einzigen Durchgang. Du legst pro Liste einen Betrag fest, zum Beispiel für Aktive, Jugend und Ehrenmitglieder, und jedes Mitglied bekommt die Beträge der Listen, in denen es ist, auf einer Rechnung. Pro Mitglied entsteht eine eigene Rechnung mit eigenem Swiss-QR-Code und eigener Referenznummer, 300 Stück in wenigen Sekunden.
Familien bekommen auf Wunsch eine gemeinsame Rechnung statt vier einzelne. Bevor etwas rausgeht, schickst du dir einen Testlauf und siehst jede Rechnung so, wie das Mitglied sie bekommt. Erst dann geht der Versand per E-Mail oder A-Post an alle. Weil jede Rechnung ihre eigene Referenznummer trägt, ordnet der Bankimport in der Vereinsbuchhaltung die Zahlungseingänge nachher automatisch zu, und wer nach Ablauf der Frist nicht bezahlt hat, bekommt die Mahnung ohne dein Zutun.
Alle Rechnungsarten für den Vereins-Alltag
Jede Rechnung bekommt einen Swiss-QR-Code, Mahnungen laufen automatisch, und jede Zahlung landet verbucht in der Vereinsbuchhaltung.
Sammelrechnungen für den Jahresbeitrag
Der Jahresbeitrag für alle auf einmal: pro Liste einen Betrag festlegen, etwa für Aktive, Jugend und Ehrenmitglieder. Pro Mitglied entsteht eine eigene Rechnung mit eigenem QR-Code, Familien auf Wunsch gebündelt. 300 Beiträge in wenigen Sekunden.
Abo-Rechnungen für Mitgliederbeiträge
Jahres- oder Quartalsbeitrag als Abo mit Intervall, pro Mitglied ab seinem Eintritt. Die Plattform erzeugt jede Periode automatisch die Rechnung aus der Vorlage.
Einzelrechnungen
Für den einzelnen Fall: Rechnung mit mehreren Positionen wie Ausrüstung oder Vereinslager, MwSt pro Zeile und Swiss-QR-Code automatisch. Ein Testversand an dich zeigt vorher genau die Mail, die das Mitglied bekommt.
Event-Rechnungen
Teilnahmen an Anlässen werden automatisch fakturiert, mit Preisvarianten pro Kategorie. Keine Excel-Nachbearbeitung nach dem Anlass.
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Alle Rechnungen im Überblick: Filter nach Zahlungsstatus (offen, bezahlt, Mahnung), Empfänger, Betrag oder Fälligkeit. Jede Zeile zeigt den aktuellen Stand und ob die Rechnung bereits per E-Mail oder A-Post an das Mitglied raus ist. Der Kassier sieht auf einen Blick, wo das Vereinsgeld hängt.
Offene und überfällige Rechnungen auf einen Blick
Die Auswertung zeigt, wie viel ihr verrechnet habt, was eingegangen ist und was noch offen oder überfällig ist. Du siehst, wer am meisten schuldet, seit wie vielen Tagen Beträge offen sind und wie viele gemahnte Rechnungen danach bezahlt wurden. Mit einem Klick öffnest du genau die überfälligen Rechnungen und mahnst gezielt. Vor der Vorstandssitzung hast du die Zahlen zusammen, ohne eine Liste durchzuscrollen.
Sammelrechnung: jede Liste mit ihrem Beitrag
Ein Assistent führt dich in vier Schritten zur fertigen Sammelrechnung: Vorlage wählen, Texte anpassen, pro Liste den Betrag festlegen, prüfen. Mit der Vorschau für eine Liste siehst du sofort, welche Positionen ein Mitglied dieser Liste bekommt und was es total bezahlt.
Einzelrechnung direkt auf der Vorschau erfassen
Du erfasst die Einzelrechnung direkt auf einer Vorschau, die aussieht wie die Rechnung, die das Mitglied bekommt: Empfänger mit Adresse, Texte, Positionen und QR-Einzahlungsschein. Jede Position hat eigenen Text und Betrag, auf Wunsch mit MwSt und Ertragskonto, und Total und Einzahlungsschein rechnen sofort mit. So bildet eine Rechnung auch Lager, Ausrüstung und Gebühren in einem Dokument ab.
Mehrere Rechnungsvorlagen in eurem Layout
Ohne eigene Vorlage bekommen eure Rechnungen unser Standardlayout mit Swiss-QR-Einzahlungsschein. Soll die Rechnung euer Logo, eure Schrift und eure Farben tragen, passt du unsere Word-Vorlage an und lädst sie wieder hoch, ein Assistent führt dich in drei Schritten durch. Daneben hinterlegst du so viele weitere Vorlagen wie nötig, etwa für Kursrechnungen, für Sponsoren oder den Jahresbeitrag, und wählst sie bei der jeweiligen Rechnung in den erweiterten Einstellungen aus. Eine Vorlage reicht dabei für alle Sprachen: Beschriftungen und Texte erscheinen in der Sprache des Mitglieds.
Swiss-QR-Rechnung automatisch erzeugt
Jede Rechnung bekommt automatisch einen Swiss-QR-Code mit IBAN, Betrag, Referenznummer und Empfängerdaten. Das Mitglied scannt mit der Banking-App oder am Post-Automaten. Auch QR-IBAN mit ESR-Referenz wird unterstützt.
Automatische Mahnungen ohne Nachhaken
Automatischer Mahnablauf pro Rechnung. Nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt die Plattform die erste Mahnung, dann die zweite, mit eigenem Text und Betreff. Sinnvoll vor allem bei Jahresbeiträgen oder Kursgebühren. Pausiert, sobald eine Zahlung eingeht.
Zahlungs-Status und automatischer Abgleich
Zahlungs-Status pro Rechnung: offen, bezahlt, teilweise bezahlt oder überzahlt. Zahlungen aus dem Vereinskonto werden anhand der QR-Referenz automatisch auf das richtige Mitglied gebucht. Jede Status-Änderung ist mit Zeitstempel und Auslöser für Kassier und Revisor protokolliert.
Versand per E-Mail oder A-Post
Versand per E-Mail mit PDF-Anhang oder per A-Post über den integrierten Postversand. Ein Klick entscheidet pro Rechnung oder pro Empfänger, welcher Kanal passt. E-Mail für aktive Mitglieder, A-Post für Gönner ohne E-Mail-Adresse.
MwSt pro Position
MwSt pro Position einzeln wählbar. Viele Vereinsleistungen sind MwSt-befreit, einzelne Aktivitäten (Gastronomie, Shop) jedoch nicht. Die korrekte MwSt-Aufschlüsselung und eure MWST-Nummer erscheinen automatisch auf der Rechnung.
Vorlagen für Beiträge und Kursgebühren
Rechnungs-Vorlagen für wiederkehrende Beiträge und Gebühren. Einmal anlegen (Jahresbeitrag Aktive, Jugendbeitrag, Kursgebühr Anfänger), pro Mitglied als Basis auswählen und nur individuelle Abweichungen anpassen.
Häufig gestellte Fragen
- Wie stelle ich allen Mitgliedern den Jahresbeitrag in Rechnung?
- Über eine Sammelrechnung. Ein Assistent führt dich durch vier Schritte: Vorlage wählen, zum Beispiel die Jahresbeitragsrechnung, Texte anpassen und pro Liste den Betrag festlegen, etwa für Aktive, Jugend und Ehrenmitglieder. Daraus entsteht pro Mitglied eine eigene Rechnung mit eigenem Swiss-QR-Code, auf Wunsch pro Familie gebündelt. Vor dem Versand per E-Mail oder A-Post schickst du dir einen Testlauf und siehst jede Rechnung so, wie das Mitglied sie bekommt.
- Wie funktionieren Abo-Rechnungen für Mitgliederbeiträge?
- Abo-Rechnungen decken typische Vereins-Fälle ab: jährlicher Mitgliederbeitrag, quartalsweise Kursgebühr, monatlicher Sponsoring-Beitrag. Start- und Enddatum pro Abo, Intervall wöchentlich, 14-täglich, monatlich oder jährlich. Pro Periode entsteht eine Kind-Rechnung, die du vor dem Versand noch anpassen kannst.
- Bietet ihr ein Portal für wiederkehrende Zahlungen?
- Ja. Wiederkehrende Mitgliederbeiträge und Jahreslizenzen verwaltest du im Lizenz-Modul der Mitgliederverwaltung: Betrag und Intervall einmal definieren, Mitgliedern zuweisen, die Rechnungen laufen automatisch im gewählten Intervall. Bei einer Kündigung endet die Lizenz mit dem hinterlegten Enddatum, und beim Austritt sehen Mitglieder ihre aktiven Lizenzen direkt im Austrittsformular.
- Werden Mahnungen automatisch versendet?
- Mahnstufen konfigurierst du einmal (Anzahl Tage, Gebühr, Text). Danach laufen Mahnungen automatisch. Jeden Tag prüft das System offene Rechnungen und versendet bei Bedarf. Du kannst jeden Versand pro Rechnung manuell aussetzen.
- Wie viele Positionen darf eine Rechnung haben?
- Keine Stückzahl-Limite pro Rechnung. Pro Rechnung beliebig viele Positionen mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen. Für Spenden-Rechnungen und Kleinbeträge gibt es einen Freibetrag-Modus, bei dem das Mitglied den Betrag selbst wählen kann (z.B. Gönnerbeitrag ab 50 Franken).
- Kann ich Gutschriften oder Rückerstattungen erfassen?
- Ja. Gutschriften legst du als Rechnung mit negativem Betrag an, etwa für eine Rückerstattung bei Kurs-Absage oder Beitrags-Reduktion. Auch Überzahlungen werden erkannt und zur Klärung markiert.
Mitgliederbeiträge, die sich selbst einziehen
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