Vorstandsmitglieder brauchen oft erweiterte Rechte, um Aufgaben wie Mitgliederverwaltung, Rechnungen oder Kampagnen zu erledigen. In DigitalMembers vergibst du diese Berechtigungen pro Mitglied einzeln und passt sie jederzeit an. Jede Berechtigung schaltet genau einen Bereich frei, sodass jede Person nur das sieht und tut, was zu ihrer Aufgabe gehört.
Berechtigungen hinzufügen oder entfernen:
- Gehe zu Kontakte und öffne das gewünschte Mitglied.
- Wähle den Reiter Berechtigungen.
- Aktiviere oder deaktiviere die gewünschten Berechtigungen.
- Klicke auf Speichern.
Damit sich Berechtigungen speichern lassen, muss beim Mitglied eine E-Mail-Adresse für die Kommunikation hinterlegt sein. Darüber erhält die Person auch ihren Zugang.
Mitglied über neue Rechte informieren:
Hat ein Mitglied die Plattform noch nie genutzt, sende ihm eine Willkommensnachricht:
- Gehe zu Kontakte und öffne das Mitglied.
- Klicke auf Aktionen, dann Willkommens-Nachricht versenden.
Nur mit dem passenden Modul
Einige Berechtigungen gehören zu einem bestimmten Modul, zum Beispiel Finanzen oder Aktivitäten. Hat dein Verein das Modul nicht gebucht, siehst du die Berechtigung zwar, kannst sie aber nicht aktivieren. Ein Hinweis-Symbol zeigt dir das an.
Die Berechtigungen im Detail:
Organisations-Administrator
Die höchste Rolle. Wer sie hat, verwaltet alle Vereinseinstellungen und ist die einzige Person, die anderen Mitgliedern Berechtigungen geben oder entziehen kann.
Vergib diese Berechtigung nur sehr wenigen, vertrauenswürdigen Personen.
Stammdaten
- Mitgliederdaten anzeigen und direkt bearbeiten.
- Notizen, Mutationen und Errungenschaften zu Mitgliedern erfassen.
- Die Mitgliederliste nach Excel exportieren.
Listen
- Listen erstellen und bearbeiten.
- Personen und Unterlisten einer Liste zuweisen oder daraus entfernen.
Aktivitäten
- Kurse und Aktivitäten anlegen und verwalten.
- Teilnehmende erfassen und verwalten.
- Enthält automatisch Leserechte auf Mitglieder- und Listendaten, damit die Teilnehmerverwaltung funktioniert.
Börse
- Fremde Börsen-Inserate im eigenen Verein moderieren, bearbeiten und löschen.
Rechnungen
- Einzel- und Sammelrechnungen sowie Jahresbeitragsrechnungen erstellen und verwalten.
- Rechnungen per E-Mail oder über die Schweizerische Post versenden.
- Auswertungen exportieren.
Diese Berechtigung ist getrennt von der Buchhaltung. Man kann Rechnungen stellen, ohne Einblick in Bilanz oder Buchhaltungskonten zu erhalten.
Buchhaltung
- Bilanz und Erfolgsrechnung einsehen.
- Budget planen und Statistiken auswerten.
- Belege verwalten und freigeben.
- Die Buchhaltung als PDF exportieren.
Notifikationen
- Mitteilungen per E-Mail, WhatsApp, SMS, Push oder Brief versenden.
- Alle gesendeten Mitteilungen einsehen.
Spaces
- Auf Spaces zugreifen.
- Artikel erstellen und bearbeiten.
- Den Fortschritt von Artikeln verfolgen, etwa auf dem Board.
Sponsoring
- Sponsoringprojekte erstellen und verwalten.
- Sponsoren, Pakete und Zuweisungen pflegen.
Dokumente
- Ordner und Dateien hochladen, bearbeiten und löschen.
- Freigaben für Mitglieder verwalten, also festlegen, wer welche Dokumente sieht.
E-Mail Filter
- Gefilterte E-Mails einsehen.
- Absender auf die Whitelist oder Blacklist setzen.
- Versehentlich gefilterte E-Mails nachträglich zustellen.
Nur relevant, wenn dein Verein seine E-Mail-Adressen direkt über DigitalMembers betreibt.
Anwender-Berechtigungen
Die Grundberechtigung, die jedes Mitglied hat, um DigitalMembers überhaupt nutzen zu können. Sie ist immer aktiv und lässt sich nicht entfernen.