Jahresrechnungen erstellst du über Sammelrechnungen. Du wählst die Zielgruppe und den Rechnungsplan – DigitalMembers generiert dann für jedes Mitglied automatisch eine individuelle Rechnung.
Sammelrechnung erstellen
- Gehe zu Finanzen → Sammelrechnungen
- Klicke auf Neue Sammelrechnung erstellen
- Wähle:
- Zeitraum – z.B. das gesamte Kalenderjahr
- Zielgruppe – z.B. Aktivmitglieder
- Rechnungsplan oder Positionen – z.B. Jahresbeitrag, Lizenz, Material
- Klicke auf Rechnungen generieren
Je nach Anzahl Mitglieder kann die Generierung einige Minuten dauern. Du wirst benachrichtigt, sobald alle Rechnungen erstellt sind.
Rechnungen prüfen
- Öffne die neue Sammelrechnung
- Prüfe stichprobenartig:
- Beträge und Positionen
- Zugeordnete Mitglieder
- Rabatte und Zuschläge
Rechnungen versenden
- Klicke auf Versand vorbereiten
- Wähle die Versandart: E-Mail, Brief oder beides
- Füge bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzu
- Klicke auf Versand starten
Zahlungserinnerungen
Automatische Mahnungen kannst du unter Finanzen → Rechnungen → Erinnerungen konfigurieren. Erinnerungen basieren auf dem Fälligkeitsdatum. Stelle sicher, dass die Mahnstufen im Rechnungsplan korrekt definiert sind.
Tipps
- Versende Rechnungen frühzeitig, um Mahnungen zu vermeiden
- Exportiere die Rechnungen als PDF zur Archivierung
- Bei Rückfragen von Mitgliedern ist die Rechnungsnummer als Referenz hilfreich
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Mitglied nach der Generierung eintritt?
Es wird keine Rechnung automatisch erstellt. Du kannst für solche Mitglieder manuell eine Einzelrechnung erstellen oder eine neue Sammelrechnung für diese Gruppe generieren.
Kann ich einzelne Rechnungen aus der Sammelrechnung anpassen?
Ja. Öffne die Sammelrechnung, wähle ein Mitglied aus und passe die Positionen oder den Betrag manuell an, bevor du den Versand startest.