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Hilfecenter & Dokumentation

Alle Anleitungen und Antworten auf einen Blick, durchsuche die Dokumentation oder filtere nach Thema.

56 Artikel

Fehlende Kursteilnehmer unter Aktivitäten

Wenn ein Teilnehmer im Kurs angezeigt wird, aber in einer einzelnen Aktivität fehlt, kannst du das Problem meist schnell selbst beheben: Öffne den Kurs unter «Aktivitäten → Kurs verwalten» und klicke auf Speichern, damit die Teilnehmer synchronisiert werden.
SynchronisationMitgliederKurse
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Kurse mit der NDS-Datenbank (J&S) synchronisieren

Du kannst Kurs-, Teilnehmer- und Anwesenheitsdaten aus DigitalMembers als NDS-kompatible CSV exportieren und manuell in die NDS-Datenbank (BASPO) importieren; eine vollautomatische Synchronisation ist wegen fehlender API nicht möglich.

IntegrationenMitgliederKurse
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Mitteilungen (Kampagnen) erstellen und versenden

Du kannst Mitteilungen an Mitglieder per E-Mail, WhatsApp, Push oder Brief erstellen, gestalten, testen, zeitlich planen und auswerten. Die Anleitung zeigt Schritt-für-Schritt, wie du Kampagnen anlegst, Inhalte im Drag-&-Drop-Editor erstellst, Test-Sendungen machst und Empfänger sowie Versandoptionen festlegst.
KampagneE-MailKommunikation
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Rechnungen stornieren

Du kannst Rechnungen je nach Status löschen, stornieren oder wiederherstellen: unbezahlte/unschickte Rechnungen löschen; versendete/bezahlt Rechnungen stornieren; stornierte Rechnungen wiederherstellen; und Erinnerungen für ehemalige Mitglieder entfernen.
FinanzenSammelrechnungRechnung
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Sponsoring Modul – Getting Started

Das Sponsoring-Modul hilft dir, Sponsoringprojekte zentral zu verwalten: Projekte, Pakete, Sponsoren, Rechnungen und Kampagnen in einem Workflow. Es ist aktuell noch in Beta.
KommunikationSponsoring
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Domains in den Organisationseinstellungen verwalten

Vereins-Domain in DigitalMembers hinterlegen, SPF-/DKIM-/DMARC-Records eintragen und verifizieren — Voraussetzung für hohe Zustellrate und Phishing-Schutz.
IntegrationenE-MailSicherheit
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Mehrwertsteuer einrichten und die MWST-Abrechnung erstellen

MWST in DigitalMembers einrichten und die MWST-Abrechnung nach Saldosteuersatz erstellen, kontrollieren und bei der ESTV einreichen.
BuchhaltungFinanzen
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Admin-Berechtigungen für Mitglieder verwalten

Vergib einzelnen Mitgliedern gezielt Admin-Rechte, etwa für Mitgliederverwaltung, Rechnungen, Kampagnen oder Dokumente. Hier erfährst du, was jede Rolle genau kann.
BerechtigungenMitglieder
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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) konfigurieren

Mit der AGB-Funktion kannst du verbindliche Bedingungen erstellen, in mehreren Sprachen hinterlegen und Mitgliedern bei Formularen/Kursanmeldungen zur aktiven Zustimmung vorlegen; Einwilligungen werden protokolliert und bleiben bei Änderung bestehen.
EinstellungenMitgliederAGB
Artikel lesen → 23

Bankkonto pro Rechnung einrichten

Du kannst für einzelne Rechnungen, Vorlagen und Module ein abweichendes Bankkonto mit IBAN oder QR-IBAN hinterlegen; bleibt das Feld leer, wird das Standard-Bankkonto aus den Buchhaltungseinstellungen verwendet.
FinanzenIBANBankkonto
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Datenaufbewahrung einrichten

Du kannst festlegen, wie lange Versandprotokolle und Anhänge gespeichert bleiben; nach Ablauf werden diese automatisch gelöscht, Rechnungen und Mitgliederdaten bleiben erhalten. Die Bereinigung läuft wöchentlich und die Standardfrist ist 730 Tage (inaktive Organisationen: 90 Tage).
Datenaufbewahrung
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DigitalMembers API verwenden

Mit der DigitalMembers API kannst du Integrationen bauen und automatisieren; die API nutzt eine Standard-REST-Schnittstelle mit OAuth2 (Client Credentials). Anleitung: API-Schlüssel erstellen, Token per OAuth2 holen, Anfragen mit Bearer-Token senden, Schlüssel widerrufen und Sicherheits-Hinweise.
APIIntegrationen
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Jahresrechnungen erstellen und versenden

27 Leser
FinanzenSammelrechnungRechnung

Jahresrechnungen erstellst du über Sammelrechnungen. Du wählst die Zielgruppe und den Rechnungsplan – DigitalMembers generiert dann für jedes Mitglied automatisch eine individuelle Rechnung.

Sammelrechnung erstellen

  1. Gehe zu Finanzen → Sammelrechnungen
  2. Klicke auf Neue Sammelrechnung erstellen
  3. Wähle:
    • Zeitraum – z.B. das gesamte Kalenderjahr
    • Zielgruppe – z.B. Aktivmitglieder
    • Rechnungsplan oder Positionen – z.B. Jahresbeitrag, Lizenz, Material
  4. Klicke auf Rechnungen generieren
Je nach Anzahl Mitglieder kann die Generierung einige Minuten dauern. Du wirst benachrichtigt, sobald alle Rechnungen erstellt sind.

Rechnungen prüfen

  1. Öffne die neue Sammelrechnung
  2. Prüfe stichprobenartig:
    • Beträge und Positionen
    • Zugeordnete Mitglieder
    • Rabatte und Zuschläge

Rechnungen versenden

  1. Klicke auf Versand vorbereiten
  2. Wähle die Versandart: E-Mail, Brief oder beides
  3. Füge bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzu
  4. Klicke auf Versand starten

Zahlungserinnerungen

Automatische Mahnungen kannst du unter Finanzen → Rechnungen → Erinnerungen konfigurieren. Erinnerungen basieren auf dem Fälligkeitsdatum. Stelle sicher, dass die Mahnstufen im Rechnungsplan korrekt definiert sind.

Tipps

  • Versende Rechnungen frühzeitig, um Mahnungen zu vermeiden
  • Exportiere die Rechnungen als PDF zur Archivierung
  • Bei Rückfragen von Mitgliedern ist die Rechnungsnummer als Referenz hilfreich

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ein Mitglied nach der Generierung eintritt?
Es wird keine Rechnung automatisch erstellt. Du kannst für solche Mitglieder manuell eine Einzelrechnung erstellen oder eine neue Sammelrechnung für diese Gruppe generieren.

Kann ich einzelne Rechnungen aus der Sammelrechnung anpassen?
Ja. Öffne die Sammelrechnung, wähle ein Mitglied aus und passe die Positionen oder den Betrag manuell an, bevor du den Versand startest.

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