Den Jahresbeitrag stellst du allen Mitgliedern mit einer Sammelrechnung in Rechnung. Du legst einmal fest, welche Liste welchen Betrag bezahlt, und DigitalMembers erstellt daraus für jedes Mitglied eine eigene Rechnung mit eigenem QR-Einzahlungsschein. Ein Assistent führt dich durch das Erstellen, ein zweiter durch den Versand.
Übersicht
Eine Sammelrechnung besteht aus Eckdaten, Texten und Positionen. Jede Position verbindet eine Liste mit einem Betrag, zum Beispiel Aktive mit CHF 100 und Jugend mit CHF 50. Ein Mitglied bekommt genau die Positionen der Listen, in denen es ist, alle zusammen auf einer Rechnung. Wer in keiner der Listen ist, bekommt keine Rechnung. So deckst du unterschiedliche Beiträge in einem einzigen Durchgang ab.
Vorher prüfen: Familien richtig verknüpft?
Sollen Familien eine gemeinsame Rechnung bekommen, prüfe vor dem Erstellen die Beziehungen unter Kontakte → Aufgaben → Beziehungen. Nur Kinder mit Zugriffsverknüpfung und eingeschalteter Rechnungs-Option erscheinen auf der Rechnung der Eltern. Fehlt eine Verknüpfung, bekommt das Kind eine eigene Rechnung.
Schritt 1 — Sammelrechnung anlegen
- Gehe zu Finanzen → Vermögenswerte → Sammelrechnungen und klicke auf Sammelrechnungen erstellen.
- Wähle eine Vorlage:
- Jahresbeitragsrechnung mit Positionen für Aktive, Jugend und Ehrenmitglieder, die Ehrenmitglieder mit freiwilligem Beitrag.
- Spendenaufruf mit einer Position für Gönner und freiwilligem Betrag.
- Leer, wenn du alles selbst erfassen willst.
- Prüfe Name, Rechnungsdatum und Buchungsperiode und klicke auf Weiter. Damit ist die Sammelrechnung angelegt.
Fehlt eine Liste der Vorlage in deinem Verein, wird sie angelegt. Du füllst sie danach mit den passenden Mitgliedern.
Schritt 2 — Was steht auf der Rechnung?
Im Schritt Inhalt siehst du die Rechnung so, wie das Mitglied sie bekommt. Betreff, Text oben und Text unten sind mit den Standardtexten deines Vereins vorausgefüllt. Änderst du einen Text, gilt er nur für diese Sammelrechnung. Hier legst du auch Datum und Fälligkeit fest. Über die Auswahl Dokument wechselst du zur Zahlungserinnerung und passt deren Texte an.
Schritt 3 — Welche Liste bezahlt wie viel?
Im Schritt Positionen fügst du mit dem Plus-Symbol eine Liste mit Betrag hinzu und änderst eine bestehende Position mit dem Stift. Unter jeder Liste steht, wie viele Mitglieder darin sind. Mit der Auswahl Vorschau für prüfst du die Rechnung aus Sicht einer Liste: Positionen anderer Listen werden durchgestrichen, und das Total zeigt den Betrag, den ein Mitglied dieser Liste bezahlt.
Schritt 4 — Zusammenfassung und Speichern
Die Zusammenfassung zeigt alle Positionen mit der Anzahl Mitglieder pro Liste und erklärt, was danach passiert. Mit Speichern werden die Rechnungen im Hintergrund erstellt, und du landest im Tab Rechnungen der Sammelrechnung. Verschickt wird dabei noch nichts. Ändern sich später Mitgliederdaten, erstellst du mit Auf neue Rechnungen überprüfen → Prüfen die fehlenden Rechnungen nach.
Rechnungen senden
Mit Senden auf der Sammelrechnung öffnest du den Versand-Assistenten:
- Was senden? Wähle Rechnungen. Sie gehen an alle, die sie noch nicht bekommen haben.
- Überblick: Anzahl Empfangende, bereits versendete Rechnungen, Rechnungen total und Betrag total.
- Testlauf: Mit An mich senden bekommst du alles selbst per E-Mail, genau so, wie es deine Mitglieder sehen. An die Mitglieder geht dabei nichts. Willst du keinen Testlauf, klickst du auf Ohne Testlauf weiter.
- Versand: Erst hier gehen die Rechnungen an deine Mitglieder, nachdem du den Versand bestätigt hast. Versendete Rechnungen lassen sich danach nicht mehr löschen, nur noch stornieren.
Zahlungserinnerungen
Sind die Rechnungen versendet, wählst du im Versand-Assistenten Nur Erinnerungen. Erinnerungen gehen nur an Mitglieder mit überfälliger, unbezahlter Rechnung. Beim Erstellen der Erinnerungen wird die ursprüngliche Rechnung storniert, damit niemand doppelt bezahlt. Auch hier kannst du zuerst einen Testlauf an dich schicken.