In der Mitgliederverwaltung von DigitalMembers hinterlegst du wiederkehrende Beiträge als Lizenz: den Jahresbeitrag, den Beitrag für eine Sektion, die monatliche Miete für einen Schrank oder einen Standplatz. Eine Lizenz beschreibt einmal, was verrechnet wird, in welchem Rhythmus und auf welches Ertragskonto es gebucht wird. Danach begleitet sie das Mitglied über den ganzen Weg: vom Eintrittsgesuch über die laufende Verrechnung bis zum Austritt.
Übersicht
Eine Lizenz besteht aus einem Namen, einer oder mehreren Positionen mit Betrag und Ertragskonto, einem Abrechnungsintervall und einer Zahlungsfrist. Sobald ein Mitglied eine Lizenz hat, wird für jede Periode automatisch eine Rechnung erstellt und versendet. Du pflegst den Beitrag also an einer Stelle, statt jedes Jahr eine Liste durchzugehen und Rechnungen einzeln zu erstellen.
Der ganze Ablauf in Kurzform:
- Du legst die Lizenz an und definierst Betrag, Rhythmus und Zahlungsfrist.
- Du hängst sie an ein Anmeldeformular, fest oder zur Auswahl.
- Eine Person meldet sich an und sieht die Beiträge vor dem Absenden.
- Der Vorstand nimmt das Eintrittsgesuch an, die Lizenz wird aktiv und die erste Rechnung entsteht.
- Jede weitere Periode wird automatisch verrechnet. Zwischendurch kannst du Lizenzen von Hand zuweisen oder kündigen.
- Beim Austritt laufen alle Lizenzen bis zum Austrittsdatum und enden dann.
Wer mit der Vereinsbuchhaltung arbeitet, sieht die laufenden Lizenzen als Abonnemente unter Finanzen → Vermögenswerte → Abonnemente. Dort erkennst du auf einen Blick, welche Beiträge laufen, wann die nächste Rechnung fällig ist und ob sie automatisch verschickt wird.
Schritt 1 — Lizenz anlegen
- Navigiere zu Kontakte → Verwalten → Lizenzen und klicke auf Lizenz erstellen.
- Gib der Lizenz einen sprechenden Namen, zum Beispiel „Jahresbeitrag Aktivmitglied“ oder „Schrankmiete“.
- Erfasse eine oder mehrere Positionen: Bezeichnung, Betrag, Ertragskonto und – wenn dein Verein mehrwertsteuerpflichtig ist – der Steuersatz. Mehrere Positionen ergeben eine Rechnung mit mehreren Zeilen, zum Beispiel Grundbeitrag und Verbandsabgabe getrennt.
- Wähle das Intervall: wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder jährlich.
- Setze die Zahlungsfrist in Tagen. Sie wird ab dem Rechnungsdatum gerechnet und bestimmt, bis wann bezahlt sein muss.
Altersgrenzen hinterlegen
Unter den erweiterten Einstellungen kannst du ein Mindest- und ein Höchstalter setzen. Das Alter wird aus dem Geburtsdatum berechnet, beide Grenzen zählen einschliesslich. So bekommt den Juniorenbeitrag nur, wer ins Alter passt. Ohne erfasstes Geburtsdatum lässt sich eine Lizenz mit Altersgrenze nicht vergeben.
Schritt 2 — Lizenzen im Anmeldeformular anbieten
Damit neue Mitglieder ihren Beitrag gleich bei der Anmeldung sehen, verknüpfst du Lizenzen mit einem Formular unter Kontakte → Verwalten → Formulare:
- Voreingestellte Lizenzen sind fester Bestandteil der Anmeldung. Sie erscheinen in der Zusammenfassung als „Fester Bestandteil der Mitgliedschaft“ und lassen sich nicht abwählen.
- Das Formularfeld Lizenz gibt der anmeldenden Person eine Auswahl, zum Beispiel zwischen Aktiv- und Passivmitgliedschaft. Über die Feldeinstellungen legst du fest, wie viele Lizenzen gleichzeitig wählbar sind.
Altersabhängige Lizenzen werden erst angeboten, sobald das Geburtsdatum im Formular ausgefüllt ist, und nur dann, wenn das Alter passt. Vor dem Absenden sieht die anmeldende Person eine Übersicht aller Beiträge mit Total pro Intervall und bestätigt, dass sie die wiederkehrenden Beiträge zur Kenntnis genommen hat. Deshalb muss eine Lizenz auf einem Formular einen festen Betrag haben – ein offener Betrag ist dort nicht möglich.
Meldet ein Formular mehrere Personen gleichzeitig an, zum Beispiel eine Familie, wird pro Person einzeln erfasst, welche Lizenzen sie bekommt.
Schritt 3 — Eintrittsgesuch prüfen und annehmen
Eingegangene Anmeldungen findest du unter Kontakte → Aufgaben → Profil-Checks. In der Prüfansicht siehst du pro angemeldeter Person, welche Lizenzen sie gewählt hat oder über das Formular fest erhält; auch die Benachrichtigung an den Vorstand führt die gewählten Lizenzen auf. So weisst du vor dem Entscheid, welche Beiträge auf den Verein und auf das Mitglied zukommen.
Nimmst du das Gesuch an, passiert alles Weitere von selbst:
- Das Mitglied wird angelegt und die Lizenzen werden ihm ab dem Tag der Annahme zugewiesen.
- Für jede Lizenz entsteht sofort die Rechnung für die laufende Periode. Sie geht rund eine Stunde später automatisch raus – in diesem Fenster kannst du sie bei Bedarf noch anpassen.
- Passt das Alter zu einer altersabhängigen Lizenz beim Annehmen nicht mehr, wird genau diese Lizenz übersprungen; das Gesuch selbst wird trotzdem angenommen.
Lehnst du das Gesuch ab, entsteht kein Mitglied und keine Lizenz. Beantragt ein bestehendes Mitglied später eine Profiländerung, kann es sich damit keine Lizenzen selbst geben – Beiträge kommen ausschliesslich über das Anmeldeformular oder über den Vorstand dazu.
Schritt 4 — Lizenzen von Hand zuweisen
Nicht jeder Beitrag kommt über ein Formular. Eine Miete, ein nachträglich gebuchter Sektionsbeitrag oder eine Änderung der Mitgliedsart weist du direkt beim Mitglied zu:
- Öffne Kontakte → Alle Kontakte und wähle das Mitglied aus.
- Wechsle auf den Tab Lizenzen. Dort siehst du alle laufenden und gekündigten Lizenzen mit Start, Ende und Status.
- Klicke auf Lizenz zuweisen, wähle die Lizenz und bestätige.
Auch hier entsteht sofort die Rechnung für die laufende Periode und geht rund eine Stunde später automatisch raus. Wenn du lieber selbst über den Versand entscheidest, schaltest du den automatischen Versand in der Abonnemente-Liste aus; die Rechnung wird dann trotzdem erstellt und wartet auf dich.
Dieselbe Lizenz kann ein Mitglied nur einmal aktiv haben. Weist du eine früher gekündigte Lizenz erneut zu, wird der bestehende Eintrag wiederbelebt, statt dass eine zweite Verrechnung entsteht.
Einzelne Lizenz kündigen
Über den Tab Lizenzen beim Mitglied kündigst du eine einzelne Lizenz per Datum. Vorgeschlagen wird das Ende der laufenden Abrechnungsperiode: Bereits bezahlte Beiträge laufen aus, danach wird nicht mehr verrechnet. Ein Datum in der Vergangenheit ist nicht möglich. Der Zugang zur Plattform bleibt davon unberührt – dafür ist der Austritt zuständig.
Schritt 5 — Austritt und Ende der Beiträge
Am Ende der Mitgliedschaft steht das Austrittsgesuch. Das Mitglied stellt es selbst über das Austrittsformular, oder der Vorstand erfasst den Austritt direkt beim Mitglied.
- Im Formular ist als Austrittsdatum das Ende der bezahlten Beitragsperiode vorgeschlagen. Ein früheres Datum ist möglich, ein vergangenes nicht.
- Das Mitglied sieht vor dem Absenden, welche Lizenzen mit dem Austritt gekündigt werden.
- Der Vorstand prüft das Gesuch unter Kontakte → Aufgaben → Profil-Checks und sieht dieselbe Liste, jeweils mit dem Datum, per dem die Lizenz endet.
Wird der Austritt angenommen, werden alle aktiven Lizenzen des Mitglieds per Austrittsdatum gekündigt. Bis dahin läuft die Verrechnung normal weiter, danach entstehen keine neuen Rechnungen mehr. Liegt das Austrittsdatum in der Zukunft, bleibt das Mitglied bis dahin ganz normal auf der Plattform; erst am Austrittstag werden Login, Benachrichtigungen und die weiteren im Austrittsformular gewählten Punkte deaktiviert. Eine Lizenz, die zwischen Gesuch und Entscheid noch dazukommt, wird beim Annehmen automatisch mitgekündigt. Wird das Gesuch abgelehnt, bleibt alles wie bisher.
Eigene Rechnungstexte pro Lizenz
Betreff, Einleitungstext, Schlusstext und die Bezeichnung einzelner Positionen kannst du direkt bei der Lizenz hinterlegen – mehrsprachig, damit jedes Mitglied die Rechnung in seiner Sprache erhält. Hinterlegst du keinen eigenen Text, greift die allgemeine Vorlage aus den Einstellungen.
Pausieren, archivieren oder löschen
- Inaktiv setzen pausiert die Verrechnung: Es entstehen keine neuen Rechnungen mehr, die Zuweisungen bleiben aber bestehen.
- Archivieren nimmt die Lizenz aus der Auswahl für neue Zuweisungen, ohne die bestehenden anzutasten.
- Löschen ist nur möglich, solange die Lizenz niemandem zugewiesen ist und in keinem Formular verwendet wird.
Anwendungsbeispiele
- Jahresbeitrag nach Mitgliedsart: je eine Lizenz für Aktiv, Passiv und Ehrenmitglied, im Anmeldeformular zur Auswahl gestellt.
- Juniorenbeitrag: eigene Lizenz mit Höchstalter, damit sie nur den passenden Jahrgängen angeboten wird.
- Miete: monatliche Lizenz für Schrank, Standplatz oder Materialdepot, von Hand zugewiesen und zusätzlich zum Jahresbeitrag verrechnet.
- Verbandsabgabe: zweite Position innerhalb derselben Lizenz, damit sie auf der Rechnung sichtbar bleibt und auf ein eigenes Ertragskonto gebucht wird.