Eine Rechnung kann auf mehreren Wegen zum Mitglied gehen: per E-Mail, per Brief über die Schweizerische Post und als Anzeige in der Members-App. Welche Wege erlaubt sind, legst du einmal in den Kommunikationseinstellungen fest. Beim Versand wählst du die Versandart und kannst dir vorher einen Testversand schicken. Danach prüfst du in der Rechnungsliste oder im Detail, ob alles angekommen ist.
Übersicht der Versandkanäle
- E-Mail: geht an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers, mit der Rechnung als PDF im Anhang.
- Brief über die Schweizerische Post: die Rechnung wird gedruckt und per Post zugestellt. Dafür fallen Portogebühren an.
- Members-App und Push-Benachrichtigungen: das Mitglied sieht die Rechnung in der App und bekommt auf Wunsch eine Push-Benachrichtigung aufs Handy.
Schritt 1 — Kanäle für Rechnungen festlegen
- Gehe zu Einstellungen → Kommunikation → Kommunikationseinstellungen.
- Im Abschnitt Rechnungen schaltest du E-Mail, Members-App, Push-Benachrichtigungen und Schweizerische Post einzeln ein oder aus.
Die Mitglieder können diese Einstellungen für sich selbst überschreiben, sofern dein Verein die Option nicht deaktiviert hat.
Schritt 2 — Eine einzelne Rechnung versenden
- Gehe zu Finanzen → Vermögenswerte → Einzelrechnungen.
- Klicke in der Zeile der Rechnung auf das Papierflieger-Symbol. Alternativ wählst du im Menü mit den drei Punkten Versenden ....
- Wähle bei Versand an zuerst Testversand an mich. Du bekommst genau die Mail mit PDF, die das Mitglied erhalten würde, und die Rechnung gilt danach nicht als versendet.
- Passt alles, wählst du An Mitglied und bestätigst mit Senden als E-Mail-Nachricht oder Senden als Postnachricht.
Mehrere Rechnungen auf einmal versenden
Für eine Sammelrechnung öffnest du die Sammelrechnung und klickst auf Senden. Ein Assistent führt dich bis zum Versand an alle Mitglieder. Den Ablauf beschreibt der Artikel Jahresrechnungen erstellen und versenden.
Alle anderen Rechnungen versendest du aus der Liste, auch die Rechnungen eines Kurses, einer Aktivität oder eines Sponsoring-Projekts im jeweiligen Tab Rechnungen: Wähle die gewünschten Zeilen aus, öffne Aktionen und klicke auf Ausgewählte Rechnungen versenden. Es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Einzelversand.
Optionen im Versand-Dialog
- Versand an: An Mitglied schickt die Rechnung an das jeweilige Mitglied, Testversand an mich nur an dich. Versendest du mehrere Rechnungen auf einmal, heissen die Optionen in der Mehrzahl, zum Beispiel An Mitglieder.
- Versandart: Senden als E-Mail-Nachricht oder Senden als Postnachricht. Die Wahl bestimmt auch die Beschriftung des Knopfs unten rechts.
- Bereits versendete Rechnung erneut senden: standardmässig aus, dann überspringt das System jede Rechnung, die schon draussen ist. Brauchst du nur, wenn eine Mail nachweislich nicht angekommen ist.
- Kommunikationseinstellungen ignorieren: verschickt die Rechnung über den gewählten Kanal, auch wenn das Mitglied ihn für sich abgewählt hat. Sinnvoll bei verbindlichen Rechnungen, die jedes Mitglied erreichen müssen.
Schritt 3 — Versandstatus auf einen Blick
In der Rechnungsliste zeigt die Spalte Versendet pro Rechnung, ob sie per E-Mail oder per Brief rausging, oder ein Kreuz, solange sie noch nicht versendet ist. Mit den Schnellfiltern über der Liste siehst du sofort die Unversendeten, die Unbezahlten oder die Versendeten und unbezahlten Rechnungen.
Hast du eine Rechnung auf anderem Weg zugestellt, zum Beispiel persönlich übergeben, markierst du sie über das Menü mit den drei Punkten mit Als versendet markieren. Dabei wird nichts verschickt. Die Rechnung lässt sich danach nicht mehr bearbeiten und nur noch stornieren. Mit Als nicht versendet markieren machst du das wieder rückgängig, solange sie weder bezahlt noch storniert ist.
Schritt 4 — Zustellung im Detail nachverfolgen
Ob eine E-Mail beim Empfänger wirklich angekommen ist, siehst du in der Kommunikations-Nachverfolgung. Es gibt drei Wege dahin:
- Pro Rechnung: Rechnung öffnen und den Tab Kommunikation wählen.
- Pro Sammelrechnung, Kurs, Aktivität oder Sponsoring-Projekt: dort ebenfalls den Tab Kommunikation öffnen.
- Zentral: im Hauptmenü Kommunikation unter Verfolgung die Listen Einzelrechnungen, Sammelrechnungen oder Sponsoringprojekt.
Pro Versandkanal gibt es einen Eintrag, eine Rechnung per E-Mail und in der App erscheint deshalb zweimal. Steht beim E-Mail-Eintrag Zugestellt, hat der Mailserver des Empfängers die Mail angenommen. Findet das Mitglied sie trotzdem nicht, liegt sie meist im Spam-Ordner.
Anwendungsbeispiele
- Standardfall: Rechnung erstellen, Testversand an dich, dann An Mitglied per E-Mail versenden und in der Spalte Versendet prüfen.
- Mitglied ohne E-Mail-Adresse: Versandart Senden als Postnachricht wählen. Dafür muss die Schweizerische Post in den Kommunikationseinstellungen eingeschaltet sein.
- Rechnung bar übergeben: mit Als versendet markieren festhalten, damit sie bei keinem Versand mehr rausgeht.
- Mitglied sagt, es habe nichts erhalten: im Tab Kommunikation den E-Mail-Eintrag öffnen. Steht dort Zugestellt, liegt die Mail beim Empfänger.