Eine Rechnung kann auf mehreren Wegen gleichzeitig zum Mitglied gehen: per E-Mail, per Brief (Schweizerische Post) und als Anzeige im Mitgliederbereich. Welche Wege effektiv aktiv sind, steuerst du teils einmalig in den Kommunikationseinstellungen, teils direkt im Versand-Dialog. Nach dem Versand kannst du in zwei verschiedenen Tiefen prüfen, ob alles geklappt hat.
Übersicht der Versandkanäle
- E-Mail – Standard. Geht an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers, mit Rechnungs-PDF im Anhang.
- Brief (Schweizerische Post) – wenn aktiviert, druckt und kuvertiert der Postdienst die Rechnung physisch und stellt sie per Briefpost zu.
- Anzeige im Mitgliederbereich – sobald du die Rechnung versendet hast, erscheint sie zusätzlich im Mitglieder-Login unter Meine Rechnungen. Diese Anzeige entsteht beim Versand automatisch zum gewählten Hauptkanal (E-Mail oder Brief), du musst sie nicht separat aktivieren.
Push-Benachrichtigungen aufs Handy laufen ergänzend zur In-App-Anzeige, sofern das Mitglied die Members-App installiert hat und Push aktiv ist.
Und WhatsApp? Die Rechnung selbst (PDF) wird nie als WhatsApp-Anhang verschickt — WhatsApp ist kein Versand-Kanal für Dokumente. Stattdessen kann das Mitglied via WhatsApp einen kurzen Hinweis erhalten, dass eine neue Rechnung im Mitgliederbereich verfügbar ist. Das Mitglied tippt auf den Link in der WhatsApp-Nachricht, landet im Members-Login und sieht die Rechnung dort. Diese Benachrichtigung ist optional und folgt den Kommunikationseinstellungen des Mitglieds.
Schritt 1: Globale Kanäle prüfen
Welche Kanäle für die ganze Organisation grundsätzlich erlaubt sind, definierst du einmal:
- Gehe zu Einstellungen → Kommunikation → Kommunikationseinstellungen
- Klappe den Abschnitt Rechnungen auf
- Setze pro Kanal (E-Mail, Members-App, Push, Schweizerische Post) den Schalter auf Ein oder Aus
Der Briefversand erscheint hier nur, wenn dein Verein das Print-Modul gebucht hat. Andernfalls steht dort Deaktiviert durch den Verein. Mitglieder können in ihren persönlichen Profileinstellungen einzelne Kanäle für sich abwählen, sofern dein Verein das nicht zentral erzwingt.
Schritt 2: Eine Rechnung versenden
Es gibt zwei Wege, eine einzelne Rechnung zu versenden – beide öffnen denselben Versand-Dialog:
- Schnell-Shortcut: in der Rechnungsübersicht (Finanzen → Rechnungen) das Papierflieger-Symbol in der Aktionsspalte links bei der Rechnung anklicken (Tooltip Versenden …).
- Kontextmenü: beim Drei-Punkte-Menü der Rechnung den Eintrag Versenden … wählen.
- Gehe zu Finanzen → Rechnungen
- Wähle den Schnell-Shortcut oder das Kontextmenü Versenden … bei der gewünschten Rechnung
- Setze im Versand-Dialog die Optionen wie unten beschrieben
- Bestätige mit dem grünen Knopf unten rechts (Senden als E-Mail-Nachricht bzw. Senden als Postnachricht, je nach gewählter Versandart)
Mehrere Rechnungen auf einmal versenden
Den Massenversand machst du nicht über die allgemeine Rechnungsübersicht, sondern direkt aus dem Container heraus, der die Rechnungen erzeugt hat. Das gilt für alle vier Rechnungs-Quellen: Sammelrechnungen, Kurs-Rechnungen, Aktivitäten-Rechnungen und Sponsoring-Rechnungen.
- Öffne den Container, z.B. Finanzen → Sammelrechnungen → Sammelrechnung bearbeiten, oder analog die Detailseite eines Kurses, einer Aktivität bzw. eines Sponsoring-Projekts
- Wechsle in den Tab Rechnungen
- Im Block Aufgaben findest du den Eintrag Rechnungen an Mitglieder senden mit dem Papierflieger-Symbol rechts
- Klick darauf öffnet den gleichen Versand-Dialog wie beim Einzelversand – nur wird er auf alle Rechnungen dieses Containers angewendet
Im selben Aufgaben-Block stehen dir parallele Aktionen zur Verfügung: Rechnungen an mich senden (Vorabkontrolle an die eingeloggte Person), Erinnerungen an Mitglieder senden für offene Posten, sowie Auf neue Rechnungen überprüfen, falls in der Zwischenzeit Mitgliederdaten geändert haben. Der Aufbau ist bei Sammel-, Kurs-, Aktivitäten- und Sponsoring-Rechnungen identisch.
Optionen im Versand-Dialog
Sowohl der Einzelversand als auch der Massenversand öffnen denselben Dialog mit dem Titel Ausgewählte Rechnungen versenden. Du findest dort folgende Einstellungen:
- Versandart – Umschalter zwischen Senden als E-Mail-Nachricht und Senden als Postnachricht. Die Auswahl bestimmt auch die Beschriftung des grünen Bestätigungsknopfs unten rechts.
- Bereits versendete Rechnungen ignorieren – Standard ist aus. Lass den Schalter aus, damit das System bereits versendete Rechnungen automatisch überspringt (siehe Kasten unten). Wenn du den Schalter einschaltest, werden bereits versendete Rechnungen explizit ein zweites Mal verschickt – brauchst du im Normalfall nie. Der Switch ist da, falls eine Mail beim Empfänger nachweislich nicht angekommen ist und du den Versand erzwingen willst.
- Kommunikationseinstellungen ignorieren – Standard ist aus. Eingeschaltet bedeutet: Die Rechnung wird über den gewählten Kanal verschickt, auch wenn das einzelne Mitglied diesen Kanal in seinen Profileinstellungen abgewählt hat. Sinnvoll bei verbindlichen Rechnungen, die wirklich jedes Mitglied erreichen müssen. In den meisten Fällen kannst du den Schalter weglassen – das Standard-Routing sorgt ohnehin dafür, dass jedes Mitglied entweder eine E-Mail oder einen Brief bekommt.
- Nur an aktuell angemeldete Benutzer senden – Standard ist aus. Eingeschaltet wird der Versand auf dich selbst beschränkt (Vorabkontrolle). Praktisch, um eine Sammelrechnung zuerst an dich zu schicken und das Layout im Mailprogramm zu prüfen, bevor du sie an alle Mitglieder freigibst.
- Postversand bei fehlender E-Mail (nur Massenversand aus Sammelrechnungen, Kurs-, Aktivitäten- oder Sponsoring-Rechnungen) – Standard ist aus. Eingeschaltet bedeutet: Mitglieder ohne hinterlegte E-Mail-Adresse erhalten ihre Rechnung automatisch per Briefpost statt gar nicht. Sehr nützlich bei gemischten Empfängergruppen mit jüngeren und älteren Mitgliedern, wo nicht jeder eine E-Mail-Adresse hat. Setzt das Print-Modul voraus.
- Abbrechen – schliesst den Dialog ohne Versand.
Eine Rechnung wird nur einmal versendet. Egal ob Einzelversand oder Massenversand: das System merkt sich, ob eine Rechnung bereits an den Empfänger geschickt wurde. Drückst du in einer Sammelrechnung ein zweites Mal auf Rechnungen an Mitglieder senden, gehen nur noch die neu hinzugekommenen oder bisher unversendeten Rechnungen raus – nie noch einmal die schon erledigten. Beim Einzelversand verhält sich der Schnell-Shortcut analog: erneutes Klicken auf eine bereits versendete Rechnung versendet sie nicht zwingend nochmals. Die einzige Ausnahme ist der Schalter Bereits versendete Rechnungen ignorieren oben — eingeschaltet umgeht er diese Schutzlogik bewusst.
Schritt 3: Versand-Status auf einen Blick prüfen
In der Rechnungsübersicht (Finanzen → Rechnungen) gibt es die Spalte Versendet. Sie zeigt für jede Rechnung ein einfaches Symbol:
- Posteingangs-Symbol (E-Mail-Tray) – die Rechnung wurde per E-Mail verschickt.
- Brief-Symbol (Couvert) – die Rechnung wurde per Briefpost verschickt.
- X – die Rechnung ist noch nicht versendet.
Damit hast du den schnellen Ja/Nein-Check. Sobald hier das Symbol erscheint, ist mindestens ein Kanal sauber rausgegangen. Die zusätzliche In-App-Anzeige im Mitgliederbereich passiert daneben automatisch und braucht keinen separaten Statuscheck.
Schritt 4: Zustellung im Detail nachverfolgen
Wenn du wissen willst, ob die E-Mail beim Empfänger wirklich angekommen ist und nicht nur abgeschickt wurde, öffne die Kommunikations-Nachverfolgung. Es gibt zwei Wege dahin:
Weg 1: pro Einzelrechnung über das Kontextmenü
- Gehe zur Rechnungsübersicht (Finanzen → Rechnungen)
- Öffne beim gewünschten Eintrag das Drei-Punkte-Kontextmenü
- Wähle Erinnerungen & Nachverfolgungen
Weg 2: zentral über das Hauptmenü
Im Hauptmenü Kommunikation findest du im Bereich Verfolgung die zentralen Listen aller versendeten Mitteilungen:
- Einzelrechnungen – alle direkt versendeten Rechnungen mit Tracking-Status
- Sammelrechnungen – alle aus einer Sammelrechnung erzeugten Rechnungs-Versände
- Sponsoringprojekt – Rechnungen aus Sponsoring-Projekten
- Daneben sind hier auch andere Kommunikations-Spuren einsehbar: Willkommensnachricht, Aktivitätseinladungen, Aktivitäten-Erinnerungen, Aktivitäten-Aufgebot, Geburtstagsglückwünsche
Weg 3: aus der Sammelrechnung / dem Kurs / der Aktivität heraus
Wenn du dich gerade in einer Sammelrechnung, einem Kurs, einer Aktivität oder einem Sponsoring-Projekt befindest, kommst du direkt vor Ort an die zugehörigen Versände:
- Öffne den Container, z.B. Finanzen → Sammelrechnungen → Sammelrechnung bearbeiten, oder analog die Detailseite eines Kurses, einer Aktivität bzw. eines Sponsoring-Projekts
- Wechsle in den Tab Kommunikation
- Du siehst eine gefilterte Liste mit allen Versänden zu diesem Container, inkl. Spalten Empfänger, Versendet und Geöffnet
Alle drei Wege landen auf derselben Detail-Ansicht. Pro Versandkanal gibt es einen Eintrag (z.B. einen für die E-Mail und einen für die Anzeige im Mitgliederbereich). Klicke beim gewünschten Eintrag auf Empfänger, dann auf den Empfängernamen und auf Statusinformationen, um die Zeitachse zu sehen.
Dort siehst du eine Zeitachse mit Status-Schritten: In Bearbeitung → Verarbeitung → Zugestellt. Sobald Zugestellt erscheint, hat der Mailserver des Empfängers die Mail bestätigt angenommen – das ist die belastbarste Aussage, die wir liefern können.
Warum erscheinen mehrere Kommunikationseinträge?
Pro Rechnung legt das System je einen Eintrag pro Versandkanal an. Eine Rechnung, die per E-Mail rausgeht und zusätzlich im Mitgliederbereich angezeigt wird, erscheint deshalb zweimal in der Liste – einmal mit der E-Mail-Spur, einmal mit der App-Anzeige. Beide Einträge gehören zur selben Rechnung. Wenn du das Tracking der E-Mail sehen willst, öffne den Eintrag, der die E-Mail-Adresse als Empfänger zeigt.
Anwendungsbeispiele
- Standardfall: Rechnung erstellen, Versenden … öffnen, Versandart E-Mail wählen. In der Übersicht prüfen, ob das Versendet-Symbol erscheint. Fertig.
- Mitglied ohne E-Mail-Adresse: Beim Einzelversand wählst du direkt Versandart Brief. Beim Massenversand aus Sammelrechnungen / Kursen / Aktivitäten / Sponsoring-Projekten lässt du die Versandart auf E-Mail und schaltest stattdessen Postversand bei fehlender E-Mail ein – dann gehen E-Mail-Mitglieder per Mail raus, Mitglieder ohne E-Mail-Adresse automatisch per Brief. Setzt jeweils das Print-Modul voraus.
- Zahlungserinnerung mit Druckmittel: Aus der Rechnung heraus eine Erinnerung erzeugen und gleichzeitig per E-Mail und Brief verschicken, damit das Mitglied sie nicht übersehen kann.
- Mitglied behauptet, nichts erhalten zu haben: Im Tab Kommunikation den E-Mail-Eintrag öffnen, Statusinformationen prüfen. Steht dort Zugestellt, liegt das Problem im Postfach des Empfängers (Spam-Ordner, Adressfehler).