Die Google Workspace Integration verbindet deinen Verein mit Google Kalender und Google Drive. Vereinsevents landen automatisch im Google Kalender deiner Mitglieder, und Vereinsdokumente aus Google Drive sind direkt in DigitalMembers verfügbar.
Wofür ist die Integration gut?
- Kalender immer aktuell: Kurse, Sitzungen und Anlässe erscheinen ohne Zusatzaufwand im Google Kalender deiner Mitglieder. Wer den Kalender abonniert hat, hat den Vereinsalltag jederzeit im Blick und sieht Änderungen sofort.
- Dokumente an einem Ort: Statuten, Reglemente, Protokolle oder Jahrespläne pflegst du weiter in Google Drive. DigitalMembers zeigt sie deinen Mitgliedern an der gewohnten Stelle, ohne dass du sie zusätzlich hochladen musst.
- Ein Vereins-Account, klare Verantwortung: Die Integration läuft über genau einen Google-Account pro Verein, idealerweise einen dedizierten Vereins-Account. So bleibst du unabhängig von einzelnen Vorstandsmitgliedern, deren private Konten könnten irgendwann den Verein verlassen.
- Mehrere Vereine, ein Account möglich: Wenn du mehrere DigitalMembers-Vereine betreust, kannst du denselben Google-Account in jedem Verein anbinden. Pro Verein wird die Verbindung einzeln gespeichert.
Voraussetzung: Google-Account
Für die Integration brauchst du einen Google-Account, der dem Verein gehört. Es gibt zwei sinnvolle Wege.
Wichtig: Verwende keinen privaten Google-Account, sondern einen, der nur dem Verein dient. Sobald du den Account verbindest, kann DigitalMembers Kalender-Einträge und Drive-Inhalte dieses Accounts lesen und schreiben. Alle Daten werden vertraulich behandelt. Trotzdem empfehlen wir eine eigene Vereins-Adresse, damit private Termine und Dokumente strikt vom Vereinsbetrieb getrennt bleiben.
Variante 1: Kostenloser Gmail-Account (empfohlen für den Schnellstart)
Lege unter accounts.google.com einen kostenlosen Gmail-Account an, idealerweise mit einem vereinsspezifischen Namen (zum Beispiel verein-musterhausen@gmail.com). Was du damit erhältst:
- 15 GB kostenlosen Cloud-Speicher in Google Drive, geteilt zwischen Gmail, Drive und Fotos
- Google Kalender, Google Meet und alle weiteren Google-Dienste
- Sofort einsatzbereit, ohne Verifizierung
Das reicht für die meisten Vereine völlig aus. Wir empfehlen ausdrücklich einen eigenen Vereins-Account statt des privaten Accounts eines Vorstandsmitglieds. So bleibt der Zugang dauerhaft im Verein, auch wenn Personen wechseln.
Variante 2: Google Workspace for Nonprofits (für grössere Vereine)
Als gemeinnütziger Verein kannst du dich für Google Workspace for Nonprofits bewerben. Damit erhältst du Business-Funktionen kostenlos:
- Geschäftliche E-Mail-Adressen auf eurer eigenen Domain (zum Beispiel info@dein-verein.ch)
- 30 GB Cloud-Speicher pro Benutzerkonto
- Mehrere Benutzerkonten (Vorstand, Kasse, Sekretariat) unter zentraler Verwaltung
- Geteilte Drive-Ablagen für Vorstandsdokumente, deren Inhalte unabhängig vom einzelnen Account weiterleben
- Google Meet mit erweiterten Funktionen für Online-Sitzungen und Mitgliederversammlungen
Der Antrag dauert einen Moment, da Google deinen Verein als gemeinnützige Organisation prüft. Plane dafür ein paar Tage bis Wochen ein. Sobald die Genehmigung da ist, läuft die Integration mit DigitalMembers gleich wie bei einem normalen Gmail-Account.
Integration einrichten
- Gehe zu Einstellungen → Organisation → Integrationen → Google Workspace
- Klicke auf Mit Google verbinden
- Melde dich mit dem Vereins-Google-Account an
- Erteile auf der Berechtigungsseite alle angeforderten Zugriffsrechte (Dateien, Kalender, Profil) und klicke auf Weiter
- Nach der Verbindung siehst du den verbundenen Account in den Einstellungen
Denselben Google-Account für mehrere Vereine
Wenn du den gleichen Google-Account in mehreren DigitalMembers-Vereinen verwendest, autorisierst du ihn einmal pro Verein. Bei jedem Verein durchläufst du die Anmeldeseite von Google, bestätigst die Berechtigungen und kommst zurück nach DigitalMembers, ohne Umweg über die Sicherheitseinstellungen deines Google-Kontos.
Hinweis: Google blendet die Berechtigungsseite bei jeder Verbindung ein, auch wenn du dem Account schon zuvor zugestimmt hast. Das ist normal: so weiss jeder Verein eigenständig, dass die Verbindung aktiv ist. Trennst du den Account in einem Verein, bleibt die Verbindung der anderen Vereine unberührt.
Was geht nach dem Einrichten?
Sobald die Integration steht, kannst du Kalender und Dokumente in DigitalMembers konfigurieren. Welche Kalender wann synchronisiert werden, regelst du in Einstellungen → Aktivitäten → Kalendereinstellungen. Die Drive-Anbindung für Vereinsdokumente steuerst du im Dokumenten-Bereich. Details dazu in den weiterführenden Artikeln «Kalender einrichten» und «Dokumente einrichten und verwalten».
Häufige Fragen
Welche Berechtigungen braucht die Integration?
DigitalMembers benötigt Lesezugriff auf Google Drive (für Dokumente), Schreibzugriff auf Google Kalender (für Events) und Zugriff auf das Google-Profil zur Identifikation des Accounts.
Was passiert, wenn ich den Account trenne?
Die Synchronisierung stoppt. Bereits synchronisierte Daten bleiben bestehen, werden aber nicht mehr aktualisiert.
Kann ich mehrere Google-Accounts pro Verein verbinden?
Nein, pro Verein kann genau ein Google-Account verbunden werden. Wir empfehlen einen dedizierten Vereins-Account, nicht den privaten Account eines einzelnen Vorstandsmitglieds.
Kann ich denselben Google-Account für mehrere Vereine nutzen?
Ja. Du verbindest den Account in jedem Verein einzeln. Pro Verein erscheint einmalig die Berechtigungsseite, danach läuft die Synchronisierung pro Verein unabhängig.