DigitalMembers verwaltet deine Vereinsdokumente rund um Google Drive. Du lädst Dateien direkt in DigitalMembers hoch, legst Ordner an und gibst sie für deine Mitglieder frei. Dateien, die du in Google Drive ablegst, erscheinen ebenfalls automatisch. So liegen alle Vereinsdokumente an einem Ort und jedes Mitglied findet, was für es freigegeben ist.
Voraussetzung: Google-Integration einrichten
Bevor du Dokumente verwalten kannst, muss die Google-Integration eingerichtet sein.
- Gehe zu Einstellungen → Integrationen
- Verbinde deinen Google-Account mit DigitalMembers
- Stelle sicher, dass der Zugriff auf Google Drive erteilt wurde
Nach der Verbindung stehen dir Upload, Ordner und Freigaben zur Verfügung. Änderungen in Google Drive übernimmt DigitalMembers innerhalb weniger Sekunden.
Berechtigung für die Dokumentenverwaltung
Wer Dateien hochladen, Ordner anlegen oder löschen darf, steuerst du über eine eigene Berechtigung. Weise dazu der jeweiligen Person die Berechtigung Dokumente zu. Ohne diese Berechtigung sehen Mitglieder die freigegebenen Dokumente weiterhin, können aber nichts verändern.
- Öffne die Berechtigungen der Person unter Mitglieder oder unter Einstellungen → Berechtigungen
- Aktiviere die Berechtigung Dokumente
Dateien hochladen
Dateien lädst du immer in einen Ordner. Öffne oder erstelle also zuerst einen Ordner, dann erscheint der Knopf zum Hochladen.
- Öffne Dokumente im Hauptmenü
- Öffne den Ordner, in den du die Datei legen möchtest
- Klicke auf Dokument hochladen und wähle die Datei aus
Die Datei erscheint sofort in der Liste. Du musst nicht auf die nächste Synchronisierung warten.
Ordner erstellen
Baue deine Ablage so auf, wie es zum Verein passt. Zum Beispiel je ein Ordner für Protokolle, Statuten oder Vorstandsunterlagen.
- Öffne Dokumente im Hauptmenü
- Klicke auf Neuer Ordner und vergib einen Namen
Neue Ordner sind direkt für deine Mitglieder sichtbar.
Dateien und Ordner löschen
Was nicht mehr gebraucht wird, entfernst du über das Löschen-Symbol beim jeweiligen Eintrag. Die Datei oder der Ordner landet im Papierkorb von Google Drive und lässt sich dort bei Bedarf wiederherstellen.
Ordner für Mitglieder freigeben
In den Dokumenten-Einstellungen legst du fest, welche Ordner deine Mitglieder sehen.
- Gehe zu Einstellungen → Dokumente
- Wähle den gewünschten Ordner aus der Liste und klicke auf Bearbeiten
- Aktiviere Auf Übersichtsseite anzeigen, damit der Ordner für Mitglieder sichtbar wird
- Wähle optional eine oder mehrere Listen, die Zugriff haben sollen. Ohne Einschränkung sehen alle Mitglieder den Ordner
- Klicke auf Speichern
Freigegebene Ordner erscheinen bei den Mitgliedern unter dem Menüpunkt Dokumente, wo sie die Dateien herunterladen können.
Synchronisierung manuell starten
Falls nach der Einrichtung nicht alle Dateien sofort erscheinen, kannst du die Synchronisierung manuell auslösen.
- Gehe zu den Dokumenten-Einstellungen
- Klicke auf Manueller Datenabgleich
Der manuelle Abgleich kann maximal einmal pro Stunde ausgeführt werden. Bei grossen Drive-Ordnern kann die Synchronisierung einige Sekunden dauern.
Welche Dateitypen werden unterstützt?
Alle gängigen Dateitypen wie PDF, Word, Excel oder Bilder. Google Docs und Google Sheets werden als Link zum Öffnen in Google angezeigt.