Mit SMTP kannst du E-Mails direkt über deinen eigenen Mailserver oder Hosting-Anbieter versenden — ohne externen Dienst wie Sendgrid. Voraussetzung ist, dass dein Anbieter ausgehende SMTP-Verbindungen erlaubt.
Welche E-Mails laufen über deinen SMTP
Alle automatischen E-Mails aus DigitalMembers werden mit deinem Vereinsnamen als Absender verschickt, sobald ein Versand-Weg eingerichtet ist. Das umfasst:
- Aktivitäten-Einladungen und -Erinnerungen
- Rechnungs- und Spesen-Nachrichten
- Bestätigungen für Eintritts-Gesuche und Profilanpassungen
- Passwort-Reset-Mails und Login-Links
Wenn Sendgrid aktiviert ist, geht jede E-Mail zuerst über Sendgrid raus — auch wenn du SMTP konfiguriert hast. SMTP springt nur ein, wenn Sendgrid eine Nachricht nicht zustellen konnte (z.B. nach einem Bounce). Sendgrid ist deshalb die primäre Versand-Lösung, weil es zwei Dinge mitbringt, die SMTP nicht hat:
- Live-Tracking — du siehst pro Versand in Echtzeit, wie viele Empfänger die Nachricht geöffnet, geklickt oder als Spam markiert haben. Bei reinem SMTP gibt es diese Statistiken nicht — eine versendete Mail verlässt deinen Server und du erfährst nichts mehr darüber.
- Domain-Verifizierung mit hoher Zustellrate — Sendgrid signiert jede Mail mit deinem DKIM-Schlüssel und sorgt zusammen mit deinen DNS-Einträgen für einen sauberen Zustell-Score bei Gmail, Outlook und Co.
Reihenfolge im Detail:
- Sendgrid (falls Integration aktiviert) — primärer Versand mit Live-Tracking und Domain-Verifizierung.
- SMTP — Fallback, wenn Sendgrid eine Nachricht nicht zustellen konnte.
Falls weder Sendgrid noch SMTP konfiguriert sind, werden diese Mails über die zentrale Truecode-Adresse zugestellt.
Authentifizierungs-Modus wählen
Beim Anlegen wählst du einen von drei Modi — der Modus bestimmt, welche Felder du danach ausfüllen musst:
- Basic Auth — der Klassiker. Du gibst Host, Port, Benutzername und Passwort deines E-Mail-Kontos ein. Funktioniert mit den meisten Hosting-Anbietern (Hostpoint, Cyon, Infomaniak, Bluewin, GMX).
- Internen SMTP-Server verwenden — du nutzt den von Truecode betriebenen Mailserver. Host, Port und Verschlüsselung sind vorbelegt; du brauchst nur Benutzername und Passwort, die du vom Support bekommst. Details unter Truecode-Mailserver-Einstellungen.
- OAuth2 — für Microsoft 365 / Office 365. Microsoft hat Basic Auth abgeschafft; nur OAuth2 funktioniert dort noch. Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Mail-Versand mit einer Microsoft-Vereinsadresse über OAuth2.
Wichtig für Microsoft 365 / Office 365: Microsoft hat die Passwort-basierte Anmeldung für SMTP (Basic Auth) abgeschafft — Versuche mit Benutzername und Passwort scheitern grundsätzlich mit «Authentication failed». Der einzige Weg ist OAuth2. Folge der separaten Anleitung E-Mail-Versand mit einer Microsoft-Vereinsadresse über OAuth2, die führt dich durch App-Registrierung, Berechtigungen und Client-Secret in Azure.
Einrichtung in DigitalMembers (Basic Auth)
- Gehe zu Einstellungen → Organisation → Integrationen → SMTP-Provider
- Aktiviere den Schalter Aktiv
- Wähle bei Authentifizierung den Eintrag Basic Auth
- Trage folgende Zugangsdaten ein:
- Host — z.B.
mail.meinverein.ch - Port — 587 für STARTTLS oder 465 für SSL
- Verschlüsselung — STARTTLS (Port 587) oder SSL (Port 465)
- Benutzername — deine Vereins-E-Mail-Adresse
- Passwort — das Passwort des E-Mail-Kontos
- Absender-E-Mail — falls leer, wird der Benutzername verwendet
- Absendername — falls leer, wird der Vereinsname verwendet
- Antwort-E-Mail / Antwortname — optional, falls Antworten an eine andere Adresse gehen sollen
- Klicke auf Speichern
- Sende eine Testnachricht, um die Verbindung zu prüfen
Passwort später ändern
Beim erneuten Öffnen der SMTP-Einstellungen ist das Passwort-Feld leer und zeigt den Hinweis «Bereits hinterlegt». Das ist Absicht — dein Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Wenn du es behalten willst, lasse das Feld leer und speichere — der gespeicherte Wert bleibt erhalten. Nur wenn du tatsächlich ein neues Passwort eintippst, wird der gespeicherte Wert überschrieben.
Wenn du den Authentifizierungs-Modus wechselst (z.B. von Basic Auth auf OAuth2), musst du die Zugangsdaten des neuen Modus zwingend neu eingeben — die alten Zugangsdaten werden beim Wechsel sicher gelöscht.
Zustellrate verbessern
Damit deine Mails nicht im Spam landen, musst du die DNS-Einträge deiner Domain richtig konfigurieren — SPF, DKIM und DMARC. Diese Einträge bestätigen den Empfänger-Postfächern (Gmail, Outlook, GMX), dass dein Mailserver wirklich berechtigt ist, in deinem Namen zu senden. Genauere Erklärung der drei Mechanismen, welche Records du brauchst und wie du sie einträgst, findest du unter Domains in den Organisationseinstellungen verwalten.
Häufige Probleme
Authentication failed
Benutzername oder Passwort ist falsch, oder dein Konto hat Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert. In diesem Fall musst du in deinem E-Mail-Postfach ein App-Passwort erstellen und dieses statt deines normalen Passworts verwenden.
Connection timed out
Host oder Port ist falsch eingetragen, oder dein Hosting-Anbieter blockiert ausgehende SMTP-Verbindungen auf diesem Port. Probiere den anderen Port (587 ↔ 465).
E-Mails landen im Spam
SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge fehlen für deine Domain. Lege deine Domain in DigitalMembers an und folge der Anleitung für die Domain-Einrichtung.
Bei SMTP gibt es kein Echtzeit-Tracking (keine Öffnungsraten). Falls du Tracking benötigst, ist Sendgrid die bessere Wahl — mit Echtzeit-Statistiken und Domain-Verifizierung.