Hilfecenter & Dokumentation

Eine Domain in DigitalMembers zu hinterlegen ist die wichtigste Voraussetzung für eine hohe E-Mail-Zustellrate. Sobald deine Vereins-Domain registriert und ihre DNS-Einträge verifiziert sind, gehen Einladungen, Rechnungs-Mails, Login-Codes und Newsletter mit deinem eigenen Absender raus statt über eine Sammeladresse — und landen deutlich seltener im Spam-Ordner deiner Mitglieder.

Wozu DigitalMembers deine Domain kennen muss

Wenn DigitalMembers in deinem Namen E-Mails verschickt — egal ob über Sendgrid, SMTP oder den Truecode-Mailserver — müssen die Empfänger-Postfächer (Gmail, Outlook, GMX, Bluewin und Co.) prüfen können, dass diese Mails wirklich von dir autorisiert sind. Das geht über drei DNS-Einträge in der Verwaltung deiner Domain: SPF, DKIM und DMARC. Fehlen sie, schlagen Spam-Filter Alarm und schicken die Nachrichten in den Junk-Ordner — oder lehnen sie komplett ab.

Du verwaltest deine Domains in DigitalMembers selbst, ohne Support-Anfrage. Die nötigen DNS-Einträge werden automatisch erzeugt — du musst sie nur einmal in der DNS-Verwaltung deines Domain-Anbieters (z.B. Hostpoint, Cyon, Infomaniak, Switch, Strato) eintragen.

Domain hinzufügen

1. Gehe zu Organisation → Einstellungen → Domains
2. Klicke auf Domain hinzufügen
3. Trage die Vereins-Domain ein, z.B. meinverein.ch (ohne www. und ohne https://)
4. DKIM-Selektor (optional): Bei einer brandneuen Domain leer lassen — DigitalMembers vergibt automatisch members. Wenn du auf der Domain bereits einen DKIM-Eintrag mit dem Standard-Selektor hast (z.B. weil du schon einen anderen Versand-Dienst nutzt), trage hier einen anderen Selektor ein, damit sich die Einträge nicht überschreiben.
5. Klicke auf Speichern

DNS-Einträge eintragen

Nach dem Speichern öffnet sich die Detail-Ansicht der Domain. Im Abschnitt DNS-Einträge siehst du eine Tabelle mit allen Records, die du in deiner DNS-Verwaltung anlegen musst. Welche Records erscheinen, hängt davon ab, welche Versand-Wege du bei Integrationen aktiviert hast.

Spalte «Zugehörigkeit»

• SendGrid-Integration — CNAME-Einträge, die Sendgrid berechtigen, in deinem Namen zu signieren. Erscheinen, sobald du Sendgrid aktiviert hast.
• Truecode SMTP-Server — TXT-Eintrag mit dem öffentlichen DKIM-Schlüssel des Truecode-Mailservers. Erscheint, wenn du den internen Truecode-Mailserver für den E-Mail-Versand nutzt.
• Domainbasierte Nachrichten-Authentifizierung — DMARC-Eintrag. Erscheint immer und gilt unabhängig von der gewählten Versand-Lösung.

Spalte «Anforderung»

• Erforderlich — ohne diesen Eintrag funktioniert der jeweilige Versand-Weg nicht oder die Mails landen direkt im Spam.
• Empfohlen — sollte gesetzt sein, sonst sinkt die Zustellrate spürbar (z.B. der DMARC-Eintrag).
• Optional — kann gesetzt werden, ist aber nicht zwingend.

So trägst du die Records ein

1. Klicke oben rechts auf Records kopieren — alle Einträge werden als Plaintext in deine Zwischenablage gelegt. Praktisch, wenn du die Liste deinem IT-Dienstleister oder Support des Hosters schicken willst.
2. Alternativ: kopiere Name und Wert jedes Records einzeln über das Kopier-Symbol direkt in der Tabelle.
3. Logge dich bei deinem Domain-Anbieter ein und öffne die DNS-Verwaltung der Domain.
4. Lege jeden Record mit dem angegebenen Typ (CNAME oder TXT), Namen und Wert an.
5. Speichere und warte 10 Minuten bis 24 Stunden, bis die Änderungen weltweit sichtbar sind.

Records prüfen

1. Kehre zur Detail-Ansicht der Domain in DigitalMembers zurück.
2. Klicke auf Überprüfen (bzw. Erneut überprüfen, wenn du die Domain schon einmal geprüft hast).
3. In der Spalte Verifiziert erscheint pro Record ein grünes Häkchen oder ein rotes Kreuz.
4. Sobald alle erforderlichen und empfohlenen Records ein Häkchen tragen, ist deine Domain einsatzbereit.

Bei einem roten Kreuz: kontrolliere Name und Wert in deiner DNS-Verwaltung — am häufigsten ist ein vergessener Punkt am Ende, ein vom Anbieter automatisch ergänztes .{deine-domain}. oder ein Tippfehler im Wert. Manche Anbieter (z.B. GoDaddy) brauchen zusätzlich 1–24 Stunden, bis sie neue Einträge weltweit ausliefern.

SPF, DKIM und DMARC verstehen

Diese drei Mechanismen sind der heutige Standard, mit dem Mail-Provider entscheiden, ob sie eine Nachricht akzeptieren oder als Spam einstufen. Du musst sie nicht im Detail verstehen, aber zu wissen, was sie tun, hilft beim Einrichten und Beheben von Zustell-Problemen.

SPF — wer darf in meinem Namen senden

SPF (Sender Policy Framework) ist ein TXT-Eintrag in deiner DNS-Zone, der eine Liste der Server enthält, die im Namen deiner Domain E-Mails verschicken dürfen. Wenn Gmail eine Mail von info@meinverein.ch bekommt, schaut Gmail in den SPF-Eintrag von meinverein.ch und prüft: ist der absendende Server dort gelistet? Wenn nein → wahrscheinlich Spam.

DigitalMembers ergänzt SPF automatisch über die Sendgrid-Records (im Hintergrund). Du musst SPF in der Regel nicht selbst pflegen — ausser du nutzt parallel weitere Versand-Dienste, dann musst du den existierenden SPF-Eintrag erweitern statt einen zweiten anzulegen.

DKIM — die digitale Unterschrift

DKIM (DomainKeys Identified Mail) hängt jeder ausgehenden E-Mail eine kryptografische Signatur an. Der Empfänger holt den passenden öffentlichen Schlüssel aus deiner DNS-Zone und prüft, ob die Signatur stimmt. Stimmt sie, ist sicher: die Mail wurde wirklich von einem berechtigten Server verschickt und unterwegs nicht verändert.

Die DKIM-Records sind die wichtigsten in unserer Liste — sie kommen je nach Versand-Weg von Sendgrid (drei CNAME-Einträge) oder vom Truecode-Mailserver (ein TXT-Eintrag). Genau dafür gibt es das Feld DKIM-Selektor beim Anlegen der Domain.

DMARC — die Spielregeln für SPF und DKIM

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) sagt dem Empfänger-Postfach, was es tun soll, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen. Unser Standard-DMARC-Eintrag schreibt vor: Mails, die SPF und DKIM nicht bestehen, ablehnen. Damit verhindern wir, dass jemand mit einer gefälschten Absender-Adresse deinen Mitgliedern in deinem Namen schreibt — Phishing-Schutz für deinen Verein.

DMARC ist als Empfohlen markiert, nicht als Erforderlich: deine Mails werden auch ohne DMARC zugestellt, aber der Schutz vor Markenmissbrauch fehlt. Wir setzen DMARC trotzdem für jede Domain — der Aufwand ist minimal, der Sicherheitsgewinn gross.

Warum diese DNS-Einträge wirklich wichtig sind

Mailprovider wie Gmail und Outlook verschärfen die Anforderungen jedes Jahr. Seit 2024 gilt: wer regelmässig grössere Mengen an Empfänger schickt — und das tut DigitalMembers für viele Vereine bei jedem Newsletter und jeder Rechnungssendung — muss SPF, DKIM und DMARC sauber konfiguriert haben, sonst werden die Mails als Spam markiert oder gleich abgelehnt.

Konkret heisst das für deinen Verein:

• Höhere Zustellrate — verifizierte Domains kommen praktisch immer im Posteingang an, nicht im Spam.
• Vertrauensvoller Absender — beim Empfänger steht info@meinverein.ch, nicht versendet über @digitalmembers.ch.
• Schutz vor Phishing — niemand kann ohne deine Erlaubnis Mails mit deiner Vereins-Adresse verschicken.
• Bessere Reputation — je länger deine Domain saubere Auth-Einträge hat, desto höher dein Domain-Score bei den grossen Providern, was die Zustellrate weiter verbessert.

Anwendungsbeispiele

• Verein nutzt Sendgrid für den Newsletter: Domain hinzufügen, Sendgrid-CNAMES und DMARC eintragen, verifizieren — fertig. Newsletter gehen mit Vereins-Adresse raus, ohne versendet über @digitalmembers.ch-Zusatz. Details: E-Mail-Versand mit Sendgrid einrichten.
• Verein nutzt den Truecode-Mailserver: Domain hinzufügen, den TXT-Eintrag des Truecode-DKIM und DMARC eintragen, verifizieren. Eingehender Mail-Zugriff via IMAP läuft separat — siehe Truecode-Mailserver-Einstellungen.
• Verein nutzt schon einen anderen Mail-Dienst (z.B. Mailchimp): Domain hinzufügen, beim DKIM-Selektor einen anderen Wert wählen (z.B. members statt des Defaults vom Mailchimp-Setup) und alle Records eintragen — die Selektoren stören sich nicht.
• Office 365 / Microsoft 365: Microsoft erfordert für Versand zusätzlich eine OAuth2-Anbindung — Anleitung unter E-Mail-Versand mit einer Microsoft-Vereinsadresse über OAuth2.