Eine Spesenabrechnung bündelt mehrere Belege zu einer Auszahlung. Du sammelst die Quittungen, lädst sie hoch, die KI liest Betrag, Datum und Leistung automatisch aus, und der Vorstand genehmigt die Auszahlung an deine IBAN. Dieser Artikel führt dich durch den ganzen Ablauf von der Vorbereitung bis zum Einreichen.
Übersicht
Spesen einreichen funktioniert in vier Schritten: einmalige Auszahlungsdaten am Anfang erfassen, Format der Belege wählen, Belege hochladen und schliesslich die ganze Abrechnung beim Vorstand einreichen. Die Auszahlungsdaten erfasst du nur einmal pro Abrechnung. Sie werden auf jeden einzelnen Beleg übertragen, damit du nicht für jeden Kassenzettel die Adresse und IBAN neu eintippen musst.
Voraussetzung: IBAN im Profil
Damit deine IBAN automatisch in die Abrechnung übernommen wird, hinterlege sie einmalig in deinem persönlichen Profil unter Profil → Finanzdaten. Sobald die IBAN dort steht, wird sie bei jeder neuen Spesenabrechnung mit Adresse, Vorname und Nachname vorbefüllt. Fehlt die IBAN im Profil, kannst du sie auch direkt in der Abrechnung eintragen, musst das aber bei jedem neuen Auftrag wiederholen.
Schritt 1: Auszahlung einrichten
Klicke unter Finanzen → Meine Spesen auf Abrechnung erstellen. Auf dem ersten Schritt vergibst du eine Überschrift für die Abrechnung, etwa Vereinsreise 2026 oder Büromaterial Q2. Danach wählst du die Vergütungsart. Es gibt drei Modi:
- Rückvergütung an das Mitglied: Du oder ein anderes Mitglied hat den Betrag vorgestreckt und bekommt ihn zurückerstattet. Das ist der Standardfall — Mitglied wählen, IBAN und Adresse werden aus dem Profil übernommen, du kannst sie bei Bedarf überschreiben.
- Auszahlung an einen Kreditor: Mehrere Rechnungen von unterschiedlichen Lieferanten, die direkt an die jeweiligen Lieferanten gezahlt werden. Hier trägt die KI pro Beleg die jeweilige Empfängeradresse aus der Rechnung selbst ein. Auf der Setup-Seite musst du keine Adresse erfassen.
- Keine Auszahlung: Du dokumentierst Belege nur, ohne dass Geld fliesst — typisch bei Spenden, Sachleistungen oder einer reinen Beleg-Sammlung für die Buchhaltung.
Bei der Rückvergütung an ein Mitglied wirst du standardmässig selbst als Empfänger vorgewählt. Reichst du Spesen für jemand anderen ein (mit Zugriff über die Mitgliederliste), kannst du das gewünschte Mitglied im Auswahlfeld setzen — die Adresse aus dessen Profil wird automatisch geladen.
Schritt 2: Format der Belege wählen
Im zweiten Schritt entscheidest du, in welcher Form deine Belege vorliegen. Vier Karten stehen zur Wahl:
- Bilddateien — Einzelbeleg: Ein Foto oder PDF entspricht einem Beleg. Pro Datei entsteht eine Zeile in der Abrechnung.
- Bilddateien — Mehrfachbeleg: Ein PDF, das mehrere Belege enthält (zum Beispiel ein Restaurant-Rechnungs-Bündel). Die KI splittet automatisch in einzelne Zeilen.
- Text oder Excel — Einzelbeleg / Mehrfachbeleg: Wenn du Belege als Text einfügst statt als Datei. Praktisch für Excel-Listen oder Online-Buchungen ohne PDF.
Schritt 3: Belege hochladen
Ziehe deine Dateien in die Drop-Zone oder klicke auf Dateien durchsuchen. Mehrere Dateien gleichzeitig sind erlaubt. Klick auf Hochladen startet den Upload und gleichzeitig die automatische Auswertung im Hintergrund. Du landest sofort auf der Detailseite der Abrechnung — die Auswertung läuft, während du schon die einzelnen Belege siehst.
Schritt 4: Detailseite und Belege ergänzen
Auf der Detailseite siehst du alle hochgeladenen Belege als Liste. Während die KI noch arbeitet, sind die Zeilen mit einem Spinner-Status markiert. Sobald die Auswertung fertig ist, erscheinen Betrag, Datum, Leistung und gegebenenfalls Kreditor-Daten direkt im Beleg. Falsch erkannte Werte korrigierst du über das Stift-Icon neben dem jeweiligen Beleg. Im Editor kannst du auch eine Notiz hinterlegen oder den Beleg-Typ anpassen.
Stehen einzelne Felder noch leer (Betrag, Datum, Leistung), markiert ein gelber Hinweis den Beleg als unvollständig. Nur vollständige Belege können eingereicht werden. Möchtest du weitere Belege zur gleichen Abrechnung hinzufügen, klickst du oben rechts auf Weitere Belege hochladen und durchläufst nur die Schritte 2 und 3 erneut — die Auszahlungsdaten bleiben gesetzt.
Abweichende Auszahlung pro Beleg
Manchmal soll ein einzelner Beleg an einen anderen Empfänger gehen als der Rest der Abrechnung. Beispiel: Du reichst hauptsächlich eigene Spesen ein, aber ein Beleg gehört eigentlich zu einem Geschenk, das jemand anders bekommen soll. Im Beleg-Editor findest du dafür den Toggle Abweichende Auszahlung verwenden. Standardmässig folgt jeder Beleg der Auszahlungsvorlage aus Schritt 1. Aktivierst du den Toggle, kannst du für genau diesen Beleg eine eigene Empfängerin oder einen eigenen Empfänger setzen. Beim Modus Auszahlung an einen Kreditor ist der Toggle automatisch eingeschaltet, weil dort jeder Beleg ohnehin seinen eigenen Empfänger trägt.
Schritt 5: Einreichen
Sind alle Belege vollständig erfasst, klickst du oben den Button Spesenabrechnung aktualisieren und einreichen. Die Abrechnung wechselt in den Status Eingereicht und erscheint beim Vorstand zur Prüfung. Vor dem Einreichen kannst du beliebig oft speichern und ergänzen — der Vorstand sieht die Abrechnung erst nach dem Einreichen.
Status-Übersicht
- Entwurf: Du arbeitest noch dran, der Vorstand sieht die Abrechnung nicht.
- Eingereicht: Der Vorstand prüft. Du kannst nichts mehr ändern, ohne dass ein Vorstandsmitglied die Abrechnung explizit zurück in den Entwurf setzt.
- Genehmigt: Der Vorstand hat zugestimmt — die Auszahlung wird zur Bank-Einreichung vorbereitet.
- Abgelehnt: Der Vorstand hat Nein gesagt. Schau in die Notiz, ob du etwas anpassen und nochmal einreichen kannst.
- Bezahlt: Der Auszahlungsbetrag ist über das Camt.053-File deiner Bank verbucht und gilt als erledigt.
Was passiert nach dem Einreichen?
Sobald die Abrechnung eingereicht ist, kannst du keine Belege mehr hinzufügen, löschen oder ändern. Möchtest du noch eine Korrektur, bitte ein Vorstandsmitglied, die Abrechnung zurück in den Entwurf zu setzen. Nach dem Genehmigen entsteht automatisch eine Buchung auf dem Kreditorenkonto, und der Vorstand kann die Pain.001-Datei zur Auszahlung im E-Banking herunterladen.