Kursteilnehmende werden nicht automatisch aus Listen übernommen. Das ist so gewollt: Wenn ein Mitglied aus einer Liste entfernt wird, sollen bestehende Kursanmeldungen, etwa für Anwesenheitslisten oder Statistiken, erhalten bleiben.
Warum keine automatische Synchronisierung?
Bei der Zuweisung zu einer Liste ist nicht immer klar, ob das Mitglied auch an einem Kurs teilnehmen soll:
- Bei einer Liste wie "Aktive" macht eine automatische Kursanmeldung Sinn
- Bei einer allgemeinen Liste "Aktivmitglieder" eher nicht
Daher überlässt dir DigitalMembers die Kontrolle – du entscheidest, wer an einem Kurs teilnimmt.
Teilnehmende von Hand nachführen
- Gehe zu Aktivitäten → Kurse verwalten
- Öffne den gewünschten Kurs und klicke bei Teilnehmende auf den Stift
- Suche unter Einzeln dazunehmen im Feld Vereinsfeld, Liste oder Mitglied hinzufügen nach dem Namen und bestätige im Dialog
- Zum Entfernen klickst du in der Tabelle auf das Papierkorb-Symbol der Person, oder du markierst mehrere Personen und entfernst sie gemeinsam
Jede Änderung wird nach der Bestätigung sofort gespeichert, du siehst das Ergebnis gleich in der Tabelle. Der Dialog nennt vorher, wie viele Personen hinzukommen oder entfernt werden. Die Kursleitung kann die Teilnehmerliste so jederzeit pflegen.
Alle Mitglieder einer Liste auf einmal hinzufügen
Im Schritt Teilnehmende suchst du im Feld Vereinsfeld, Liste oder Mitglied hinzufügen nach der Liste, und alle Mitglieder dieser Liste werden übernommen. Genauso funktioniert ein Vereinsfeld wie eine Funktion: Übernommen werden alle Mitglieder, die es heute haben. Das ist eine einmalige Übernahme: Spätere Änderungen an der Liste oder am Vereinsfeld wirken sich nicht mehr auf den Kurs aus.
Teilnehmende laufend aus einem Team übernehmen
Soll die Liste dauerhaft mit einer Mannschaft, einer Arbeitsgruppe oder einer Funktion übereinstimmen, verknüpfst du den Kurs stattdessen mit einem Team. Wer dem Team zugewiesen wird, kommt danach von selbst dazu. Wie das eingerichtet wird, steht in Teams für Kurse und Aktivitäten nutzen.
Selbstanmeldung für Mitglieder aktivieren
Alternativ lässt du die Mitglieder sich selbst anmelden:
- Öffne den Kurs und wechsle über den Stift in den Schritt Anmeldung und Kursangebot
- Aktiviere Im Kursangebot anzeigen und Anmeldung über das Kursangebot erlauben
- Mitglieder sehen den Kurs in ihrem Bereich und melden sich über den Anmelde-Assistenten an und ab
Wer angemeldet ist, siehst du in der Teilnehmenden-Tabelle
Öffne die Aktivität und wechsle auf den Reiter Registrierungen. Dort schaltest du zwischen deiner eigenen Anmeldung und Teilnehmende um. Die Tabelle zeigt eine Zeile pro Person und eine Spalte pro Einsatz, dazu die Auslastung jedes Einsatzes. Über den Zählern filterst du auf Angemeldet, Abgemeldet oder Offen und siehst so mit einem Blick, von wem noch eine Rückmeldung fehlt.
Teilnahme über den ganzen Kurs auswerten
Einzelne Aktivitäten zeigen dir den Stand eines Abends. Über den Reiter Auswertung im Kurs siehst du stattdessen den ganzen Kurs auf einmal: wer regelmässig dabei ist, an welchen Terminen viele fehlen und welche Begründungen erfasst wurden. Das ist die Teilnehmerstatistik, die du für die Planung der nächsten Saison oder für den Jahresbericht brauchst.
- Gehe zu Aktivitäten → Kurse verwalten und öffne den Kurs
- Wechsle auf den Reiter Auswertung
Der Überblick oben nennt die Teilnahmequote des Kurses, die Zahl der ausgewerteten Termine, die Abmeldungen und, falls vorhanden, verspätete Abmeldungen, unentschuldigte Fälle und abgesagte Termine. Die Quote ist der Anteil der Termine, an denen sich eine Person nicht abgemeldet hat. Eine tatsächliche Anwesenheit vor Ort wird nicht erfasst, und Termine in der Zukunft zählen nicht mit.
Die Farben in der Übersicht lesen
Übersicht pro Person und Termin zeigt ein Feld pro Person und Termin, chronologisch von links nach rechts. Fünf Zustände sind unterscheidbar, die Legende über dem Diagramm benennt sie:
- Nicht abgemeldet: Die Person hat sich für diesen Termin nicht abgemeldet.
- Rechtzeitig abgemeldet: Die Abmeldung kam vor der Abmeldefrist des Kurses.
- Verspätet abgemeldet: Die Abmeldung kam nach der Frist. Für die Planung ist das etwas anderes als eine rechtzeitige Absage, deshalb hat es eine eigene Farbe.
- Unentschuldigt oder nicht teilgenommen: Die Kursleitung hat unentschuldigtes Fehlen vermerkt, oder es gibt für diesen Termin gar keinen Eintrag, etwa weil die Person erst später zum Kurs gestossen ist.
- Termin abgesagt: Der Termin selbst fand nicht statt. Solche Termine zählen weder in die Quote noch in die Abmeldungen.
Wählst du ein Feld aus, erscheint die erfasste Begründung der Abmeldung im Wortlaut. Senkrechte Streifen in einer Farbe verraten dir Termine, an denen gleich mehrere Leute gefehlt haben, etwa in einer Ferienwoche oder an einem Wochenende mit einem anderen Anlass.
Die Zahlen pro Person
Unter dem Diagramm listet die Detailübersicht jede Person mit ihrer Rolle und den Zahlen: Anwesend, Abwesend, Verspätet, Unentschuldigt und die Quote. Sortiert ist die Liste nach Quote, die beständigsten Teilnehmenden stehen oben. Wer erst im Lauf des Kurses dazugekommen ist, hat entsprechend weniger mögliche Termine, und die Quote rechnet nur mit den Terminen, für die ein Eintrag besteht.
Was beim Entfernen eines Teilnehmers passiert
Die Person verschwindet sofort aus der Teilnehmerliste und aus allen kommenden Terminen, ihre Registrierungen dort gehen verloren. Vergangene Termine bleiben mit den erfassten Anwesenheiten unverändert, damit deine Auswertungen vollständig bleiben. Kommt die Person über ein Team, entfernst du sie über die Team-Auswahl oder indem sie das Team verlässt.