Ein Team ist in DigitalMembers kein eigener Bereich, sondern ein Wert in einem Vereinsfeld deiner Mitgliederverwaltung. Verknüpfst du einen Kurs oder eine Aktivität mit einem Team, werden dessen Mitglieder automatisch als Teilnehmende geführt und laufend nachgeführt. Du pflegst die Zugehörigkeit also dort, wo du sie ohnehin pflegst, nämlich am Mitglied, und musst niemanden mehr einzeln in jeden Kurs eintragen.
Übersicht
Ein Team besteht immer aus zwei Teilen: dem Vereinsfeld (zum Beispiel Team, Arbeitsgruppe oder Funktion) und einem seiner Werte (zum Beispiel Jugendgruppe oder Bläserklasse). Jeder Wert dieses Felds ist ein Team. Wer dem Wert zugewiesen ist, gehört zum Team. Deshalb brauchst du keine zweite Mitgliederliste, die du parallel pflegen musst.
Voraussetzung
Das Vereinsfeld mit deinen Teams muss bestehen und die Mitglieder müssen den Werten zugewiesen sein. Wie du ein Team-Feld anlegst und Mitglieder einzeln oder per Drag-and-drop zuweist, steht in Vereinsfelder und Team-Zuweisungen. Soll die Team-Leitung ihre Kurse und Aktivitäten selbst verwalten, brauchst du zusätzlich eine Team-Berechtigung.
Kurs oder Aktivität mit einem Team verknüpfen
Öffne den Kurs oder die Aktivität und wechsle in den Schritt Teilnehmende. Unter Automatisch über ein Team wählst du das passende Team. Die Auswahl zeigt dir pro Eintrag das Vereinsfeld und die Anzahl Mitglieder, damit du das richtige erwischst. Nach deiner Bestätigung wird das Team sofort gespeichert und seine Mitglieder erscheinen gleich in der Teilnehmerliste.
Bei einer Aktivität mit aktiver Kursverknüpfung steht die Auswahl nicht zur Verfügung: Dort kommen die Teilnehmenden vom Kurs, damit es nur eine Quelle gibt.
Wie die Teilnehmenden aus dem Team entstehen
Nach dem Verknüpfen werden die Mitglieder des Teams als Teilnehmende geführt und mit Verwaltet über und dem Namen des Teams gekennzeichnet. Kommt jemand neu ins Team, wird die Person laufend ergänzt. Du musst also nicht daran denken, jede neue Person in jeden Kurs einzutragen.
Verlässt jemand das Team, bleibt der Eintrag bestehen und wird mit Nicht mehr im Team markiert. Das ist Absicht: Erfasste Präsenzen bleiben dadurch erhalten und deine Auswertungen bleiben vollständig. Entfernen kannst du den Eintrag jederzeit von Hand. Solange jemand zum Team gehört, geht das nicht einzeln, denn das Team würde die Person sofort wieder eintragen. Das Symbol in der Zeile weist darauf hin.
Team wechseln oder entfernen
Wählst du ein anderes Team oder Kein Team, fragt DigitalMembers, was mit den Personen aus dem bisherigen Team passieren soll:
- Behalten: Die Personen bleiben als einzeln hinzugefügte Teilnehmende dabei, mit ihren Registrierungen. Das ist die Wahl, wenn die Gruppe weiter mitmacht, aber nicht mehr automatisch nachgeführt werden soll.
- Entfernen: Die Personen werden aus der Teilnehmerliste genommen, ihre Registrierungen gehen dabei verloren. Das passt, wenn der Kurs oder Anlass an eine ganz andere Gruppe geht.
Wer auch zum neuen Team gehört, bleibt in beiden Fällen dabei. Vergangene Kurstermine und Anlässe, die schon vorbei sind, werden nie angefasst, damit erfasste Präsenzen erhalten bleiben.
Einzelne Mitglieder und Listen zusätzlich zuweisen
Ein verknüpftes Team ersetzt die bisherigen Wege nicht. Du kannst einem Kurs oder einer Aktivität weiterhin einzelne Mitglieder zuweisen, ebenso eine ganze Liste oder alle Personen mit einem bestimmten Vereinsfeld, etwa einer Funktion. Suche dazu im Schritt Teilnehmende unter Einzeln dazunehmen nach der Person, der Liste oder dem Vereinsfeld und bestätige.
Die Quellen ergänzen sich, sie schliessen sich nicht aus: Das Team deckt die immer gleiche Gruppe ab und wird laufend nachgeführt, einzeln zugewiesene Personen bleiben unabhängig davon eingetragen. So nimmst du zum Beispiel eine Aushilfe oder eine Person aus einer anderen Gruppe dazu, ohne sie ins Team aufzunehmen.
Anwendungsbeispiele
- Wiederkehrender Kurs: Kurs einmal mit dem Team verknüpfen, danach pflegst du nur noch die Zugehörigkeit am Mitglied.
- Anlass einer Arbeitsgruppe: Aktivität mit dem Wert des Vereinsfelds Arbeitsgruppe verknüpfen, Zuweisungen am Mitglied mit Enddatum versehen.
- Gruppe mit eigenem Angebot: Jede Gruppe ist ein eigener Wert, jeder Kurs zeigt auf ihren Wert, die Präsenzen bleiben sauber getrennt.
- Zusätzliche Teilnehmende: Team verknüpfen und einzelne Gäste oder Aushilfen von Hand ergänzen.
Wer die Anmeldungen des Teams verwaltet
Die Verknüpfung bringt nicht nur die Teilnehmenden, sondern auch die Zuständigkeit mit. Hat ein Mitglied die Team-Berechtigung für dasselbe Team und gehört es selbst dazu, verwaltet es bei diesem Kurs und seinen Aktivitäten die Rückmeldungen: An- und Abmeldungen aller Teilnehmenden, die Sammel-Abmeldung über einen Zeitraum und die vollständige Teilnehmerliste, auch wenn die Rückmeldungen sonst verdeckt sind. In den Teilnehmerlisten markiert ein Kronen-Symbol, wer zuständig ist.
Damit erledigt die Kursleitung selbst, was ihr die Eltern melden. Geändert wird über den Anmelde-Assistenten, den auch die Mitglieder selbst nutzen. Die Anmeldefristen bleiben davon unberührt, und geschlossene, abgesagte oder vergangene Aktivitäten bleiben gesperrt.
Was du beachten solltest
- Ein Ort für die Zugehörigkeit: Teams werden am Mitglied gepflegt, nie im Kurs. Damit gibt es keine zwei Wahrheiten.
- Ein Team pro Kurs: Ein Kurs oder eine Aktivität verweist auf genau ein Team. Weitere Personen weist du zusätzlich einzeln, über eine Liste oder über ein Vereinsfeld zu.
- Umbenennen ist unkritisch: Änderst du die Bezeichnung eines Werts, bleiben alle Verknüpfungen zu Kursen und Aktivitäten erhalten.
- Austritte bleiben sichtbar: Wer das Team verlässt, wird markiert statt entfernt, damit erfasste Präsenzen und Auswertungen vollständig bleiben.