In der Mitgliederverwaltung kannst du die Verantwortung für eine einzelne Gruppe abgeben, ohne jemandem Rechte für den ganzen Verein zu geben. Im Produkt heisst diese Rolle Team-Admin: eine Person, die für ein einzelnes Vereinsfeld verantwortlich ist, also zum Beispiel für eine Mannschaft, eine Arbeitsgruppe oder eine Funktion im Verein. Sie sieht die Kontakte ihres eigenen Teams, verwaltet dessen Zuteilungen und die Kurse und Aktivitäten des Teams. Der Rest des Vereins bleibt für sie verschlossen.
Übersicht
Ein Team ist in DigitalMembers kein eigener Bereich, sondern ein Wert in einem Vereinsfeld. Das Feld heisst zum Beispiel Team, Arbeitsgruppe oder Funktion, und jeder seiner Werte ist ein Team. Wer dem Wert zugewiesen ist, gehört dazu. Genau auf diesen Werten sitzt die Berechtigung: Du gibst einer Person die Team-Berechtigung für einen Wert, und sie verwaltet damit dieses Team, aber keine anderen.
Die Vergabe besteht aus zwei Handgriffen. Zuerst gibst du das Vereinsfeld einmalig für Berechtigungen frei, danach aktivierst du beim jeweiligen Mitglied die Teams, für die es zuständig ist.
Voraussetzung
Das Vereinsfeld mit deinen Teams muss bereits bestehen und die Mitglieder müssen den Werten zugewiesen sein. Wie du ein Team-Feld anlegst, Werte pflegst und Mitglieder einzeln oder per Drag-and-drop zuweist, steht in Vereinsfelder und Team-Zuweisungen.
Hast du deine Teams heute als Listen erfasst, musst du nichts neu aufbauen. Öffne Kontakte → Listen, klicke bei der Liste auf In Vereinsfeld umwandeln und bestätige. Alle Mitglieder der Liste erhalten das Vereinsfeld, und die Liste bleibt bestehen: Sie entsteht danach automatisch aus dem Feld und lässt sich weiter zum Filtern und Anschreiben verwenden.
Schritt 1 — Das Vereinsfeld für Berechtigungen freigeben
Ein Vereinsfeld kann erst Berechtigungen tragen, wenn du es dafür freigibst. Öffne unter Kontakte → Vereinsfelder das Feld, klappe die Erweiterten Einstellungen auf und aktiviere Berechtigungen möglich. Der Schalter steht für die Feld-Arten Team, Arbeitsgruppe und Funktion zur Verfügung.
Solange der Schalter aus ist, funktioniert das Feld wie jedes andere Vereinsfeld, nur eben ohne Berechtigungen. Nichts geht verloren, wenn du ihn erst später einschaltest.
Schritt 2 — Die Team-Berechtigung an die Leitung geben
- Öffne das Mitglied, das das Team leitet, und wechsle auf den Tab Berechtigungen.
- Im Abschnitt Team-Berechtigungen siehst du jedes freigegebene Vereinsfeld mit seinen Werten.
- Aktiviere entweder einzelne Werte, also einzelne Teams, oder das ganze Vereinsfeld.
Einzelne Teams oder das ganze Vereinsfeld
Der Unterschied ist wichtig: Aktivierst du einzelne Werte, verwaltet die Person genau diese Teams. Aktivierst du das ganze Vereinsfeld, verwaltet sie alle Werte dieses Felds, auch solche, die später dazukommen. Für die Leitung einer einzelnen Gruppe wählst du die Werte, für eine Bereichsleitung das ganze Feld.
Berechtigung und Zugehörigkeit sind zwei Dinge
Die Berechtigung ist unabhängig von der Zugehörigkeit. Eine Leiterin muss nicht selbst im Team eingetragen sein, um es zu verwalten, und wer im Team eingetragen ist, erhält dadurch keine Berechtigung. Team-Berechtigungen vergibt ausschliesslich die Vereinsverwaltung, nicht die Team-Leitung selbst. Verlässt eine berechtigte Person das Team, endet ihre Berechtigung sofort mit dem Austritt.
Was ein Team-Admin sieht und darf
Mit der Berechtigung erhält der Team-Admin einen eigenen, engen Ausschnitt des Vereins. Im Menü unter Kontakte steht jedes Team, für das er eingetragen ist, als eigener Eintrag. Ein Klick darauf öffnet die Kontaktliste mit genau den Personen dieses Teams, samt Adresse, Geburtsdatum und Kontaktangaben, wie sie für Aufgebote und Rückfragen gebraucht werden. Personen ausserhalb der eigenen Teams tauchen weder in der Liste noch in der Suche auf. Im Baum links markiert ein kleines Kronen-Symbol die Teams, für die die Berechtigung gilt.
Korrekturen an den Angaben trägt der Team-Admin direkt beim Mitglied ein. Sie werden nicht sofort übernommen, sondern gehen als Änderungsantrag an die Vereinsverwaltung und gelten nach der Freigabe. So bleibt die Datenpflege beim Verein, ohne dass jede Adressänderung über den Vorstand laufen muss.
Bei den Zuteilungen darf der Team-Admin selbst arbeiten: Er nimmt Personen aus seinem Team heraus und verschiebt sie zwischen den Teams, für die er eingetragen ist. Teams, für die er keine Berechtigung hat, stehen dabei nicht zur Auswahl, weder als Ziel noch als Quelle.
Anmeldungen bei Kursen und Aktivitäten
Ist ein Kurs oder eine Aktivität mit dem Team verknüpft, verwaltet die Team-Verantwortung dort auch die Rückmeldungen. Sie trägt An- und Abmeldungen für alle Teilnehmenden ihres Teams ein, meldet über die Sammel-Abmeldung eine Person für einen ganzen Zeitraum ab und sieht die vollständige Teilnehmerliste, selbst wenn die Rückmeldungen sonst verdeckt sind. Damit erledigt die Gruppenleitung, was ihr die Eltern per Nachricht melden, ohne dass jemand aus dem Vorstand nachträgt.
Voraussetzung ist, dass der Kurs oder die Aktivität auf das Team zeigt. Der Team-Admin wird dort automatisch als Leitung eingetragen, auch wenn er selbst nicht zum Team gehört, und erhält damit die Knöpfe Nachricht, Bearbeiten und Absagen direkt in der Aktivität. Endet die Berechtigung, fällt auch diese Rolle wieder weg. Die Anmeldefristen gelten weiter. Eine geschlossene, abgesagte oder vergangene Aktivität bleibt gesperrt; nachtragen darf dort nur, wer bei der Aktivität ausdrücklich als Leitung eingetragen ist.
Kurse und Aktivitäten des Teams verwalten
Ein Team-Admin sieht im Menü Aktivitäten die Einträge Aktivitäten verwalten und Kurse verwalten. Dort erscheinen genau die Kurse und Aktivitäten, die mit seinen Teams verknüpft sind, und er pflegt sie wie die Vereinsverwaltung selbst.
- Erfassen: Neue Kurse und Aktivitäten legt er für eines seiner Teams an. Das Team ist dabei Pflicht, damit nichts ausserhalb seines Bereichs entsteht. Eine bestehende Aktivität oder ein bestehender Kurs seines Teams dient auf Wunsch als Vorlage.
- Bearbeiten und löschen: Datum, Ort, Beschreibung, Zeitplan, Einsätze und Dokumente ändert er selbst. Wechseln kann er nur zu einem anderen eigenen Team, nie zu einem fremden.
- Teilnehmende und Auswertungen: Die Teilnehmerliste und die Auswertungen sieht er vollständig. Wer teilnimmt, ergibt sich aus der Zuteilung im Team, deshalb ändert er die Liste über das Team und nicht im Kurs.
Preise und Rechnungen bleiben beim Kassier: Den Abschnitt Rechnungen sieht der Team-Admin nicht. Laufen für einen Kurs oder eine Aktivität bereits Rechnungen, kann er Daten und Termine nicht mehr verschieben und den Eintrag nicht löschen. Die App meldet dann, dass dies der Kassier verwaltet.
Was verschlossen bleibt
Ausgeblendet bleiben interne Vereinsfelder, die Finanzen, die Auswertungen und Exporte über den ganzen Verein sowie alle Personen ausserhalb der eigenen Teams. Auch Kurse und Aktivitäten anderer Teams bleiben verschlossen, und Preise und Rechnungen richtet weiterhin der Kassier ein. Damit lässt sich die Verantwortung für eine Gruppe abgeben, ohne den Verein als Ganzes zu öffnen.
Anwendungsbeispiele
- Gruppenleitung: Vereinsfeld Team mit einem Wert pro Gruppe, die Leitung erhält die Berechtigung für ihren Wert und betreut ihre Leute selbst.
- Bereichsleitung: Berechtigung auf dem ganzen Vereinsfeld, damit auch neu angelegte Gruppen automatisch dazugehören.
- Arbeitsgruppe für einen Anlass: Vereinsfeld Arbeitsgruppe, Zuweisungen mit Enddatum, die verantwortliche Person erhält die Berechtigung für diesen einen Wert.
- Stellvertretung: Zwei Personen erhalten die Berechtigung für denselben Wert, damit während einer Abwesenheit niemand warten muss.
Was du beachten solltest
- Ohne Freigabe keine Berechtigung: Erst wenn Berechtigungen möglich im Vereinsfeld aktiv ist, erscheint das Feld im Abschnitt Team-Berechtigungen.
- Berechtigung heisst nicht Vollzugriff: Eine Team-Berechtigung umfasst die Kontakte, Kurse und Aktivitäten der eigenen Teams. Finanzen, Auswertungen über den ganzen Verein, interne Vereinsfelder und fremde Teams bleiben verschlossen.
- Änderungen laufen über die Freigabe: Was ein Team-Admin an den Angaben seiner Leute korrigiert, wird als Antrag eingereicht und erst nach der Freigabe durch die Vereinsverwaltung übernommen.
- Umbenennen ist unkritisch: Änderst du die Bezeichnung eines Werts, bleiben die vergebenen Berechtigungen erhalten.