Hilfecenter & Dokumentation

Mit Vereinsfeldern erfasst du am Mitglied alles, was über die Standard-Angaben hinausgeht: Rollen, Team-Zugehörigkeiten, Grössen, Lizenznummern, interne Notizen und mehr. Du legst pro Feld fest, wer es sieht, wer es ändern darf und ob daraus automatisch eine Gruppe entsteht.

Welche Arten von Vereinsfeldern es gibt

Unter Art des Feldes legst du fest, wofür ein Feld da ist. Die Art bestimmt, in welchem Abschnitt das Feld im Profil eines Mitglieds steht, auf welchem Blatt es im Export landet und welche Funktionen es freischaltet. Für eine einfache Angabe zum Mitglied bleibst du bei Vereinsfeld.

• Vereinsfeld: eine Angabe zum Mitglied wie Kleidergrösse, Ernährung oder Allergien. Die richtige Wahl für die meisten Felder.
• Team: Gruppen wie Riegen, Chöre oder Teams. Nur Felder dieser Art kannst du einer Aktivität oder einem Kurs als Team zuordnen. Ausserdem vergibst du Berechtigungen, damit zum Beispiel Leitende die Mitglieder ihrer Gruppe betreuen.
• Funktion: Ämter wie Vorstand oder Materialwart. Auch hier kannst du für die Werte Berechtigungen vergeben.
• Arbeitsgruppe: Projekt- und Arbeitsgruppen, oft befristet, ebenfalls mit Berechtigungen.
• Errungenschaft: Auszeichnungen, bestandene Prüfungen oder Abzeichen. Sie stehen im Profil in einem eigenen Abschnitt.
• Notiz: interne Vermerke, in der Regel nur für den Vorstand. Notizen lassen sich nicht zur Auswahl von Teilnehmenden oder Empfängern nutzen.

Berechtigungen schaltest du beim Feld unter Berechtigungen möglich ein. Das geht nur bei Team, Funktion und Arbeitsgruppe.

Den richtigen Datentyp wählen

Neben der Art hat jedes Vereinsfeld einen Datentyp. Er legt fest, was deine Mitglieder eingeben können, und sorgt dafür, dass die erfassten Werte sauber und einheitlich bleiben. So vermeidest du Tippfehler und uneinheitliche Schreibweisen, und Auswertungen oder Exporte werden zuverlässiger. Du wählst den Datentyp beim Erstellen oder Bearbeiten des Felds im Abschnitt Werte und Rollen.

• Text (einzeilig): Für kurze Werte auf einer Zeile, etwa eine Versicherungsnummer oder eine Mitgliedsnummer. Hier kannst du zusätzlich ein Validierungsmuster hinterlegen.
• Text (mehrzeilig): Für längere Notizen über mehrere Zeilen, zum Beispiel Bemerkungen oder eine Beschreibung.
• Ganzzahl: Nur ganze Zahlen, etwa eine Rückennummer oder ein Jahrgang.
• Fliesskommazahl: Zahlen mit Nachkommastellen, zum Beispiel eine Schuhgrösse.
• Telefonnummer: Die Eingabe wird automatisch als Telefonnummer geprüft und einheitlich formatiert.
• E-Mail-Adresse: Die Eingabe wird automatisch als gültige E-Mail-Adresse geprüft.
• Wahr/Falsch: Ein einfacher Schalter für Ja/Nein, etwa «vegetarisch» oder «Einverständnis vorhanden».

Bei den Typen Text (einzeilig), Ganzzahl und Fliesskommazahl kannst du unter Erlaubte Datenwerte eine Auswahlliste hinterlegen. Mit Wert hinzufügen ergänzt du einen Wert, über die Symbole in der Zeile bearbeitest oder löschst du ihn, und mit dem Griff links ziehst du ihn an die gewünschte Position. Sobald Werte hinterlegt sind, wird das Feld zu einem Auswahlmenü und nur diese Werte sind erlaubt. Lässt du die Liste leer, ist die Eingabe frei.

Benennst du einen Wert um, behalten alle Mitglieder ihre Zuweisung, und die automatische Liste zum Wert erhält den neuen Namen. Einen Wert, den noch Mitglieder haben, kannst du nicht löschen: Die Zeile zeigt dann, wie viele Mitglieder ihn haben. Jeder Wert darf nur einmal vorkommen, Gross- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle.

Anwendungsbeispiele

• Versicherungsnummer: Text (einzeilig) mit Validierungsmuster für das Format.
• Kleidergrösse: Text (einzeilig) mit Auswahlliste (XS, S, M, L, XL).
• Bemerkungen: Text (mehrzeilig) für freie Notizen.
• Rückennummer: Ganzzahl.
• Notfallkontakt erreichbar: Wahr/Falsch.

Eingaben mit einem Validierungsmuster prüfen

Beim Datentyp Text (einzeilig) kannst du ein Validierungsmuster hinterlegen. Damit erzwingst du ein bestimmtes Format: Jede Eingabe wird gegen das Muster geprüft, und Werte die nicht passen werden beim Speichern abgelehnt. So stellst du sicher, dass zum Beispiel jede Versicherungsnummer wirklich im Format 756.1234.5678.90 erfasst wird.

Das Muster gibst du als regulären Ausdruck an. Für eine Schweizer Versicherungsnummer passt etwa 756\.\d+\.\d+\.\d+. Lässt du das Feld leer, findet keine Musterprüfung statt und jede Eingabe ist erlaubt. Das Validierungsmuster steht nur zur Verfügung, wenn keine Auswahlliste hinterlegt ist, denn eine Auswahlliste schränkt die Werte ohnehin schon ein.

Der Mitgliedstyp ist selbst ein Vereinsfeld

Die Einteilung deiner Mitgliederverwaltung in Person, Organisation und Firma steckt in einem eigenen Vereinsfeld namens Mitgliedstyp. Du findest es wie jedes andere Feld unter Kontakte → Vereinsfelder. So kannst du die vorgegebenen Werte umbenennen oder eigene ergänzen, etwa Gönner, Ehrenmitglied oder Passivmitglied, und danach genauso filtern, gruppieren und exportieren wie bei jedem anderen Feld.

Möchtest du eine Firma oder Organisation als Mitglied führen, trägst du beim Mitglied einfach einen Firmennamen ein. Sobald ein Firmenname gesetzt ist, werden Vorname, Nachname und Geschlecht optional, du musst für eine Sponsorenfirma oder einen Dachverband also keine erfundenen Personenangaben erfassen.

Die Mitgliedschaft ist selbst ein Vereinsfeld

Auch der Mitgliedschaftsstatus deiner Mitglieder (Mitglied, Ehrenmitglied, Passivmitglied und weitere) ist ein Vereinsfeld mit Auswahlwerten. Du findest es unter Kontakte → Vereinsfelder unter dem Namen Mitgliedschaft und passt die Auswahlwerte an deinen Verein an: Benenne Status um, ergänze eigene oder entferne, was du nicht brauchst.

Für jeden Auswahlwert entsteht automatisch eine verknüpfte Gruppe, zum Beispiel Mitgliedschaft: Ehrenmitglied. Diese Gruppen nutzt du wie jede andere Gruppe für Rechnungsläufe, Kampagnen oder als Baustein in eigenen Gruppen. Archivierte Personen erscheinen nicht in diesen automatischen Gruppen, ihr Status bleibt aber im Profil erhalten.

Bei jedem Wert der Mitgliedschaft legst du ausserdem fest, ob er als Gültige Mitgliedschaft zählt. Das steuert unter anderem, ob der Mitgliederausweis gültig ist. Wie das genau funktioniert, erklärt der Artikel wann eine Mitgliedschaft gültig ist.

In Anmeldeformularen legst du in den Mitglieder-Einstellungen des Formulars fest, welche Vereinsfelder Neumitglieder automatisch erhalten. Mit einem fixen Wert bestimmst du zum Beispiel, dass jede Anmeldung als Mitglied startet.

Systemfunktion eines Vereinsfelds

Einige Vereinsfelder haben eine feste Aufgabe in DigitalMembers. Diese Aufgabe heisst Systemfunktion. DigitalMembers legt diese Felder für deinen Verein automatisch an und verknüpft sie, du musst unter Erweitert → Systemfunktion normalerweise nichts einstellen.

• Mitgliedschaft: Bei den Werten dieses Felds legst du fest, welche als gültige Mitgliedschaft zählen. Das wirkt auf den Mitgliederausweis, die Prüfung beim Scannen, den Mitgliederfilter und die Statistik, sobald unter Einstellungen → Kontakte → Kontakte-Einstellungen im Abschnitt Digitale Mitgliedschaft der Status als Kriterium eingeschaltet ist.
• Telefonnummer: enthält die Telefonnummern deiner Kontakte, zum Beispiel für SMS und WhatsApp.
• E-Mail: enthält die E-Mail-Adressen. Mails, Rechnungen und Benachrichtigungen gehen an diese Adressen.

Eine Systemfunktion wählst du nur in einem Fall von Hand: wenn das ursprüngliche Feld gelöscht wurde und ein anderes, bestehendes Feld seine Aufgabe übernehmen soll. Für alle anderen Felder bleibt Kein Spezialfeld die richtige Wahl.

Team-Feld erstellen

1. Navigiere zu Kontakte → Vereinsfelder
2. Klicke auf Feld hinzufügen
3. Gib dem Feld einen Namen (z.B. «Vorstand», «Trainer», «Arbeitsgruppe»)
4. Öffne Erweitert und wähle unter Art des Feldes den Typ Team
5. Speichere das Feld. Danach öffnet sich die Bearbeitung des Felds.
6. Unter Erlaubte Datenwerte legst du mit Wert hinzufügen die Auswahlmöglichkeiten fest (leer lassen = alle Werte erlaubt)
7. Für Rollen öffnest du im selben Abschnitt Erweitert, schaltest Rollenzuweisung ermöglichen ein und ergänzt unter Erlaubte Rollen die Rollen mit Rolle hinzufügen
8. Aktiviere unter Erweiterte Einstellungen die Option Liste erstellen, wenn Mitglieder mit diesem Feld automatisch in eine Liste aufgenommen werden sollen
9. Speichere das Feld

Vereinsfeld einem Mitglied zuweisen

1. Öffne das gewünschte Mitglied und klicke auf Bearbeiten
2. Scrolle zum Abschnitt Vereinsfelder (direkt unter den Kontaktdaten)
3. Wähle beim gewünschten Feld einen Wert und eine Rolle. Bei Feldern mit Mehrfachzuweisung fügst du mit einem Knopf weitere Einträge hinzu
4. Speichere das Mitglied

Für Gültigkeitszeiträume, Dateien oder nur intern sichtbare Felder klickst du im Abschnitt Vereinsfelder auf Alle Vereinsfelder. Dort verwaltest du den kompletten Bestand eines Mitglieds.

Wenn «Automatische Gruppe aus Zuweisungen erstellen» aktiv ist, wird das Mitglied automatisch der entsprechenden Gruppe hinzugefügt.

Reihenfolge mehrerer Einträge festlegen

Bei einem Feld mit Mehrfachzuweisung kannst du zusätzlich Sortierbar aktivieren (Feld-Einstellungen → Werte und Rollen). Ist das eingeschaltet, ziehst du die einzelnen Einträge eines Mitglieds direkt im Profil per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge. Der oberste Eintrag gilt als der wichtigste, zum Beispiel die Haupt-E-Mail-Adresse, die erste Telefonnummer oder die wichtigste Zusatzausbildung.

Mehrere Mitglieder auf einmal zuweisen (Drag-and-drop)

Einzelne Mitglieder weist du wie oben beschrieben direkt beim Bearbeiten zu. Sobald du aber ein ganzes Team umstellst oder viele Mitglieder gleichzeitig einem Feld zuordnen willst, geht das deutlich schneller per Drag-and-drop in der Mitgliederübersicht. Statt jedes Mitglied einzeln zu öffnen, ordnest du gleich mehrere auf einen Schlag zu. Voraussetzung ist, dass du die passenden Vereinsfelder vorher angelegt hast.

Kategorie-Baum öffnen und navigieren

1. Navigiere zu Kontakte → Alle Kontakte.
2. Links siehst du den Kategorie-Baum mit allen Vereinsfeldern, gruppiert nach Art (Team, Funktion, Errungenschaft …). Ganz oben steht Alle mit der Gesamtzahl deiner Mitglieder.
3. Felder mit festen Auswahlwerten kannst du aufklappen, um die einzelnen Werte zu sehen. Sind zusätzlich Rollen hinterlegt, klappst du unter einem Wert noch eine Ebene tiefer auf und siehst, wie viele Mitglieder welche Rolle haben.
4. Mit dem Button links neben Alle blendest du den Kategorie-Baum aus und hast mehr Platz für die Liste. Über den Menü-Button oben links in der Mitgliederliste holst du ihn wieder zurück. Der Button daneben klappt alle Felder auf einmal zu, ein zweiter Klick öffnet sie wieder.
5. Auf dem Handy ist der Kategorie-Baum zuerst ausgeblendet, damit du direkt die Mitgliederliste siehst. Tippe auf den Menü-Button oben in der Liste, um ihn als Seitenleiste zu öffnen. Sobald du eine Kategorie antippst, schliesst sich die Leiste und die Liste zeigt die gefilterten Mitglieder.

Die Zahl neben jeder Kategorie zeigt dir jederzeit, wie viele Mitglieder gerade dazugehören.

Mitglieder auswählen und aufs Ziel ziehen

Das Zuordnen läuft in drei Bewegungen ab: markieren, ziehen, im Dialog bestätigen.

1. Mitglieder auswählen: Klicke ein Mitglied in der Liste an, um es zu markieren. Mehrere wählst du wie in einer Tabelle: mit gedrückter Shift-Taste einen ganzen Bereich, mit Cmd (Mac) bzw. Ctrl (Windows) einzelne dazu. Mit Escape hebst du die Auswahl wieder auf.
2. Auf die Kategorie ziehen: Halte die Maustaste auf einem der markierten Mitglieder gedrückt und zieh die Auswahl nach links auf die gewünschte Kategorie im Baum. Sobald du ziehst, hängt ein kleiner Zähler am Mauszeiger und zeigt dir, wie viele Mitglieder du gerade in der Hand hast (zum Beispiel «3 Kontakte»).
3. Über dem richtigen Ziel loslassen: Ziel kann ein ganzes Feld sein (etwa ein Team), ein einzelner Wert darunter oder sogar eine bestimmte Rolle. Lässt du direkt über einem Wert oder einer Rolle los, ist diese Angabe im folgenden Dialog bereits für dich vorausgewählt, du sparst dir also einen Klick.
4. Im Dialog bestätigen: Beim Loslassen öffnet sich ein Dialog, in dem du zwischen kopieren und verschieben wählst (siehe nächster Abschnitt). Nach dem Bestätigen ist die Zuordnung für alle ausgewählten Mitglieder auf einen Schlag erledigt.

Der Dialog beim Ablegen: kopieren oder verschieben

Warum fragt die Plattform beim Ablegen überhaupt nach? Ein Mitglied, das du ziehst, gehört oft schon woanders dazu, zum Beispiel zu einem anderen Team oder einer anderen Gruppe. Deshalb musst du kurz sagen, ob die bisherige Zuordnung bestehen bleibt oder durch die neue ersetzt wird. Der Dialog trägt den Titel Kontakte zuordnen und zeigt dir oben in einem Satz, was gleich passiert, etwa «3 Kontakte von Vorstand nach Arbeitsgruppe Sommerfest».

Diese Möglichkeiten hast du im Dialog:

• Zielkategorie: Das Auswahlfeld ganz oben. Es ist schon mit der Kategorie ausgefüllt, auf die du gezogen hast, du kannst hier aber noch eine andere auswählen. Diese Angabe ist Pflicht.
• Kopieren: Die Mitglieder bleiben in ihrer bisherigen Kategorie und kommen zusätzlich in die Zielkategorie. Es wird nichts entfernt. Ideal, wenn jemand mehreren Teams oder Gruppen gleichzeitig angehört, zum Beispiel wenn du alle Vorstandsmitglieder zusätzlich in die Arbeitsgruppe Sommerfest holst.
• Verschieben: Die Mitglieder werden aus der bisherigen Kategorie (im Satz oben als «von …» angezeigt) herausgenommen und sind danach nur noch in der Zielkategorie. Ideal beim Umgruppieren, zum Beispiel wenn ein Team von den A-Junioren zu den B-Junioren wechselt.
• Bestehende Werte überschreiben (optional): Ein aufklappbarer Bereich. Standardmässig bleibt er zu, dann werden bereits erfasste Angaben nie angetastet. Klappst du ihn auf, entscheidest du pro Angabe mit einem Schalter, ob sie bei allen ausgewählten Mitgliedern neu gesetzt wird. Nur die Zeilen, die du aktivierst, werden überschrieben:
  • Wert: Der konkrete Eintrag innerhalb des Feldes, zum Beispiel welches Team oder welche Auswahl gilt.
  • Rolle: Die Funktion innerhalb der Kategorie, etwa «Trainer» oder «Captain».
  • Startdatum: Ab wann die Zuordnung gilt.
  • Enddatum: Bis wann die Zuordnung gilt.
  • Nur für Admins sichtbar: Legt fest, ob die Zuordnung intern bleibt und dem Mitglied selbst verborgen ist.
  • Datei: Ein hinterlegtes Dokument zur Zuordnung, sofern das Zielfeld Dateien erlaubt (zum Beispiel ein Nachweis oder ein Abzeichen).
• Abbrechen: Schliesst den Dialog, ohne etwas zu ändern. Deine markierten Mitglieder in der Liste bleiben ausgewählt, du kannst es also gleich nochmals versuchen.

Angaben, deren Schalter du nicht aktivierst, bleiben unverändert. So überschreibst du nie versehentlich eine Rolle oder ein Datum, das schon erfasst war.

Nach einer Kategorie filtern und exportieren

Ein Klick auf eine Kategorie, einen Wert oder eine Rolle filtert die Mitgliederliste sofort auf genau diese Gruppe – so siehst du zum Beispiel mit einem Klick alle Trainer eines Teams. Über Alle kehrst du zur vollständigen Liste zurück.

Der Export richtet sich nach dem, was du gerade siehst: Hast du links ein Team oder einen Wert gewählt, exportierst du genau diese gefilterte Liste. Markierst du einzelne Mitglieder, exportierst du nur diese Auswahl. Ohne Auswahl und ohne Filter bekommst du die Gesamtliste. Den Export findest du im Aktionen-Menü oberhalb der Liste; der Knopf zeigt dir vorab an, was exportiert wird.

Im Filterbereich nach Feld, Wert und Rolle eingrenzen

Für dieselben Angaben steht dir zusätzlich zum Baum ein Filterbereich zur Verfügung. Du öffnest ihn über das Trichter-Symbol oben rechts über der Liste. Beide Wege sind miteinander verbunden: Klickst du im Baum ein Feld an, ist es im Filterbereich bereits gewählt, und wählst du es im Filterbereich, springt der Baum mit. Im Filterbereich gehst du dabei Schritt für Schritt vor, vom Feld über den Wert bis zur Rolle.

• Nach Feld: Wähle das Vereinsfeld, nach dem du filtern willst, etwa ein Team, die Mitgliedschaft oder ein eigenes Feld. Das ist der Einstieg. Solange kein Feld gewählt ist, bleiben Wert, Rolle und der Gültigkeitsfilter inaktiv, denn sie beziehen sich immer auf das gewählte Feld.
• Wert: Der konkrete Eintrag innerhalb des Feldes, zum Beispiel ein bestimmtes Team wie Junioren A. Die Auswahl passt sich automatisch an das gewählte Feld an.
• Rolle: Die Funktion innerhalb des Feldes, etwa Trainer, Captain oder Spieler. Auch hier zeigt dir die Plattform nur die Rollen, die zum gewählten Feld gehören.
• Nur aktuell gültige: Zeigt nur Zuordnungen, deren Gültigkeit den heutigen Tag einschliesst. Zuordnungen mit einem Startdatum in der Zukunft oder einem Enddatum in der Vergangenheit fallen aus Zählung und Liste. Schaltest du den Filter aus, siehst du wieder die vollständige Historie.

Der Schalter Nur aktuell gültige ist besonders nach einem Saisonwechsel praktisch. Wechselt ein Mitglied das Team, bekommt die alte Zuordnung ein Enddatum und die neue ein Startdatum. Ohne den Filter zählt das Mitglied in beiden Teams, mit dem Filter siehst du nur noch die heute gültige Zuordnung, sowohl in der Zahl neben jedem Feld als auch in der Liste.

Sobald ein Filter gesetzt ist, färbt sich das Trichter-Symbol ein und signalisiert dir, dass die Liste eingegrenzt ist. Über das Zurücksetzen-Symbol daneben löschst du Wert, Rolle und den Gültigkeitsfilter wieder. Die gewählte Feld-Auswahl bleibt dabei bestehen, damit du weiter im selben Feld arbeitest. Ganz zurück auf alle Mitglieder kommst du über den Eintrag Alle zuoberst im Baum.

Typische Anwendungsfälle

• Saisonwechsel: Verschiebe ein ganzes Team von den A-Junioren zu den B-Junioren.
• Helfereinsatz: Kopiere alle Vorstandsmitglieder zusätzlich in die Arbeitsgruppe Sommerfest.
• Rollenwechsel: Ordne mehrere Mitglieder einem Team zu und vergib dabei direkt die passende Rolle.

Mitglieder pflegen ihre Felder selbst

Du musst nicht jedes Feld selbst eintragen. Mitglieder, die du dafür freigibst, füllen ihre Vereinsfelder direkt in der eigenen Profil-Anpassung aus, zum Beispiel T-Shirt-Grösse, Allergien oder Lizenznummer. Jede Änderung geht zuerst zur Kontrolle an den Vorstand und wird erst nach der Freigabe übernommen, du behältst also die Hoheit über die Daten.

Ob ein Feld für Mitglieder freigegeben ist, steuerst du beim Bearbeiten des Felds mit dem Schalter Im Profil änderbar (siehe nächster Abschnitt). Klassische Vereinsfelder sind dafür von Anfang an freigegeben, Strukturfelder wie Teams, Funktionen oder Notizen bleiben standardmässig beim Vorstand.

Sichtbarkeit und Bearbeitung eines Felds steuern

Wenn du ein Feld bearbeitest, findest du im Abschnitt Sichtbarkeit mehrere Schalter, mit denen du steuerst, wo das Feld auftaucht und wer es ändern darf:

• Im Profil änderbar: Ist der Schalter aktiv, kann das Feld direkt bei der Mitgliederbearbeitung und im eigenen Profil eines Mitglieds gesetzt werden. Schalte ihn aus, wenn das Feld nur auf der separaten Vereinsfelder-Seite eines Mitglieds bearbeitet werden soll und damit allein in der Hand des Vorstands bleibt.
• Nur für Admins sichtbar: Ist der Schalter aktiv, sehen nur Personen im Administrationsbereich das Feld, das zugewiesene Mitglied sieht es nicht. Ideal für interne Notizen oder Angaben, die das Mitglied nichts angehen.
• In der Übersicht anzeigen: Ist der Schalter aktiv, erscheint das Feld in der Filter-Liste links in der Mitglieder-Übersicht. Schalte ihn aus, um selten genutzte Felder auszublenden und die Liste übersichtlich zu halten. Das Feld bleibt am Mitglied voll nutzbar, es verschwindet nur aus der Filter-Liste.
• Im Menü verlinken: Ist der Schalter aktiv, erscheint das Feld als Schnellzugriff direkt im Menü unter Kontakte. Ein Klick filtert die Mitgliederliste sofort auf dieses Feld. Praktisch für Teams, die du ständig im Blick hast.