Hilfecenter & Dokumentation

Mit Vereinsfeldern erfasst du am Mitglied alles, was über die Standard-Angaben hinausgeht: Rollen, Team-Zugehörigkeiten, Grössen, Lizenznummern, interne Notizen und mehr. Du legst pro Feld fest, wer es sieht, wer es ändern darf und ob daraus automatisch eine Gruppe entsteht.

Welche Arten von Vereinsfeldern es gibt

Beim Erstellen wählst du unter Art des Feldes die passende Kategorie. Sie bestimmt, wie das Feld am Mitglied gruppiert wird:

• Vereinsfeld: Klassisches Zusatzfeld für eine Angabe wie Grösse, Trikotnummer, Allergien oder Hobbys.
• Team: Team- und Mannschafts-Zugehörigkeiten, ideal mit Rolle (z.B. «Trainer», «Captain»).
• Funktion: Ämter und Funktionen im Verein wie «Vorstand», «Materialwart».
• Arbeitsgruppe: Projekt- und Arbeitsgruppen, oft befristet.
• Errungenschaft: Auszeichnungen, bestandene Prüfungen, Abzeichen.
• Notiz: Interne Vermerke, in der Regel nur für den Vorstand gedacht.

Der Mitgliedstyp ist selbst ein Vereinsfeld

Die Einteilung deiner Mitgliederverwaltung in Person, Organisation und Firma steckt in einem eigenen Vereinsfeld namens Mitgliedstyp. Du findest es wie jedes andere Feld unter Mitglieder → Vereinsfelder. So kannst du die vorgegebenen Werte umbenennen oder eigene ergänzen, etwa Gönner, Ehrenmitglied oder Passivmitglied, und danach genauso filtern, gruppieren und exportieren wie bei jedem anderen Feld.

Möchtest du eine Firma oder Organisation als Mitglied führen, trägst du beim Mitglied einfach einen Firmennamen ein. Sobald ein Firmenname gesetzt ist, werden Vorname, Nachname und Geschlecht optional, du musst für eine Sponsorenfirma oder einen Dachverband also keine erfundenen Personenangaben erfassen.

Team-Feld erstellen

1. Navigiere zu Mitglieder → Vereinsfelder
2. Klicke auf Erstellen
3. Wähle unter Art des Feldes den Typ Team
4. Gib dem Feld einen Namen (z.B. «Vorstand», «Trainer», «Arbeitsgruppe»)
5. Unter Erlaubte Datenwerte kannst du die Auswahlmöglichkeiten einschränken – ein Eintrag pro Zeile (leer lassen = alle Werte erlaubt)
6. Unter Erlaubte Rollen kannst du die möglichen Rollen einschränken – ein Eintrag pro Zeile
7. Aktiviere Automatische Gruppe aus Zuweisungen erstellen, wenn Mitglieder mit diesem Feld automatisch in eine Gruppe aufgenommen werden sollen
8. Speichere das Feld

Vereinsfeld einem Mitglied zuweisen

1. Öffne das gewünschte Mitglied und klicke auf Bearbeiten
2. Scrolle zum Abschnitt Vereinsfelder (direkt unter den Kontaktdaten)
3. Wähle beim gewünschten Feld einen Wert und eine Rolle. Bei Feldern mit Mehrfachzuweisung fügst du mit einem Knopf weitere Einträge hinzu
4. Speichere das Mitglied

Für Gültigkeitszeiträume, Dateien oder nur intern sichtbare Felder klickst du im Abschnitt Vereinsfelder auf Alle Vereinsfelder. Dort verwaltest du den kompletten Bestand eines Mitglieds.

Wenn «Automatische Gruppe aus Zuweisungen erstellen» aktiv ist, wird das Mitglied automatisch der entsprechenden Gruppe hinzugefügt.

Mehrere Mitglieder auf einmal zuweisen (Drag-and-drop)

Einzelne Mitglieder weist du wie oben beschrieben direkt beim Bearbeiten zu. Sobald du aber ein ganzes Team umstellst oder viele Mitglieder gleichzeitig einem Feld zuordnen willst, geht das deutlich schneller per Drag-and-drop in der Mitgliederübersicht. Statt jedes Mitglied einzeln zu öffnen, ordnest du gleich mehrere auf einen Schlag zu. Voraussetzung ist, dass du die passenden Vereinsfelder vorher angelegt hast.

Kategorie-Baum öffnen und navigieren

1. Navigiere zu Mitglieder → Mitglieder.
2. Links siehst du den Kategorie-Baum mit allen Vereinsfeldern, gruppiert nach Art (Team, Funktion, Errungenschaft …). Ganz oben steht Alle mit der Gesamtzahl deiner Mitglieder.
3. Felder mit festen Auswahlwerten kannst du aufklappen, um die einzelnen Werte zu sehen. Sind zusätzlich Rollen hinterlegt, klappst du unter einem Wert noch eine Ebene tiefer auf und siehst, wie viele Mitglieder welche Rolle haben.

Die Zahl neben jeder Kategorie zeigt dir jederzeit, wie viele Mitglieder gerade dazugehören.

Mitglieder auswählen und zuordnen

1. Klicke ein Mitglied in der Liste an, um es auszuwählen. Mehrere auf einmal wählst du wie in einer Tabelle: mit gedrückter Shift-Taste einen ganzen Bereich, mit Cmd (Mac) bzw. Ctrl (Windows) einzelne dazu. Mit Escape hebst du die Auswahl wieder auf.
2. Zieh die ausgewählten Mitglieder auf die gewünschte Kategorie im Baum.
3. Im Dialog entscheidest du, ob du die Mitglieder verschieben (aus der bisherigen Kategorie heraus) oder kopieren (zusätzlich zur bisherigen) willst. Bestätige, und die Zuordnung ist erledigt.

Bestehende Werte gezielt überschreiben

Beim Zuordnen legst du fest, ob bestehende Angaben überschrieben werden sollen. Klapp dazu im Dialog den Bereich Bestehende Werte überschreiben auf. Pro Angabe – Wert, Rolle, Start- und Enddatum, Sichtbarkeit nur für Admins – entscheidest du mit einem Schalter, ob sie übernommen wird. Angaben, die du nicht aktivierst, bleiben unangetastet. So überschreibst du nie versehentlich eine Rolle oder ein Datum, das schon erfasst war.

Nach einer Kategorie filtern und exportieren

Ein Klick auf eine Kategorie, einen Wert oder eine Rolle filtert die Mitgliederliste sofort auf genau diese Gruppe – so siehst du zum Beispiel mit einem Klick alle Trainer eines Teams. Über Alle kehrst du zur vollständigen Liste zurück.

Der Export richtet sich nach dem, was du gerade siehst: Hast du links ein Team oder einen Wert gewählt, exportierst du genau diese gefilterte Liste. Markierst du einzelne Mitglieder, exportierst du nur diese Auswahl. Ohne Auswahl und ohne Filter bekommst du die Gesamtliste. Den Export findest du im Aktionen-Menü oberhalb der Liste; der Knopf zeigt dir vorab an, was exportiert wird.

Typische Anwendungsfälle

• Saisonwechsel: Verschiebe ein ganzes Team von den A-Junioren zu den B-Junioren.
• Helfereinsatz: Kopiere alle Vorstandsmitglieder zusätzlich in die Arbeitsgruppe Sommerfest.
• Rollenwechsel: Ordne mehrere Mitglieder einem Team zu und vergib dabei direkt die passende Rolle.

Mitglieder pflegen ihre Felder selbst

Du musst nicht jedes Feld selbst eintragen. Mitglieder, die du dafür freigibst, füllen ihre Vereinsfelder direkt in der eigenen Profil-Anpassung aus, zum Beispiel T-Shirt-Grösse, Allergien oder Lizenznummer. Jede Änderung geht zuerst zur Kontrolle an den Vorstand und wird erst nach der Freigabe übernommen, du behältst also die Hoheit über die Daten.

Ob ein Feld für Mitglieder freigegeben ist, steuerst du beim Bearbeiten des Felds mit dem Schalter Im Profil änderbar (siehe nächster Abschnitt). Klassische Vereinsfelder sind dafür von Anfang an freigegeben, Strukturfelder wie Teams, Funktionen oder Notizen bleiben standardmässig beim Vorstand.

Sichtbarkeit und Bearbeitung eines Felds steuern

Wenn du ein Feld bearbeitest, findest du im Abschnitt Sichtbarkeit mehrere Schalter, mit denen du steuerst, wo das Feld auftaucht und wer es ändern darf:

• Im Profil änderbar: Ist der Schalter aktiv, kann das Feld direkt bei der Mitgliederbearbeitung und im eigenen Profil eines Mitglieds gesetzt werden. Schalte ihn aus, wenn das Feld nur auf der separaten Vereinsfelder-Seite eines Mitglieds bearbeitet werden soll und damit allein in der Hand des Vorstands bleibt.
• Nur für Admins sichtbar: Ist der Schalter aktiv, sehen nur Personen im Administrationsbereich das Feld, das zugewiesene Mitglied sieht es nicht. Ideal für interne Notizen oder Angaben, die das Mitglied nichts angehen.
• In der Übersicht anzeigen: Ist der Schalter aktiv, erscheint das Feld in der Filter-Liste links in der Mitglieder-Übersicht. Schalte ihn aus, um selten genutzte Felder auszublenden und die Liste übersichtlich zu halten. Das Feld bleibt am Mitglied voll nutzbar, es verschwindet nur aus der Filter-Liste.
• Im Menü verlinken: Ist der Schalter aktiv, erscheint das Feld als Schnellzugriff direkt im Menü unter Mitglieder. Ein Klick filtert die Mitgliederliste sofort auf dieses Feld. Praktisch für Teams, die du ständig im Blick hast.