Als Vorstandsmitglied mit Buchhaltungsrechten prüfst und genehmigst du die Spesenabrechnungen aller Mitglieder. Du legst Aufwandskonten fest, gibst die Auszahlung frei, lädst die Pain.001-Datei für die Bank herunter und kontrollierst nach dem Einlesen des Camt.053, dass alles korrekt verbucht wurde. Dieser Artikel zeigt dir den ganzen Vorstands-Workflow.
Voraussetzung: Bankkonto im Kontoplan einrichten
Bevor du eine Spesenabrechnung zur Auszahlung freigibst, muss das Bankkonto deines Vereins im Kontenplan vollständig hinterlegt sein. Für die Pain.001-Datei reichen IBAN oder QR-IBAN nicht aus — auch die BIC ist Pflicht, sonst lässt sich die Datei für die Bank nicht erzeugen.
Schnell-Check unter Finanzen → Einstellungen → Kontoplan: dein Standard-Bankkonto muss als Bankkonto markiert sein und IBAN (oder QR-IBAN) sowie BIC ausgefüllt haben. Fehlt einer dieser Werte, schlägt der Download der Pain.001 mit einer Fehlermeldung fehl. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Wiki Bankkonto pro Rechnung einrichten.
Übersicht
Spesen verwalten ist getrennt von der eigenen Spesenliste. Während ein normales Mitglied unter Finanzen → Meine Spesen nur die eigenen Abrechnungen sieht, hast du als Vorstand mit der Berechtigungsgruppe Buchhaltung zusätzlich die Sicht Finanzen → Spesen verwalten. Dort findest du alle Abrechnungen aller Mitglieder als sortier- und filterbare Tabelle. Beide Sichten verwenden dieselben Daten, nur Umfang und Bedienoberfläche unterscheiden sich.
Die Übersichtstabelle
Die Tabelle unter Finanzen → Spesen verwalten zeigt pro Zeile eine Spesenabrechnung. Folgende Spalten stehen zur Verfügung:
- Aktionen: Bearbeiten, Download der QR-Datei, Buchhaltung öffnen, Löschen.
- Abrechnung: Titel der Abrechnung.
- Eingereicht von: Name des Mitglieds, das die Abrechnung erstellt hat.
- Genehmigt: Status (Entwurf, Eingereicht, Genehmigt, Abgelehnt).
- Bezahlt: Bezahlstatus, automatisch gesetzt nach dem Einlesen der Bank-Datei.
- Belege: Anzahl der Belege in dieser Abrechnung.
- Erstellt: Datum der Erstellung.
Sortieren funktioniert über jede Spalte ausser Aktionen. Standardmässig sind die neuesten Abrechnungen oben. Über das Trichter-Icon oben rechts blendest du Filter ein nach Status (Genehmigt), Bezahlt-Status und Einreicher. Die Volltextsuche oberhalb der Tabelle durchsucht Titel und IDs.
Eine Abrechnung öffnen und prüfen
Klick auf den Titel einer Zeile öffnet die Detailseite. Du siehst dort:
- Den Status (Entwurf / Eingereicht / Genehmigt / Abgelehnt) und den Bezahlt-Status oben.
- Den Auszahlungs-Block mit Empfänger, IBAN und Adresse — einmal pro Abrechnung.
- Die Liste aller Belege mit Vorschau-Bild, Betrag, Datum und Leistung.
- Pro Beleg ein Bearbeiten-Icon, das dich zur Beleg-Detailseite bringt.
Belege, bei denen einzelne Pflichtfelder fehlen (Betrag, Aufwandskonto), sind mit einem gelben Hinweis markiert. Solange einer dieser Hinweise aktiv ist, bleibt der Genehmigen-Button deaktiviert.
Aufwandskonto pro Beleg
Bevor du eine Abrechnung genehmigst, musst du auf jedem Beleg mit Auszahlung das passende Aufwandskonto setzen. Klick aufs Bearbeiten-Icon, scrolle zur Sektion Buchhaltung, wähle das Aufwandskonto aus dem Kontenplan. Bei Belegen mit Modus Keine Auszahlung ist kein Aufwandskonto nötig — diese werden auch nicht in der Pain.001-Datei berücksichtigt.
Versuchst du eine Abrechnung zu genehmigen, ohne dass alle bezahlbaren Belege ein Aufwandskonto haben, erscheint die Meldung Auf jedem Beleg mit Auszahlung muss ein Aufwandskonto hinterlegt sein. Klick dich zurück zu den betroffenen Belegen und ergänze den Wert.
Status-Übergänge
Die Status-Übergänge sind klar geregelt:
- Entwurf → Eingereicht: Macht das Mitglied selbst durch Klick auf Einreichen. Du als Vorstand siehst nur eingereichte (oder höhere) Abrechnungen.
- Eingereicht → Genehmigt: Du genehmigst nach erfolgreicher Prüfung. Voraussetzungen: alle Belege vollständig erfasst und alle bezahlbaren Belege haben ein Aufwandskonto. Beim Wechsel auf Genehmigt entstehen automatisch Buchungen auf dem Kreditorenkonto.
- Eingereicht → Abgelehnt: Wenn etwas nicht passt. Trag eine Notiz ein, damit das Mitglied weiss, warum.
- Eingereicht → Entwurf: Falls das Mitglied noch etwas korrigieren soll. Die Abrechnung wandert zurück, das Mitglied kann erneut bearbeiten und einreichen.
- Genehmigt → Entwurf / Abgelehnt: Nur möglich, solange noch kein Beleg auf Bezahlt steht. Sobald auch nur ein Beleg bezahlt ist, ist die Abrechnung gesperrt — siehe Abschnitt unten.
Auszahlung über die Bank
Sobald eine Abrechnung genehmigt ist, kannst du über das Download-Icon in der Tabellenzeile die Pain.001-Datei für deine Bank herunterladen. Lade sie im E-Banking hoch und führe die Zahlung aus. Beim nächsten Einlesen des Camt.053-Files unter Finanzen → Transaktionen erkennt das System die ausgehende Buchung automatisch über die QR-Referenz und setzt den Bezahlstatus jedes Belegs auf Bezahlt. Sobald alle Belege einer Abrechnung bezahlt sind, wechselt auch der Bezahlstatus der Abrechnung selbst.
Bezahlt-Status ändern
Der Bezahlt-Status einer Abrechnung wird ausschliesslich über die Buchhaltung gesteuert — es gibt keinen separaten Schalter auf der Abrechnung oder einem einzelnen Beleg. Hinter dem Bezahlt-Status steht ein zweistufiger Buchungsfluss: beim Genehmigen erzeugt das System automatisch die Aufwand-Buchung Aufwand → Kreditor und verknüpft sie mit der Spesen-Position. Beim Bezahlen kommt die Bank-Buchung Kreditor → Bank dazu, ebenfalls mit der Position verknüpft. Erst wenn beide Buchungen vorhanden und verknüpft sind und der gebuchte Betrag dem Positions-Total entspricht, springt der Status auf Bezahlt.
Wichtig: die Verbuchung muss zwingend über das Kreditorenkonto laufen. Eine direkte Buchung wie Auslagen → Bank, die das Kreditorenkonto überspringt, markiert die Spesen-Position nicht als bezahlt — auf dem Kreditorenkonto bleibt der offene Saldo stehen. Die Aufwand-Seite ist bereits durch die System-Buchung beim Genehmigen abgedeckt; deine eigene Buchung deckt nur die Auszahlung Kreditor → Bank ab.
Empfohlener Weg: Pain.001 herunterladen, im E-Banking ausführen und danach den kompletten Kontoauszug als Camt.053 unter Finanzen → Transaktionen einlesen. Die Bank-Zeile wird über die Zahlungs-Referenz aus der Pain.001 der richtigen Position zugeordnet, die Bank-Buchung wird automatisch erstellt und verknüpft, der Status springt auf Bezahlt. Wichtig: die Referenz (Ref: …) in der Pain.001-Mitteilung darf im E-Banking nicht entfernt oder verändert werden — daran erkennt das System die Spesen-Position beim Import.
Manueller Weg, falls keine Pain.001 / Camt.053 verfügbar: Erfasse die Bank-Buchung Kreditor → Bank selbst und verknüpfe sie mit der Spesen-Position. Dafür gibt es zwei Wege:
- Direkt aus der Spesenabrechnung: Abrechnung öffnen → Tab Buchungen → entweder eine bestehende Bank-Buchung verknüpfen oder über Neue Buchung erstellen eine Spesenbuchung Kreditor → Bank anlegen. Die Verknüpfung wird dabei automatisch gesetzt.
- Aus dem Journal: Buchung im Journal öffnen → Feld Kreditor setzen → speichern. Im selben Buchungsformular gibt es parallele Felder Rechnung (für Rechnungen) und Lohnabrechnung (für Löhne) — für Spesen ist Kreditor das richtige Feld.
Hat eine Abrechnung mehrere Belege, brauchst du pro Beleg eine eigene Buchung mit der jeweiligen Verknüpfung. Sobald alle Positionen bezahlt sind, wechselt auch der Bezahlt-Status der Abrechnung selbst.
Buchungen einer Abrechnung
Über das Buch-Icon in der Tabelle springst du direkt zu allen Buchungen, die zu dieser Abrechnung gehören: Kreditoren-Buchung beim Genehmigen, Bank-Buchung beim Camt-Einlesen, allenfalls manuelle Buchungen. Korrekturen an einzelnen Buchungen machst du dort.
Fehlende Systembuchungen nachtragen
Damit der Bezahlt-Status überhaupt greifen kann, müssen die Aufwand-Buchungen Aufwand → Kreditor auf der Spesen-Position existieren. Beim Genehmigen einer Abrechnung legt das System sie automatisch an. Bei Abrechnungen, die vor dem 01.01.2026 entstanden sind, oder wenn ein technischer Hänger das automatische Anlegen verhindert hat, kann diese System-Buchung fehlen. Sichtbar wird das daran, dass das Buch-Icon einer Abrechnung weniger Buchungen zeigt als erwartet oder der Bezahlstatus trotz vorhandener und korrekt verknüpfter Bank-Buchung auf Unbezahlt stehen bleibt — denn ohne Aufwand-Buchung im Kreditorenkonto fehlt das Gegenstück zur Auszahlung.
Reparatur direkt aus der Tabelle: unter Finanzen → Spesen verwalten rechts in der Aktionsleiste auf Systembuchungen nachgenerieren klicken (Zahnrad-Icon, nur sichtbar mit Buchhaltungs-Berechtigung). Das System geht alle Abrechnungen durch, die deinen aktiven Filtern entsprechen (Buchungsperiode, Status, Bezahlt, Eingereicht von), und legt die fehlenden Aufwand-Buchungen nach. Bestehende manuelle Buchungen bleiben unangetastet. Buchungen in bereits abgeschlossenen Buchungsperioden werden ebenfalls nicht verändert. Im Normalfall ist dieser Schritt nicht nötig — er ist als gezielter Reparatur-Knopf für Altbestand gedacht. Sollten dadurch Doppelungen entstehen, kannst du sie über das Buch-Icon der jeweiligen Abrechnung nachträglich löschen.
Geschlossene Buchungsperioden
Sobald eine Buchungsperiode abgeschlossen ist, lehnt das System Änderungen an Spesen-Abrechnungen dieser Periode ab. Das gilt für alle Aktionen: neuen Beleg hochladen, Beleg bearbeiten, Status ändern, Auszahlung erfassen. Die Fehlermeldung lautet dann Buchungsperiode bereits abgeschlossen. Möchtest du nachträglich noch etwas korrigieren, musst du zuerst die Periode unter Finanzen → Buchhaltung → Buchungsperioden wieder öffnen, die Änderung machen und sie anschliessend erneut schliessen.
Sperre bei bezahlten Abrechnungen
Eine Abrechnung, die schon bezahlt ist, kann nicht mehr von Genehmigt zurück in einen früheren Status wechseln. Hintergrund: das System hat beim Genehmigen die Aufwands-Buchung erstellt und beim Bezahlen die Bank-Buchung dazugesetzt. Würde die Abrechnung zurück in den Entwurf wandern, hätte die Bank-Buchung kein Gegenstück mehr — Geld wäre raus, ohne passende Aufwand-Erfassung in den Büchern. Falls du eine bezahlte Abrechnung wirklich rückgängig machen musst, gehe über die Buchhaltung: lösche oder ändere die Bank-Buchung so, dass der gebuchte Betrag nicht mehr mit dem Abrechnungs-Total übereinstimmt. Sobald die Übereinstimmung weg ist, fällt der Bezahlt-Status automatisch zurück und die Abrechnung lässt sich wieder editieren.
Abrechnung löschen
Löschen ist nur möglich, solange keine produktiven Buchungen an der Abrechnung hängen. Sobald eine Genehmigt-Buchung oder Bank-Buchung dranhängt, ist die Abrechnung vor dem Löschen geschützt — sonst würden Buchungen auf nicht mehr existierende Belege verweisen. Möchtest du eine Abrechnung trotzdem komplett rauslöschen, lösche zuerst die manuellen Buchungen, dann wird auch die Abrechnung wieder löschbar.