Wenn deine Organisation mehrwertsteuerpflichtig ist, richtest du die MWST in DigitalMembers einmal ein und erstellst danach deine MWST-Abrechnung nach Saldosteuersatz direkt aus der Buchhaltung. Diese Anleitung zeigt dir beides: die Einrichtung der MWST-Einstellungen und wie die MWST-Abrechnung entsteht, kontrolliert und bei der ESTV eingereicht wird.
Übersicht
Die MWST-Abrechnung fasst deinen steuerbaren Umsatz einer Periode zusammen und berechnet den Betrag, den du der ESTV schuldest. DigitalMembers übernimmt die Zusammenstellung aus deiner Buchhaltung: du wählst den Zeitraum, prüfst das Ergebnis und lädst die fertige Datei für die ESTV herunter. Die manuelle Aufstellung am Quartals- oder Halbjahresende entfällt.
MWST aktivieren und einrichten
Die MWST-Einstellungen findest du unter Einstellungen → Finanzen → Mehrwertsteuer. Alle MWST-Felder erscheinen erst, wenn du die MWST-Verwaltung einschaltest. Auch der Menüpunkt MWST-Abrechnung wird erst sichtbar, sobald die MWST aktiviert ist. Solange sie ausgeschaltet bleibt, ist beides ausgeblendet, denn die meisten Vereine sind nicht mehrwertsteuerpflichtig.
- MWST-Verwaltung aktivieren. Damit erscheinen die weiteren Felder.
- Unternehmensnummer (UID) hinterlegen im Format CHE-XXX.XXX.XXX. Sie wird automatisch geprüft und sauber formatiert.
- Methode wählen. Zur Auswahl stehen die effektive Methode, die Saldosteuersatzmethode und die Pauschalsteuersatzmethode. Für den Saldosteuersatz wählst du die Saldosteuersatzmethode.
- Abrechnungsart wählen: vereinbart (fällig bei Rechnungsstellung) oder vereinnahmt (fällig bei Zahlungseingang).
- Saldosteuersatz, ESTV-Tätigkeits-ID und Beginn der Steuerpflicht eintragen. Diese Werte stehen auf deiner Saldosteuersatz-Bewilligung der ESTV.
Schritt 1: Abrechnungsperiode wählen
- Öffne Finanzen → Buchhaltung → MWST-Abrechnung.
- Wähle den Abrechnungszeitraum, zum Beispiel das erste Halbjahr.
Die Abrechnung wird sofort berechnet und zeigt dir den steuerbaren Umsatz, die geschuldete Saldosteuer und, falls vorhanden, die Bezugsteuer.
Schritt 2: Umsatzabstimmung kontrollieren
Unter der Abrechnung findest du die Umsatzabstimmung. Sie macht nachvollziehbar, wie sich der steuerbare Umsatz ergibt: von den gesamten Zahlungseingängen werden die nicht steuerbaren Anteile abgezogen. Zusätzlich wird der Ertrag aus deiner Erfolgsrechnung als Kontrolle danebengestellt. Prüfe diese Zahlen, bevor du einreichst, so fällt eine Abweichung auf, bevor sie bei der ESTV landet.
Schritt 3: Datei exportieren und einreichen
- Klick auf Herunterladen. Du erhältst die fertige Abrechnungsdatei.
- Lade die Datei im ESTV-Portal MWST abrechnen hoch. Die Zahlen musst du nirgends von Hand übertragen.
Saldosteuersatz und Bezugsteuer verstehen
Der Saldosteuersatz ist der von der ESTV für deine Branche bewilligte Satz. Du verrechnest deinen Kunden die normale Mehrwertsteuer, führst der ESTV aber nur den tieferen Saldosteuersatz auf dem Gesamtumsatz ab, ohne Vorsteuer einzeln abzurechnen.
Die Bezugsteuer betrifft Leistungen von Lieferanten aus dem Ausland ohne Schweizer MWST-Nummer. Damit das automatisch berücksichtigt wird, hinterlegst du bei der Firma die Unternehmensnummer (UID). Lieferanten mit einer Schweizer Nummer lösen keine Bezugsteuer aus.
Effektive Methode: Vorsteuer und Umsatzsteuer auf eigenen Konten
Rechnest du nach der effektiven Methode ab, landet die Mehrwertsteuer als eigene Buchung auf dedizierten Konten: die bezahlte Vorsteuer auf einem Vorsteuer-Konto, die deinen Kunden verrechnete Steuer auf einem Umsatzsteuer-Konto. Sobald du bei einem Beleg oder einer Rechnung einen MWST-Satz hinterlegst, wird der Steueranteil automatisch dorthin gebucht und sauber vom Aufwand oder Umsatz getrennt. Die MWST-Abrechnung liest die Vorsteuer dann direkt aus diesen Kontoständen ab. Die Konten werden für dich angelegt, sobald du die MWST-Codes einrichtest.
Lohnt sich die andere Methode? Der Methodenvergleich
Unter der Abrechnung findest du einen Vergleich zwischen der Saldosteuersatz- und der effektiven Methode. Er stellt gegenüber, wie viel du nach der einen und nach der anderen Methode abführen würdest, jeweils auf derselben Grundlage. So erkennst du, ob sich ein Wechsel für dich lohnen würde. Der Vergleich dient nur der Orientierung und ist nicht Teil der Abrechnung, die du einreichst.
Gut zu wissen
- Vereinnahmte Abrechnung: Bei der Abrechnung nach Zahlungseingang zählt, wann das Geld eingegangen ist, nicht wann die Rechnung gestellt wurde.
- Erste Abrechnung: Zahlungen für Leistungen vor dem Beginn deiner Steuerpflicht sind nicht steuerbar und werden automatisch ausgeklammert, sobald du den Beginn der Steuerpflicht hinterlegt hast.