Formulare erledigen zwei Dinge für dich, ohne dass du von Hand nachtragen musst: Mit Eintrittsformularen melden sich Interessierte selbst online als Mitglied oder für eine Aktivität an, mit dem Austrittsformular wickelst du Austritte sauber und nachvollziehbar ab. Beides findest du unter Kontakte → Formulare.
Eintrittsformulare: Interessierte online aufnehmen
Ein Eintrittsformular ist eine öffentliche Anmeldeseite, die du auf deiner Website einbindest oder als Link und QR-Code teilst. Wer es ausfüllt, erzeugt ein Eintrittsgesuch, das der Vorstand prüft und danach in die Stammdaten übernimmt. Du kannst beliebig viele Formulare anlegen, zum Beispiel eines für neue Aktivmitglieder, eines für Junioren mit Elterneinwilligung und eines fürs Schnuppern.
Eintrittsformular erstellen
- Gehe zu Kontakte → Formulare (Stammdaten-Berechtigung erforderlich)
- Klicke bei den Eintrittsformularen auf Formular hinzufügen
- Gib einen internen Namen ein und speichere
- Öffne das Formular mit dem Stift-Symbol und richte es in den folgenden Bereichen ein
Allgemeine Einstellungen
Hier legst du fest, wie das Formular aussieht und was es tut:
- Interner Name: Name in deiner Formularliste, für Mitglieder nicht sichtbar.
- Typ: Mitgliedsanmeldung, Anmeldung für Aktivitäten oder Rückmeldung Sponsoring. Bestimmt, wofür sich die Person anmeldet.
- Webadresse für das Registrierungsformular: Der öffentliche Link zum Formular, den du kopieren und teilen kannst.
- Name: Der öffentlich angezeigte Titel des Formulars, in allen vier Sprachen hinterlegbar.
- Beschreibung: Einleitungstext über dem Formular, formatierbar und ebenfalls mehrsprachig.
- Support-E-Mail: Kontaktadresse, die den Ausfüllenden bei Fragen angezeigt wird.
- Iframe-Webadresse (optional): Für Fortgeschrittene. Wird das Formular in deine Website eingebettet, kann es an diese Adresse ein Signal senden, damit sich die eingebettete Höhe anpasst.
- Elternteil-Erfassung: Steuert, ob zusätzlich die Daten eines Elternteils erfasst werden: Deaktiviert, Optional oder Notwendig. Für Jugendanmeldungen wählst du Notwendig.
- Vereinslogo: Logo, das im öffentlichen Formular erscheint.
- Geschäftsbedingungen & Datenschutz: Rechtsdokument, das im Formular akzeptiert werden muss. Über den Link daneben legst du deine AGB an oder bearbeitest sie.
- Custom CSS (optional): Für Fortgeschrittene. Eigenes Styling, damit das Formular zu deiner Website passt. Ein Knopf fügt dir Beispiel-Styles ein.
- Aktiv: Nur ein aktives Formular nimmt Anmeldungen entgegen.
- Header anzeigen und Footer anzeigen: Blenden Kopf- und Fussbereich im öffentlichen Formular ein oder aus.
Formularfelder festlegen
Im Bereich Mitglied-Felder bestimmst du, welche Angaben abgefragt werden. Mit Formular-Feld hinzufügen fügst du ein Feld hinzu, per Ziehen ordnest du die Reihenfolge. Pro Feld stellst du ein:
- Stammdatenzuweisung: Welche Angabe das Feld abfragt. Nach der Genehmigung wird der Wert automatisch in die Stammdaten übernommen.
- Erforderlich: Ob das Feld ausgefüllt werden muss.
- Name, Beschreibung und Platzhalter: Beschriftung, Hilfetext und Beispieltext im Eingabefeld, jeweils mehrsprachig.
- Maximale Anzahl: Nur bei Kurs-, Aktivitäts- oder Listenfeldern. Begrenzt, wie viele Einträge gewählt werden dürfen.
Als Stammdatenzuweisung stehen dir die üblichen Angaben zur Verfügung (Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, AHV-Nummer, IBAN, Sprache, Nationalität, Mitteilung und viele mehr). Zusätzlich gibt es Spezialzuweisungen, bei denen sich die Person direkt für etwas einträgt:
- Kurszuweisung: Auswahl aus deinen Kursen.
- Aktivitätszuweisung: Auswahl aus deinen Aktivitäten.
- Listenzuweisung: Auswahl aus deinen Listen.
- Vereinsfeld: Ein von dir definiertes Vereinsfeld, das die Person selbst ausfüllt.
Voreinstellungen für neue Mitglieder
Im Bereich Mitglied-Einstellungen legst du fest, was ein neues Mitglied aus diesem Formular automatisch mitbekommt, sobald der Eintritt genehmigt ist:
- Login aktiv: Ob sich die Person direkt einloggen kann.
- Benachrichtigungen aktiv: Ob die Person Vereins-Nachrichten erhält.
- In Verwendung: Ob die Person als aktives Mitglied zählt. Ist sie archiviert, hat sie keinen Login, keine Benachrichtigungen und zählt nicht zum Tarif.
- Listen: Listen, denen neue Mitglieder automatisch zugewiesen werden.
- Vereinsfelder: Vereinsfelder, welche die Person automatisch erhält. Je Feld kannst du einen fixen Wert und eine fixe Rolle vorgeben, zum Beispiel damit jede Anmeldung als Mitgliedschaft «Mitglied» startet.
- Kurse und Aktivitäten: Kurse oder Aktivitäten, in die neue Mitglieder direkt eingeschrieben werden.
Ist die Elternteil-Erfassung aktiv, findest du unter Elternteil-Felder und Elternteil-Einstellungen dieselben Möglichkeiten für die Daten des Elternteils.
Formular teilen und einbinden
Nach dem Speichern erhältst du einen direkten Link zum Formular. Du teilst ihn auf drei Arten:
- Als Link: URL kopieren und auf deiner Website verlinken, zum Beispiel als Knopf «Jetzt Mitglied werden».
- Als QR-Code: Den Link mit einem QR-Generator (etwa me-qr.com) in einen QR-Code umwandeln und auf Flyern, in der Halle oder im Newsletter verwenden.
- Eingebettet: Das Formular direkt in deine Website einbetten und bei Bedarf die Iframe-Webadresse für die passende Höhe hinterlegen.
Was passiert nach dem Ausfüllen?
- DigitalMembers erstellt automatisch ein Eintrittsgesuch.
- Falls konfiguriert, erhält die Vorstands-Gruppe eine Benachrichtigung.
- Nach der Genehmigung durch den Vorstand werden die Daten in die Stammdaten übertragen, samt der voreingestellten Listen, Vereinsfelder und Kurse.
Tipps für Eintrittsformulare
- Mache die AHV-Nummer zum Pflichtfeld, wenn du NDS/J&S-Exporte nutzt.
- Füge eine AGB-Zustimmung hinzu, um die Einwilligung datenschutzkonform zu protokollieren.
- Teste jedes Formular vor der Veröffentlichung aus Sicht der ausfüllenden Person.
Austrittsformulare: Mitglieder online austreten lassen
Das Austrittsformular ist eine vereinsweite Einstellung, es gibt also genau eines pro Verein. Damit läuft der ganze Austritt über die Plattform: Ein Mitglied stellt ein Austrittsgesuch, der Vorstand prüft es, und beim Bestätigen wird automatisch aufgeräumt, statt dass jemand von Hand das Login sperrt und die Person aus allen Gruppen nimmt. Du richtest es unter Kontakte → Formulare → Austrittsformular über Bearbeiten ein.
Grundeinstellungen
- Formular aktiv: Ist es aus, kann kein Mitglied einen Austritt einreichen.
- Austrittsgesuche automatisch annehmen: Ist es an, wird ein Austritt sofort bestätigt, ohne dass der Vorstand ihn prüfen muss.
- AGB (Rechtsdokument): Ein Dokument, etwa eure Austritts-Bedingungen, das das Mitglied beim Austritt akzeptieren muss.
Erweiterte Einstellungen
Diese Optionen steuern die Details des Austrittsprozesses. Für die meisten Vereine passen die Standardwerte.
Bestätigungs-Seite: Die Texte, die das Mitglied beim Austritt sieht, sowie die Austritts-Mails verwaltest du zentral unter den Textvorlagen. Der Knopf Textvorlagen öffnen bringt dich direkt zur Gruppe Formulare.
Status des Mitglieds nach dem Austritt: Jede Aktion ist einzeln schaltbar, damit nichts vergessen geht und trotzdem nichts unbeabsichtigt passiert.
- Login deaktivieren: Das Mitglied kann sich nicht mehr anmelden.
- Benachrichtigungen deaktivieren: Das Mitglied erhält keine Vereins-Nachrichten mehr.
- Mitglied archivieren: Es verschwindet aus der aktiven Mitgliederliste, bleibt aber als Verlauf erhalten.
Bereinigung beim Austritt: Steuert, welche Zuweisungen beim Austritt entfernt werden.
- Von zukünftigen Aktivitäten abmelden: Löst kommende Aktivitäts-Anmeldungen auf.
- Vereinsfeldzuweisungen entfernen: Entfernt die Vereinsfelder der Person.
- Aus Listen entfernen: Nimmt die Person aus ihren Listen.
- Inserate entfernen: Entfernt ihre Inserate aus der Börse.
Benachrichtigungen an das Mitglied: Legt fest, wann das Mitglied eine Mail bekommt.
- Bei Eingang benachrichtigen: Eingangsbestätigung, sobald das Gesuch eingereicht wurde.
- Bei Annahme benachrichtigen: Mail, wenn der Austritt bestätigt wird.
- Bei Ablehnung benachrichtigen: Mail, wenn der Austritt abgelehnt wird.
So läuft ein Austritt ab
- Ein Mitglied klickt im eigenen Profil auf Austritt, oder der Vorstand erfasst den Austritt über den Austritt-Knopf im Mitgliederprofil. Dabei kann eine Bemerkung angegeben werden.
- Der Vorstand prüft das Gesuch unter Kontakte → Profil-Checks. Dort siehst du für Login, Benachrichtigungen und Mitgliedschaft jeweils den Vorher- und Nachher-Zustand sowie die Liste der Bereinigungen.
- Der Vorstand wählt Annehmen oder Ablehnen und kann eine Bemerkung mitgeben, die das Mitglied in der Entscheid-Mail sieht. Beim Annehmen führt DigitalMembers die konfigurierten Aufräum-Schritte automatisch aus.
Das eigene Austrittsgesuch kann niemand selbst bestätigen. So stellt das Vier-Augen-Prinzip sicher, dass sich niemand versehentlich selbst aussperrt.
Tipp für Austrittsformulare
Lass beim Austritt die Standardwerte aktiv, wenn du unsicher bist. Sie sorgen dafür, dass ausgetretene Mitglieder sauber deaktiviert und aus laufenden Zuweisungen entfernt werden.