Hilfecenter & Dokumentation

Formulare erledigen zwei Dinge für dich, ohne dass du von Hand nachtragen musst: Mit Eintrittsformularen melden sich Interessierte selbst online als Mitglied oder für eine Aktivität an, mit dem Austrittsformular wickelst du Austritte sauber und nachvollziehbar ab. Beides findest du unter Kontakte → Formulare.

Eintrittsformulare: Interessierte online aufnehmen

Ein Eintrittsformular ist eine öffentliche Anmeldeseite, die du auf deiner Website einbindest oder als Link und QR-Code teilst. Wer es ausfüllt, erzeugt ein Eintrittsgesuch, das der Vorstand prüft und danach in die Stammdaten übernimmt. Du kannst beliebig viele Formulare anlegen, zum Beispiel eines für neue Aktivmitglieder, eines für Junioren mit Elterneinwilligung und eines fürs Schnuppern.

Eintrittsformular erstellen

1. Gehe zu Kontakte → Formulare (Stammdaten-Berechtigung erforderlich)
2. Klicke bei den Eintrittsformularen auf Formular hinzufügen
3. Gib einen internen Namen ein und speichere
4. Öffne das Formular mit dem Stift-Symbol und richte es in den folgenden Bereichen ein

Allgemeine Einstellungen

Hier legst du fest, wie das Formular aussieht und was es tut:

• Interner Name: Name in deiner Formularliste, für Mitglieder nicht sichtbar.
• Typ: Mitgliedsanmeldung, Anmeldung für Aktivitäten oder Rückmeldung Sponsoring. Bestimmt, wofür sich die Person anmeldet.
• Webadresse für das Registrierungsformular: Der öffentliche Link zum Formular, den du kopieren und teilen kannst.
• Name: Der öffentlich angezeigte Titel des Formulars, in allen vier Sprachen hinterlegbar.
• Beschreibung: Einleitungstext über dem Formular, formatierbar und ebenfalls mehrsprachig.
• Support-E-Mail: Kontaktadresse, die den Ausfüllenden bei Fragen angezeigt wird.
• Iframe-Webadresse (optional): Für Fortgeschrittene. Wird das Formular in deine Website eingebettet, kann es an diese Adresse ein Signal senden, damit sich die eingebettete Höhe anpasst.
• Elternteil-Erfassung: Steuert, ob zusätzlich die Daten eines Elternteils erfasst werden: Deaktiviert, Optional oder Notwendig. Für Jugendanmeldungen wählst du Notwendig.
• Vereinslogo: Logo, das im öffentlichen Formular erscheint.
• Geschäftsbedingungen & Datenschutz: Rechtsdokument, das im Formular akzeptiert werden muss. Über den Link daneben legst du deine AGB an oder bearbeitest sie.
• Custom CSS (optional): Für Fortgeschrittene. Eigenes Styling, damit das Formular zu deiner Website passt. Ein Knopf fügt dir Beispiel-Styles ein.
• Aktiv: Nur ein aktives Formular nimmt Anmeldungen entgegen. Ist es ausgeschaltet, sehen Besucher den Hinweis, sich direkt an deinen Verein zu wenden.
• Header anzeigen und Footer anzeigen: Blenden Kopf- und Fussbereich im öffentlichen Formular ein oder aus.

Formularfelder festlegen

Im Bereich Mitglied-Felder bestimmst du, welche Angaben abgefragt werden. Mit Formular-Feld hinzufügen fügst du ein Feld hinzu, per Ziehen ordnest du die Reihenfolge. Pro Feld stellst du ein:

• Stammdatenzuweisung: Welche Angabe das Feld abfragt. Nach der Genehmigung wird der Wert automatisch in die Stammdaten übernommen.
• Erforderlich: Ob das Feld ausgefüllt werden muss.
• Name, Beschreibung und Platzhalter: Beschriftung, Hilfetext und Beispieltext im Eingabefeld, jeweils mehrsprachig.
• Maximale Anzahl: Nur bei Kurs-, Aktivitäts- oder Listenfeldern. Begrenzt, wie viele Einträge gewählt werden dürfen.

Als Stammdatenzuweisung stehen dir die üblichen Angaben zur Verfügung (Vorname, Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, AHV-Nummer, IBAN, Sprache, Nationalität, Mitteilung und viele mehr). Zusätzlich gibt es Spezialzuweisungen, bei denen sich die Person direkt für etwas einträgt:

• Kurszuweisung: Auswahl aus deinen Kursen.
• Aktivitätszuweisung: Auswahl aus deinen Aktivitäten.
• Listenzuweisung: Auswahl aus deinen Listen.
• Vereinsfeld: Ein von dir definiertes Vereinsfeld, das die Person selbst ausfüllt.

Pflichtfelder bei Vereinsfeldern

Bei einem Vereinsfeld gibt es zwei Stellen, an denen Erforderlich stehen kann, und sie wirken unterschiedlich weit. Setzt du es direkt auf dem Vereinsfeld unter Kontakte → Vereinsfelder, gilt es im ganzen Verein. Bei Profiländerungen kann ein Formular diese Pflicht nicht lockern, auch dann nicht, wenn das Feld im Formular gar nicht abgefragt wird: Die Änderung wird beim Abschicken abgewiesen, obwohl auf dem Formular nichts fehlt. Bei Eintrittsformularen prüft DigitalMembers die Felder, die das Formular abfragt: Ein erforderliches Feld lässt sich dort nicht leeren, und bei Feldern mit mehreren Einträgen bleibt immer mindestens einer stehen.

Umgekehrt funktioniert es: Ein Formular darf ein Feld zusätzlich zur Pflicht machen, das als Vereinsfeld freiwillig ist. Die Regel lautet also, dass ein Formular nur verschärfen kann, nie lockern.

Praktisch heisst das: Setz eine Angabe nur dann auf dem Vereinsfeld selbst auf erforderlich, wenn sie wirklich von allen gebraucht wird. Brauchst du sie nur von einer Gruppe, etwa die Krankenkassen-Kartennummer von Kindern, aber nicht von den Leitenden, dann lass das Vereinsfeld freiwillig und setz die Pflicht im betreffenden Formular. Pflichtfelder erkennst du im ausgefüllten Formular am Stern hinter der Feldbezeichnung.

Voreinstellungen für neue Mitglieder

Im Bereich Mitglied-Einstellungen legst du fest, was ein neues Mitglied aus diesem Formular automatisch mitbekommt, sobald der Eintritt genehmigt ist:

• Login aktiv: Ob sich die Person direkt einloggen kann.
• Benachrichtigungen aktiv: Ob die Person Vereins-Nachrichten erhält.
• In Verwendung: Ob die Person als aktives Mitglied zählt. Ist sie archiviert, hat sie keinen Login, keine Benachrichtigungen und zählt nicht zum Tarif.
• Listen: Listen, denen neue Mitglieder automatisch zugewiesen werden.
• Vereinsfelder: Vereinsfelder, welche die Person automatisch erhält. Je Feld kannst du einen fixen Wert und eine fixe Rolle vorgeben, zum Beispiel damit jede Anmeldung als Mitgliedschaft «Mitglied» startet.
• Kurse und Aktivitäten: Kurse oder Aktivitäten, in die neue Mitglieder direkt eingeschrieben werden.

Ist die Elternteil-Erfassung aktiv, findest du unter Elternteil-Felder und Elternteil-Einstellungen dieselben Möglichkeiten für die Daten des Elternteils.

Formular teilen und einbinden

Nach dem Speichern erhältst du einen direkten Link zum Formular. Du teilst ihn auf drei Arten:

• Als Link: URL kopieren und auf deiner Website verlinken, zum Beispiel als Knopf «Jetzt Mitglied werden».
• Als QR-Code: Den Link mit einem QR-Generator (etwa me-qr.com) in einen QR-Code umwandeln und auf Flyern, in der Halle oder im Newsletter verwenden.
• Eingebettet: Das Formular direkt in deine Website einbetten und bei Bedarf die Iframe-Webadresse für die passende Höhe hinterlegen.

Sprache und Darstellung festlegen

Das Formular erscheint in der Sprache des Browsers, sofern dein Verein diese Sprache unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Unterstützte Sprachen eingestellt hat. Sonst erscheint es in der Standardsprache deines Vereins. Über die Flagge oben rechts wechseln Besucher zwischen deinen Sprachen. Unterstützt dein Verein nur eine Sprache, fehlt die Auswahl.

Mit zwei Angaben am Ende des Links legst du Sprache und Darstellung selbst fest:

• lang: de, en, fr oder it. So verlinkst du aus dem englischen Bereich deiner Website direkt auf das englische Formular.
• theme: light für die helle oder dark für die dunkle Darstellung.

Beispiel: …/wizard?theme=light&lang=en

Was passiert nach dem Ausfüllen?

1. DigitalMembers erstellt automatisch ein Eintrittsgesuch.
2. Falls konfiguriert, erhält die Vorstands-Gruppe eine Benachrichtigung.
3. Nach der Genehmigung durch den Vorstand werden die Daten in die Stammdaten übertragen, samt der voreingestellten Listen, Vereinsfelder und Kurse.

Tipps für Eintrittsformulare

• Mache die AHV-Nummer zum Pflichtfeld, wenn du NDS/J&S-Exporte nutzt.
• Füge eine AGB-Zustimmung hinzu, um die Einwilligung datenschutzkonform zu protokollieren.
• Teste jedes Formular vor der Veröffentlichung aus Sicht der ausfüllenden Person.

Austrittsformular

Mit dem Austrittsformular reichen Mitglieder ein Austrittsgesuch ein, das der Vorstand prüft. Beim Bestätigen räumt DigitalMembers Login, Listen und laufende Lizenzen automatisch auf. Wie du das Formular einrichtest und Austritte abwickelst, steht im Artikel Austritt aus dem Verein.