STV-Synchronisierung einrichten und nutzen
Mit der STV-Integration verbindest du deinen Verein in DigitalMembers direkt mit der Mitgliederdatenbank des Schweizerischen Turnverbands (STV). Adressänderungen, Ein- und Austritte sowie neue Mitglieder werden automatisch zwischen beiden Systemen abgeglichen. Du pflegst deine Stammdaten nur noch an einer Stelle.
Übersicht
Die STV-Synchronisierung läuft im Hintergrund, sobald sie einmal aktiv ist. Du legst pro Verein fest, in welche Richtung Daten fliessen sollen: nur von DigitalMembers in den STV, nur vom STV nach DigitalMembers, oder in beide Richtungen gleichzeitig. Damit lässt sich die Integration sowohl für reine Lese-Vereine (alles kommt aus dem STV) als auch für aktive Vereine (DigitalMembers ist das führende System) sauber konfigurieren.
Voraussetzung ist ein STV-Vereinslogin (Username und Passwort) mit Schreibrechten auf die Mitgliederdaten. Das ist derselbe Account, mit dem du dich sonst auf der STV-Webseite anmeldest.
Schritt 1: STV-Integration aktivieren
- Navigiere zu Einstellungen → Organisation → Integrationen.
- Suche die Integration STV und schalte sie ein.
- Nach dem Aktivieren erscheint der neue Menüpunkt Einstellungen → Organisation → Integrationen → STV-Integration.
Schritt 2: Zugangsdaten hinterlegen
- Öffne Einstellungen → Organisation → Integrationen → STV-Integration.
- Trage unter Username und Passwort die Anmeldedaten deines STV-Vereinslogins ein.
- Speichere die Einstellungen. Das Passwort wird verschlüsselt abgelegt, du musst es danach nicht erneut eingeben.
Schritt 3: Aktiv-Schalter setzen und Richtung wählen
Der Aktiv-Schalter ganz oben ist der Hauptschalter für die Integration. Solange er aus ist, läuft nichts – auch wenn alle weiteren Optionen darunter eingeschaltet sind. Erst wenn er an ist, greifen die drei Sync-Richtungen.
Die drei Sync-Richtungen verstehen
- Automatischer Datenabgleich von DigitalMembers nach STV: Änderungen, die du oder dein Vorstand in DigitalMembers macht (Adressen, Telefonnummern, Mailadressen, Austritte, neue Mitglieder), werden in die STV-Datenbank hochgeladen. Sinnvoll, wenn DigitalMembers dein führendes System ist.
- Automatischer Datenabgleich von STV nach DigitalMembers: Mitglieder und Datenänderungen, die im STV erfasst sind, werden in DigitalMembers nachgezogen. Sinnvoll, wenn der STV das führende System ist und DigitalMembers nur als Spiegel dient. Bereits gefüllte Felder in DigitalMembers werden dabei nicht überschrieben – nur leere Felder erhalten den STV-Wert.
- STV-Synchronisierung für Neumitglieder aktivieren: Sobald du in DigitalMembers ein neues Mitglied erfasst, ist die Synchronisierung für dieses Mitglied automatisch eingeschaltet. Ohne diese Option musst du sie pro neuem Mitglied einzeln einschalten.
Was wird synchronisiert
Beim Datenabgleich werden Stammdaten wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, PLZ, Ort, Land, Sprache, E-Mail (inkl. alternativer E-Mail), Mobil-, Geschäfts- und Privat-Telefonnummer sowie die STV-Mitgliedskategorie übertragen. Bemerkungen aus der STV-Datenbank werden zusätzlich als interne Notiz im Mitgliederprofil unter Notizen STV-Datenbank abgelegt.
Was passiert beim Austritt
Wenn ein Mitglied aus deinem STV-Verein austritt, wird es in DigitalMembers automatisch auf Ehemaliges Mitglied gesetzt und aus der STV-Mitgliederkategorie entfernt. Das Mitglied bleibt im System erhalten (Historie, Buchungen, Spenden, alte Anmeldungen), aktive Mitgliedschaftsrechte werden aber entzogen.
Anwendungsbeispiele
- DigitalMembers als führendes System: Aktiv an, DigitalMembers nach STV an, STV nach DigitalMembers aus, Neumitglieder an. Du pflegst alles in DigitalMembers, der STV wird automatisch versorgt.
- STV als führendes System: Aktiv an, DigitalMembers nach STV aus, STV nach DigitalMembers an, Neumitglieder aus. DigitalMembers spiegelt nur die STV-Daten, Änderungen machst du im STV.
- Beide Richtungen: Aktiv an, beide Datenabgleich-Optionen an. Geeignet während einer Übergangsphase, wenn beide Systeme parallel gepflegt werden.
Sicherheit
Dein STV-Passwort wird verschlüsselt abgelegt und nicht im Klartext angezeigt – auch nicht in Logs oder Fehlermeldungen. Falls du das Passwort später änderst, gib es einfach im Feld Passwort neu ein und speichere.