Hilfecenter & Dokumentation

Mit Textvorlagen personalisierst du die automatisch versendeten Nachrichten deiner Vereinskommunikation: Willkommensnachrichten, Rechnungs-E-Mails, Erinnerungen, Login-Nachrichten und mehr. Du findest sie unter Einstellungen → Organisation → Textvorlagen.

So ist die Seite aufgebaut

Die Vorlagen sind in sieben Themenbereiche gegliedert: Anmeldung & Sicherheit, Mitglieder, Aktivitäten, Sponsoring, Rechnungen & Buchhaltung, Formulare und Kommunikation. Über das Suchfeld findest du eine Vorlage direkt: Tippe zum Beispiel Rechnung oder Willkommen und die passenden Bereiche klappen automatisch auf.

Klappst du eine Vorlage auf, siehst du alle vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch) auf einen Blick. Über das Auge-Symbol schaust du dir den aktuell verwendeten Text an, über die Schaltfläche daneben hinterlegst du deinen eigenen Text oder bearbeitest ihn. Vorlagen, die auch als Klartext-Variante existieren, zeigen beide Formate nebeneinander.

Mitteilungskanäle: Standard, E-Mail, SMS und App

Beim Bearbeiten einer Vorlage wählst du oben den Mitteilungskanal. Der Kanal Standard ist die Basis: Er gilt für alle Versandwege, solange du keinen kanal-spezifischen Text hinterlegt hast. In den meisten Fällen reicht es deshalb, nur die Standard-Vorlage anzupassen.

• Standard: gilt überall dort, wo keine eigene Kanal-Vorlage existiert. Passe zuerst hier an.
• E-Mail: eigener Text nur für E-Mails, zum Beispiel wenn die E-Mail ausführlicher sein soll als die übrigen Benachrichtigungen.
• SMS: bewusst kurze Texte, denn SMS sind auf wenige Zeichen ausgelegt. Beispiel: die Nachricht mit dem Login-Code.
• Members-App: Benachrichtigungen, die Mitglieder direkt in der App sehen.

HTML- und Klartext-Vorlagen

Viele Vorlagen gibt es in zwei Formaten mit unterschiedlichem Einsatzzweck:

• HTML: formatierte Inhalte mit Fettschrift, Links und Aufzählungen. Wird für die Inhalte von E-Mails verwendet.
• Klartext: reiner Text ohne Formatierung. Wird für Betreffzeilen, SMS- und App-Benachrichtigungen verwendet, ausserdem als einfache Text-Variante von E-Mails für Mail-Programme, die kein HTML anzeigen.

Die Seite zeigt pro Vorlage nur die Formate an, die tatsächlich verwendet werden. Ein Format ersetzt das andere nicht: Eine Betreffzeile greift nie auf eine HTML-Vorlage zurück und umgekehrt.

Welche Vorlage wird verwendet?

Für jede Nachricht wählt DigitalMembers automatisch die passendste Vorlage aus. Drei Stufen entscheiden, in dieser Reihenfolge:

1. Sprache des Empfängers: Vorlagen in der Sprache des Mitglieds haben immer Vorrang. Nur wenn in dieser Sprache gar nichts existiert, kommt die deutsche Vorlage zum Zug.
2. Eigene Vorlage vor Standardvorlage: Innerhalb einer Sprache gewinnt dein eigener Text gegen die mitgelieferte Standardvorlage.
3. Passender Kanal vor Standard-Kanal: Existiert eine Vorlage für den konkreten Kanal (zum Beispiel SMS), gewinnt sie gegen die Standard-Kanal-Vorlage.

Beispiel: Ein englischsprachiges Mitglied erhält eine E-Mail. Geprüft wird der Reihe nach: deine englische E-Mail-Vorlage, deine englische Standard-Vorlage, die englische Standardvorlage von DigitalMembers, und erst danach dieselbe Reihenfolge auf Deutsch.

Hast du eine Vorlage nur auf Deutsch angepasst, erhalten anderssprachige Mitglieder die Standardvorlage in ihrer Sprache. Sobald du deine Anpassung auch in den anderen Sprachen hinterlegst, wird wieder dein eigener Text verwendet.

Verfügbare Platzhalter

Sammelrechnungen

• {{ org__name }} – Name des Vereins.
• {{ invoice_template__name }} – Name dieses Rechnungslaufs, wie du ihn selbst vergeben hast.
• {{ invoice_template__subject }} – Betreff, der für diesen Rechnungslauf hinterlegt ist.
• {{ invoice_template__start_period }} – Start der Abrechnungsperiode.
• {{ invoice_template__end_period }} – Ende der Abrechnungsperiode.
• {{ invoice_template__due_date }} – Zahlungsfrist dieses Rechnungslaufs.
• {{ current_year }} – Das aktuelle Kalenderjahr.

Rechnungen (allgemein)

• {{ owner_address_summary }} – Fertige Adresszeile deines Vereins (Name, Strasse, PLZ und Ort).
• {{ recipient_address_summary }} – Fertige Adresszeile des Rechnungsempfängers.
• {{ recipient_email }} – Die hinterlegte(n) E-Mail-Adresse(n) des Rechnungsempfängers.
• {{ owner_name }} – Name deines Vereins.
• {{ owner_address }} – Strasse deines Vereins.
• {{ owner_zip }} – Postleitzahl deines Vereins.
• {{ owner_place }} – Ort deines Vereins.
• {{ company_name }} – Firmenname des Empfängers (leer bei Privatpersonen).
• {{ invoice_id }} – Die vollständige Rechnungsnummer.
• {{ invoice_id[-5:] }} – Die letzten 5 Zeichen der Rechnungsnummer, reicht zur eindeutigen Identifikation.
• {{ invoice_subject }} – Betreff der Rechnung.
• {{ invoice_salutation }} – Persönliche Anrede des Empfängers.
• {{ invoice_text_top }} – Dein eigener Text oberhalb der Rechnungspositionen.
• {{ invoice_text_bottom }} – Dein eigener Text unterhalb der Rechnungspositionen.
• {{ invoice_document_date }} – Ausstellungsdatum der Rechnung.
• {{ invoice_due_date }} – Zahlungsfrist der Rechnung.
• {{ invoice_conditions }} – Zahlungsbedingungen als Text.

Rechnungs-Versand

• {{ recipient_salutation }} – Persönliche Anrede des Empfängers.
• {{ invoice.recipient }} – Name des Rechnungsempfängers.
• {{ invoice.text_top }} – Dein eigener Text oberhalb der Rechnungspositionen.
• {{ invoice.text_bottom }} – Dein eigener Text unterhalb der Rechnungspositionen.
• {{ invoice.org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ invoice.org.address }} – Strasse deines Vereins.
• {{ invoice.org.plz }} – Postleitzahl deines Vereins.
• {{ invoice.org.place }} – Ort deines Vereins.

Rechnungsbenachrichtigung

Die Mitteilung, die den Empfänger auf eine neu erstellte Rechnung hinweist (separat von der Rechnung selbst).

• {{ recipient_salutation }} – Persönliche Anrede des Empfängers.
• {{ invoice.subject }} – Betreff der Rechnung.
• {{ invoice.org.name }} – Name deines Vereins.

Spesenabrechnungen

Zwei getrennte Vorlagen: eine ans Buchhaltungsteam, das eine Abrechnung freigibt, eine an die Person, die sie eingereicht hat.

• {{ member_first_name_or_email }} – Name der Person, die die Abrechnung eingereicht hat (nur in der Vorlage ans Buchhaltungsteam).
• {{ owner_first_name_or_email }} – Name der Person, die die Abrechnung freigibt (nur in der Vorlage ans Buchhaltungsteam).
• {{ org }} – Name deines Vereins.
• {{ compensation_order__status }} – Status der Abrechnung, z.B. "Eingereicht".
• {{ compensation_order__num_payables }} – Anzahl der Positionen in der Abrechnung.
• {{ url }} – Direktlink zur Abrechnung.

Rechnungsposition-Titel

Kein Nachrichtentext, sondern die Standard-Bezeichnung einer Rechnungsposition, zum Beispiel "Mitgliedschaft {{ category.name }}". Bei Familien-Rechnungen wird der Name der Person automatisch vorangestellt, unabhängig von diesem Text.

• {{ category.name }} – Name der Mitglieds- oder Beitragskategorie.
• {{ current_year }} – Das aktuelle Kalenderjahr.

Lizenz-Rechnungen

Betreff, Einleitungstext und Schlusstext der Rechnungen, die aus einer Lizenz entstehen. Du kannst die Texte hier allgemein hinterlegen oder direkt bei einer einzelnen Lizenz, dann gelten sie nur für diese.

• {{ license.name }} – Name der Lizenz, zum Beispiel "Jahresbeitrag Aktivmitglied".
• {{ member.first_name }} – Vorname des Mitglieds, dem die Lizenz gehört.
• {{ member.last_name }} – Nachname des Mitglieds.
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ current_year }} – Das aktuelle Kalenderjahr.

Lizenzposition-Bezeichnung

Kein Nachrichtentext, sondern die Bezeichnung, unter der eine Lizenz auf der Rechnung erscheint. Ohne eigenen Text wird die bei der Position erfasste Bezeichnung verwendet, sonst der Name der Lizenz.

• {{ license.name }} – Name der Lizenz.
• {{ position.title }} – Bezeichnung der Position, wie du sie bei der Lizenz erfasst hast.
• {{ member.first_name }} – Vorname des Mitglieds.
• {{ current_year }} – Das aktuelle Kalenderjahr.

Willkommensnachricht

Geht an neue Mitglieder, sobald ihr Zugang erstellt wurde.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des neuen Mitglieds, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ member_name_with_salutation }} – Lokalisierte Anrede, z.B. "Lieber Tobias" oder "Liebe Anna".
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ url }} – Direktlink ins persönliche Dashboard des Mitglieds.
• {{ qr_svg_url }} – Link zum persönlichen QR-Code des Mitglieds (Vektorformat).
• {{ qr_png_url }} – Link zum persönlichen QR-Code des Mitglieds (Bildformat).

Eintritts-Gesuche (Nachricht an den Vorstand)

Diese Vorlage geht ans Vorstandsmitglied, das das Gesuch prüft. Da ein Formular mehrere Personen gleichzeitig anmelden kann (zum Beispiel eine Familie), stehen die Angaben der antragstellenden Personen als Liste zur Verfügung, über die du mit einer Schleife gehst.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des Vorstandsmitglieds, das die Nachricht erhält, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ url }} – Direktlink zum Gesuch.
• {{ registration.status_label }} – Status des Gesuchs, in der Sprache des Empfängers.
• {{ registration.auto_accept_legitimate }} – Ergebnis der automatischen Prüfung: gesetzt, wenn das Gesuch als unbedenklich eingestuft wurde.
• {{ registration.auto_accept_reason }} – Begründung der automatischen Prüfung.
• {% for mutation in mutations %}...{% endfor %} – Schleife über alle angemeldeten Personen dieses Gesuchs. Alle folgenden Angaben sind nur innerhalb dieser Schleife verfügbar.
• {{ mutation.first_name }} – Vorname der angemeldeten Person.
• {{ mutation.last_name }} – Nachname der angemeldeten Person.
• {{ mutation.company_name }} – Firmen- oder Vereinsname, falls angegeben.
• {{ mutation.address }} – Strasse der angemeldeten Person.
• {{ mutation.address_nr }} – Hausnummer.
• {{ mutation.address_extension }} – Adress-Zusatz.
• {{ mutation.plz }} – Postleitzahl.
• {{ mutation.place }} – Ort.
• {{ mutation.language_label }} – Gewählte Sprache, ausgeschrieben.
• {{ mutation.note }} – Die Mitteilung, die die Person im Formular angegeben hat.
• {{ mutation.username }} – Vorgesehener Benutzername für den Zugang.
• {{ mutation.external_id }} – Eigene Kennung aus einem verknüpften System, falls vorhanden.
• {{ mutation.member_id }} – Gesetzt, wenn zu dieser Person bereits ein Mitglied besteht.
• {% for field_assignment in mutation.field_assignments.all %}{{ field_assignment.field.key }}: {{ field_assignment.value }}{% endfor %} – Schleife über alle ausgefüllten Vereinsfelder, zum Beispiel E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Mitgliedschaft.
• {% for mutation_license in mutation.mutation_licenses.all %}{{ mutation_license.license.name }}{% endfor %} – Schleife über die Lizenzen, die mit dieser Anmeldung gewählt wurden.

Profilanpassungen

Diese Vorlage geht ans Vorstandsmitglied, das die beantragte Änderung prüft. Auch hier stehen die beantragten Änderungen als Liste zur Verfügung.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des Vorstandsmitglieds, das die Nachricht erhält, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ url }} – Direktlink zur Profilanpassung.
• {% for mutation in mutations %}...{% endfor %} – Schleife über die beantragten Änderungen.
• {{ mutation.first_name }} – Neuer Vorname aus dem Antrag (nur innerhalb der Schleife verfügbar).
• {{ mutation.last_name }} – Neuer Nachname aus dem Antrag (nur innerhalb der Schleife verfügbar).
• {{ mutation.member.id }} – Interne Kennung des bestehenden Mitglieds, dessen Profil geändert wird (nur innerhalb der Schleife verfügbar).
• {{ mutation.member.first_name }} – Bisheriger Vorname des Mitglieds (nur innerhalb der Schleife verfügbar).
• {{ mutation.member.last_name }} – Bisheriger Nachname des Mitglieds (nur innerhalb der Schleife verfügbar).

Ein- und Austritt: Nachrichten an das Mitglied

Diese Platzhalter stehen in den Nachrichten zur Verfügung, die das Mitglied selbst erhält: Eingangsbestätigung und Absage zum Eintrittsgesuch, Eingangsbestätigung, Bestätigung und Absage zum Austrittsgesuch sowie die Genehmigung einer Profilanpassung.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname der Person. Fehlt er, wird bei einer Anmeldung die E-Mail-Adresse und bei einem bestehenden Mitglied der Benutzername eingesetzt.
• {{ member_full_name }} – Vollständiger Name der Person.
• {{ registration.review_note }} – Die Bemerkung, die der Vorstand dem Mitglied beim Entscheid mitgibt.
• {{ mutation.date }} – Das gewünschte Austrittsdatum (nur in den Austritts-Nachrichten gefüllt).
• {{ mutation.note }} – Die Mitteilung aus dem Austrittsformular (nur in den Austritts-Nachrichten gefüllt).
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ url }} – Direktlink auf die Plattform.

Geburtstags-Glückwünsche

• {{ user.first_name }} – Vorname des Mitglieds.
• {{ user.last_name }} – Nachname des Mitglieds.
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ age }} – Alter, das das Mitglied dieses Jahr erreicht.
• {{ salutation }} – Vollständige, förmliche Anrede, z.B. "Liebe Frau Müller".
• {{ salutation_prefix }} – Nur das Anredewort, z.B. "Liebe"/"Lieber".

Aktivitäten-Übersicht

Verfügbar, wenn dein Verein das Aktivitäten-Modul gebucht hat. Fasst die kommenden Aktivitäten eines Mitglieds automatisch als Liste zusammen; eigene Platzhalter brauchst du dafür normalerweise nicht.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des Mitglieds, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ url }} – Direktlink zur Aktivitäten-Übersicht.

Aktivitäts-Einladung, -Erinnerung und -Aufgebot

Verfügbar, wenn dein Verein das Aktivitäten-Modul gebucht hat. Drei separate Vorlagen (Einladung, Erinnerung, Aufgebot) mit denselben Platzhaltern.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des Mitglieds, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ member_name_with_salutation }} – Lokalisierte Anrede.
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ activity.name }} – Name der Aktivität.
• {{ activity.start_date }} – Beginn der Aktivität.
• {{ activity.end_date }} – Ende der Aktivität.
• {{ activity.place }} – Ort der Aktivität.
• {{ activity.description }} – Beschreibungstext der Aktivität.
• {{ activity.line_up_text }} – Aufgebotstext der Aktivität (nur beim Aufgebot relevant).
• {{ activity.registration_deadline }} – Anmeldeschluss der Aktivität.
• {{ url }} – Direktlink zur Aktivität.

Aktivitäts-Rechnungen

Verfügbar, wenn dein Verein das Aktivitäten-Modul gebucht hat. Die Erinnerung übernimmt automatisch denselben Text wie die ursprüngliche Rechnung; nur der Betreff der Erinnerung ist separat anpassbar.

• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ activity.name }} – Name der Aktivität.
• {{ current_year }} – Das aktuelle Kalenderjahr.

Kursanmeldung

Verfügbar, wenn dein Verein das Aktivitäten-Modul gebucht hat. Bestätigt einem Mitglied die Anmeldung zu einem Kurs.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des angemeldeten Mitglieds, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ course.name }} – Name des Kurses.
• {{ course_participant.role }} – Rolle des Mitglieds im Kurs.
• {{ org }} – Name deines Vereins.
• {{ url }} – Direktlink zum Kurs.

Sponsoring: Einladung, Erinnerung und Dankesnachricht

Verfügbar, wenn dein Verein das Sponsoring-Modul gebucht hat. Drei separate Vorlagen mit denselben Platzhaltern. Der gespendete Betrag steht in keiner der drei Vorlagen als Platzhalter zur Verfügung, nur Angaben zum Projekt.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des Sponsors, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ member_name_with_salutation }} – Lokalisierte Anrede des Sponsors.
• {{ sponsoring_project.name }} – Name des Sponsoring-Projekts.
• {{ sponsoring_project.start_date }} – Beginn des Projekts.
• {{ sponsoring_project.end_date }} – Ende des Projekts.
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ url }} – Direktlink zum persönlichen Dashboard des Sponsors.

Sponsoring-Rechnungen

Verfügbar, wenn dein Verein das Sponsoring-Modul gebucht hat. Die Erinnerung übernimmt automatisch denselben Text wie die ursprüngliche Rechnung; nur der Betreff der Erinnerung ist separat anpassbar. Der Name des Sponsors steht auch hier nicht als Platzhalter zur Verfügung.

• {{ org }} – Name deines Vereins.
• {{ sponsoring_project.name }} – Name des Sponsoring-Projekts.
• {{ current_year }} – Das aktuelle Kalenderjahr.

Kampagnen

Die allgemeine Vorlage für frei versendete Mitteilungen (Kampagnen). Zusätzliche Platzhalter zu Aktivität oder Sponsoring-Projekt sind nur gefüllt, wenn die Kampagne aus diesem Zusammenhang heraus versendet wird.

• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des Empfängers, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ member_name_with_salutation }} – Lokalisierte Anrede des Empfängers.
• {{ org.name }} – Name deines Vereins.
• {{ url }} – Direktlink zum persönlichen Dashboard.
• {{ qr_svg_url }} – Link zum persönlichen QR-Code (Vektorformat).
• {{ qr_png_url }} – Link zum persönlichen QR-Code (Bildformat).
• {{ activity.name }} – Name der verknüpften Aktivität, falls die Kampagne dazu gehört.
• {{ sponsoring_project.name }} – Name des verknüpften Sponsoring-Projekts, falls die Kampagne dazu gehört.

Formulare

Beschriftungen und Beschreibungstexte deiner Anmeldeformulare (Titel, Feld-Beschriftungen, Platzhaltertexte in Formularfeldern, Dokumente wie AGB oder Datenschutzerklärung) sind reiner Text ohne Platzhalter. Was du hier einträgst, erscheint unverändert auf dem Formular.

Passwort-Reset

• {{ member_name_with_salutation }} – Lokalisierte Anrede, z.B. "Lieber Tobias" oder "Liebe Anna".
• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des Mitglieds, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ org.name }} – Vereinsname als Absender im E-Mail-Text.
• {{ password_reset_url }} – Der eigentliche Reset-Link. Muss in der Vorlage enthalten sein.

Login-Link

• {{ member_name_with_salutation }} – Lokalisierte Anrede, z.B. "Lieber Tobias" oder "Liebe Anna".
• {{ member_first_name_or_email }} – Vorname des Mitglieds, sonst der Benutzername als Ersatz.
• {{ org.name }} – Vereinsname als Absender im E-Mail-Text.
• {{ login_token }} – Der eigentliche One-Time-Login-Link. Muss in der Vorlage enthalten sein.

Erweiterte Bedingungen

Neben einfachen Platzhaltern kannst du in Vorlagen auch Bedingungen und Ersatzwerte verwenden:

Wenn-Abfrage:

• {% if registration.review_note %}Bemerkung: {{ registration.review_note }}{% endif %}
• {% if age < 16 %}Hinweis zum Jugendschutz{% endif %}

Ersatzwert, wenn ein Platzhalter leer ist:

• {{ mutation.note|default:"-" }}

Personalisierte Anrede mit Ersatzwert:

• {% with name=member.nickname|default:member.first_name %}Hallo{% if name %} {{ name }}{% endif %}{% endwith %}

Liste durchgehen:

• {% for mutation in mutations %}{{ mutation.first_name }} {{ mutation.last_name }}
{% endfor %}

Nicht überschreibbare Vorlagen

• WhatsApp-Vorlagen können nicht verändert werden, da sie von Meta genehmigt werden müssen
• Bestimmte E-Mail-Vorlagen werden zusätzlich im HTML-Format bereitgestellt und können nicht vollständig überschrieben werden

Tipps

• Orientiere dich an den Originalvorlagen beim Einbinden von Platzhaltern
• Passe Vorlagen in allen Sprachen an, in denen dein Verein Mitglieder hat. So erhalten alle deinen eigenen Text statt der Standardvorlage
• Teste deine Vorlage immer vor dem Versand an echte Empfänger
• Passwort-Reset- und Login-Link-Mails werden über deinen eigenen SMTP-Server verschickt, wenn du einen konfiguriert hast