Dans DigitalMembers, une équipe n'est pas une rubrique distincte. C'est une valeur d'un champ de l'association dans ta gestion des membres. Quand tu associes un cours ou une activité à une équipe, ses membres sont automatiquement ajoutés aux participants. La liste se met ensuite à jour. Tu gères donc l'appartenance à l'équipe là où tu le fais déjà, sur la fiche du membre, sans devoir ajouter chaque personne à chaque cours.
Vue d'ensemble
Une équipe se compose toujours de deux éléments : un champ de l'association, par exemple Équipe, Groupe de travail ou Fonction, et l'une de ses valeurs, par exemple Groupe de jeunes ou Classe d'instruments à vent. Chaque valeur de ce champ est une équipe. Les personnes auxquelles cette valeur est attribuée font partie de l'équipe. Tu n'as donc pas besoin de tenir une deuxième liste de membres à jour.
Avant de commencer
Le champ de l'association contenant tes équipes doit déjà exister, et les valeurs doivent être attribuées aux membres. Pour savoir comment créer un champ d'équipe et attribuer ses valeurs aux membres, une personne à la fois ou par glisser-déposer, consulte Champs de l'association et attribution aux équipes. Si la personne qui dirige l'équipe doit gérer elle-même ses cours et ses activités, il lui faut aussi une autorisation d'équipe.
Associer un cours ou une activité à une équipe
Ouvre le cours ou l'activité et passe à l'étape Personnes participantes. Sous Automatiquement via une équipe, choisis l'équipe souhaitée. Pour chaque option, tu vois le champ de l'association et le nombre de membres. Tu peux ainsi choisir la bonne équipe. Dès que tu confirmes, l'équipe est enregistrée et ses membres apparaissent dans la liste des participants.
Si une activité est déjà associée à un cours, tu ne peux pas choisir d'équipe pour cette activité. Ses participants viennent du cours : il n'y a ainsi qu'une seule source.
Comment les membres de l'équipe deviennent participants
Une fois l'équipe associée, ses membres figurent parmi les participants. Ils portent la mention Géré via, suivie du nom de l'équipe. Quand une personne rejoint l'équipe, elle est ajoutée automatiquement. Tu n'as donc pas à penser à l'inscrire à chaque cours.
Quand une personne quitte l'équipe, elle reste dans la liste avec la mention Ne fait plus partie de l'équipe. C'est voulu : les présences déjà saisies sont conservées et tes analyses restent complètes. Tu peux retirer cette personne manuellement à tout moment. Tant qu'elle fait partie de l'équipe, tu ne peux pas la retirer individuellement, car l'équipe l'ajouterait aussitôt à nouveau. Un symbole dans la ligne te le signale.
Changer ou retirer l'équipe
Si tu choisis une autre équipe ou Aucune équipe, DigitalMembers te demande ce que tu veux faire des personnes de l'ancienne équipe :
- Conserver : Ces personnes restent parmi les participants ajoutés individuellement, avec leurs inscriptions. Choisis cette option si le groupe continue à participer, mais que tu ne veux plus mettre sa liste à jour automatiquement.
- Supprimer : Ces personnes sont retirées de la liste des participants et leurs inscriptions sont perdues. Choisis cette option si le cours ou l'événement s'adresse désormais à un tout autre groupe.
Les personnes qui font aussi partie de la nouvelle équipe restent dans la liste dans les deux cas. Les séances de cours et les événements déjà passés ne sont jamais modifiés. Les présences saisies restent ainsi conservées.
Ajouter aussi des membres individuels et des listes
Associer une équipe ne remplace pas les autres façons d'ajouter des participants. Tu peux toujours attribuer à un cours ou à une activité des membres individuels, une Liste entière ou toutes les personnes auxquelles un champ de l'association a été attribué, par exemple une fonction. À l'étape Personnes participantes, cherche la personne, la liste ou le champ de l'association sous Ajouter individuellement, puis confirme.
Ces sources se complètent. L'équipe couvre le groupe habituel et sa liste reste à jour. Les personnes ajoutées individuellement restent inscrites indépendamment de l'équipe. Tu peux ainsi ajouter une personne qui donne un coup de main ou qui vient d'un autre groupe, sans l'intégrer à l'équipe.
Exemples d'utilisation
- Cours régulier : Associe une fois le cours à l'équipe. Ensuite, il te suffit de gérer l'appartenance à l'équipe sur la fiche de chaque membre.
- Événement d'un groupe de travail : Associe l'activité à la valeur du champ Groupe de travail et ajoute une date de fin aux attributions sur les fiches des membres.
- Groupe avec ses propres activités : Chaque groupe a sa propre valeur et chaque cours est associé à la valeur correspondante. Les présences restent bien séparées.
- Participants supplémentaires : Associe l'équipe, puis ajoute manuellement des personnes invitées ou venues donner un coup de main.
Qui gère les inscriptions de l'équipe
Le lien avec l'équipe ajoute les participants et définit aussi qui s'en occupe. Si un membre a l'autorisation d'équipe pour cette même équipe et en fait lui-même partie, il gère les réponses pour ce cours et ses activités : les inscriptions et désinscriptions de tous les participants, la désinscription de plusieurs activités sur une période et la liste complète des participants, même si les réponses sont normalement masquées. Dans les listes de participants, une couronne indique qui en est responsable.
La personne qui dirige le cours peut ainsi traiter elle-même les réponses transmises par les parents. Elle effectue les changements avec l'assistant d'inscription, que les membres utilisent aussi. Les délais d'inscription ne changent pas. Les activités closes, annulées ou passées restent bloquées.
À retenir
- Un seul endroit pour gérer l'appartenance : Tu gères les équipes sur les fiches des membres, jamais dans le cours. Les informations ne risquent donc pas de diverger.
- Une équipe par cours : Un cours ou une activité est associé à une seule équipe. Tu peux ajouter d'autres personnes individuellement, avec une liste ou avec un champ de l'association.
- Renommer une valeur ne pose pas de problème : Si tu changes le nom d'une valeur, tous les liens avec les cours et les activités sont conservés.
- Les départs restent visibles : Les personnes qui quittent l'équipe sont signalées, mais pas retirées. Les présences saisies et les analyses restent ainsi complètes.