Tu indiques si tu participes à une activité dans l’assistant d’inscription. Il te guide en quelques étapes. Il te demande d’abord si tu participes, puis te pose les questions nécessaires pour cet événement. À la fin, tu vois un récapitulatif et tu confirmes le tout en une seule fois.
Vue d’ensemble
La rubrique Activités du logiciel pour associations regroupe tes événements et tes cours. Une activité comprend ta participation et parfois des missions supplémentaires, comme une tranche horaire en cuisine pendant une fête, un trajet à assurer ou une nuit sur place. L’assistant sépare bien les deux : tu indiques d’abord si tu participes, puis tu choisis les missions que tu veux aussi assurer. Si tu te désinscris, cela vaut pour tout l’événement, y compris pour chaque mission.
Tu accèdes à l’assistant depuis Activités. Ouvre l’événement et clique sur Modifier l’inscription. L’assistant démarre toujours à la première étape et affiche tes choix actuels. Tu peux donc corriger ta réponse à tout moment. Le nombre d’étapes dépend de l’événement. Il s’affiche au-dessus de la barre de progression.
Participation
La première étape te demande Tu participes ?. Elle affiche aussi la date, le lieu et la date limite d’inscription à l’événement. Tu choisis l’une de ces trois réponses :
- Oui, je participe : Ton inscription est confirmée. S’il y a des missions supplémentaires, l’assistant te propose de les choisir à l’étape suivante.
- Non, je ne peux pas : Tu es désinscrit de l’événement et de toutes ses missions.
- Je ne sais pas encore : Ta réponse reste en attente. L’assistant saute les étapes suivantes et tu confirmes directement à la dernière étape. L’équipe qui organise l’événement voit que tu n’as pas encore pris de décision.
Missions
Cette étape apparaît uniquement si l’événement propose des missions supplémentaires. Chaque mission a sa propre case à sélectionner. Tu y vois les horaires, les places disponibles (par exemple 6 places libres sur 6) et le prix, s’il y en a un. Si une mission est complète, elle est signalée comme telle et tu ne peux plus la choisir.
Tu peux prendre plusieurs missions à la fois ou n’en choisir aucune. Même sans mission, tu restes inscrit à l’événement. Si tu as déjà une place dans une mission désormais complète, tu la conserves.
Justification
Ton association décide pour chaque activité si cette étape apparaît. Si l’événement exige une justification, tu dois la saisir pour continuer. Si elle est facultative, tu peux quand même laisser un message à l’équipe qui organise l’événement, par exemple pour dire que tu arriveras plus tard.
La justification vaut pour toute ton inscription. Tu l’écris donc une seule fois, et non pour chaque mission. Si tu effaces le texte, ta justification précédente est supprimée.
Si ton association vérifie les justifications lors d’une désinscription, tu reçois un bref retour juste après l’enregistrement. Pendant la vérification, le bouton d’enregistrement affiche Vérification.... Cela prend un instant. Selon le réglage choisi, ta désinscription reçoit simplement un commentaire ou elle est refusée si ta justification est insuffisante.
Confirmation
La dernière étape affiche un récapitulatif : ta réponse sur la participation, chaque mission avec le statut Inscrit ou Désinscrit, et ta justification. Rien n’est enregistré tant que tu n’as pas cliqué sur Enregistrer l'inscription. D’ici là, tu peux revenir à chaque étape avec Retour ou tout abandonner avec Annuler.
Répondre pour tes enfants et tes proches
Si tu gères d’autres profils, par exemple ceux de tes enfants, ouvre l’événement. Dans l’onglet Mon inscription, sélectionne la personne en haut sous Choisir un membre. L’assistant affiche alors son inscription et t’indique pour qui tu réponds. Tu évites ainsi de modifier la tienne par erreur.
Modifier les inscriptions en tant que membre du comité ou responsable d’équipe
Dans l’onglet Participants, un tableau affiche toutes les personnes inscrites à l’événement : une ligne par personne et une colonne par mission. Il indique aussi le nombre de places prises pour chaque mission et signale celles qui sont complètes. Au-dessus des chiffres, tu peux filtrer les inscriptions par statut : Inscrit, Désinscrit ou En attente. Si tu as le droit de modifier l’inscription d’une personne, une icône en forme de crayon apparaît à côté de son nom. Elle ouvre le même assistant pour cette personne. Le nom et la participation restent visibles quand tu fais défiler le tableau sur le côté, même si l’événement compte beaucoup de missions.
Si une personne a donné des justifications, tu vois aussi Afficher toutes les justifications à côté de son nom. Ce bouton ouvre l’Historique des justifications avec toutes ses justifications précédentes et les réponses reçues, de la plus ancienne à la plus récente. Tu peux ainsi repérer une tendance sans ouvrir chaque activité. Le tableau affiche aussi Saisi par avec le nom de la personne qui a enregistré l’inscription. Ainsi, une désinscription saisie par la personne qui entraîne le groupe n’est pas attribuée au membre.
Si tu ne gères qu’une seule équipe, il te faut une autorisation d’équipe. Elle te permet de gérer uniquement les inscriptions de ton équipe.
À quoi sert la date limite d’inscription
Si ton association fixe une date limite d’inscription, tu la vois à la première étape. Dans la liste des activités, elle apparaît à côté de l’événement sous Inscription jusqu’au. Une fois cette date passée, tu ne peux plus modifier toi-même ton inscription. Adresse-toi alors à l’équipe qui organise l’événement : elle peut encore la modifier. Il en va de même pour les événements annulés et les activités dont les inscriptions sont fermées.
Exemples
- Absence pour vacances : Tu choisis Non, je ne peux pas et tu indiques dans la justification que tu es en vacances. Tu es aussi désinscrit de toutes les missions de cet événement.
- Fête de l’association avec des tranches horaires : Tu confirmes ta participation, puis tu choisis une tranche horaire en cuisine l’après-midi à l’étape Missions, tant qu’il reste des places.
- Date encore incertaine : Tu choisis Je ne sais pas encore. L’équipe qui organise l’événement voit ainsi que ta réponse est encore en attente. Tu prendras ta décision plus tard.