Des factures pour les membres, les familles et les sponsors
La cotisation annuelle sous forme de facture collective à tous les membres en une seule fois, avec en plus les frais de cours et les factures de sponsoring. Avec Swiss-QR-Code, rappel automatique et rapprochement automatique des paiements. Envoi par e-mail ou courrier A au membre ou à la famille.
Cotisations annuelles à tous les membres en un seul passage
Pour la plupart des clubs, la cotisation annuelle est le plus gros poste du budget, et la réclamer coûte chaque année les mêmes soirées à la trésorerie : liste Excel, publipostage, bulletins de versement, puis pointage manuel des paiements. La facture groupée transforme tout cela en un seul passage. Tu définis un montant par liste, par exemple pour les actifs, la jeunesse et les membres d'honneur, et chaque membre reçoit sur une facture les montants des listes dont il fait partie. Une facture individuelle est créée par membre avec son propre Swiss-QR-Code et son propre numéro de référence, 300 en quelques secondes.
Les familles reçoivent, si tu le souhaites, une facture commune au lieu de quatre factures séparées. Avant tout envoi, tu t'envoies un test et tu vois chaque facture exactement comme le membre la reçoit. Ce n'est qu'ensuite que l'envoi par e-mail ou A-Post part à tout le monde. Comme chaque facture porte son propre numéro de référence, l'import bancaire dans la comptabilité de l'association attribue ensuite automatiquement les encaissements, et les personnes qui n'ont pas payé à l'échéance reçoivent le rappel sans que tu aies à intervenir.
Tous les types de factures pour le quotidien de l'association
Chaque facture reçoit un Swiss-QR-Code, les rappels se font automatiquement, et chaque paiement arrive comptabilisé dans la comptabilité de l'association.
Factures collectives pour la cotisation annuelle
La cotisation annuelle pour tout le monde en une fois : définir un montant par liste, par exemple pour les actifs, la jeunesse et les membres d'honneur. Une facture individuelle est créée par membre avec son propre QR-Code, avec regroupement par famille si tu le souhaites. 300 cotisations en quelques secondes.
Factures d'abonnement pour les cotisations des membres
Cotisation annuelle ou trimestrielle sous forme d'abonnement avec intervalle, pour chaque membre dès son adhésion. La plateforme génère automatiquement la facture à chaque période à partir du modèle.
Factures individuelles
Pour un cas individuel : facture avec plusieurs positions comme du matériel ou un camp de l'association, TVA par ligne et Swiss-QR-Code automatique. Un envoi test à toi-même te montre à l'avance exactement l'e-mail que le membre reçoit.
Factures d'événements
Les participations aux événements sont facturées automatiquement, avec des variantes de prix par catégorie. Plus de retouches dans Excel après l'événement.
Factures de cours
Les frais de cours sont générés directement depuis l'inscription au cours: chaque participation reçoit la facture, automatiquement par cours ou série de cours.
Factures de sponsoring
Les factures destinées aux sponsors sont générées automatiquement depuis les packs de sponsoring, y compris l'envoi par e-mail ou par courrier à l'entreprise.
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Schwingerclub RothenburgLes factures de l'association en un coup d'oeil
Toutes les factures en un coup d’œil : filtres par statut de paiement (ouvert, payé, rappel), destinataire, montant ou échéance. Chaque ligne indique l’état actuel et si la facture a déjà été envoyée par e-mail ou par A-Post au membre. Le caissier voit tout de suite où l’argent du club est bloqué.
Factures ouvertes et en retard en un coup d'œil
L'évaluation montre combien vous avez facturé, ce qui est encaissé et ce qui reste ouvert ou en retard. Tu vois qui doit le plus, depuis combien de jours des montants sont ouverts et combien de factures rappelées ont ensuite été payées. D'un clic, tu ouvres exactement les factures en retard et tu envoies des rappels de manière ciblée. Avant la séance du comité, tu as les chiffres réunis sans devoir faire défiler une liste.
Facture groupée : chaque liste avec sa cotisation
Un assistant te guide en quatre étapes jusqu'à la facture groupée finalisée : choisir le modèle, adapter les textes, définir le montant par liste, vérifier. Avec l'aperçu pour une liste, tu vois tout de suite quelles positions reçoit un membre de cette liste et combien il paie au total.
Saisir la facture individuelle directement sur l'aperçu
Tu saisis la facture individuelle directement sur un aperçu qui ressemble à la facture que le membre reçoit : destinataire avec adresse, textes, positions et bulletin de versement QR. Chaque position a son propre texte et son propre montant, avec TVA et compte de produits si tu le souhaites, et le total ainsi que le bulletin de versement se recalculent immédiatement. Une facture peut ainsi aussi représenter un camp, du matériel et des frais dans un seul document.
Plusieurs modèles de facture à ta mise en page
Sans modèle personnalisé, tes factures reçoivent notre mise en page standard avec bulletin de versement Swiss-QR. Si la facture doit afficher ton logo, ta police et tes couleurs, tu adaptes notre modèle Word et tu le téléverses à nouveau. Un assistant te guide en trois étapes. Tu peux aussi enregistrer autant d’autres modèles que nécessaire, par exemple pour les factures de cours, pour les sponsors ou pour la cotisation annuelle, puis les sélectionner dans les paramètres avancés de la facture concernée. Un seul modèle suffit pour toutes les langues: les libellés et les textes apparaissent dans la langue du membre.
Facture Swiss QR générée automatiquement
Chaque facture reçoit automatiquement un Swiss QR Code avec IBAN, montant, numéro de référence et données du bénéficiaire. Le membre scanne avec l'app bancaire ou au guichet automatique de la Poste. Le QR-IBAN avec référence ESR est aussi pris en charge.
Des relances automatiques sans devoir courir après
Processus de rappel automatique par facture. Après l'expiration du délai de paiement, la plateforme envoie le premier rappel, puis le deuxième, avec ton propre texte et objet. Particulièrement utile pour les cotisations annuelles ou les frais de cours. Mis en pause dès qu'un paiement arrive.
Statut de paiement et rapprochement automatique
Statut de paiement par facture : ouvert, payé, partiellement payé ou trop payé. Les paiements du compte de l'association sont comptabilisés automatiquement sur le bon membre grâce à la référence QR. Chaque changement de statut est consigné avec l'horodatage et le déclencheur pour la caisse et la révision.
Envoi par e-mail ou A-Post
Envoi par e-mail avec PDF en pièce jointe ou par A-Post via l’envoi postal intégré. Un clic décide, par facture ou par destinataire, quel canal convient. E-mail pour les membres actifs, A-Post pour les donateurs sans adresse e-mail.
TVA par position
La TVA peut être choisie séparément pour chaque poste. De nombreuses prestations d’association sont exonérées de TVA, mais certaines activités (restauration, boutique) ne le sont pas. La ventilation correcte de la TVA et ton numéro de TVA apparaissent automatiquement sur la facture.
Modèles pour cotisations et frais de cours
Modèles de facture pour les cotisations et frais récurrents. Tu les crées une seule fois (cotisation annuelle actifs, cotisation jeunesse, frais de cours débutants), tu les sélectionnes par membre comme base et tu n'adaptes que les écarts individuels.
Questions fréquentes
- Comment facturer la cotisation annuelle à tous les membres?
- Avec une facture groupée. Un assistant te guide à travers quatre étapes : choisir le modèle, par exemple la facture de cotisation annuelle, adapter les textes et définir le montant par liste, par exemple pour les actifs, la jeunesse et les membres d'honneur. Cela crée une facture individuelle par membre avec son propre Swiss-QR-Code, regroupée par famille si tu le souhaites. Avant l'envoi par e-mail ou A-Post, tu t'envoies un test et tu vois chaque facture exactement comme le membre la reçoit.
- Comment fonctionnent les factures d’abonnement pour les cotisations des membres ?
- Les factures d'abonnement couvrent les cas typiques d'une association: cotisation annuelle, frais de cours trimestriels, contribution de sponsoring mensuelle. Date de début et de fin par abonnement, intervalle hebdomadaire, toutes les 2 semaines, mensuel ou annuel. Une facture enfant est générée par période. Tu peux encore l'adapter avant l'envoi.
- Proposez-vous un portail pour les paiements récurrents?
- Oui. Tu gères les cotisations récurrentes et les licences annuelles dans le module Licences de la gestion des membres : définis une seule fois le montant et l’intervalle, attribue-les aux membres, et les factures sont générées automatiquement selon l’intervalle choisi. En cas de résiliation, la licence prend fin à la date de fin enregistrée, et lors d’un départ, les membres voient leurs licences actives directement dans le formulaire de départ.
- Est-ce que les rappels sont envoyés automatiquement ?
- Tu configures les niveaux de rappel une seule fois (nombre de jours, frais, texte). Ensuite, les rappels partent automatiquement. Chaque jour, le systeme verifie les factures ouvertes et envoie si besoin. Tu peux suspendre manuellement chaque envoi par facture.
- Combien de lignes une facture peut-elle contenir ?
- Pas de limite de quantité par facture. Autant de lignes que tu veux par facture, avec différents taux de TVA. Pour les factures de dons et les petits montants, il y a un mode de montant libre, où le membre peut choisir lui-même le montant (p. ex. contribution de soutien dès 50 francs).
- Est-ce que je peux saisir des notes de crédit ou des remboursements ?
- Oui. Tu crées les notes de crédit comme une facture avec un montant négatif, par exemple pour un remboursement en cas d’annulation de cours ou une réduction de cotisation. Les paiements en trop sont aussi détectés et marqués pour clarification.
Des cotisations qui s'encaisseront toutes seules
Factures uniques, d'abonnement et groupées avec Swiss-QR, rappel automatique et rapprochement automatique des paiements. Directement reliées aux membres et aux familles dans le système.
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