Soumettre tes frais en ligne, l’IA fait le reste

Q: Quelle est la précision de la reconnaissance des justificatifs par IA ?

L’IA extrait les champs, tu les vois directement et tu peux corriger certaines valeurs avant l’envoi. Pour les reçus imprimés, elle est généralement précise à 100 %, et elle analyse aussi sans problème les tickets de caisse manuscrits avec une grande précision. Si une valeur est tout de même incorrecte, la correction se fait en un clic.

Q: Quels formats puis-je téléverser ?

Photos depuis le smartphone (JPEG, PNG, HEIC, WebP), PDFs scannés, et aussi de simples entrées texte si tu reçois le contenu d’une quittance par e-mail et que tu le copies dedans. Par note de frais, tu peux téléverser autant de justificatifs que tu veux.

Q: La plateforme verse-t-elle les frais directement sur le compte bancaire ?

Non, nous ne comptabilisons pas directement sur le compte destinataire. Après l'approbation, tu exportes les paiements comme fichier de paiement pour ton e-banking (Pain.001) et tu le téléverses là-bas. Plus rapide qu'un virement manuel, mais tu gardes le contrôle de validation.

Q: Y a-t-il une limite par mois ou par justificatif ?

Aucune limite de quantité par association ou par demande. L’analyse s’effectue en arrière-plan, et pour les grandes demandes groupées, cela prend de quelques secondes à quelques minutes. Tu vois la progression pour chaque justificatif.

Photographier le justificatif, le montant et la date sont repris automatiquement. Le caissier approuve, l’écriture arrive dans le journal et le paiement part en Pain.001 directement vers l’e-banking.

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Photographie le justificatif, l’IA fait le reste

Photo depuis le smartphone, PDF depuis une pièce jointe d’e-mail ou texte brut d’un e-mail. Même les quittances manuscrites sont reconnues de manière fiable. L’IA extrait le montant, la date, le créancier et la référence de paiement.

Des demandes groupées plutôt que des justificatifs isolés

Plusieurs justificatifs par soumission, p. ex. toutes les notes de frais des entraîneurs du mois dans une demande groupée. Une étape de validation, un flow de paiement.

Comptabilisé directement, pas seulement saisi

Les notes de frais approuvées arrivent automatiquement dans la comptabilité en partie double, sur le bon compte et avec le justificatif en pièce jointe. Pas de saisie séparée.

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Des frais sans montagne d’enveloppes

Indemnités d’entraîneur, achats de matériel, factures d’apéro, frais de voyage de l’AG. Dans beaucoup de clubs, ça passe encore par une enveloppe de quittances qui arrive chez le caissier à la fin du mois, puis commence la saisie dans Excel ou directement dans la comptabilité. Au final, un tiers ne colle pas, et quelque part il manque un justificatif.

Le module de frais inverse le processus : la personne qui soumet photographie le justificatif directement sur son smartphone, le montant, la date et le créancier sont repris directement depuis l’image, et le compte de charge approprié est proposé. Le caissier vérifie et valide. Une fois la demande approuvée, l’écriture est automatiquement enregistrée dans le journal et le paiement est préparé en Pain.001 pour l’e-banking. Pas de saisie, pas d’Excel, pas de justificatifs perdus.

Quatre formats pour chaque réalité de justificatif

Quatre formats, un choix en deux clics. Justificatif unique pour le reçu classique, justificatif multiple pour le bundle PDF avec plusieurs positions sur une seule page. Texte et Excel couvrent les cas où tu recopies simplement les chiffres d'un e-mail dans la liste des frais. Le choix détermine comment l'image est découpée. Ensuite, tout se fait automatiquement.

Une photo suffit, le reste se fait automatiquement

Photographier le justificatif ou le téléverser en PDF ; sont pris en charge : JPEG, PNG, HEIC, WebP, PDF et plain-text. Montant, date, créancier (nom, adresse, IBAN, UID), référence de paiement et type de justificatif sont automatiquement repris depuis l’image. S’il y a plusieurs justificatifs sur une facture (quittance groupée), les différentes positions sont reconnues et créées séparément. Tu contrôles les valeurs, corriges si nécessaire en un clic, et tu soumets.

Le comité contrôle tous les décomptes en un coup d’œil

En mode comité, tu vois tous les décomptes soumis par tous les membres dans un tableau triable. Filtres par colonne pour le statut, le statut payé et la personne qui a soumis, recherche plein texte en haut à droite. Approuver, télécharger le fichier de paiement (Pain.001) ou ouvrir la comptabilité directement depuis la ligne. S'il manque encore un compte de charges ou un champ obligatoire sur un justificatif, l'approbation est bloquée. Tu vois tout de suite quel décompte nécessite ton attention.

Processus de validation avec statut

Soumission, caisse, validation. Processus de statut de brouillon à soumis puis approuvé ou refusé, chaque étape avec date et personne.

Paiement via Pain.001 vers l’e-banking

Les frais approuvés sont automatiquement regroupés en fichier Pain.001. Un téléversement dans l’e-banking, et tous les membres sont payés en une seule étape. Plus besoin de créer des ordres de paiement individuels.

Journal complet pour la révision et le comité

Chaque soumission, changement de statut et versement est consigné de manière conforme à l’audit, avec qui, quand et quoi. Pour la révision et le comité, tout reste traçable à tout moment, sans que quelqu’un doive fouiller dans des classeurs.

Questions fréquentes

Quelle est la précision de la reconnaissance des justificatifs par IA ?▾

Quels formats puis-je téléverser ?▾

La plateforme verse-t-elle les frais directement sur le compte bancaire ?▾

Y a-t-il une limite par mois ou par justificatif ?▾

Des frais qui se décomptent presque tout seuls

Photographier les justificatifs, l’IA extrait, le caissier approuve, Pain.001 directement dans l’e-banking. Inclus dans chaque plan.

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