Logiciel d'association pour événements, cours & engagements d'aide
Activités ponctuelles ou séries récurrentes comme des cours et des engagements d'aide. Avec inscriptions, communication avec les personnes participantes et statistiques dans un logiciel d'association.
Inscription par les membres
Les membres s'inscrivent et se désinscrivent eux-mêmes en quelques étapes. Tu n'as plus besoin de tenir des listes à jour.
Engagements bénévoles et créneaux
Montage et démontage, buvette, caisse: chaque engagement a ses propres places, et les membres s'inscrivent eux-mêmes.
Facturation intégrée
Les factures se créent automatiquement à partir de la participation, y compris QR-facture, TWINT et processus de rappel. Tout directement dans la comptabilité intégrée.
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Schwingerclub RothenburgCe que tu couvres avec les événements
Avec les événements, tu couvres chaque rendez-vous ponctuel de ton association: l'assemblée générale, la fête d'été, la sortie, la compétition et l'engagement bénévole qui va avec. Tu crées l'événement, définis les places, le délai et les engagements, puis tes membres s'inscrivent et se désinscrivent eux-mêmes.
Tout ce qui suit est rattaché au même événement: la liste de participation, la communication, la facture et l'analyse. Les dates récurrentes avec un groupe fixe se gèrent plutôt comme cours.
Inscriptions avec capacité, délais & filtres
Limite de capacité, délai d’inscription, champs de formulaire obligatoires : l’inscription fonctionne selon des règles, sans que tu doives tout suivre. Les membres voient tout de suite où il reste des places, combien ça coûte et jusqu’à quand ils doivent s’inscrire de manière ferme. La recherche en texte intégral et les filtres aident à trouver rapidement la bonne offre.
S’inscrire en quelques étapes, sans malentendu
Tu participes ? Une question, trois réponses : oui, non ou pas encore décidé. L’assistant te guide ensuite à travers les créneaux avec des places libres et demande la justification si ton association l’exige. Une désinscription vaut pour tout l’événement, y compris toutes les affectations. Le comité et les responsables d’équipe modifient les inscriptions dans le même assistant, directement depuis la liste des personnes participantes.
Choix et informations supplémentaires
Demande lors de l'inscription exactement ce dont tu as besoin : choix du menu, réduction CFF, taille de vêtement ou nombre de nuitées. Chaque option de réponse a son propre prix et son propre nombre de places. Grâce à des conditions, une question n'apparaît que si elle correspond à la réponse précédente. Le choix du menu ne s'affiche donc que pour les personnes qui participent au repas.
Toutes les inscriptions dans un tableau
Une ligne par personne, une colonne par engagement: tu vois en un coup d'oeil qui a confirmé, qui s'est désinscrit et de qui il n'y a encore aucune nouvelle. Chaque engagement affiche son taux d'occupation, les créneaux complets sont marqués. S'il manque la réponse de quelqu'un, tu modifies son inscription directement depuis la liste.
Planifier et attribuer les shifts
Crée autant de shifts que tu veux par événement, avec créneau horaire, tâche et nombre de places propre. Une seule fois pour la fête d'été ou de manière récurrente toute l'année. Tu vois le taux d'occupation par shift, attribues les places ouvertes de manière ciblée et, si nécessaire, factures directement les engagements manqués via la facture.
Liste d'attente pour les événements complets
Si un événement ou un créneau est complet, les membres peuvent quand même s'inscrire et sont placés sur la liste d'attente. Si quelqu'un se désiste, la personne qui attend depuis le plus longtemps avance automatiquement et reçoit une notification. Chaque créneau et chaque sélection gère sa propre liste d'attente. Tout le monde voit à tout moment combien de places sont libres et à quelle position il se trouve.
Facturation intégrée des participations
Ce qu'aucun outil d'engagement d'aide ni portail sportif ne fournit : les factures sont créées automatiquement à partir des participations réelles. Tout ce qui concerne l'association peut être facturé : cotisations de cours, sorties et camps de week-end de l'association, commandes de vêtements et de matériel, frais de participation, repas et boissons lors d'événements associatifs ou amendes en cas d'engagements d'aide manqués. Par événement, par cours ou par semestre. Avec prix par intervention, budgets par personne ou montants maximaux. La facture arrive directement dans le livre des débiteurs intégré, y compris TWINT, carte de crédit et facture QR. La trésorerie évite l'export vers Excel.
Statistiques de participation & analyses
Vois en un coup d'oeil quels cours fonctionnent, quelles dates sont régulièrement complètes et où les personnes participantes décrochent. Les statistiques de participation par membre, par cours et par saison t'aident à affiner l'offre et fournissent les chiffres que le comité, les sponsors ou la haute école veulent voir pour le financement.
Garder un œil sur la fiabilité
Après l’événement, tu notes qui a été absent sans désinscription. C’est une personne responsable qui le fait, car seules les personnes sur place savent qui était vraiment présent. En revanche, le logiciel détecte automatiquement les désinscriptions trop tardives dès qu’un délai d’inscription est enregistré. Au-dessus de la liste des participantes et participants, tu affiches les deux groupes en un clic, et chaque marquage indique qui l’a ajouté.
Ton premier cours dans le système en 30 minutes
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Essayer gratuitementChaque type d'événement
Assemblée générale, fête, sortie, compétition ou engagement bénévole: tu définis pour chaque événement de quel type il s'agit et qui le voit.
Places et délai d'inscription
Pour chaque événement, tu définis le nombre de places disponibles et jusqu'à quand une réponse est possible. Ensuite, l'inscription est fermée.
Plusieurs engagements par événement
Un événement peut avoir plusieurs engagements, chacun avec son propre nombre de places, son propre créneau horaire et son propre prix.
Inscription pour les proches
Toute personne qui s'occupe d'enfants ou de proches les inscrit et les désinscrit dans le même processus, sans changer de compte.
Se désinscrire de plusieurs activités à la fois
Deux semaines de vacances, un service militaire ou une blessure : tu te désinscris en un clic de toutes les activités de cette période, si tu le souhaites seulement pour un cours précis, avec une courte remarque. Pour tes enfants, tu peux aussi le faire en même temps. L'inscription fonctionne de la même manière.
Justification en cas de désinscription
Tu décides pour chaque événement si une justification est facultative, obligatoire ou pas prévue du tout. Elle vaut pour toute l'inscription.
Responsabilité par équipe
Les responsables d'équipe gèrent les inscriptions de leur propre groupe, sans obtenir de droits pour toute l'association.
Communication avec les participant-e-s
Si une leçon est annulée ou que le lieu change, tu joins toutes les personnes inscrites en un clic, par Push, e-mail ou les deux. Les responsables de cours disposent de leurs propres vues avec leurs listes de personnes participantes et peuvent écrire directement à leur groupe, sans que quelqu'un doive répartir les messages à la main.
Sondages & covoiturages
Recueille directement le feedback des participant·e·s, coordonne des covoiturages et mets d'accord l'équipe sur des variantes de dates. Sans un deuxième outil.
Gestion intelligente des désinscriptions
Le logiciel examine les désinscriptions à la loupe et repère tout de suite quand les excuses semblent un peu faibles. Selon le mode, tu refuses directement les désinscriptions ou tu donnes un retour sympa au membre et tu les valides quand même. Comme ça, tu restes flexible, tu gardes le contrôle et tu assures un traitement équitable dans l'équipe.
Prix de participation flexibles par activité
Chaque activité a ses propres prix: rabais membres, abonnements de cours sur plusieurs dates, budgets par personne participante, bons. Basé sur des règles, la facture est créée automatiquement avec le montant correct.
Analyse de la participation
Tu vois par personne et par événement qui a participé combien de fois, et tu exportes les chiffres pour le rapport annuel.
Absence sans excuse et désinscription trop tardive
Les personnes absentes sans désinscription sont notées en un clic par les responsables. Le logiciel détecte automatiquement les personnes qui se sont désinscrites après le délai d’inscription. Deux filtres au-dessus de la liste t’affichent immédiatement les deux groupes.
Questions fréquentes
- Est-ce que j’ai besoin en plus d’un logiciel de comptabilité?
- La facturation et la comptabilité sont directement intégrées dans DigitalMembers : QR-facture, TWINT, carte de crédit, rappels automatiques et comptabilité en partie double complète. Tout dans le même système, sans logiciel de comptabilité supplémentaire.
- Quelle est la différence entre un événement et un cours?
- Un événement est un rendez-vous unique, par exemple l'assemblée générale ou la fête d'été. Un cours est une série de dates avec un groupe de participation fixe. Tu trouveras comment créer des cours sur la page de la gestion des cours.
- Les membres peuvent-ils s'inscrire à certains créneaux de bénévolat?
- Oui. Tu crées autant d'engagements que tu veux par événement, avec leur propre nombre de places, par exemple montage et démontage, buvette et caisse. Les membres voient les places libres et s'inscrivent pour un ou plusieurs créneaux.
- Comment le logiciel gère-t-il une désinscription de dernière minute?
- Tu définis pour chaque événement si les désinscriptions avec justification sont autorisées, si la justification doit être vérifiée et jusqu'à quand il est possible de se désinscrire.
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