Comparer des logiciels pour associations: ce qui compte

Ce à quoi tu fais attention

Pour la révision et l'assemblée générale, la trésorerie a besoin d'un bilan et d'un compte de résultat. Vérifie donc si le logiciel comptabilise en partie double, si tu peux adapter le plan comptable à votre association et s'il existe un budget et une clôture annuelle. Tout aussi important: les factures et les paiements doivent arriver directement dans la comptabilité, au lieu de devoir les saisir une deuxième fois.

Comment DigitalMembers le résout

La comptabilité d'association fait partie intégrante de DigitalMembers, sous forme de comptabilité en partie double avec débit et crédit. Tu démarres avec le plan comptable pour associations ou tu reprends celui que tu utilisais jusqu'ici et tu l'adaptes. La plateforme comptabilise elle-même les factures et les paiements reçus. Le bilan et le compte de résultat sont à jour à tout moment, le budget figure dans le rapport juste à côté des chiffres réels et de l'année précédente. En fin d'année, tu clôtures l'exercice, et la plateforme inscrit elle-même les soldes d'ouverture pour la nouvelle année. Tu photographies les justificatifs de frais, la reconnaissance de justificatifs par IA lit le montant et la devise.

Ce à quoi tu fais attention

La facture QR est la norme en Suisse. Mais l'étape qui suit prend souvent beaucoup de temps: déterminer qui a payé. Assure-toi de pouvoir téléverser l'extrait de compte de ta banque et que le logiciel attribue lui-même les paiements aux factures ouvertes.

Comment DigitalMembers le résout

Chaque facture reçoit automatiquement un code QR suisse. Tu téléverses l'extrait de compte, exactement comme tu le télécharges depuis l'e-banking de ta banque. La plateforme reconnaît les paiements grâce au numéro de référence et marque les factures correspondantes comme payées. Ce qui n'est pas clair, tu l'attribues à la main, y compris un paiement pour plusieurs factures.

Ce à quoi tu fais attention

La cotisation annuelle est la principale recette dans beaucoup d'associations. Assure-toi de pouvoir envoyer les cotisations à tous les membres en une seule fois, que les familles puissent recevoir une facture commune et que les rappels soient créés sans travail manuel. Demande aussi comment les membres peuvent payer, car avec TWINT une facture se paie sur mobile en quelques secondes.

Comment DigitalMembers le résout

Avec la facturation groupée, chaque membre reçoit sa propre facture, et les familles peuvent, si tu le souhaites, être réunies sur une seule facture. Tu configures une seule fois les cotisations récurrentes, par exemple annuelles ou trimestrielles, puis la facture est créée automatiquement à chaque échéance. Pour chaque facture, tu définis si la plateforme envoie automatiquement un rappel si quelqu'un ne paie pas à temps, ou si tu l'envoies toi-même. Le paiement se fait par facture QR. Si votre association a un compte auprès du prestataire de paiement Payrexx, les membres paient aussi par TWINT ou carte de crédit.

Ce à quoi tu fais attention

La gestion des membres est la base de tout le reste: factures, inscriptions, communications et sponsoring s'appuient dessus. Assure-toi donc que les membres comprennent leur espace sans explication, qu'ils puissent y modifier eux-mêmes leurs données et voir leurs factures. Demande aussi comment votre liste actuelle arrive dans le nouveau logiciel.

Comment DigitalMembers le résout

Dans l'espace membres, les membres voient leurs factures et adaptent eux-mêmes leur profil, tu valides chaque modification en un clic. Les nouveaux membres s'inscrivent via un formulaire d'adhésion public, que tu peux lier sur le site de votre association ou intégrer directement dans la page. Avec des champs personnalisés pour l'association, tu saisis ce dont seule votre association a besoin, par exemple des fonctions, des équipes ou des distinctions. Tu reprends votre liste existante par import Excel avec modèle.

Ce à quoi tu fais attention

Beaucoup d'associations utilisent aujourd'hui plusieurs programmes en parallèle et saisissent plusieurs fois les mêmes informations. Assure-toi que la liste des membres, les factures, la comptabilité, les événements et les communications travaillent avec les mêmes données, afin qu'une modification arrive partout.

Comment DigitalMembers le résout

Chez DigitalMembers, tous les modules utilisent la même liste de membres. Une facture de cotisation est envoyée directement aux membres de la liste, le paiement arrive dans la comptabilité, et une nouvelle adresse vaut immédiatement pour les factures, les communications et les événements. Les factures aux sponsors passent aussi par la même comptabilité.

Ce à quoi tu fais attention

Les données des membres sont des données personnelles. Demande où se trouvent les serveurs, quel droit de la protection des données s'applique, si des sauvegardes régulières sont effectuées et à qui appartiennent les données. Clarifie aussi sous quelle forme tu peux télécharger vos données si vous changez plus tard.

Comment DigitalMembers le résout

DigitalMembers mise sur un hébergement en Allemagne et respecte la loi suisse sur la protection des données ainsi que le RGPD. Les données sont sauvegardées régulièrement et de manière chiffrée chez un deuxième prestataire indépendant. Toutes les associations utilisent la même plateforme, mais les données de chaque association sont stockées séparément. Les données appartiennent à l'association, nous les traitons pour votre compte. Tu télécharges la liste des membres à tout moment sous forme de fichier Excel, et le bilan, le compte de résultat et le journal en Excel et PDF.

Ce à quoi tu fais attention

Calcule le prix sur une année et selon votre nombre de membres, puis vérifie si toutes les fonctions sont incluses ou si certains modules coûtent en plus. Fais aussi attention à la durée de l'essai gratuit et à la nécessité ou non d'enregistrer déjà une carte de crédit.

Comment DigitalMembers le résout

Chez DigitalMembers, le prix dépend du nombre de membres et commence à CHF 99 par an pour les associations jusqu'à 30 membres. Tous les modules sont inclus à chaque niveau, il n'y a pas de frais de mise en place, et la licence peut être résiliée chaque année. Tu testes gratuitement pendant 14 jours et sans carte de crédit. Ensuite, tu paies par facture ou par carte de crédit.

Ce à quoi tu fais attention

Lors du changement, la personne qui t'aide compte aussi. Demande si quelqu'un te présente personnellement la plateforme, à quelle vitesse les questions reçoivent une réponse et si le logiciel peut s'adapter aux processus de votre association.

Comment DigitalMembers le résout

Si tu le souhaites, nous te présentons DigitalMembers lors d'un rendez-vous personnel en ligne et passons en revue vos processus. Tu poses tes questions dans le centre d'assistance directement dans l'app. Avec le pack de support à CHF 149 par an, nous vous accompagnons personnellement pour le démarrage et la reprise de vos données, et vos demandes sont traitées en priorité. Si votre association a besoin d'une fonction qui n'existe pas encore, nous la développons sur demande et selon le temps nécessaire.