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Dans la gestion des membres, tu peux confier la responsabilité d’un groupe à une personne sans lui donner des droits sur toute l’association. Dans DigitalMembers, ce rôle s’appelle Admin d’équipe. La personne est responsable d’un seul champ d’association, par exemple d’une équipe, d’un groupe de travail ou d’une fonction. Elle voit les contacts de son équipe et gère leurs affectations, ainsi que les cours et les activités de l’équipe. Le reste de l’association lui reste inaccessible.

Vue d’ensemble

Dans DigitalMembers, une équipe n’est pas un secteur distinct, mais une valeur dans un champ d’association. Ce champ s’appelle par exemple Équipe, Groupe de travail ou Fonction. Chacune de ses valeurs correspond à une équipe. Les personnes auxquelles cette valeur est attribuée en font partie. Les autorisations s’appliquent à ces valeurs : tu donnes à une personne l’autorisation pour une valeur, et elle peut gérer cette équipe, mais pas les autres.

Il suffit de deux étapes. Tu autorises d’abord une fois le champ d’association à recevoir des autorisations. Ensuite, tu actives sur la fiche du membre les équipes dont cette personne est responsable.

Avant de commencer

Le champ d’association qui contient tes équipes doit déjà exister, et les membres doivent être affectés à ses valeurs. Pour savoir comment créer un champ d’équipe, gérer ses valeurs et affecter des membres un par un ou par glisser-déposer, consulte Champs d’association et affectations aux équipes.

Si tu as enregistré tes équipes sous forme de listes, tu n’as pas besoin de tout recommencer. Ouvre Contacts → Listes, clique sur Convertir en champ d’association pour la liste concernée, puis confirme. Tous les membres de la liste reçoivent le champ d’association. La liste reste disponible : elle est ensuite créée automatiquement à partir du champ. Tu peux continuer à l’utiliser pour filtrer les contacts et leur écrire.

Étape 1 : autoriser les droits sur le champ d’association

Sous Contacts → Champs d’association, ouvre le champ, affiche les Paramètres avancés et active Autorisations possibles. Cette option est disponible pour les champs de type Équipe, Groupe de travail et Fonction.

Tant que l’option est désactivée, le champ fonctionne comme les autres champs d’association, mais sans autorisations. Tu ne perds rien si tu l’actives plus tard.

Étape 2 : donner les autorisations à la personne responsable de l’équipe

1. Ouvre la fiche du membre responsable de l’équipe et va dans l’onglet Autorisations.
2. Dans la section Autorisations d'équipe, tu vois chaque champ d’association autorisé, avec ses valeurs.
3. Active certaines valeurs, donc certaines équipes, ou le champ d’association entier.

Certaines équipes ou le champ d’association entier

La différence est importante. Si tu actives certaines valeurs, la personne gère uniquement ces équipes. Si tu actives le champ entier, elle gère toutes ses valeurs, y compris celles que tu ajouteras plus tard. Pour la personne responsable d’un groupe, sélectionne les valeurs concernées. Pour une personne responsable d’un secteur, sélectionne le champ entier.

L’autorisation et l’appartenance à une équipe sont deux choses différentes

Une personne n’a pas besoin d’appartenir à une équipe pour la gérer. À l’inverse, appartenir à une équipe ne donne aucune autorisation. Seule l’administration de l’association peut attribuer les autorisations d’équipe. La personne responsable ne peut pas se les attribuer elle-même. Si une personne autorisée quitte l’équipe, son autorisation prend fin dès son départ.

Ce qu’une personne Admin d’équipe voit et peut faire

Avec cette autorisation, la personne Admin d’équipe n’accède qu’à une partie limitée de l’association. Dans le menu Contacts, chaque équipe pour laquelle elle a une autorisation apparaît comme une entrée distincte. Un clic ouvre la liste des contacts de cette équipe, avec leur adresse, leur date de naissance et leurs coordonnées. Ces informations servent à envoyer des convocations et à poser des questions. Les personnes hors de ses équipes n’apparaissent ni dans la liste ni dans la recherche. Dans l’arborescence à gauche, une petite couronne indique les équipes pour lesquelles elle a une autorisation.

La personne Admin d’équipe saisit directement les corrections sur la fiche du membre. Elles ne sont pas appliquées tout de suite : l’administration de l’association reçoit une demande de modification et doit la valider. L’association garde ainsi le contrôle des données, sans que chaque changement d’adresse doive passer par le comité.

La personne Admin d’équipe peut gérer elle-même les affectations. Elle peut retirer des personnes de son équipe et les déplacer entre les équipes pour lesquelles elle a une autorisation. Les autres équipes ne sont pas proposées, ni comme équipe de départ ni comme destination.

Inscriptions aux cours et aux activités

Si un cours ou une activité est lié à l’équipe, la personne responsable peut aussi gérer les réponses. Elle enregistre les inscriptions et les désinscriptions de toutes les personnes de son équipe. Elle peut désinscrire une personne pour toute une période au moyen de la désinscription groupée. Elle voit aussi la liste complète des personnes participantes, même lorsque les réponses sont normalement masquées. Elle peut ainsi traiter les messages des parents sans demander à quelqu’un du comité de saisir les changements.

Le cours ou l’activité doit être lié à l’équipe. La personne Admin d’équipe y est automatiquement désignée comme responsable, même si elle n’appartient pas elle-même à l’équipe. Elle dispose alors des boutons Message, Modifier et Annuler directement dans l’activité. Si son autorisation prend fin, ce rôle disparaît aussi. Les délais d’inscription restent valables. Une activité dont les inscriptions sont closes, qui a été annulée ou qui est passée reste verrouillée. Seule une personne expressément désignée comme responsable de cette activité peut encore y saisir des changements.

Gérer les cours et les activités de l’équipe

La personne Admin d’équipe voit les entrées Gérer les activités et Gérer les cours dans le menu Activités. Elle y trouve uniquement les cours et les activités liés à ses équipes et peut les gérer comme l’administration de l’association.

• Créer : elle crée de nouveaux cours et de nouvelles activités pour l’une de ses équipes. Elle doit choisir une équipe pour éviter de créer un élément hors de son secteur. Elle peut aussi utiliser un cours ou une activité de son équipe comme modèle.
• Modifier et supprimer : elle peut modifier la date, le lieu, la description, le calendrier, les missions et les documents. Elle ne peut choisir qu’une autre de ses équipes, jamais une équipe pour laquelle elle n’a pas d’autorisation.
• Personnes participantes et analyses : elle voit la liste complète des personnes participantes et toutes les analyses. La participation dépend de l’affectation à l’équipe. Elle modifie donc la liste depuis l’équipe, et non depuis le cours.

Les prix et les factures restent du ressort du caissier. La personne Admin d’équipe ne voit pas la section des factures. Si des factures existent déjà pour un cours ou une activité, elle ne peut plus déplacer les dates ni supprimer le cours ou l’activité. L’application indique alors que le caissier s’en occupe.

Ce qui reste inaccessible

La personne Admin d’équipe n’a pas accès aux champs internes de l’association, aux finances, aux analyses et aux exports concernant toute l’association, ni aux personnes hors de ses équipes. Les cours et les activités des autres équipes restent également inaccessibles. Le caissier continue de définir les prix et de gérer les factures. Tu peux ainsi confier la responsabilité d’un groupe sans ouvrir l’accès à toute l’association.

Exemples d’utilisation

• Responsabilité d’un groupe : le champ d’association Équipe contient une valeur par groupe. La personne responsable reçoit l’autorisation pour sa valeur et s’occupe de son groupe.
• Responsabilité d’un secteur : la personne reçoit l’autorisation pour le champ d’association entier. Les nouveaux groupes sont ainsi inclus automatiquement.
• Groupe de travail pour un événement : le champ d’association Groupe de travail contient des affectations avec une date de fin. La personne responsable reçoit l’autorisation pour la valeur concernée.
• Remplacement : deux personnes reçoivent l’autorisation pour la même valeur. Le travail peut ainsi continuer si l’une d’elles est absente.

À retenir

• Pas d’autorisation sans activation : le champ apparaît dans la section Autorisations d'équipe seulement si Autorisations possibles est activé dans ce champ.
• Une autorisation ne donne pas un accès complet : elle couvre les contacts, les cours et les activités des équipes concernées. Les finances, les analyses concernant toute l’association, les champs internes et les autres équipes restent inaccessibles.
• Les modifications doivent être validées : les corrections apportées par une personne Admin d’équipe aux données des membres sont envoyées sous forme de demande. Elles sont appliquées après validation par l’administration de l’association.
• Tu peux renommer une valeur : les autorisations attribuées restent en place.