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Avec les champs d’association, tu enregistres pour chaque membre tout ce qui dépasse les informations standard : rôles, équipes, tailles, numéros de licence, notes internes et bien plus. Pour chaque champ, tu définis qui peut le voir, qui peut le modifier et s’il crée automatiquement un groupe.

Les catégories de champs d’association

Quand tu crées un champ, choisis la catégorie adaptée sous Type de champ. Elle détermine comment le champ est classé dans le profil du membre :

• Champ d’association : Un champ supplémentaire classique pour une information comme la taille, le numéro de maillot, les allergies ou les loisirs.
• Équipe : L’appartenance à une équipe, idéalement avec un rôle (par exemple « entraîneur » ou « capitaine »).
• Fonction : Les postes et fonctions dans l’association, comme « comité » ou « responsable du matériel ».
• Groupe de travail : Les groupes de projet et de travail, souvent limités dans le temps.
• Distinction : Les récompenses, les examens réussis et les insignes.
• Note : Les remarques internes, généralement réservées au comité.

Choisir le bon type de données

En plus de sa catégorie, chaque champ d’association a un Type de données. Il définit ce que tes membres peuvent saisir et aide à garder des valeurs claires et cohérentes. Tu évites ainsi les fautes de frappe et les différences d’écriture. Les analyses et les exports sont aussi plus fiables. Tu choisis le type de données quand tu crées ou modifies le champ, dans la section Valeurs et rôles.

• Texte (une ligne) : Pour une valeur courte sur une ligne, comme un numéro d’assurance ou un numéro de membre. Tu peux aussi ajouter un motif de validation.
• Texte (plusieurs lignes) : Pour des notes plus longues sur plusieurs lignes, comme des remarques ou une description.
• Nombre entier : Pour les nombres entiers uniquement, comme un numéro de maillot ou une année de naissance.
• Nombre à virgule flottante : Pour les nombres avec des décimales, comme une pointure.
• Numéro de téléphone : La saisie est automatiquement vérifiée et présentée dans un format uniforme.
• Adresse e-mail : La saisie est automatiquement vérifiée pour confirmer que l’adresse e-mail est valide.
• Vrai/Faux : Un simple interrupteur pour oui ou non, par exemple « végétarien » ou « accord donné ».

Pour les types Texte (une ligne), Nombre entier et Nombre à virgule flottante, tu peux créer une liste de choix sous Valeurs de données autorisées. Ajoute une valeur avec Ajouter une valeur. Les icônes sur sa ligne te permettent de la modifier ou de la supprimer. Pour changer sa place, tire-la par la poignée à gauche. Dès que tu ajoutes des valeurs, le champ devient un menu de choix et seules ces valeurs sont autorisées. Si tu laisses la liste vide, la saisie reste libre.

Si tu renommes une valeur, tous les membres conservent leur attribution et la liste automatique liée à cette valeur prend le nouveau nom. Tu ne peux pas supprimer une valeur encore attribuée à des membres. Dans ce cas, la ligne indique combien de membres l’ont. Chaque valeur ne peut figurer qu’une fois, sans distinction entre majuscules et minuscules.

Exemples d’utilisation

• Numéro d’assurance : Texte (une ligne) avec un motif de validation pour le format.
• Taille de vêtement : Texte (une ligne) avec une liste de choix (XS, S, M, L, XL).
• Remarques : Texte (plusieurs lignes) pour des notes libres.
• Numéro de maillot : Nombre entier.
• Contact d’urgence joignable : Vrai/Faux.

Vérifier les saisies avec un motif de validation

Avec le type de données Texte (une ligne), tu peux ajouter un Motif de validation. Il impose un format précis : chaque saisie est comparée au motif. Si une valeur ne correspond pas, elle est refusée lors de l’enregistrement. Tu peux ainsi t’assurer que chaque numéro d’assurance est saisi au format 756.1234.5678.90.

Tu saisis le motif sous forme d’expression régulière. Pour un numéro d’assurance suisse, tu peux utiliser 756\.\d+\.\d+\.\d+. Si tu laisses ce champ vide, aucune vérification du motif n’a lieu et toutes les saisies sont autorisées. Le motif de validation n’est disponible que si tu n’as pas créé de liste de choix, car celle-ci limite déjà les valeurs possibles.

Le type de membre est lui-même un champ d’association

Dans la gestion des membres, la distinction entre personne, organisation et entreprise repose sur un champ d’association appelé Type de membre. Tu le trouves, comme les autres champs, sous Contacts → Champs d’association. Tu peux renommer les valeurs proposées ou en ajouter, comme soutien, membre d’honneur ou membre passif. Tu peux ensuite filtrer, regrouper et exporter les contacts selon ces valeurs, comme pour n’importe quel autre champ.

Si tu veux inscrire une entreprise ou une organisation comme membre, saisis simplement un Nom de l’entreprise dans sa fiche. Dès qu’un nom d’entreprise est renseigné, le prénom, le nom et le genre deviennent facultatifs. Tu n’as donc pas besoin d’inventer des informations personnelles pour une entreprise sponsor ou une fédération.

L’adhésion est elle-même un champ d’association

Le statut d’adhésion de tes membres (membre, membre d’honneur, membre passif et autres) est aussi un champ d’association avec des valeurs de choix. Tu le trouves sous Contacts → Champs d’association, sous le nom Adhésion. Adapte ses valeurs à ton association : renomme les statuts, ajoutes-en ou supprime ceux dont tu n’as pas besoin.

Chaque valeur crée automatiquement un groupe lié, par exemple Adhésion : membre d’honneur. Tu peux utiliser ces groupes comme tous les autres, pour envoyer des factures, lancer des campagnes ou créer tes propres groupes. Les personnes archivées ne figurent pas dans ces groupes automatiques, mais leur statut reste dans leur profil.

Pour chaque valeur d’adhésion, tu définis aussi si elle compte comme Adhésion valide. Cela détermine notamment si la carte de membre est valide. L’article quand une adhésion est valide explique le fonctionnement en détail.

Dans les formulaires d’inscription, tu définis dans les paramètres des membres du formulaire les champs d’association que reçoivent automatiquement les nouveaux membres. Avec une valeur fixe, tu peux par exemple faire commencer chaque inscription avec le statut de membre.

Créer un champ d’équipe

1. Va dans Contacts → Champs d’association
2. Clique sur Ajouter un champ
3. Donne un nom au champ (par exemple « Comité », « Entraîneurs » ou « Groupe de travail »)
4. Ouvre Avancé et choisis Équipe sous Type de champ
5. Enregistre le champ. Sa page de modification s’ouvre ensuite.
6. Sous Valeurs de données autorisées, définis les choix avec Ajouter une valeur (si tu laisses la liste vide, toutes les valeurs sont autorisées)
7. Pour ajouter des rôles, ouvre Avancé dans la même section, active Activer l’attribution des rôles, puis ajoute les rôles sous Rôles autorisés avec Ajouter un rôle
8. Sous Paramètres avancés, active Créer une liste si tu veux que les membres ayant ce champ soient automatiquement ajoutés à une liste
9. Enregistre le champ

Attribuer un champ d’association à un membre

1. Ouvre la fiche du membre souhaité et clique sur Modifier
2. Descends jusqu’à la section Champs d’association, juste sous les coordonnées
3. Choisis une Valeur et un Rôle pour le champ souhaité. Si le champ permet plusieurs attributions, utilise le bouton pour ajouter d’autres entrées
4. Enregistre la fiche du membre

Pour gérer les périodes de validité, les fichiers ou les champs visibles uniquement en interne, clique sur Tous les champs d’association dans la section Champs d’association. Tu peux y gérer tous les champs attribués à ce membre.

Si l’option « Créer un groupe automatique à partir des attributions » est active, le membre est automatiquement ajouté au groupe correspondant.

Définir l’ordre de plusieurs entrées

Pour un champ qui permet plusieurs attributions, tu peux aussi activer Triable (Paramètres du champ → Valeurs et rôles). Tu peux alors faire glisser les entrées d’un membre directement dans son profil pour les placer dans l’ordre souhaité. L’entrée en haut est considérée comme la plus importante, par exemple l’adresse e-mail principale, le premier numéro de téléphone ou la formation complémentaire la plus importante.

Attribuer un champ à plusieurs membres à la fois

Pour un seul membre, fais l’attribution directement dans sa fiche, comme décrit plus haut. Mais si tu réorganises toute une équipe ou veux attribuer un champ à de nombreux membres, le glisser-déposer dans la vue d’ensemble des membres est bien plus rapide. Tu peux traiter plusieurs membres d’un coup au lieu d’ouvrir chaque fiche. Tu dois d’abord avoir créé les champs d’association nécessaires.

Ouvrir et parcourir l’arborescence des catégories

1. Va dans Contacts → Tous les contacts.
2. À gauche, tu vois l’arborescence des catégories avec tous les champs d’association, regroupés par catégorie (Équipe, Fonction, Distinction…). Tout en haut, Tous indique le nombre total de tes membres.
3. Tu peux déplier les champs avec des valeurs de choix pour voir chacune d’elles. Si des rôles sont aussi définis, déplie un niveau supplémentaire sous une valeur pour voir combien de membres ont chaque rôle.

Le nombre à côté de chaque catégorie t’indique à tout moment combien de membres en font partie.

Sélectionner les membres et les faire glisser vers la destination

L’attribution se fait en trois gestes : sélectionner, faire glisser, confirmer dans la fenêtre.

1. Sélectionner les membres : Clique sur un membre de la liste pour le sélectionner. Pour en sélectionner plusieurs, procède comme dans un tableau : maintiens la touche Shift enfoncée pour sélectionner une série, ou Cmd (Mac) ou Ctrl (Windows) pour ajouter des membres séparément. La touche Escape annule la sélection.
2. Faire glisser vers la catégorie : Maintiens le bouton de la souris enfoncé sur l’un des membres sélectionnés et fais glisser la sélection vers la catégorie souhaitée, à gauche dans l’arborescence. Un petit compteur suit le pointeur et indique combien de membres tu déplaces (par exemple « 3 contacts »).
3. Déposer au bon endroit : Tu peux choisir un champ entier, comme une équipe, une valeur sous ce champ ou même un rôle précis. Si tu déposes la sélection directement sur une valeur ou un rôle, cette information est déjà sélectionnée dans la fenêtre qui s’ouvre. Cela t’évite un clic.
4. Confirmer dans la fenêtre : Quand tu relâches le bouton, une fenêtre s’ouvre pour te laisser choisir entre copier et déplacer (voir la section suivante). Après confirmation, l’attribution est effectuée d’un coup pour tous les membres sélectionnés.

La fenêtre après le dépôt : copier ou déplacer

Pourquoi faut-il faire un choix après le dépôt ? Un membre que tu déplaces appartient souvent déjà à une autre équipe ou à un autre groupe. Tu dois donc indiquer si l’attribution actuelle reste en place ou si la nouvelle la remplace. La fenêtre s’intitule Attribuer des contacts. Une phrase en haut résume l’action, par exemple « 3 contacts du comité vers le groupe de travail Fête d’été ».

Voici les possibilités dans cette fenêtre :

• Catégorie cible : Le champ de choix tout en haut. Il contient déjà la catégorie sur laquelle tu as déposé les membres, mais tu peux en choisir une autre. Ce champ est obligatoire.
• Copier : Les membres restent dans leur catégorie actuelle et sont aussi ajoutés à la catégorie cible. Rien n’est supprimé. C’est pratique si une personne appartient à plusieurs équipes ou groupes à la fois, par exemple si tu ajoutes tous les membres du comité au groupe de travail Fête d’été.
• Déplacer : Les membres sont retirés de leur catégorie actuelle, indiquée après « de… » dans la phrase du haut. Ils ne figurent ensuite que dans la catégorie cible. C’est pratique pour réorganiser des groupes, par exemple quand une équipe passe des juniors A aux juniors B.
• Écraser les valeurs existantes (facultatif) : Une section que tu peux déplier. Elle est fermée par défaut : les informations déjà enregistrées ne sont alors jamais modifiées. Si tu l’ouvres, tu peux décider pour chaque information, à l’aide d’un interrupteur, si elle doit être remplacée pour tous les membres sélectionnés. Seules les lignes que tu actives sont écrasées :
  • Valeur : L’entrée précise du champ, par exemple l’équipe ou le choix à attribuer.
  • Rôle : La fonction dans la catégorie, comme « entraîneur » ou « capitaine ».
  • Date de début : La date à partir de laquelle l’attribution est valable.
  • Date de fin : La date jusqu’à laquelle l’attribution est valable.
  • Visible uniquement par les administrateurs : Définit si l’attribution reste interne et cachée au membre concerné.
  • Fichier : Un document joint à l’attribution, si le champ cible accepte les fichiers, par exemple un justificatif ou un insigne.
• Annuler : Ferme la fenêtre sans rien modifier. Les membres cochés dans la liste restent sélectionnés, tu peux donc réessayer tout de suite.

Les informations dont tu n’actives pas l’interrupteur restent inchangées. Tu ne risques donc pas d’écraser par erreur un rôle ou une date déjà enregistrés.

Filtrer et exporter une catégorie

Clique sur une catégorie, une valeur ou un rôle pour afficher aussitôt uniquement les membres du groupe correspondant. Tu peux ainsi voir tous les entraîneurs d’une équipe en un clic. Clique sur Tous pour revenir à la liste complète.

L’export dépend de ce que tu affiches : si tu as choisi une équipe ou une valeur à gauche, tu exportes cette liste filtrée. Si tu sélectionnes certains membres, tu exportes seulement cette sélection. Sans sélection ni filtre, tu obtiens la liste complète. L’export se trouve dans le menu des actions au-dessus de la liste. Le bouton t’indique à l’avance ce qui sera exporté.

Affiner la liste par champ, valeur et rôle avec les filtres

En plus de l’arborescence, tu peux utiliser les filtres pour les mêmes informations. Ouvre-les avec l’icône en forme d’entonnoir en haut à droite de la liste. Les deux méthodes sont liées : si tu cliques sur un champ dans l’arborescence, il est déjà choisi dans les filtres. Si tu le choisis dans les filtres, l’arborescence suit. Dans les filtres, procède étape par étape : choisis le champ, puis la valeur et enfin le rôle.

• Par champ : Choisis le champ d’association à utiliser comme filtre, par exemple une équipe, l’adhésion ou un champ que tu as créé. Commence par là. Tant qu’aucun champ n’est choisi, la valeur, le rôle et le filtre de validité restent inactifs, car ils dépendent du champ choisi.
• Valeur : L’entrée précise du champ, par exemple une équipe comme les juniors A. Les choix possibles s’adaptent automatiquement au champ sélectionné.
• Rôle : La fonction dans le champ, comme entraîneur, capitaine ou joueur. Là aussi, la plateforme n’affiche que les rôles du champ sélectionné.
• Uniquement actuellement valides : Affiche uniquement les attributions valables aujourd’hui. Les attributions dont la date de début est dans le futur ou dont la date de fin est passée ne figurent ni dans le nombre affiché ni dans la liste. Désactive le filtre pour revoir tout l’historique.

L’interrupteur Uniquement actuellement valides est particulièrement utile après un changement de saison. Quand un membre change d’équipe, l’ancienne attribution reçoit une date de fin et la nouvelle une date de début. Sans ce filtre, le membre est compté dans les deux équipes. Avec le filtre, tu ne vois que l’attribution valable aujourd’hui, aussi bien dans le nombre à côté de chaque champ que dans la liste.

Dès que tu actives un filtre, l’icône en forme d’entonnoir change de couleur pour t’indiquer que la liste est réduite. L’icône de réinitialisation à côté efface la valeur, le rôle et le filtre de validité. Le champ choisi reste sélectionné pour que tu puisses continuer à travailler dessus. Pour retrouver tous les membres, clique sur Tous tout en haut de l’arborescence.

Cas d’utilisation courants

• Changement de saison : Déplace toute une équipe des juniors A vers les juniors B.
• Mission de bénévole : Ajoute aussi tous les membres du comité au groupe de travail Fête d’été en les copiant.
• Changement de rôle : Attribue plusieurs membres à une équipe et donne-leur directement le rôle adapté.

Les membres remplissent eux-mêmes leurs champs

Tu n’as pas besoin de remplir tous les champs toi-même. Les membres à qui tu en donnes la possibilité remplissent leurs champs d’association dans leur propre profil, par exemple leur taille de tee-shirt, leurs allergies ou leur numéro de licence. Chaque modification est d’abord soumise au comité pour vérification. Elle n’est enregistrée qu’après validation. Tu gardes ainsi le contrôle des données.

Pour autoriser les membres à modifier un champ, active Modifiable dans le profil quand tu modifies ce champ (voir la section suivante). Les champs d’association classiques sont ouverts aux membres dès le départ. Les champs qui organisent l’association, comme les équipes, les fonctions et les notes, restent par défaut sous la responsabilité du comité.

Régler la visibilité et la modification d’un champ

Quand tu modifies un champ, la section Visibilité contient plusieurs interrupteurs. Ils te permettent de choisir où le champ apparaît et qui peut le modifier :

• Modifiable dans le profil : Si cet interrupteur est actif, le champ peut être renseigné directement lors de la modification d’un membre et dans son propre profil. Désactive-le si tu veux que le champ soit modifié uniquement sur la page séparée des champs d’association du membre et qu’il reste ainsi sous la responsabilité du comité.
• Visible uniquement par les administrateurs : Si cet interrupteur est actif, seules les personnes ayant accès à l’administration voient le champ. Le membre concerné ne le voit pas. C’est utile pour les notes internes ou les informations qui ne le concernent pas.
• Afficher dans la vue d’ensemble : Si cet interrupteur est actif, le champ apparaît dans la liste des filtres à gauche de la vue d’ensemble des membres. Désactive-le pour cacher les champs peu utilisés et garder une liste claire. Le champ reste utilisable dans la fiche du membre. Il disparaît seulement de la liste des filtres.
• Lier dans le menu : Si cet interrupteur est actif, le champ apparaît comme raccourci dans le menu sous Contacts. Un clic filtre aussitôt la liste des membres selon ce champ. C’est pratique pour les équipes que tu consultes souvent.