Dans la gestion des membres, le champ de l’association Adhésion détermine si une adhésion est valide. Tu définis pour chaque valeur si elle correspond à une adhésion valide. DigitalMembers affiche ensuite cette information sur la carte de membre, dans la liste des contacts et dans les statistiques des membres.
Vue d’ensemble
Tu as besoin de savoir si une personne est membre valide dans plusieurs situations : à l’entrée d’un événement, quand tu prépares une liste des membres actifs ou quand tu veux connaître le nombre actuel de membres de ton association. Une seule règle s’applique partout. Elle dépend de la valeur attribuée au membre dans le champ Adhésion, par exemple Membre actif, Membre d’honneur ou Ancien membre.
Comment la validité est déterminée
- Valeur valide : Si la valeur du membre dans le champ Adhésion est marquée comme adhésion valide, son adhésion est valide.
- Valeur non valide : Si la valeur n’est pas marquée, par exemple Ancien membre, l’adhésion n’est pas valide.
- Aucune valeur : Si le champ Adhésion d’un membre n’a aucune valeur, son adhésion n’est pas valide non plus. Attribue donc une valeur à chaque membre.
- Dates de début et de fin : Si une date de début ou de fin est définie pour la valeur attribuée, celle-ci ne compte que pendant cette période. Une adhésion avec une date de fin expire ainsi d’elle-même le lendemain.
- Sans champ Adhésion : Si ton association n’a pas de champ actif avec la fonction système Adhésion, le réglage En cours d'utilisation du membre détermine la validité.
Marquer des valeurs comme adhésion valide
- Va dans Contacts → Champs de l’association et ouvre le champ Adhésion.
- Sous Valeurs de données autorisées, tu vois toutes les valeurs avec la mention Adhésion valide ou Non valide.
- Pour la valeur souhaitée, clique sur Modifier et active ou désactive Adhésion valide.
- Valide la ligne, puis clique sur Enregistrer.
Au-dessus de la liste, tu vois combien de valeurs comptent comme valides et combien de membres sont concernés. Tu peux ainsi voir avant d’enregistrer combien de cartes de membre vont changer.
Où la validité est affichée
- Carte de membre : La carte numérique affiche une coche ou une croix à côté de Actif. Toute personne qui scanne le code QR voit L’adhésion est valide. ou L’adhésion n’est pas valide. À la librairie ou à l’entrée, un coup d’œil à la carte suffit souvent.
- Liste des contacts : Le filtre Adhésion active te permet d’afficher uniquement les membres dont l’adhésion est valide ou uniquement ceux dont l’adhésion n’est pas valide.
- Statistiques des membres : Le nombre de membres actifs suit la même règle. Les contacts archivés ne sont pas comptés.
Quand une personne ne renouvelle pas son adhésion
Ouvre sa fiche sous Contacts et attribue à son adhésion une valeur qui ne compte pas comme valide, par exemple Ancien membre. Sa carte devient immédiatement non valide, y compris pour les personnes qui ont déjà enregistré le code QR. Si tu sais à l’avance jusqu’à quand l’adhésion est valable, définis une date de fin pour la valeur attribuée.
Exemples d’utilisation
- Membres d’honneur : Membre d’honneur compte comme adhésion valide, même si aucune facture n’est envoyée.
- Personnes intéressées : Une valeur comme Intéressé n’est pas valide. Les personnes qui découvrent l’association ne reçoivent ainsi pas de carte valide.
- Adhésion annuelle : Avec une date de fin pour la valeur attribuée, l’adhésion expire automatiquement jusqu’à ce que tu la renouvelles.