Avec le module Compétitions, tu publies une compétition de ton association. Tu définis les catégories, les rôles, les tarifs et les questions supplémentaires. Tu publies aussi une page sur laquelle les autres associations peuvent s'inscrire. Cet article présente toutes les options de configuration. Pour savoir comment traiter les inscriptions reçues et facturer les frais d'inscription, consulte Gérer les inscriptions aux compétitions et facturer les frais d'inscription.
Vue d'ensemble
Une compétition passe par trois statuts : Brouillon pendant que tu la configures, Publié dès que la page d'inscription est accessible et Fermé quand les nouvelles inscriptions ne sont plus possibles. La configuration comporte six étapes : les informations de base, les catégories, les questions supplémentaires, l'équipe d'organisation, la facturation et le récapitulatif. Tu peux rouvrir et modifier chaque étape plus tard, même après la publication de la compétition.
Activer le module et définir les droits d'accès
Active le module sous Paramètres → Organisation → Modules, dans la carte Compétitions. Il apparaît ensuite dans le menu sous Activités → Compétitions, avec deux entrées :
- Gérer les compétitions est accessible aux personnes qui ont le droit d'accès Compétitions et à celles que tu désignes pour gérer une compétition dans son équipe d'organisation.
- Mes compétitions montre à chaque personne les compétitions pour lesquelles elle a saisi des inscriptions.
Avec le droit d'accès Compétitions, tu peux créer, copier et supprimer des compétitions. Tu peux aussi choisir qui peut gérer une compétition. Une personne qui ne gère qu'une seule compétition peut modifier celle-ci et ses inscriptions, mais elle ne voit ni la facturation ni les autres compétitions. Pour créer et envoyer des factures, il faut aussi avoir le droit d'accès aux factures.
Créer une compétition
- Ouvre Activités → Compétitions → Gérer les compétitions et clique sur Créer une compétition.
- Choisis un Modèle. Il préremplit les rôles, les catégories et les questions supplémentaires. Tu peux ensuite tout adapter.
- Saisis le Nom, la Saison, le Début, la Fin, l'Inscription à partir du et l'Inscription jusqu'au, avec la date et l'heure pour chaque champ.
- Clique sur Créer. Tu arrives directement à l'étape des catégories.
Tu peux choisir parmi ces modèles :
- Modèle vide : les rôles de responsable et de participant, aucune catégorie et une question facultative pour un texte de présentation de l'association.
- Compétition d'aérobic : cinq catégories pour les équipes, les duos et les petits groupes, avec les frais d'inscription, la composition et des questions pour le texte de présentation, la photo de groupe, la musique et la surface de compétition.
- Gymnastique aux agrès et Gymnastique artistique : les catégories de niveau habituelles, séparées par sexe, avec des frais d'inscription de 50 CHF par catégorie.
- Démonstration de gymnastique : une catégorie de spectacle sans frais d'inscription, dans laquelle une association peut inscrire plusieurs numéros. Elle comprend les rôles de responsable et de gymnaste, ainsi que des questions pour le titre du numéro, le thème et l'idée, le titre de la musique, la musique, le scénario, les textes de présentation, le déroulement avant et après le passage, les agrès et le matériel, la photo de groupe et les autres idées.
La fin doit être postérieure au début et la date Inscription jusqu'au doit être postérieure à la date Inscription à partir du. L'adresse web de la page d'inscription est créée automatiquement à partir du nom.
Informations de base
En plus du nom, de la saison et des quatre dates, saisis le Lieu et une Description. Celle-ci apparaît en haut de la page d'inscription. Sous Avancé, tu trouves :
- Modifications jusqu'au : les associations peuvent modifier elles-mêmes leur inscription jusqu'à cette échéance. Si tu laisses ce champ vide, la date Inscription jusqu'au s'applique.
- Adresse web : la dernière partie de l'adresse de la page d'inscription. Elle ne peut contenir que des lettres minuscules, des chiffres et des traits d'union. Chaque adresse doit être unique.
- Logo : une image de 5 Mo au maximum pour l'en-tête de la page d'inscription.
- Conditions de participation : un document que chaque association doit accepter avant d'envoyer son inscription. Tu peux choisir parmi les documents actifs sous Contacts → Gérer → Conditions générales (CG) et consentements.
Dans la carte Rappels par e-mail, sous Avancé, définis combien de jours à l'avance les personnes de contact des inscriptions confirmées reçoivent un rappel avec les détails de leur inscription : Rappel, jours avant le début (7 par défaut) et Rappel, jours avant la date limite de modification (3 par défaut). La valeur 0 désactive le rappel correspondant. Chaque rappel n'est envoyé qu'une fois par inscription.
Dans la carte Documents, téléverse le programme, le calendrier ou le plan d'accès au format PDF, Word, Excel, PNG ou JPEG, avec une taille maximale de 10 Mo. Les fichiers sont immédiatement disponibles au téléchargement sur la page d'inscription.
Rôles
Les rôles indiquent quelles personnes une association renseigne lors de l'inscription, par exemple les participants, les responsables ou les personnes chargées de l'encadrement. À l'étape des catégories, clique sur Ajouter un rôle dans la carte Rôles, puis saisis :
- Rôle : le nom affiché aux associations.
- Compte comme participante ou participant : seules les personnes ayant un rôle comptabilisé entrent dans le calcul des frais par personne et du nombre maximal de participants. Les personnes responsables ou chargées de l'encadrement sont enregistrées, mais ne sont pas comptées. Si une personne responsable participe aussi à la compétition, inscris-la également dans un rôle comptabilisé.
Tu ne peux plus supprimer un rôle déjà utilisé dans des inscriptions. Si tu supprimes un rôle, il disparaît de toutes les catégories.
Catégories
Une association envoie une inscription distincte pour chaque catégorie. Clique sur Ajouter une catégorie, puis saisis le Nom de la catégorie et les Frais d'inscription par inscription. Dans la section Composition, chaque rôle a sa propre carte :
- Active ou désactive le rôle dans cette catégorie avec l'interrupteur.
- Au moins et Au maximum définissent le nombre de personnes à inscrire pour ce rôle. Si les deux valeurs sont identiques, l'inscription exige exactement ce nombre.
- Sous Informations par personne, choisis les données à saisir pour chaque personne : Prénom et nom, Année de naissance, Sexe, E-mail, Téléphone et Numéro de licence. Si tu ne demandes pas le prénom et le nom, l'association indique seulement un nombre de personnes pour ce rôle.
Sous Avancé, tu trouves d'autres options pour la catégorie :
- Montant par personne : s'ajoute aux frais d'inscription pour chaque personne ayant un rôle comptabilisé.
- Supplément : un montant fixe par inscription, avec son propre Libellé du supplément, par exemple pour des frais liés à la musique. Il apparaît comme poste distinct sur la facture.
- Limites : Inscriptions max. et Participants max. pour cette catégorie. Si tu laisses ces champs vides, il n'y a pas de limite.
- Années de naissance : définis une année de début et une année de fin. L'association ne peut pas inscrire une personne née en dehors de cette plage.
- Sexe : n'autorise qu'un seul sexe. Laisse ce champ vide si tout le monde peut participer.
- Description : apparaît sous la catégorie sur la page d'inscription.
- Inscription possible : si cette option est désactivée, la catégorie ne peut plus être choisie sur la page d'inscription. Tu peux ainsi retirer une catégorie qui a déjà des inscriptions et que tu ne peux donc plus supprimer.
- Plusieurs inscriptions par association : permet à une association d'inscrire plusieurs groupes ou équipes dans cette catégorie. Si cette option est désactivée, toutes les personnes d'une association figurent dans une seule inscription.
Tu peux modifier l'ordre des catégories et des rôles en les faisant glisser. Cet ordre s'applique aussi sur la page d'inscription. Une fois les factures envoyées, tu ne peux plus modifier les tarifs.
Confirmation et nombres maximaux pour toute la compétition
Dans la carte Inscriptions de l'étape des catégories :
- Confirmer les inscriptions : si cette option est activée, chaque nouvelle inscription garde le statut Reçue jusqu'à ce que tu la confirmes. Si elle est désactivée, une inscription est confirmée immédiatement lorsqu'il reste de la place.
- Sous Avancé, définis les Inscriptions max. et les Participants max. pour l'ensemble des catégories.
Une inscription doit respecter toutes les limites fixées, celles de la catégorie comme celles de la compétition. Seules les inscriptions confirmées et les personnes ayant un rôle comptabilisé entrent dans le décompte. Si une inscription dépasse une limite, elle est placée entièrement sur la liste d'attente. L'association voit sur la page d'inscription combien de places restent disponibles.
Questions supplémentaires
Les questions supplémentaires te permettent de demander d'autres informations pour chaque inscription. Clique sur Ajouter une question, puis saisis :
- Libellé : la question, par exemple « Musique ».
- Type : Texte, Texte long, Nombre, Oui ou non, Sélection ou Fichier.
- Pour une sélection, les Valeurs de sélection parmi lesquelles l'association choisit une seule réponse.
- Pour un fichier, les Formats de fichier autorisés, regroupés en images, fichiers audio et documents. Un fichier ne peut pas dépasser 20 Mo.
- Réponse obligatoire : l'inscription ne peut pas être envoyée sans réponse.
- Sous Avancé : Uniquement pour les catégories si la question ne concerne qu'une catégorie, et une Remarque qui apparaît à côté de la question pendant la saisie.
Tu ne peux plus supprimer une question à laquelle quelqu'un a déjà répondu, ni une valeur de sélection déjà choisie. Seules l'association concernée et l'équipe d'organisation peuvent voir les fichiers téléversés.
Équipe d'organisation
À l'étape de l'équipe d'organisation, utilise Ajouter une personne pour enregistrer les membres qui organisent la compétition :
- Membre : le nom, l'e-mail et le téléphone proviennent des données du membre.
- Fonction : par exemple la présidence du comité d'organisation. Choisis une fonction existante ou ajoute-en une avec Saisir une nouvelle fonction.
- Personne de contact : apparaît sur la page d'inscription. Tu peux modifier son Adresse e-mail par rapport aux données du membre. Tu peux aussi indiquer un Numéro de téléphone facultatif, qui sera visible publiquement.
- Informer en cas de nouvelles inscriptions : la personne reçoit un e-mail pour chaque inscription nouvelle, modifiée ou retirée.
- Peut gérer la compétition : la personne peut gérer cette compétition et ses inscriptions, même sans autre droit d'accès dans l'association. Seules les personnes qui ont le droit d'accès Compétitions peuvent activer cette option.
Les réponses des associations aux e-mails automatiques sont envoyées à la première personne de contact de la liste. Sous la liste, l'interrupteur Informer lors de nouvelles inscriptions te permet d'activer ou de désactiver ces messages pour toutes les personnes à la fois.
Facturation
Si tu veux facturer les frais d'inscription, active Actif à l'étape Facturation. Les champs suivants apparaissent :
- Période comptable : la période dans laquelle les frais d'inscription sont comptabilisés. Sans elle, tu ne peux pas publier la compétition.
- Compte de produits : le compte utilisé pour les frais d'inscription. Si tu ne choisis rien, le compte de produits défini dans les paramètres de l'association s'applique.
- La date de la facture et la Date d'échéance des factures.
- La TVA, si ton association y est assujettie.
- Rappels de paiement : envoyés automatiquement après l'échéance, manuellement sur demande ou désactivés.
Si la facturation est active, les associations doivent indiquer l'adresse de leur personne de contact lors de l'inscription. Cette adresse figure sur la facture.
Récapitulatif et publication
La dernière étape affiche toutes les informations, regroupées par étape. Clique sur le crayon pour revenir directement à une étape. Au-dessus, la carte Prêt à publier ? présente une liste de vérification :
- Nom et dates. Pour une compétition copiée, tu dois d'abord vérifier les dates.
- Au moins une catégorie, avec au moins un rôle dans chaque catégorie.
- Personne de contact avec e-mail.
- Période comptable pour les factures, si la facturation est active.
Clique sur Compléter pour accéder au point manquant. Quand tout est prêt, clique sur Publier. La page d'inscription devient alors accessible publiquement, mais elle n'accepte les inscriptions qu'à partir de la date Inscription à partir du. Avant cette date, la carte affiche L'inscription ouvre le …. Ensuite, elle affiche L'inscription est ouverte.
La carte affiche l'adresse de la page d'inscription, avec Copier le lien et Télécharger le QR-Code pour obtenir une image à ajouter au programme. Clique sur Ouvrir la page d'inscription pour voir la page telle que les associations la voient.
Fermer et rouvrir les inscriptions
À la date Inscription jusqu'au, les inscriptions se ferment automatiquement et la compétition n'en accepte plus de nouvelles. Pour les fermer plus tôt, utilise Fermer l'inscription dans le menu de la carte de publication. Avec Rouvrir l'inscription, les associations peuvent à nouveau s'inscrire jusqu'à la date Inscription jusqu'au. Si cette date est déjà passée, prolonge-la d'abord dans les informations de base. Sinon, les inscriptions se referment aussitôt.
Liste des compétitions
Sous Gérer les compétitions, tu vois toutes les compétitions avec leur statut, leur saison, leur date et leur lieu. La colonne Inscriptions indique combien d'inscriptions sont confirmées, à vérifier ou sur liste d'attente. Deux indications t'aident à ne rien oublier :
- Vérifier les dates apparaît pour une compétition copiée dont les dates n'ont pas encore été confirmées.
- Factures ouvertes apparaît pour une compétition fermée avec facturation active, si aucune facture n'a encore été créée.
Tu peux filtrer la liste par Saison, Statut, Inscription ouverte, Inscriptions à vérifier et Facturation active. La recherche porte sur le nom et le lieu.
Copier une compétition
Pour la prochaine édition, clique sur Copier dans la liste des compétitions. Saisis le nom et la saison. La copie commence au statut Brouillon et ses dates sont décalées d'un an. Les années de naissance des catégories sont aussi décalées d'un an. Elle reprend toute la configuration : rôles, catégories, questions supplémentaires, équipe d'organisation, personnes autorisées à gérer la compétition, documents, logo, conditions de participation et paramètres de facturation. Tu dois choisir une nouvelle période comptable, une nouvelle date de facture et une nouvelle date d'échéance. Les inscriptions et les factures ne sont pas copiées. Avant de publier la copie, vérifie et confirme les dates décalées.
Supprimer une compétition
Avec Supprimer dans la liste, tu effaces une compétition, toutes ses inscriptions et tous les fichiers téléversés. Dès que des factures ont été créées, tu ne peux plus supprimer la compétition.
Le champ d'association Compétition
Quand tu crées la première compétition, DigitalMembers crée le champ d'association Compétition. Chaque compétition en devient une valeur. Les fonctions de l'équipe d'organisation sont les rôles de ce champ. Les personnes de contact des associations inscrites sont liées à la valeur de leur compétition. Les personnes qui gèrent cette compétition peuvent voir leurs coordonnées.