Centre d'aide & documentation

Dès que la page d'inscription à ta compétition est ouverte, les inscriptions des autres associations arrivent dans la compétition. Tu peux alors confirmer les inscriptions, gérer la liste d'attente, saisir les inscriptions reçues par téléphone, exporter toutes les données et facturer les frais d'inscription. Pour savoir comment préparer la compétition, consulte Publier une compétition et préparer la page d'inscription.

Vue d'ensemble

Ouvre Activités → Compétitions → Gérer les compétitions et choisis une compétition. En haut, tu vois son statut, sa date, la date limite d'inscription, le nombre d'inscriptions à vérifier et le nombre d'inscriptions sur liste d'attente. Modifier ouvre les paramètres et Ouvrir la page d'inscription ouvre la page publique. En dessous se trouvent les onglets Vue d'ensemble, Inscriptions et, si la facturation est activée, Factures.

Statut d'une inscription

• Reçue : l'inscription attend ta confirmation. Ce statut existe uniquement si Confirmer les inscriptions est activé.
• Confirmée : l'inscription a une place et recevra une facture.
• Liste d'attente : l'inscription dépasse une limite de places. La liste indique sa position dans l'ordre d'arrivée de toutes les inscriptions à la compétition.
• Refusée : tu as refusé l'inscription.
• Retirée : l'association ou toi avez retiré l'inscription.

Liste des inscriptions

L'onglet Inscriptions affiche pour chaque inscription le N°, l'Association, la Catégorie, la Personne de contact, les Personnes, le Montant et le Statut. Seuls les rôles pris en compte entrent dans le nombre de personnes. Les boutons Reçue, Confirmée et Liste d'attente te permettent de filtrer par statut. Tu peux aussi filtrer par Catégorie. La recherche trouve les associations, les personnes de contact et les personnes inscrites.

Confirmer, refuser et retirer des inscriptions

Tu peux confirmer une inscription directement dans la liste avec la coche ou dans l'inscription avec Confirmer. Le menu de l'inscription propose aussi Refuser, Mettre sur liste d'attente et Retirer. La personne de contact de l'association reçoit un courriel à chaque changement. En cas de retrait, l'équipe d'organisation reçoit aussi un courriel.

• Tu peux confirmer une inscription seulement si elle respecte toutes les limites de places de la catégorie et de la compétition. Tu peux confirmer une inscription plus récente sur liste d'attente avant une plus ancienne si seule la plus récente peut encore obtenir une place.
• Si Confirmer les inscriptions est activé, chaque confirmation fait automatiquement passer sur liste d'attente les inscriptions reçues qui ne peuvent plus obtenir de place. Leurs personnes de contact reçoivent un courriel indiquant leur position.
• Quand une place se libère, personne ne passe automatiquement en tête. Tu confirmes toi-même une inscription qui peut obtenir cette place.
• Tu peux confirmer de nouveau une inscription retirée ou refusée, ou la mettre sur liste d'attente, tant que l'association n'a pas déjà une autre inscription active dans cette catégorie.

Détail d'une inscription

Clique sur une inscription pour voir l'association, la catégorie, le numéro, le statut, le nombre de personnes, la date de réception et la personne de contact. En dessous, tu trouves :

• Composition : les personnes inscrites, classées par rôle, avec toutes les informations saisies.
• Informations supplémentaires : les réponses aux questions supplémentaires, les fichiers téléversés que tu peux ouvrir et le message de l'association à l'équipe d'organisation.
• Coûts : les frais d'inscription, le montant par personne, le supplément et le total. Tu vois aussi si la facture est payée, ouverte, partiellement payée ou trop payée, ou si aucune facture n'a encore été créée.
• Note interne : les notes visibles uniquement par l'équipe d'organisation.

Avec Supprimer dans le menu, tu effaces définitivement une inscription et ses fichiers, sans envoyer de courriel à l'association. Pour une désinscription accompagnée d'un message, utilise plutôt Retirer.

Modifier une inscription

Avec Modifier, tu peux changer la catégorie, l'association, la composition, les informations supplémentaires et la note interne, même après la date limite de modification de l'association. Si tu enregistres avec Enregistrer les modifications et informer, la personne de contact reçoit un courriel décrivant les changements, à condition que l'inscription ait changé. Modifier uniquement la note n'envoie pas de courriel. Une fois les factures envoyées, la catégorie et le nombre de personnes ne changent plus. Tu peux encore modifier les noms et les autres informations.

Saisir toi-même une inscription

Si une association te contacte par téléphone ou par courriel, saisis son inscription avec Saisir une inscription. Indique d'abord le prénom, le nom, l'adresse électronique et le numéro de téléphone de la personne de contact. Si la facturation est activée, indique aussi son adresse postale. Ajoute ensuite la catégorie, l'association, la composition et les informations supplémentaires. Avec Saisir l'inscription et informer, la personne de contact reçoit une confirmation et un accès personnel pour modifier elle-même son inscription par la suite.

Quand tu saisis une inscription, tu n'es pas soumis à la période d'inscription ni à la date limite de modification. Tu peux aussi ignorer une catégorie désactivée, les règles d'année de naissance et de sexe, ainsi que les conditions de participation. Les limites de places, le nombre de personnes par rôle, les informations demandées et les champs obligatoires restent applicables. Sans Plusieurs inscriptions par association, une association ne peut avoir qu'une inscription par catégorie. DigitalMembers attribue le statut comme pour une inscription faite depuis la page d'inscription.

Envoyer un message aux personnes de contact

Sélectionne les inscriptions dans la liste, puis clique sur Message à … inscriptions sous Actions. Chaque personne de contact sélectionnée reçoit le message une seule fois par courriel, même si elle a plusieurs inscriptions. Tu peux utiliser les champs Prénom, Compétition et Association dans ton texte. Le champ Association désigne ta propre association. Les réponses arrivent à la première personne de contact de l'équipe d'organisation.

Exporter Excel

Exporter Excel, sous Actions, exporte les inscriptions actuellement affichées selon les filtres et la recherche, dans deux feuilles :

• Inscriptions : une ligne par inscription avec le numéro, la catégorie, le statut, la position sur liste d'attente, l'association, la personne de contact et son adresse, le nombre de personnes, la langue, la date de réception, la date d'acceptation des conditions de participation, le message, la note interne et une colonne par information supplémentaire.
• Personnes : une ligne par personne inscrite avec le numéro, la catégorie, l'association, le rôle et toutes les informations sur cette personne.

Exporter toutes les données

Exporter toutes les données prépare un ensemble contenant toutes les inscriptions, sans appliquer de filtre : le fichier Excel, un texte d'information par inscription et tous les fichiers téléversés. Chaque nom de fichier contient le nom de l'association. Si Google Drive est connecté à ton association, DigitalMembers y dépose cet ensemble et t'envoie le lien par courriel, avec le fichier Excel en pièce jointe. Sans Google Drive, tu reçois uniquement le fichier Excel. Ton profil doit contenir une adresse électronique.

Facturer les frais d'inscription

L'onglet Factures apparaît si la facturation est activée. Pour créer et envoyer les factures, il faut disposer des autorisations Compétitions et Factures. En haut, tu vois le nombre d'inscriptions confirmées ainsi que les dates de création et d'envoi des factures.

1. Créer les factures : une facture est créée par personne de contact et regroupe toutes ses inscriptions confirmées. Chaque inscription ajoute ses postes : les frais d'inscription de la catégorie avec le numéro d'inscription, le montant par personne et le supplément. Les inscriptions reçues ou sur liste d'attente ne reçoivent pas de facture. Un message indique combien d'inscriptions ne sont pas encore confirmées. Avant l'envoi, tu peux utiliser Recréer les factures autant de fois que nécessaire pour les mettre à jour.
2. Envoi test à moi-même : tu reçois d'abord toutes les factures pour pouvoir les vérifier.
3. Envoyer les factures : les factures sont envoyées aux personnes de contact par courriel, par courrier ou dans l'application, selon leurs paramètres.

Après l'envoi, tu ne peux plus recréer les factures. Les prix, la catégorie et le nombre de personnes des inscriptions restent inchangés. Les associations ne peuvent plus retirer elles-mêmes leur inscription. Si tu retires une inscription après l'envoi, sa facture reste en place. Si tu veux renoncer aux frais d'inscription, annule la facture dans le module financier.

Avec Envoyer les rappels, toutes les personnes de contact dont la facture est encore ouverte reçoivent un rappel de paiement. Dans la facturation, tu définis si les rappels sont envoyés automatiquement, manuellement ou pas du tout. Sous les boutons, tu vois toutes les factures de la compétition et l'état de leurs paiements.

Courriels automatiques

La personne de contact d'une association reçoit un courriel dans la langue de son inscription :

• après l'envoi depuis la page d'inscription, avec le statut de chaque inscription, son nom d'utilisateur et un lien vers ses inscriptions,
• quand tu confirmes, mets sur liste d'attente, refuses, retires ou modifies une inscription,
• quand tu saisis toi-même une inscription,
• avant le début de la compétition et avant la date limite de modification, si son inscription est confirmée,
• avec la facture et les rappels de paiement.

Les personnes de l'équipe d'organisation pour qui Informer en cas de nouvelles inscriptions est activé reçoivent un courriel à chaque inscription nouvelle, réactivée, modifiée ou retirée. Si beaucoup d'inscriptions arrivent en peu de temps, ces notifications sont mises en pause pour éviter de surcharger ta boîte de réception.

Adapter le texte des courriels

Tu peux adapter tous ces courriels sous Paramètres → Communication → Modèles de texte, dans le groupe Compétitions. Tu peux définir l'objet et le contenu pour chaque cas : inscription, notification à l'équipe d'organisation, rappel, facture et message aux personnes de contact.

Personnes de contact des associations

Chaque personne de contact qui s'inscrit depuis la page d'inscription est ajoutée à ton association comme contact externe, avec son propre accès. Elle voit uniquement ses inscriptions aux compétitions et son profil, sans accéder aux autres informations de ton association. Tu ne peux supprimer la personne de contact d'une inscription à une compétition en cours ou à venir qu'après la compétition. Il en va de même pour un membre de l'équipe d'organisation, tant que tu ne l'as pas retiré de cette équipe.