Les personnes participant à un cours ne sont pas ajoutées automatiquement depuis les listes. C’est voulu : si un membre est retiré d’une liste, son inscription au cours doit rester disponible, notamment pour les listes de présence et les statistiques.
Pourquoi les listes ne sont-elles pas synchronisées automatiquement ?
Quand tu ajoutes un membre à une liste, cela ne signifie pas toujours qu’il doit aussi participer à un cours :
- Pour une liste comme « Actifs », une inscription automatique au cours peut être utile.
- Pour une liste générale comme « Membres actifs », ce n’est pas forcément le cas.
DigitalMembers te laisse donc décider qui participe à un cours.
Mettre à jour la liste des personnes participantes
- Va dans Activités → Gérer les cours.
- Ouvre le cours souhaité et clique sur le crayon à côté de Personnes participantes.
- Sous Ajouter individuellement, cherche le nom dans le champ Ajouter un champ d’association, une liste ou un membre, puis confirme dans la fenêtre.
- Pour retirer une personne, clique sur l’icône de corbeille dans sa ligne. Tu peux aussi sélectionner plusieurs personnes et les retirer ensemble.
Chaque modification est enregistrée dès que tu la confirmes. Tu vois aussitôt le résultat dans le tableau. Avant la confirmation, la fenêtre indique combien de personnes seront ajoutées ou retirées. Les responsables du cours peuvent ainsi modifier la liste à tout moment.
Ajouter tous les membres d’une liste en une fois
À l’étape Personnes participantes, cherche la liste dans le champ Ajouter un champ d’association, une liste ou un membre. Tous les membres de cette liste sont alors ajoutés. Cela fonctionne aussi avec un champ d’association, comme une fonction : tous les membres qui ont ce champ aujourd’hui sont ajoutés. L’ajout ne se fait qu’une fois. Les changements ultérieurs dans la liste ou le champ d’association ne modifient pas le cours.
Ajouter automatiquement les membres d’une équipe
Si tu veux que la liste des personnes participantes reste identique à celle d’une équipe, d’un groupe de travail ou d’une fonction, associe plutôt le cours à une équipe. Toute personne ajoutée à cette équipe sera alors aussi ajoutée au cours. L’article Utiliser les équipes pour les cours et les activités explique comment faire.
Autoriser les membres à s’inscrire eux-mêmes
Tu peux aussi laisser les membres s’inscrire eux-mêmes :
- Ouvre le cours et clique sur le crayon pour accéder à l’étape Inscription et offre de cours.
- Active Afficher dans l'offre de cours et Autoriser l'inscription via l'offre de cours.
- Les membres voient le cours dans leur espace. Ils peuvent s’inscrire et se désinscrire avec l’assistant d’inscription.
Voir les inscriptions dans le tableau des personnes participantes
Ouvre l’activité, puis l’onglet Inscriptions. Tu peux passer de ta propre inscription à la vue Participants. Le tableau affiche une ligne par personne et une colonne par mission, ainsi que le taux de remplissage de chaque mission. Au-dessus des compteurs, filtre les résultats avec Inscrit, Désinscrit ou En attente. Tu vois ainsi rapidement qui n’a pas encore répondu.
Analyser la participation à l’ensemble du cours
Une activité te montre la situation pour une seule séance. L’onglet Analyse du cours te donne une vue de l’ensemble : qui participe régulièrement, à quelles séances il y a beaucoup d’absences et quels motifs ont été indiqués. Ces statistiques t’aident à préparer la prochaine saison ou le rapport annuel.
- Va dans Activités → Gérer les cours et ouvre le cours.
- Ouvre l’onglet Analyse.
L’Aperçu en haut affiche le Taux de participation au cours, le nombre de séances prises en compte et les Désinscriptions. S’il y en a, il affiche aussi les désinscriptions tardives, les absences non justifiées et les séances annulées. Le taux correspond à la part des séances auxquelles une personne ne s’est pas désinscrite. La présence réelle sur place n’est pas enregistrée. Les séances à venir ne sont pas prises en compte.
Comprendre les couleurs de la vue d’ensemble
La Vue d'ensemble par personne et par séance affiche une case par personne et par séance, dans l’ordre chronologique de gauche à droite. La légende au-dessus du graphique distingue cinq statuts :
- Pas de désinscription : la personne ne s’est pas désinscrite de cette séance.
- Désinscription dans les délais : la personne s’est désinscrite avant le délai fixé pour le cours.
- Désinscription tardive : la personne s’est désinscrite après le délai. Pour organiser le cours, ce n’est pas la même chose qu’une désinscription dans les délais. Ce statut a donc sa propre couleur.
- Non justifié ou sans participation : la personne responsable du cours a signalé une absence non justifiée, ou il n’y a aucune entrée pour cette séance, par exemple parce que la personne a rejoint le cours plus tard.
- Séance annulée : la séance n’a pas eu lieu. Elle ne compte ni dans le taux ni dans les désinscriptions.
Si tu sélectionnes une case, le motif de désinscription saisi apparaît tel quel. Des bandes verticales d’une même couleur montrent les séances où plusieurs personnes ont manqué, par exemple pendant les vacances ou un week-end avec un autre événement.
Les chiffres par personne
Sous le graphique, la Vue détaillée présente chaque personne avec son rôle et ses chiffres : Présent, Absent, En retard, Non justifié et Taux. La liste est triée par taux. Les personnes qui participent le plus régulièrement sont en haut. Une personne arrivée en cours de route a moins de séances possibles. Son taux ne tient compte que des séances pour lesquelles une entrée existe.
Que se passe-t-il quand tu retires une personne du cours ?
La personne disparaît immédiatement de la liste des personnes participantes et de toutes les séances à venir. Ses inscriptions à ces séances sont perdues. Les séances passées et les présences enregistrées ne changent pas. Tes analyses restent ainsi complètes. Si la personne a été ajoutée par une équipe, retire-la depuis la sélection de l’équipe ou fais-la quitter cette équipe.