Tu peux envoyer une facture au membre de plusieurs façons : par e-mail, par courrier avec La Poste Suisse et dans l’Application des membres. Tu définis une fois les modes autorisés dans les paramètres de communication. Au moment de l’envoi, tu choisis le mode d’expédition et tu peux d’abord t’envoyer un envoi de test. Ensuite, vérifie dans la liste des factures ou dans le détail que la facture est bien arrivée.
Aperçu des modes d’expédition
- E-mail : envoyé à l’adresse e-mail enregistrée du destinataire, avec la facture en pièce jointe au format PDF.
- Courrier avec La Poste Suisse : la facture est imprimée et envoyée par la poste. Des frais de port s’appliquent.
- Application des membres et Notifications push : le membre voit la facture dans l’application et peut recevoir une notification push sur son téléphone.
Étape 1 : définir les modes d’envoi des factures
- Va dans Paramètres → Communication → Paramètres de communication.
- Dans la section Factures, active ou désactive séparément E-mail, Application des membres, Notifications push et La Poste Suisse.
Les membres peuvent modifier ces paramètres pour leur compte, sauf si ton association a désactivé cette option.
Étape 2 : envoyer une facture individuelle
- Va dans Finances → Actifs → Factures individuelles.
- Clique sur l’icône d’avion en papier dans la ligne de la facture. Tu peux aussi choisir Envoyer ... dans le menu à trois points.
- Dans Envoi à, choisis d’abord Envoi de test à moi-même. Tu recevras exactement l’e-mail avec le PDF que le membre recevrait. La facture ne sera pas marquée comme envoyée.
- Si tout est en ordre, choisis Au membre, puis confirme avec Envoyer par e-mail ou Envoyer comme message postal.
Envoyer plusieurs factures à la fois
Pour une Facture groupée, ouvre la facture groupée et clique sur Envoyer. Un assistant te guide jusqu’à l’envoi à tous les membres. L’article Créer et envoyer les factures annuelles décrit la procédure.
Pour toutes les autres factures, utilise la liste. Cela vaut aussi pour les factures d’un cours, d’une activité ou d’un projet de sponsoring dans l’onglet Factures correspondant : sélectionne les lignes voulues, ouvre Actions et clique sur Envoyer les factures sélectionnées. La même fenêtre que pour l’envoi d’une facture individuelle s’ouvre.
Options de la fenêtre d’envoi
- Envoi à : Au membre envoie la facture au membre concerné. Envoi de test à moi-même l’envoie uniquement à toi. Si tu envoies plusieurs factures à la fois, les options sont au pluriel, par exemple Aux membres.
- Mode d’expédition : Envoyer par e-mail ou Envoyer comme message postal. Le choix détermine aussi le libellé du bouton en bas à droite.
- Renvoyer une facture déjà envoyée : cette option est désactivée par défaut. Le système ignore alors chaque facture déjà envoyée. Active-la uniquement si tu sais que l’e-mail n’est pas arrivé.
- Ignorer les paramètres de communication : envoie la facture par le mode choisi, même si le membre l’a désactivé pour son compte. Cette option est utile pour les factures obligatoires qui doivent parvenir à chaque membre.
Étape 3 : consulter rapidement le statut d’envoi
Dans la liste des factures, la colonne Envoyé indique pour chaque facture si elle a été envoyée par e-mail ou par courrier. Une croix s’affiche tant qu’elle n’a pas été envoyée. Les filtres rapides au-dessus de la liste te permettent d’afficher immédiatement les factures Non envoyées, Impayées ou Envoyées et impayées.
Si tu as remis une facture d’une autre façon, par exemple en main propre, marque-la comme envoyée dans le menu à trois points avec Marquer comme envoyée. Rien ne sera envoyé. Tu ne pourras ensuite plus modifier la facture, mais uniquement l’annuler. Avec Marquer comme non envoyée, tu peux annuler cette action tant que la facture n’est ni payée ni annulée.
Étape 4 : suivre la distribution dans le détail
Le suivi de la communication te permet de vérifier si un e-mail est bien arrivé chez son destinataire. Tu peux y accéder de trois façons :
- Pour une facture : ouvre la facture et choisis l’onglet Communication.
- Pour une facture groupée, un cours, une activité ou un projet de sponsoring : ouvre aussi l’onglet Communication.
- Depuis le menu central : dans le menu principal, sous Communication, va dans Suivi, puis ouvre les listes Factures individuelles, Factures groupées ou Projet de sponsoring.
Chaque mode d’expédition a sa propre entrée. Une facture envoyée par e-mail et dans l’application apparaît donc deux fois. Si l’entrée de l’e-mail indique Distribué, le serveur de messagerie du destinataire a accepté l’e-mail. Si le membre ne le trouve pas, il se trouve généralement dans le dossier des courriers indésirables.
Exemples d’utilisation
- Cas standard : crée la facture, envoie-toi un envoi de test, puis choisis Au membre pour l’envoyer par e-mail. Vérifie ensuite la colonne « Envoyé ».
- Membre sans adresse e-mail : choisis Envoyer comme message postal. Pour cela, La Poste Suisse doit être activée dans les paramètres de communication.
- Facture remise en espèces : utilise Marquer comme envoyée pour qu’elle ne soit pas envoyée une seconde fois.
- Le membre dit n’avoir rien reçu : ouvre l’entrée de l’e-mail dans l’onglet Communication. Si elle indique Distribué, l’e-mail est arrivé chez le destinataire.