Tu factures la cotisation annuelle à tous les membres avec une facture groupée. Tu définis une fois le montant à payer pour chaque liste. DigitalMembers crée ensuite une facture distincte pour chaque membre, avec son propre bulletin de versement QR. Un assistant te guide pour la création, puis un autre pour l’envoi.
Aperçu
Une facture groupée comprend des informations générales, des textes et des postes. Chaque poste associe une liste à un montant, par exemple les membres actifs à CHF 100 et les jeunes à CHF 50. Un membre reçoit exactement les postes des listes auxquelles il appartient, réunis sur une seule facture. S’il n’appartient à aucune de ces listes, il ne reçoit pas de facture. Tu peux ainsi facturer différentes cotisations en une seule fois.
Avant de commencer : les familles sont-elles bien liées ?
Si les familles doivent recevoir une facture commune, vérifie les relations sous Contacts → Tâches → Relations avant de créer les factures. Seuls les enfants qui ont un lien d’accès et pour lesquels l’option de facturation est activée figurent sur la facture des parents. Si le lien manque, l’enfant reçoit sa propre facture.
Étape 1 : créer une facture groupée
- Va dans Finances → Actifs → Factures groupées et clique sur Créer des factures groupées.
- Choisis un Modèle :
- Facture de cotisation annuelle, avec des postes pour les membres actifs, les jeunes et les membres d’honneur. Pour ces derniers, la cotisation est volontaire.
- Appel aux dons, avec un poste pour les sympathisants et un montant libre.
- Vide, si tu veux tout saisir toi-même.
- Vérifie le Nom, la date de la facture et la période comptable, puis clique sur Suivant. La facture groupée est alors créée.
Si une liste du modèle n’existe pas dans ton association, elle est créée. Tu peux ensuite y ajouter les membres concernés.
Étape 2 : que contient la facture ?
À l’étape Contenu, tu vois la facture telle que le membre la recevra. L’objet, le texte du haut et celui du bas contiennent déjà les textes par défaut de ton association. Si tu modifies un texte, le changement ne s’applique qu’à cette facture groupée. Tu définis aussi ici la date et l’échéance. Dans le menu Document, sélectionne Rappel de paiement pour adapter ses textes.
Étape 3 : combien paie chaque liste ?
À l’étape Postes, utilise le symbole plus pour ajouter une liste et un montant. Utilise le crayon pour modifier un poste existant. Le nombre de membres figure sous chaque liste. Avec Aperçu pour, vérifie la facture du point de vue d’une liste : les postes des autres listes sont barrés et le total indique le montant payé par un membre de cette liste.
Étape 4 : vérifier et enregistrer
Le récapitulatif affiche tous les postes, le nombre de membres par liste et ce qui se passe ensuite. Clique sur Enregistrer pour créer les factures en arrière-plan. Tu arrives alors dans l’onglet Factures de la facture groupée. Rien n’est encore envoyé. Si les données des membres changent plus tard, utilise Vérifier les nouvelles factures → Vérifier pour créer les factures manquantes.
Envoyer les factures
Clique sur Envoyer dans la facture groupée pour ouvrir l’assistant d’envoi :
- Que veux-tu envoyer ? Choisis Factures. Elles seront envoyées à toutes les personnes qui ne les ont pas encore reçues.
- Aperçu : consulte le nombre de destinataires, les factures déjà envoyées, le nombre total de factures et le montant total.
- Test : avec M’envoyer, tu reçois tout par e-mail, exactement comme tes membres le verront. Les membres ne reçoivent rien à cette étape. Si tu ne veux pas faire de test, clique sur Continuer sans test.
- Envoi : les factures ne sont envoyées à tes membres qu’ici, une fois que tu as confirmé l’envoi. Tu ne peux plus supprimer une facture envoyée. Tu peux seulement l’annuler.
Rappels de paiement
Une fois les factures envoyées, choisis Rappels uniquement dans l’assistant d’envoi. Les rappels sont envoyés uniquement aux membres dont la facture est échue et impayée. Lors de la création d’un rappel, la facture initiale est annulée pour éviter un double paiement. Ici aussi, tu peux d’abord t’envoyer un test.