Si une association organise sa compétition avec DigitalMembers, tu inscris ton association depuis la page d'inscription de la compétition. Tu n'as pas besoin de créer un compte au préalable : il est créé lors de ta première inscription. Tu peux ensuite modifier ton inscription jusqu'à la date limite de modification.
Vue d'ensemble
Tu reçois le lien ou le code QR de la page d'inscription de la part de l'organisateur. La page indique la date, le lieu et la date limite d'inscription à la compétition. Elle précise aussi si les inscriptions sont ouvertes. Pour chaque catégorie, tu vois les frais d'inscription, l'éventuel montant par personne, les années de naissance admises, le nombre de personnes à inscrire pour chaque rôle et les places encore disponibles. Si une catégorie est pleine, elle porte la mention Complet, liste d'attente. Sous Documents, tu peux télécharger le règlement ou le calendrier. Sous Contact, tu trouves l'équipe d'organisation.
Dans l'en-tête, tu choisis la langue : allemand, anglais, français ou italien. Tu recevras aussi tous les courriels concernant ton inscription dans cette langue. Les noms des catégories et les questions apparaissent tels que l'organisateur les a saisis.
Commencer l'inscription
Clique sur S'inscrire maintenant. Si les inscriptions ouvrent plus tard, la page affiche la date d'ouverture. L'inscription comporte quatre étapes : Contact, Catégories, Composition et Vérifier. La barre des étapes te permet de revenir en arrière à tout moment.
À la première étape, choisis entre Je n'ai pas d'identifiant et J'ai un identifiant. Si tu t'es déjà inscrit auprès de cet organisateur, connecte-toi pour garder toutes les inscriptions de ton association dans le même compte. Si un compte existe déjà au nom de ton association, la page te l'indique en affichant une partie de l'adresse de courriel.
Sans identifiant, saisis l'Association et la personne de contact, avec son prénom, son nom, son adresse de courriel et son numéro de téléphone. Si l'organisateur facture des frais d'inscription, indique aussi la rue, le code postal et la localité : cette adresse figurera sur la facture. Cette personne reçoit la confirmation, les questions éventuelles et la facture. Si tu es connecté, la personne de contact est déjà renseignée. Tu peux la modifier avec Modifier dans le profil.
Choisir les catégories
Choisis toutes les catégories auxquelles ton association participe. Chaque catégorie donne lieu à une inscription distincte, avec son propre numéro. Si ton association est déjà inscrite dans une catégorie qui n'autorise qu'une inscription par association, tu ne peux plus la sélectionner. Pour y ajouter des personnes, utilise Ouvrir l'inscription existante.
Saisir la composition
Pour chaque catégorie, saisis les personnes selon leur rôle, par exemple les personnes participantes et la direction. Pour chaque rôle, tu vois combien de personnes sont nécessaires et combien sont déjà inscrites. Un message t'indique s'il en manque ou s'il y en a trop.
- Avec Ajouter …, saisis une personne et les informations demandées pour la catégorie, par exemple son nom, son année de naissance, son genre, son adresse de courriel, son numéro de téléphone ou son numéro de licence. Si son année de naissance ou son genre ne correspond pas à la catégorie, tu le vois tout de suite.
- Si une personne chargée de la direction participe aussi, active Est aussi … quand tu l'ajoutes. Elle est alors également comptée dans le rôle correspondant.
- Avec le symbole M'ajouter, ajoute la personne de contact elle-même.
- Avec le symbole Reprendre des personnes d'autres inscriptions, sélectionne des personnes déjà saisies dans une autre catégorie au lieu de les saisir à nouveau.
- Si un rôle ne demande pas de noms, indique seulement le Nombre.
Si une catégorie autorise plusieurs inscriptions par association, utilise Ajouter un groupe dans … pour ajouter un deuxième groupe, par exemple une deuxième équipe. Chaque groupe donne lieu à une inscription distincte. La carte Groupes de cette inscription indique quels groupes sont complets et lesquels ont déjà été envoyés.
Sous Informations supplémentaires, réponds aux questions de l'organisateur. Il peut te demander, par exemple, un texte de présentation, un choix ou un fichier comme de la musique ou une photo de groupe. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque. Un fichier ne doit pas dépasser 20 Mo et son format doit être autorisé par l'organisateur. Avec Reprendre les informations d'une autre inscription, copie les réponses d'un autre groupe. Sous Coûts, tu vois le prix de l'inscription.
Si tu t'arrêtes en cours de route, ton navigateur garde ton inscription commencée. Lors de ta prochaine visite, elle apparaît sous Inscription commencée. Avec Continuer, tu reprends où tu en étais. Avec Abandonner, tu recommences. Les fichiers téléversés ne sont pas conservés. Ton association n'est inscrite qu'une fois l'inscription envoyée.
Vérifier et envoyer
À la dernière étape, vérifie chaque inscription, sa composition et ses informations. S'il manque quelque chose, un bouton te ramène directement à l'étape concernée. La Facture globale indique le coût de toutes les inscriptions. Dans le champ Message à l'équipe d'organisation, tu peux ajouter une remarque. Si l'organisateur a fixé des conditions de participation, lis-les et confirme que tu les acceptes. Clique ensuite sur Envoyer l'inscription.
Tu peux aussi donner une note avec des étoiles pour évaluer le déroulement de l'inscription. C'est facultatif. Cette note est envoyée à l'équipe DigitalMembers, pas à l'organisateur.
Après l'envoi
La page de confirmation indique la suite pour chaque inscription :
- Confirmée : Ton association a une place.
- Reçue : L'équipe d'organisation vérifie l'inscription avant de la confirmer.
- Liste d'attente : La catégorie est pleine. La page indique ta position sur la liste d'attente. Si une place se libère, l'équipe d'organisation confirme ton inscription.
Tu reçois un courriel avec le statut de toutes les inscriptions, un lien vers tes inscriptions et ton nom d'utilisateur. Pour te connecter, tu reçois un code de sécurité par courriel. Tu n'as pas besoin de mot de passe. Avec Ajouter une autre inscription, tu peux inscrire directement ton association dans une autre catégorie. L'association et la personne de contact sont alors déjà renseignées.
Tu recevras aussi un courriel si l'équipe d'organisation confirme, met sur liste d'attente, refuse ou modifie ton inscription. Tu recevras également un rappel avant la compétition et avant la date limite de modification.
Mes inscriptions
Le lien reçu par courriel ou l'entrée Mes compétitions du menu te donne accès à tes inscriptions. Sur la page de la compétition, Mes inscriptions affiche chaque inscription avec l'association, le statut, le numéro et la date de réception. Le bouton Modifier apparaît tant que tu peux modifier l'inscription.
Modifier une inscription
Jusqu'à la date limite de modification, tu peux changer la composition, les informations supplémentaires, les fichiers téléversés et ton message. Avec Vérifier les modifications, tu vois l'effet de tes changements sur le montant, puis tu les enregistres. L'équipe d'organisation et toi recevez un courriel récapitulant les modifications.
- Seule l'équipe d'organisation peut modifier la catégorie ou l'association d'une inscription déjà envoyée.
- Tu peux ajouter des personnes à une inscription confirmée uniquement s'il reste des places dans la catégorie.
- Une fois les factures envoyées, le nombre de personnes dans les rôles comptabilisés ne peut plus changer. Tu peux encore modifier les noms et les informations jusqu'à la date limite.
- Après la date limite de modification, tu ne peux plus modifier l'inscription. Pour tout changement, contacte l'équipe d'organisation.
Retirer ou réactiver une inscription
Avec Retirer l'inscription, tu peux désinscrire ton association, même après la date limite de modification, tant que les factures n'ont pas été envoyées. Ensuite, seule l'équipe d'organisation peut retirer une inscription. Jusqu'à la date limite d'inscription, tu peux récupérer une inscription retirée avec Réactiver l'inscription. Si sa place a été prise entre-temps, elle passe sur la liste d'attente. L'équipe d'organisation est informée par courriel dans les deux cas.
Facture
Si l'organisateur facture des frais d'inscription, la personne de contact reçoit après la clôture des inscriptions une facture pour toutes ses inscriptions confirmées. Les inscriptions sur liste d'attente ne sont pas facturées. Pour toute question sur la facture, contacte les personnes indiquées sur la page d'inscription.
Ce que tu vois avec ton identifiant
Ton identifiant donne accès uniquement aux inscriptions auprès de cet organisateur. Tu vois tes compétitions sous Mes compétitions et ton profil, mais pas les données de l'organisateur ni celles des autres associations.