Centre d'aide & documentation

Les modèles de texte te permettent de personnaliser les messages envoyés automatiquement par ton association : messages de bienvenue, e-mails de facturation, rappels, messages de connexion et bien d’autres. Tu les trouveras sous Paramètres → Organisation → Modèles de texte.

Comment la page est organisée

Les modèles sont répartis en sept rubriques : Inscription et sécurité, Membres, Activités, Sponsoring, Factures et comptabilité, Formulaires et Communication. Le champ de recherche te permet de trouver directement un modèle. Saisis par exemple « facture » ou « bienvenue » : les rubriques correspondantes s’ouvrent automatiquement.

Quand tu ouvres un modèle, tu vois d’un coup d’œil les quatre langues (allemand, anglais, français et italien). L’icône en forme d’œil te montre le texte actuellement utilisé. Le bouton juste à côté te permet d’ajouter ou de modifier ton propre texte. Si un modèle existe aussi en texte brut, les deux formats apparaissent côte à côte.

À côté du champ de recherche, tu peux affiner la liste avec Élément et Variante, par exemple pour n’afficher que les objets des messages ou les rappels. Les rubriques sans résultat s’affichent en gris clair. Si tu cliques sur l’une d’elles, DigitalMembers te demande si tu veux réinitialiser les filtres, puis ouvre la rubrique. Tu n’as donc pas besoin de remonter pour vider le champ de recherche à la main.

Canaux de communication : standard, e-mail, SMS et application

Quand tu modifies un modèle, tu choisis le canal de communication en haut de la page. Le canal standard sert de base : il s’applique à tous les modes d’envoi tant que tu n’as pas ajouté de texte propre à un canal. Dans la plupart des cas, il suffit donc d’adapter le modèle standard.

• Standard : s’applique partout où il n’existe pas de modèle propre au canal. Commence par l’adapter.
• E-mail : texte réservé aux e-mails, par exemple si tu veux donner plus de détails que dans les autres notifications.
• SMS : textes volontairement courts, car un SMS contient peu de caractères. Par exemple, le message avec le code de connexion.
• Application des membres : notifications que les membres voient directement dans l’application.

Modèles HTML et en texte brut

De nombreux modèles existent dans deux formats, chacun avec son usage :

• HTML : contenu mis en forme avec du gras, des liens et des listes. Ce format sert au contenu des e-mails.
• Texte brut : texte sans mise en forme. Ce format sert aux objets des messages, aux SMS et aux notifications dans l’application. Il sert aussi de version simple des e-mails pour les logiciels de messagerie qui n’affichent pas le HTML.

La page n’affiche que les formats réellement utilisés pour chaque modèle. Un format ne remplace pas l’autre : l’objet d’un message n’utilise jamais un modèle HTML, et inversement.

Quel modèle est utilisé ?

Pour chaque message, DigitalMembers choisit automatiquement le modèle le plus adapté. Trois critères s’appliquent dans cet ordre :

1. Langue de la personne destinataire : les modèles dans la langue du membre sont toujours prioritaires. Ce n’est que si aucun modèle n’existe dans cette langue que le modèle allemand est utilisé.
2. Ton modèle avant le modèle standard : dans une même langue, ton propre texte est prioritaire sur le modèle standard fourni.
3. Canal précis avant canal standard : si un modèle existe pour le canal utilisé, par exemple le SMS, il est prioritaire sur le modèle du canal standard.

Exemple : un membre anglophone reçoit un e-mail. DigitalMembers vérifie, dans l’ordre, ton modèle anglais pour les e-mails, ton modèle anglais pour le canal standard, le modèle standard anglais de DigitalMembers, puis les mêmes possibilités en allemand.

Si tu n’as adapté un modèle qu’en allemand, les membres qui parlent une autre langue reçoivent le modèle standard dans leur langue. Dès que tu ajoutes ton adaptation dans les autres langues, ton propre texte est à nouveau utilisé.

Revenir au texte standard

Si tu as adapté un modèle et que tu veux revenir au texte fourni par DigitalMembers, supprime ton propre texte. Le texte standard redevient immédiatement actif. Tu n’as pas besoin de le copier ou de le saisir à nouveau.

1. Sous Paramètres → Organisation → Modèles de texte, ouvre la rubrique et le modèle concernés.
2. Avec l’icône en forme d’œil Afficher le texte standard, vérifie d’abord quel texte sera utilisé après la suppression.
3. Ouvre ton propre texte avec Modifier le modèle HTML ou Modifier le modèle de texte brut.
4. En bas de la fenêtre, clique sur Supprimer le modèle de texte et confirme.

Seule la combinaison de langue, de canal et de format que tu as ouverte est supprimée. Si tu as ajouté le même modèle dans plusieurs langues ou aussi pour les e-mails, les SMS ou l’Application des membres, répète l’opération pour chacune de ces versions. Tant qu’une version reste en place, les personnes concernées continuent de recevoir ton propre texte.

Tes modèles ne font jamais disparaître le texte standard. Il reste inchangé en arrière-plan et redevient automatiquement actif dès que tu supprimes ton adaptation.

Champs de remplacement disponibles

Factures groupées

• {{ org__name }} : nom de l’association.
• {{ invoice_template__name }} : nom que tu as donné à cette série de factures.
• {{ invoice_template__subject }} : objet défini pour cette série de factures.
• {{ invoice_template__start_period }} : début de la période de facturation.
• {{ invoice_template__end_period }} : fin de la période de facturation.
• {{ invoice_template__due_date }} : délai de paiement de cette série de factures.
• {{ current_year }} : année civile en cours.

Factures (en général)

• {{ owner_address_summary }} : ligne d’adresse complète de ton association (nom, rue, code postal et localité).
• {{ recipient_address_summary }} : ligne d’adresse complète de la personne destinataire de la facture.
• {{ recipient_email }} : adresse ou adresses e-mail enregistrées pour la personne destinataire de la facture.
• {{ owner_name }} : nom de ton association.
• {{ owner_address }} : rue de ton association.
• {{ owner_zip }} : code postal de ton association.
• {{ owner_place }} : localité de ton association.
• {{ company_name }} : nom de l’entreprise destinataire (vide pour les particuliers).
• {{ invoice_id }} : numéro complet de la facture.
• {{ invoice_id[-5:] }} : cinq derniers caractères du numéro de facture, suffisants pour l’identifier sans ambiguïté.
• {{ invoice_subject }} : objet de la facture.
• {{ invoice_salutation }} : formule d’appel personnelle de la personne destinataire.
• {{ invoice_text_top }} : ton texte au-dessus des postes de la facture.
• {{ invoice_text_bottom }} : ton texte sous les postes de la facture.
• {{ invoice_document_date }} : date d’émission de la facture.
• {{ invoice_due_date }} : délai de paiement de la facture.
• {{ invoice_conditions }} : conditions de paiement sous forme de texte.

Envoi des factures

• {{ recipient_salutation }} : formule d’appel personnelle de la personne destinataire.
• {{ invoice.recipient }} : nom de la personne destinataire de la facture.
• {{ invoice.text_top }} : ton texte au-dessus des postes de la facture.
• {{ invoice.text_bottom }} : ton texte sous les postes de la facture.
• {{ invoice.org.name }} : nom de ton association.
• {{ invoice.org.address }} : rue de ton association.
• {{ invoice.org.plz }} : code postal de ton association.
• {{ invoice.org.place }} : localité de ton association.

Notification de facture

Le message qui informe la personne destinataire qu’une nouvelle facture a été créée. Il est distinct de la facture elle-même.

• {{ recipient_salutation }} : formule d’appel personnelle de la personne destinataire.
• {{ invoice.subject }} : objet de la facture.
• {{ invoice.org.name }} : nom de ton association.

Notes de frais

Il existe deux modèles distincts : l’un pour l’équipe de comptabilité qui valide une note de frais, l’autre pour la personne qui l’a soumise.

• {{ member_first_name_or_email }} : nom de la personne qui a soumis la note de frais (uniquement dans le modèle destiné à l’équipe de comptabilité).
• {{ owner_first_name_or_email }} : nom de la personne qui valide la note de frais (uniquement dans le modèle destiné à l’équipe de comptabilité).
• {{ org }} : nom de ton association.
• {{ compensation_order__status }} : statut de la note de frais, par exemple « Soumis ».
• {{ compensation_order__num_payables }} : nombre de postes dans la note de frais.
• {{ url }} : lien direct vers la note de frais.

Intitulé d’un poste de facture

Il ne s’agit pas d’un message, mais de l’intitulé standard d’un poste de facture, par exemple « Adhésion {{ category.name }} ». Sur les factures familiales, le nom de la personne est automatiquement ajouté devant cet intitulé, quel que soit ton texte.

• {{ category.name }} : nom de la catégorie de membres ou de cotisations.
• {{ current_year }} : année civile en cours.

Factures de licence

Objet, texte d’introduction et texte de conclusion des factures créées à partir d’une licence. Tu peux définir ces textes ici pour toutes les licences ou directement dans une licence précise. Dans ce cas, ils ne s’appliquent qu’à celle-ci.

• {{ license.name }} : nom de la licence, par exemple « Cotisation annuelle membre actif ».
• {{ member.first_name }} : prénom du membre auquel appartient la licence.
• {{ member.last_name }} : nom de famille du membre.
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ current_year }} : année civile en cours.

Intitulé d’un poste de licence

Il ne s’agit pas d’un message, mais de l’intitulé sous lequel une licence apparaît sur la facture. Sans texte personnalisé, l’intitulé saisi pour le poste est utilisé. À défaut, c’est le nom de la licence.

• {{ license.name }} : nom de la licence.
• {{ position.title }} : intitulé du poste que tu as saisi pour la licence.
• {{ member.first_name }} : prénom du membre.
• {{ current_year }} : année civile en cours.

Message de bienvenue

Ce message est envoyé aux nouveaux membres dès que leur accès est créé.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du nouveau membre ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ member_name_with_salutation }} : formule d’appel dans la bonne langue, par exemple « Cher Tobias » ou « Chère Anna ».
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ url }} : lien direct vers le tableau de bord personnel du membre.
• {{ qr_svg_url }} : lien vers le code QR personnel du membre (format vectoriel).
• {{ qr_png_url }} : lien vers le code QR personnel du membre (format image).

Demandes d’adhésion (message au comité)

Ce modèle est envoyé au membre du comité qui examine la demande. Un formulaire peut inscrire plusieurs personnes à la fois, par exemple une famille. Les données des personnes qui demandent à adhérer sont donc disponibles sous forme de liste, que tu peux parcourir avec une boucle.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du membre du comité qui reçoit le message ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ url }} : lien direct vers la demande.
• {{ registration.status_label }} : statut de la demande dans la langue de la personne destinataire.
• {{ registration.auto_accept_legitimate }} : résultat du contrôle automatique. Ce champ est renseigné si la demande a été jugée sans risque.
• {{ registration.auto_accept_reason }} : motif donné par le contrôle automatique.
• {% for mutation in mutations %}...{% endfor %} : boucle qui parcourt toutes les personnes inscrites dans cette demande. Les données qui suivent ne sont disponibles que dans cette boucle.
• {{ mutation.first_name }} : prénom de la personne inscrite.
• {{ mutation.last_name }} : nom de famille de la personne inscrite.
• {{ mutation.company_name }} : nom de l’entreprise ou de l’association, si indiqué.
• {{ mutation.address }} : rue de la personne inscrite.
• {{ mutation.address_nr }} : numéro du bâtiment.
• {{ mutation.address_extension }} : complément d’adresse.
• {{ mutation.plz }} : code postal.
• {{ mutation.place }} : localité.
• {{ mutation.language_label }} : langue choisie, écrite en toutes lettres.
• {{ mutation.note }} : message que la personne a saisi dans le formulaire.
• {{ mutation.username }} : nom d’utilisateur prévu pour l’accès.
• {{ mutation.external_id }} : identifiant provenant d’un système lié, s’il existe.
• {{ mutation.member_id }} : champ renseigné si cette personne est déjà membre.
• {% for field_assignment in mutation.field_assignments.all %}{{ field_assignment.field.key }}: {{ field_assignment.value }}{% endfor %} : boucle qui parcourt tous les champs remplis pour l’association, par exemple l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou l’adhésion.
• {% for mutation_license in mutation.mutation_licenses.all %}{{ mutation_license.license.name }}{% endfor %} : boucle qui parcourt les licences choisies lors de cette inscription.

Modifications de profil

Ce modèle est envoyé au membre du comité qui examine la modification demandée. Ici aussi, les modifications demandées sont disponibles sous forme de liste.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du membre du comité qui reçoit le message ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ url }} : lien direct vers la modification de profil.
• {% for mutation in mutations %}...{% endfor %} : boucle qui parcourt les modifications demandées.
• {{ mutation.first_name }} : nouveau prénom indiqué dans la demande (uniquement disponible dans la boucle).
• {{ mutation.last_name }} : nouveau nom de famille indiqué dans la demande (uniquement disponible dans la boucle).
• {{ mutation.member.id }} : identifiant interne du membre dont le profil est modifié (uniquement disponible dans la boucle).
• {{ mutation.member.first_name }} : ancien prénom du membre (uniquement disponible dans la boucle).
• {{ mutation.member.last_name }} : ancien nom de famille du membre (uniquement disponible dans la boucle).

Adhésion et départ : messages au membre

Ces champs de remplacement sont disponibles dans les messages envoyés au membre : accusé de réception et refus d’une demande d’adhésion, accusé de réception, confirmation et refus d’une demande de départ, ainsi qu’approbation d’une modification de profil.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom de la personne. S’il manque, son adresse e-mail est utilisée lors d’une inscription, ou son nom d’utilisateur si elle est déjà membre.
• {{ member_full_name }} : nom complet de la personne.
• {{ registration.review_note }} : remarque que le comité transmet au membre avec sa décision.
• {{ mutation.date }} : date de départ souhaitée (renseignée uniquement dans les messages liés au départ).
• {{ mutation.note }} : message saisi dans le formulaire de départ (renseigné uniquement dans les messages liés au départ).
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ url }} : lien direct vers la plateforme.

Vœux d’anniversaire

• {{ user.first_name }} : prénom du membre.
• {{ user.last_name }} : nom de famille du membre.
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ age }} : âge que le membre atteint cette année.
• {{ salutation }} : formule d’appel complète et formelle, par exemple « Chère Madame Müller ».
• {{ salutation_prefix }} : premier mot de la formule d’appel, par exemple « Chère » ou « Cher ».

Vue d’ensemble des activités

Disponible si ton association utilise le module Activités. Ce modèle regroupe automatiquement les prochaines activités d’un membre sous forme de liste. Tu n’as normalement pas besoin d’y ajouter des champs de remplacement.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du membre ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ url }} : lien direct vers la vue d’ensemble des activités.

Invitation, rappel et convocation à une activité

Disponibles si ton association utilise le module Activités. Ces trois modèles distincts (invitation, rappel et convocation) utilisent les mêmes champs de remplacement.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du membre ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ member_name_with_salutation }} : formule d’appel dans la bonne langue.
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ activity.name }} : nom de l’activité.
• {{ activity.start_date }} : début de l’activité.
• {{ activity.end_date }} : fin de l’activité.
• {{ activity.place }} : lieu de l’activité.
• {{ activity.description }} : description de l’activité.
• {{ activity.line_up_text }} : texte de la convocation à l’activité (utile uniquement pour la convocation).
• {{ activity.registration_deadline }} : délai d’inscription à l’activité.
• {{ url }} : lien direct vers l’activité.

Factures d’activité

Disponibles si ton association utilise le module Activités. Le rappel reprend automatiquement le texte de la facture initiale. Seul l’objet du rappel peut être adapté séparément.

• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ activity.name }} : nom de l’activité.
• {{ current_year }} : année civile en cours.

Inscription à un cours

Disponible si ton association utilise le module Activités. Ce modèle confirme l’inscription d’un membre à un cours.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du membre inscrit ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ course.name }} : nom du cours.
• {{ course_participant.role }} : rôle du membre dans le cours.
• {{ org }} : nom de ton association.
• {{ url }} : lien direct vers le cours.

Sponsoring : invitation, rappel et remerciement

Disponibles si ton association utilise le module Sponsoring. Ces trois modèles distincts utilisent les mêmes champs de remplacement. Le montant du don n’est disponible comme champ de remplacement dans aucun des trois modèles. Seules les données du projet le sont.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du sponsor ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ member_name_with_salutation }} : formule d’appel du sponsor dans la bonne langue.
• {{ sponsoring_project.name }} : nom du projet de sponsoring.
• {{ sponsoring_project.start_date }} : début du projet.
• {{ sponsoring_project.end_date }} : fin du projet.
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ url }} : lien direct vers le tableau de bord personnel du sponsor.

Factures de sponsoring

Disponibles si ton association utilise le module Sponsoring. Le rappel reprend automatiquement le texte de la facture initiale. Seul l’objet du rappel peut être adapté séparément. Le nom du sponsor n’est pas non plus disponible comme champ de remplacement ici.

• {{ org }} : nom de ton association.
• {{ sponsoring_project.name }} : nom du projet de sponsoring.
• {{ current_year }} : année civile en cours.

Campagnes

Il s’agit du modèle général pour les messages que tu envoies librement dans une campagne. Les champs supplémentaires liés à une activité ou à un projet de sponsoring ne sont renseignés que si la campagne est envoyée dans ce contexte.

• {{ member_first_name_or_email }} : prénom de la personne destinataire ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ member_name_with_salutation }} : formule d’appel de la personne destinataire dans la bonne langue.
• {{ member_full_name }} : nom complet de la personne destinataire.
• {{ org.name }} : nom de ton association.
• {{ url }} : lien direct vers le tableau de bord personnel.
• {{ qr_svg_url }} : lien vers le code QR personnel (format vectoriel).
• {{ qr_png_url }} : lien vers le code QR personnel (format image).
• {{ activity.name }} : nom de l’activité liée, si la campagne concerne cette activité.
• {{ sponsoring_project.name }} : nom du projet de sponsoring lié, si la campagne concerne ce projet.

Modèles de campagne : insérer l’objet et le contenu

Un modèle de campagne définit uniquement la mise en page, pas le texte. Dans le modèle, deux champs fixes indiquent où afficher l’objet et le contenu du message. Tous deux récupèrent le texte dans cet ordre : le texte saisi directement dans la campagne, puis ton propre modèle de texte pour les campagnes, et enfin le texte standard de DigitalMembers.

• {{ campaign_subject }} : objet du message.
• {{ campaign_content }} : contenu du message.

Champs de remplacement propres à une campagne

Tu peux aussi créer pour chaque campagne des blocs de texte nommés et les saisir dans plusieurs langues. Tu les trouveras en modifiant une campagne sous Conception → Textes de remplacement. Dans la mise en page, insère le bloc comme élément de remplacement.

• {{ placeholder_name }} : ton propre bloc de texte. Tu choisis la partie qui suit placeholder_, par exemple {{ placeholder_treffpunkt }}. Tu peux utiliser des lettres minuscules, des chiffres et des traits de soulignement.

Lors de l’envoi, le texte est inséré dans la langue de la personne destinataire. Si cette langue manque, le texte allemand est utilisé. Si celui-ci manque aussi, l’emplacement reste vide. Si tu ajoutes un objet à un bloc de texte, cet objet remplace celui du message.

Formulaires

Les intitulés et les descriptions de tes formulaires d’inscription (titre, intitulés des champs, textes indicatifs dans les champs, documents comme les conditions générales (CG) ou la déclaration de protection des données) sont du texte simple, sans champs de remplacement. Ce que tu saisis ici apparaît tel quel dans le formulaire.

Réinitialisation du mot de passe

• {{ member_name_with_salutation }} : formule d’appel dans la bonne langue, par exemple « Cher Tobias » ou « Chère Anna ».
• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du membre ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ org.name }} : nom de l’association affiché comme expéditeur dans le texte de l’e-mail.
• {{ password_reset_url }} : lien de réinitialisation. Il doit figurer dans le modèle.

Lien de connexion

• {{ member_name_with_salutation }} : formule d’appel dans la bonne langue, par exemple « Cher Tobias » ou « Chère Anna ».
• {{ member_first_name_or_email }} : prénom du membre ou, à défaut, son nom d’utilisateur.
• {{ org.name }} : nom de l’association affiché comme expéditeur dans le texte de l’e-mail.
• {{ login_token }} : lien de connexion à usage unique. Il doit figurer dans le modèle.

Conditions avancées

En plus des champs de remplacement simples, tu peux utiliser des conditions et des valeurs de remplacement dans les modèles :

Condition :

• {% if registration.review_note %}Remarque : {{ registration.review_note }}{% endif %}
• {% if age < 16 %}Information sur la protection des jeunes{% endif %}

Valeur de remplacement si un champ est vide :

• {{ mutation.note|default:"-" }}

Formule d’appel personnalisée avec valeur de remplacement :

• {% with name=member.nickname|default:member.first_name %}Bonjour{% if name %} {{ name }}{% endif %}{% endwith %}

Parcourir une liste :

• {% for mutation in mutations %}{{ mutation.first_name }} {{ mutation.last_name }}
{% endfor %}

Modèles qui ne peuvent pas être remplacés

• Les modèles WhatsApp ne peuvent pas être modifiés, car Meta doit les approuver.
• Certains modèles d’e-mail sont aussi fournis au format HTML et ne peuvent pas être entièrement remplacés.

Conseils

• Appuie-toi sur les modèles d’origine pour insérer les champs de remplacement.
• Adapte les modèles dans toutes les langues parlées par les membres de ton association. Ainsi, tout le monde recevra ton texte plutôt que le modèle standard.
• Teste toujours ton modèle avant de l’envoyer aux véritables destinataires.
• Si tu as configuré ton propre serveur SMTP, les e-mails de réinitialisation du mot de passe et de lien de connexion sont envoyés par ce serveur.