Centre d'aide & documentation

Les formulaires te facilitent deux tâches, sans que tu doives saisir les informations à la main : avec les formulaires d’adhésion, les personnes intéressées s’inscrivent elles-mêmes en ligne comme membres ou à une activité. Avec le Formulaire de sortie, tu gères les départs de manière claire et vérifiable. Tu trouveras les deux sous Contacts → Formulaires.

Formulaires d’adhésion : accueillir des membres en ligne

Un formulaire d’adhésion est une page d’inscription publique que tu peux intégrer à ton site ou partager par lien et par code QR. Quand une personne le remplit, DigitalMembers crée une demande d’adhésion. Le comité l’examine, puis reprend les informations dans les données de base. Tu peux créer autant de formulaires que tu veux, par exemple un pour les nouveaux membres actifs, un pour les jeunes avec l’accord d’un parent et un pour les séances d’essai.

Créer un formulaire d’adhésion

1. Va dans Contacts → Formulaires (tu dois avoir accès aux données de base)
2. Dans la partie consacrée aux formulaires d’adhésion, clique sur Ajouter un formulaire
3. Saisis un nom interne et enregistre
4. Ouvre le formulaire avec l’icône en forme de crayon, puis configure les sections suivantes

Paramètres généraux

Tu définis ici l’apparence et le fonctionnement du formulaire :

• Nom interne : nom affiché dans ta liste de formulaires, invisible pour les membres.
• Type : inscription comme membre, inscription à des activités ou réponse concernant le sponsoring. Ce choix détermine à quoi la personne s’inscrit.
• Adresse web du formulaire d’inscription : lien public vers le formulaire, que tu peux copier et partager.
• Nom : titre public du formulaire, que tu peux saisir dans les quatre langues.
• Description : texte d’introduction au-dessus du formulaire, que tu peux mettre en forme et traduire.
• E-mail d’assistance : adresse de contact affichée aux personnes qui remplissent le formulaire si elles ont des questions.
• Adresse web de l’iframe (facultatif) : pour les personnes expérimentées. Si tu intègres le formulaire à ton site, il peut envoyer un signal à cette adresse pour adapter sa hauteur.
• Enregistrement des parents : détermine si les informations d’un parent sont aussi demandées : désactivé, facultatif ou obligatoire. Pour les inscriptions de jeunes, choisis obligatoire.
• Logo de l'association : logo affiché sur le formulaire public.
• Conditions générales & Confidentialité : document juridique à accepter dans le formulaire. Le lien à côté te permet de créer ou de modifier tes conditions générales (CG).
• CSS personnalisé (facultatif) : pour les personnes expérimentées. Tu peux adapter l’apparence du formulaire à ton site. Un bouton insère des exemples de mise en forme.
• Actif : seul un formulaire actif accepte les inscriptions. Si tu le désactives, les personnes qui le consultent voient un message les invitant à contacter directement ton association.
• Afficher l'en-tête et Afficher le pied de page : affichent ou masquent ces parties du formulaire public.

Définir les champs du formulaire

Dans la section Champs de membre, tu choisis les informations demandées. Utilise Ajouter un champ de formulaire pour ajouter un champ, puis fais glisser les champs pour changer leur ordre. Pour chaque champ, tu définis :

• Affectation des données de base : information demandée par le champ. Après l’approbation, sa valeur est automatiquement reprise dans les données de base.
• Obligatoire : indique si le champ doit être rempli.
• Nom, Description et texte indicatif : libellé, texte d’aide et exemple dans le champ de saisie. Tu peux les saisir dans plusieurs langues.
• Nombre maximum : uniquement pour les champs de cours, d’activités ou de listes. Limite le nombre d’éléments que la personne peut choisir.

Pour l’affectation des données de base, tu peux choisir les informations habituelles : prénom, nom de famille, adresse, date de naissance, genre, numéro AVS, IBAN, langue, nationalité, message et bien d’autres. Les Affectations spéciales permettent aussi à la personne de s’inscrire directement à quelque chose :

• Attribution de cours : choix parmi tes cours.
• Affectation d'activité : choix parmi tes activités.
• Attribution de liste : choix parmi tes listes.
• Champ d’association : champ que tu as défini pour ton association et que la personne remplit elle-même.

Champs obligatoires de l’association

Un champ d’association peut être marqué Obligatoire à deux endroits, avec des effets différents. Si tu le rends obligatoire directement sous Contacts → Champs d’association, cette règle s’applique à toute l’association. Lorsqu’une personne modifie son profil, un formulaire ne peut pas assouplir cette obligation, même s’il ne demande pas ce champ. La modification est refusée à l’envoi, alors que rien ne semble manquer dans le formulaire. Pour les formulaires d’adhésion, DigitalMembers vérifie les champs demandés par le formulaire : un champ obligatoire ne peut pas y être laissé vide et, si un champ accepte plusieurs éléments, au moins un doit rester sélectionné.

L’inverse est possible : un formulaire peut rendre obligatoire un champ d’association qui est facultatif ailleurs. La règle est donc simple : un formulaire peut renforcer une obligation, mais jamais l’assouplir.

Concrètement, rends un champ d’association obligatoire uniquement si tu as vraiment besoin de cette information pour tout le monde. Si tu en as besoin pour un seul groupe, par exemple le numéro de carte d’assurance-maladie des enfants, mais pas des responsables, laisse le champ d’association facultatif et rends-le obligatoire dans le formulaire concerné. Dans le formulaire rempli, une étoile après le nom du champ indique qu’il est obligatoire.

Réglages prédéfinis pour les nouveaux membres

Dans la section Paramètres du membre, tu définis ce qu’une personne reçoit automatiquement après l’approbation de son adhésion par ce formulaire :

• Connexion active : indique si la personne peut se connecter directement.
• Notifications actives : indique si la personne reçoit les messages de l’association.
• En cours d'utilisation : indique si la personne compte comme membre actif. Si elle est archivée, elle ne peut pas se connecter, ne reçoit pas de notifications et ne compte pas dans le tarif.
• Listes : listes auxquelles les nouveaux membres sont automatiquement ajoutés.
• Champs d’association : champs d’association automatiquement attribués à la personne. Pour chaque champ, tu peux définir une valeur et un rôle fixes, par exemple pour que chaque inscription commence avec le rôle de membre « Membre ».
• Cours et Activités : cours ou activités auxquels les nouveaux membres sont directement inscrits.

Si l’enregistrement des parents est activé, tu trouveras les mêmes possibilités pour les informations du parent sous Champs parentaux et Paramètres parentaux.

Partager et intégrer le formulaire

Après l’enregistrement, tu reçois un lien direct vers le formulaire. Tu peux le partager de trois façons :

• Par lien : copie l’adresse et ajoute un lien sur ton site, par exemple avec un bouton « Devenir membre ».
• Par code QR : transforme le lien en code QR avec un générateur, comme me-qr.com. Tu peux ensuite l’utiliser sur des prospectus, dans la salle ou dans ta lettre d’information.
• Intégré au site : intègre le formulaire directement à ton site et, si nécessaire, indique l’adresse web de l’iframe pour adapter sa hauteur.

Définir la langue et l’apparence

Le formulaire s’affiche dans la langue du navigateur si ton association a activé cette langue sous Paramètres → Paramètres généraux → Langues prises en charge. Sinon, il s’affiche dans la langue par défaut de ton association. Les personnes qui le consultent peuvent changer de langue avec le drapeau en haut à droite. Si ton association ne prend en charge qu’une seule langue, ce choix n’apparaît pas.

Tu peux aussi définir la langue et l’apparence en ajoutant deux paramètres à la fin du lien :

• lang : de, en, fr ou it. Tu peux ainsi créer, depuis la partie anglaise de ton site, un lien direct vers le formulaire en anglais.
• theme : light pour l’apparence claire ou dark pour l’apparence sombre.

Exemple : …/wizard?theme=light&lang=en

Que se passe-t-il après l’envoi ?

1. DigitalMembers crée automatiquement une demande d’adhésion.
2. Si tu l’as configuré, le groupe du comité reçoit une notification.
3. Après l’approbation par le comité, les informations sont reprises dans les données de base, avec les listes, les champs d’association et les cours définis à l’avance.

Conseils pour les formulaires d’adhésion

• Rends le numéro AVS obligatoire si tu utilises les exports NDS/J&S.
• Ajoute une acceptation des conditions générales (CG) pour garder une trace du consentement conforme à la protection des données.
• Teste chaque formulaire avant de le publier, comme si tu étais la personne qui le remplit.

Formulaire de sortie

Avec le Formulaire de sortie, les membres déposent une demande de sortie que le comité examine. Lors de la confirmation, DigitalMembers désactive automatiquement la connexion et retire la personne des listes et des licences en cours. Pour savoir comment configurer le formulaire et gérer les départs, consulte l’article Quitter l’association.