Utiliser Spaces : tableaux, vues et autorisations

Spaces est l’espace flexible de DigitalMembers pour les connaissances et les tâches. Tu peux l’utiliser comme Wiki pour ta Documentation interne, comme FAQ pour les questions fréquentes, comme tableau Kanban pour les Projets en cours, comme chronologie pour planifier les nouvelles versions ou comme accordéon pour le site public de ton association. Tout se trouve au même endroit. Tu peux rechercher les contenus, leur ajouter des étiquettes et, si tu le souhaites, partager leurs liens publiquement.

Vue d’ensemble : qu’est-ce qu’un espace ?

Un espace rassemble des connaissances sur un sujet. En général, ton association crée un espace par grand thème. Par exemple, un espace Documentation pour tous les guides, un espace Comité pour les procès-verbaux et les décisions internes, et un espace Projets pour les tâches en cours. Dans chaque espace, tu organises les contenus avec des catégories, des étiquettes et des tableaux.

Modèles : démarrer rapidement selon tes besoins

Quand tu crées un espace, tu choisis d’abord un modèle. Chaque modèle comprend des catégories, des types, des étiquettes, des colonnes de progression et une vue par défaut adaptés. Tu n’as pas besoin de tout configurer à la main. La FAQ Quel modèle d’espace choisir ? t’aide à trouver le bon.

• Planification d’événements : accompagne un événement de l’idée à sa réalisation, par exemple une assemblée générale, une fête de l’association ou un spectacle.
• Wiki : crée une base de connaissances et rassemble les questions fréquentes des membres de ton association. La vue accordéon convient bien aux questions et réponses.
• Tâches du comité : regroupe la recherche de sponsors, le recrutement de membres et la préparation de l’assemblée générale dans un tableau Kanban.
• Idées des membres : rassemble les propositions des membres et suis leur évolution, de la réception à la réalisation.
• Procès-verbaux de réunion : classe les réunions du comité, les assemblées générales et les réunions des commissions dans l’ordre chronologique.
• Gestion du matériel : suis l’équipement, les outils, les clés et les appareils électroniques. Tu vois qui possède quoi, ce qui est prêté et ce qui est défectueux.
• Tableau de projet : organise les tâches d’un projet avec un historique des modifications, une feuille de route, un Wiki et une FAQ. Ce modèle convient aux équipes internes qui travaillent sur un produit ou des outils informatiques.
• Vide : pars de zéro si tu veux tout organiser toi-même.

Après la création, tu arrives directement sur la page des paramètres de l’espace. Tu peux y renommer, supprimer ou compléter chaque catégorie, chaque type, chaque étiquette et chaque colonne de progression du modèle. Le modèle n’est qu’un point de départ. Les nouveaux espaces utilisent automatiquement la langue principale de ton organisation, que ce soit l’allemand, l’anglais, le français ou l’italien.

Tableaux : ton espace de travail

Les tableaux te permettent de voir tes contenus. Un espace peut contenir autant de tableaux que tu veux, par exemple un tableau pour les « Tâches actuelles », un pour les « Idées » et un pour les tâches « Terminées ». Chaque tableau affiche soit tous les articles de l’espace, soit seulement ceux de certaines catégories. Il possède sa propre vue, ses propres membres et ses propres droits de lecture et d’écriture.

Quand tu crées un espace, DigitalMembers crée automatiquement un tableau par défaut qui porte le nom de l’espace. Tu peux le renommer ou créer d’autres tableaux sous Spaces → Ouvrir l’espace → Paramètres → Tableaux → Créer.

Les quatre vues

La vue d’un tableau détermine comment ses articles apparaissent. Tu la choisis à la création du tableau et peux la changer à tout moment.

Vue Kanban

C’est la vue par défaut des nouveaux tableaux et donc l’alternative à Trello pour les associations, intégrée. Les articles apparaissent dans des colonnes selon leur progression, par exemple À faire, En cours et Terminé. Tu déplaces les cartes d’une colonne à l’autre et les réorganises dans une colonne par glisser-déposer. Un bouton « + Ajouter une carte » se trouve en haut et en bas de chaque colonne. Tu peux ainsi créer rapidement un article, sans ouvrir de fenêtre supplémentaire, exactement comme dans Trello, mais directement dans DigitalMembers.

Utilise Kanban pour les Projets en cours, le suivi des tâches, le suivi des problèmes, l’ordre du jour du comité ou le calendrier des publications.

Tu organises les colonnes directement dans le tableau. Saisis une colonne par son en-tête et déplace-la vers la gauche ou la droite pour changer son ordre. Tout à droite, le bouton Nouvelle colonne te permet d’ajouter une étape de progression sans passer par les paramètres. Seuls les éditeurs et les propriétaires peuvent effectuer ces actions. Les lecteurs et les commentateurs voient les colonnes dans leur ordre actuel, mais ne peuvent pas les déplacer.

Vue liste

Cette vue compacte ressemble à un tableau et regroupe les articles par étape de progression. Tu peux replier chaque groupe. Sur chaque ligne, tu vois le titre, les étiquettes, la priorité, la date ainsi que le nombre de personnes responsables, de pièces jointes et de commentaires. Pas besoin d’ouvrir la carte pour avoir une vue d’ensemble.

Utilise la liste si ton tableau contient beaucoup d’articles et que tu veux les parcourir rapidement, ou pour les rapports et les inventaires.

Vue chronologie

Les articles apparaissent sur une ligne du temps verticale, regroupés par mois et par année, les plus récents en premier. Les articles sans date se trouvent à la fin, sous « Sans date ». Les articles épinglés apparaissent au début de leur mois.

Utilise la chronologie pour les notes de version, les feuilles de route, les rétrospectives annuelles ou l’histoire de ton association.

Vue accordéon

Cette vue ressemble à une FAQ. Chaque article forme une entrée dont le titre apparaît comme une « question ». Un clic ouvre le contenu juste en dessous. Les articles sont regroupés par catégorie pour que même les grandes bases de connaissances restent faciles à parcourir.

Utilise l’accordéon pour les pages de FAQ publiques, la Documentation, les manuels et les tutoriels. Comme la chronologie, cette vue occupe toute la largeur disponible. Les textes longs restent ainsi faciles à lire quand tu ouvres une entrée.

Catégories : regrouper les contenus

Les catégories constituent le premier niveau d’organisation d’un espace. Chaque article appartient à une seule catégorie. Tu peux par exemple créer les catégories « Premiers pas », « Wiki » et « FAQ », ou des catégories plus précises comme « Finances », « Membres » et « Communication ». Dans la vue accordéon, les catégories servent à regrouper les articles. Dans les vues liste et Kanban, elles servent de filtres.

Tu gères les catégories sous Spaces → Ouvrir l’espace → Paramètres → Catégories. Si tu sélectionnes des catégories lors de la création d’un tableau, celui-ci affiche uniquement leurs articles. C’est pratique pour créer un tableau consacré à un sujet. Si tu ne sélectionnes aucune catégorie, le tableau affiche tous les articles de l’espace. Une icône d’information à côté du champ des catégories te rappelle ce fonctionnement. Dans la vue d’ensemble des paramètres, tu vois aussi combien de cartes utilisent chaque catégorie. Tu repères ainsi celles qui sont utiles et celles que tu peux supprimer.

Types d’articles : préciser la nature d’un changement

Les types d’articles décrivent la nature d’un article, par exemple « Fonction », « Amélioration » ou « Erreur ». Ils sont surtout utiles dans un historique des modifications. Ils permettent de voir immédiatement si une entrée présente une nouveauté, une amélioration ou une correction.

Tu crées les types d’articles pour chaque espace sous Paramètres → Types d’articles. Tu peux laisser le type vide pour les articles du Wiki ou de la FAQ. Un compteur indique combien de fois chaque type est utilisé. Tu peux ainsi le vérifier avant de renommer ou de supprimer un type.

Étiquettes : liens entre sujets et filtres

Les étiquettes relient des articles de différentes catégories. Tu peux en attribuer autant que tu veux à un article. Elles ont des couleurs (bleu, vert, jaune et rouge) et t’aident à retrouver rapidement les articles liés. Tu peux par exemple retrouver tous les articles portant l’étiquette Autorisations ou Bouclement annuel.

Tu gères les étiquettes sous Paramètres → Étiquettes. Choisis des noms de sujets ou de modules précis plutôt que des actions générales. Un compteur indique aussi combien de cartes portent chaque étiquette.

Étapes de progression : organiser le travail dans chaque tableau

Les étapes de progression sont les colonnes de la vue Kanban et les groupes de la vue liste. Par défaut, elles correspondent à À faire, En cours et Terminé. Tu peux les adapter librement. Pour préparer des communications, tu pourrais utiliser Brouillon, Relecture, Approuvé et Envoyé.

Sous Paramètres → Progression, tu crées et renommes les étapes. Tu peux aussi changer leur ordre par glisser-déposer. Pour créer ou réorganiser des colonnes plus rapidement, fais-le directement dans le tableau Kanban, comme expliqué plus haut. L’ordre des étapes détermine celui des colonnes Kanban. Dans les paramètres, chaque en-tête possède aussi une petite icône d’information avec une explication et un exemple. Elle t’aide à distinguer une catégorie, un type, une étiquette et une étape de progression.

Articles : le contenu principal

Chaque entrée d’un espace est un article. Un article comprend les champs suivants :

• Titre : obligatoire, jusqu’à 4 000 caractères.
• Résumé : texte court affiché dans les listes et les résultats de recherche.
• Contenu : texte mis en forme avec des titres, des listes, des tableaux, des images et des liens.
• Priorité : basse, moyenne, haute ou critique. Elle apparaît sur la carte.
• Visibilité : brouillon, publié ou archivé. Seuls les articles publiés apparaissent dans les tableaux.
• Épinglé : les articles épinglés apparaissent en haut de la liste.
• Date : utilisée pour regrouper les articles dans la chronologie, par exemple selon leur date de publication.
• Version : texte libre, par exemple « v2.5.0 ».
• Progression : étape de progression utilisée dans les vues Kanban et liste.
• Catégorie, type d’article, étiquettes : comme expliqué plus haut.
• Responsables : membres de l’association auxquels l’article est attribué.
• Pièces jointes : images et fichiers PDF, jusqu’à 5 Mo par fichier.
• Commentaires : discussion sous l’article. Les commentaires supprimés restent visibles sous la forme « Supprimé par… ».

Tableaux publics et listes partagées

Tu règles deux options d’accès pour chaque tableau :

Lecture publique

Si tu actives cette option, tout le monde peut lire le tableau et ses articles sur Internet, même sans se connecter. C’est utile pour une page publique de ton association, un manuel externe ou une base de connaissances d’assistance. Personne ne peut écrire sur un tableau public grâce à cette option : elle donne uniquement un accès en lecture.

Autoriser l’écriture depuis d’autres organisations

Si tu actives cette option, les membres connectés d’autres organisations peuvent aussi créer des articles et des commentaires. C’est pratique pour un tableau partagé de suivi des problèmes ou de retours. Les personnes externes peuvent contribuer sans obtenir un accès complet à ton association. Cette option ne donne jamais les droits de propriétaire, comme supprimer les commentaires d’autres personnes, désigner des responsables ou déplacer des articles. Ces droits restent réservés aux membres de ton organisation qui ont le rôle correspondant dans le tableau.

Membres du tableau et rôles

Indépendamment des options d’accès public, tu peux ajouter des membres à chaque tableau et leur attribuer différents rôles :

• Lecteur : peut lire les articles et les commentaires, mais pas écrire.
• Commentateur : peut lire, écrire ses propres commentaires et les supprimer. Ne peut pas modifier les articles.
• Éditeur : peut créer, modifier, déplacer et trier les articles, ainsi qu’écrire des commentaires.
• Propriétaire : possède les droits d’un éditeur. Peut aussi gérer les commentaires d’autres personnes, désigner des responsables et copier ou déplacer des articles entre les espaces.

Tu peux ajouter les membres du tableau un par un ou en ajouter plusieurs à la fois à partir d’un groupe, par exemple « Tous les membres du comité », sous Paramètres → Tableaux → Ouvrir le tableau → Membres. Les droits d’administration du tableau, comme le renommer, modifier ses membres ou changer ses options d’accès, dépendent séparément de l’autorisation générale Spaces accordée au membre.

Accès rapide aux paramètres du tableau pour les personnes autorisées

Si tu possèdes l’autorisation générale Spaces, une icône en forme de roue dentée apparaît à côté des filtres, en haut du tableau. Clique dessus pour ouvrir les paramètres du tableau dans le même onglet. Avec CMD+clic (Mac) ou Ctrl+clic (Windows), tu les ouvres dans un nouvel onglet sans quitter le tableau. Les autres membres ne voient pas cette icône. Leur vue reste ainsi simple.

Articles sans tableau : les retrouver

Si un article n’a pas de catégorie ou si sa catégorie n’est plus liée à aucun tableau de l’espace, il disparaît des vues habituelles. Les personnes qui administrent l’espace peuvent tout de même l’ouvrir, le modifier et lui attribuer une catégorie. Tu ne perds donc pas de contenu quand tu réorganises les catégories ou les tableaux. Tu peux classer les articles tout de suite ou prendre le temps de le faire plus tard.

Exemples d’utilisation

• Documentation publique de l’association : un espace Documentation avec un tableau accessible publiquement en vue accordéon. Les articles sont regroupés par catégories, comme Premiers pas, Questions fréquentes et Guides. La page est visible sur le site de ton association et peut apparaître dans les moteurs de recherche.
• Ordre du jour du comité : un espace Comité avec un tableau Kanban et les colonnes À traiter, En discussion, Décidé et Réalisé. Seuls les membres du comité sont ajoutés au tableau.
• Suivi des projets : un espace Projets avec un tableau Kanban par projet. Tu attribues les tâches aux personnes responsables et joins les brouillons ou les procès-verbaux aux articles.
• FAQ interne : un espace Interne avec un tableau en vue accordéon, sans accès public. Tous les membres peuvent lire la FAQ, mais seules quelques personnes peuvent la modifier.
• Chronologie des versions : un espace Notes de version avec un tableau en vue chronologie, accessible publiquement. Chaque entrée porte une date et apparaît automatiquement dans le mois correspondant.
• Suivi partagé des problèmes : un espace Assistance avec un tableau Kanban, accessible publiquement et ouvert aux contributions d’autres organisations. Les personnes externes signalent les problèmes et ton équipe les traite.

Filtres et recherche dans un tableau

En haut du tableau, une barre de filtres te permet de limiter les articles affichés :

• Champ de recherche : recherche dans les titres et les contenus de tous les articles du tableau. Appuie sur Entrée pour lancer la recherche. Le champ reste visible pour que tu voies immédiatement si une recherche est active.
• Catégorie : affiche uniquement les articles d’une catégorie de l’espace.
• Type : affiche uniquement certains types d’articles, par exemple les tâches ou les procès-verbaux.
• Étiquettes : tu peux sélectionner plusieurs étiquettes. Les articles affichés portent au moins l’une d’entre elles.
• Réinitialiser les filtres : l’icône « x » à droite de la barre efface les quatre champs en un clic. Elle devient rouge dès qu’un filtre est actif pour t’indiquer que la liste est limitée.

Le tableau garde tes choix en mémoire. Quand tu le rouvres, tu retrouves les mêmes filtres et le même terme de recherche. Tu peux ainsi préparer une vue de travail personnelle pour chaque tableau sans refaire les réglages à chaque fois.

Chargement rapide des grands tableaux

Les tableaux qui contiennent des centaines d’articles ne chargent plus tout d’un coup. Les vues liste, accordéon et chronologie affichent d’abord les premières entrées de chaque section, puis un bouton Charger d’autres entrées apparaît en bas. Chaque clic charge les entrées suivantes. Dans la chronologie, il agit sur l’ensemble de la vue. Dans la liste et l’accordéon, il agit sur la section que tu consultes, par étape de progression ou par catégorie. Après le chargement, la section défile automatiquement vers le bas pour que tu voies aussitôt les nouveaux articles.

Les articles suivent partout le même ordre chronologique : les articles épinglés d’abord, puis les plus récents. Les clics suivants ajoutent les articles plus anciens en bas sans modifier la liste déjà affichée. Dans un tableau Kanban, toutes les cartes continuent à se charger, car le déplacement entre colonnes nécessite de les avoir toutes.

Accès direct : Spaces → Ton tableau → Ouvrir une section → Charger d’autres entrées en bas.

Liens permanents

Chaque article possède sa propre adresse. Tu peux la copier et l’utiliser dans des courriels, des commentaires ou d’autres articles. Le lien fonctionne en interne et, pour les tableaux publics, en externe.