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Les paiements arrivent dans DigitalMembers sous forme de fichier depuis l’e-banking : soit un relevé bancaire (camt.053) avec tous les mouvements du compte de ton association, soit un fichier de paiement (camt.054) avec les paiements QR reçus. DigitalMembers affecte automatiquement les paiements QR aux factures correspondantes, met à jour le statut de paiement et propose une écriture pour tous les autres mouvements. Tu n’as plus qu’à la confirmer.

Quel fichier te faut-il ?

• camt.053 (relevé bancaire) : contient tous les mouvements du compte, comme les paiements reçus, les prélèvements, les ordres permanents et les frais bancaires. Il te permet de tenir toute la comptabilité de l’association sans saisir les mouvements bancaires à la main.
• camt.054 (fichier de paiement) : contient les paiements reçus avec leurs références QR. Il suffit si tu veux uniquement comptabiliser les factures comme payées.
• DigitalMembers accepte aussi les relevés bancaires CSV et PDF, par exemple un relevé de carte de crédit.

Télécharge le fichier au format XML dans l’e-banking, de préférence avec les détails des écritures et en choisissant l’option qui inclut toutes les écritures qui n’ont pas encore été récupérées. L’article sur le téléchargement des relevés bancaires et des fichiers de paiement dans l’e-banking explique comment procéder auprès de chaque banque.

Le compte bancaire doit figurer dans le plan comptable avec son IBAN et, si tu en as un, son QR-IBAN. DigitalMembers peut ainsi reconnaître le compte auquel le fichier correspond.

Étape 1 : importer le fichier

1. Va dans Finances → Actifs → Transactions.
2. Clique sur Importer des paiements.
3. Sélectionne un ou plusieurs fichiers. La taille de chaque fichier ne doit pas dépasser 10 Mo.
4. DigitalMembers traite le fichier en arrière-plan. Cela ne prend généralement qu’un instant. Pendant ce temps, le statut affiché dans la liste est En cours de traitement.

Étape 2 : ce que l’import fait automatiquement

• Affecter les paiements QR : si un paiement contient la référence QR d’une facture, DigitalMembers l’affecte à la facture et crée une proposition d’écriture. Cela fonctionne aussi pour les décomptes de frais et les paiements de salaire avec une référence QR.
• Répartir les paiements groupés : si la banque regroupe plusieurs paiements QR en une seule écriture, DigitalMembers extrait chaque paiement avec sa propre référence. Chaque facture est alors reconnue comme payée individuellement, et pas seulement le montant total.
• Proposer une écriture pour les autres mouvements : pour les paiements sans référence QR, comme les virements, les paiements par carte ou les frais bancaires, DigitalMembers propose des comptes adaptés à partir de ton plan comptable.
• Relevés bancaires sans détails : si ta banque ne fournit pas de détails d’écriture pour certaines lignes, DigitalMembers importe quand même ces lignes et utilise les informations du relevé bancaire.

Pour les paiements de factures, le compte de produits est déterminé dans l’ordre suivant :

1. Compte de produits de la ligne de facture, s’il est indiqué
2. Compte de produits du plan de facturation, s’il est indiqué
3. Compte de produits par défaut défini dans les paramètres de comptabilité

Étape 3 : vérifier et accepter les propositions d’écriture

Dans l’aperçu, tu vois pour chaque fichier le nombre et le montant des crédits et des prélèvements, ainsi que le nombre de paiements affectés à une facture et déjà comptabilisés. Tant qu’il reste des éléments à traiter, le statut est Action requise. Ensuite, il passe à Entièrement traité.

1. Ouvre un fichier avec Afficher et traiter les paiements.
2. Vérifie la proposition d’écriture de chaque paiement et modifie le compte si nécessaire.
3. Clique sur Accepter la proposition d’écriture. Le paiement n’est comptabilisé et la facture correspondante n’est marquée comme payée qu’à ce moment-là.

Affectation manuelle des paiements non reconnus

Il arrive qu’un paiement ne puisse pas être affecté automatiquement. Voici les raisons les plus fréquentes :

• Le montant ne correspond pas : le virement est trop faible ou trop élevé, ou plusieurs factures ont été regroupées dans un seul paiement.
• Une mauvaise référence QR a été utilisée : le cas le plus fréquent est un paiement effectué avec le bulletin de versement de la facture d’origine. Si un rappel a été envoyé ou si la facture a été réémise, la facture d’origine est annulée et sa référence QR n’est plus valable. C’est aussi le cas si la référence provient d’une ancienne facture d’une année précédente ou si elle a été saisie manuellement de manière incorrecte.
• La référence correspond à une facture déjà payée : cela se produit quand une personne paie une deuxième fois avec le même bulletin de versement, ou quand un modèle de paiement de l’année précédente est réutilisé. La référence correspond alors à une facture pour laquelle un paiement a déjà été comptabilisé.
• Le paiement a été effectué au guichet postal : ces paiements arrivent souvent sans référence QR. DigitalMembers ne peut donc pas reconnaître la facture correspondante.

Ces paiements sont signalés dans la liste des transactions par Affectation manuelle des factures requise. Le statut du paiement indique la raison :

• Aucune référence QR correspondante trouvée : aucune facture ne correspond à cette référence. DigitalMembers te propose une écriture directe du compte bancaire vers un compte de produits. Si tu acceptes cette proposition, l’argent est comptabilisé, mais la facture reste impayée et le membre continue de recevoir des rappels.
• Le justificatif correspondant à cette référence de paiement a été annulé : la référence correspond à une facture annulée. Aucune proposition d’écriture n’est volontairement créée dans ce cas, car un compte de produits choisi au hasard serait presque toujours incorrect.
• La référence de paiement correspond à une facture pour laquelle un paiement a déjà été comptabilisé : c’est fréquent lorsqu’un modèle de paiement de l’année précédente est réutilisé. Le paiement est bien réel, mais la référence renvoie à l’ancienne facture.

Dans les trois cas, affecte le paiement manuellement à la bonne facture.

Affecter une facture manuellement

1. Va dans Finances → Actifs → Transactions et ouvre le paiement concerné.
2. Clique en haut à droite sur l’icône en forme de crayon pour modifier la transaction.
3. Saisis le nom du membre ou du destinataire de la facture dans le champ Facture.
4. Sélectionne la bonne facture dans la liste de suggestions. La date, le montant et la désignation t’aident à faire la différence. Le statut doit être Impayé.
5. Enregistre l’affectation.

DigitalMembers crée ensuite la proposition d’écriture correspondante du compte bancaire vers le compte de créances. Une fois que tu l’as acceptée, la facture est marquée comme payée et disparaît des postes ouverts.

Certaines factures apparaissent en grisé dans la liste de sélection et ne peuvent pas être choisies :

• Annulé : une facture annulée ne peut plus recevoir de paiement. Choisis plutôt la facture en cours ou le rappel.
• Paiement déjà comptabilisé : des écritures existent déjà pour cette facture. Supprime d’abord les écritures du paiement. Tu pourras ensuite changer de facture.

DigitalMembers supprime automatiquement toute proposition d’écriture encore ouverte lors de l’affectation. Tu n’as rien à supprimer. En revanche, si tu as déjà accepté l’écriture directe proposée, supprime-la avant d’affecter le paiement. Sinon, le produit sera comptabilisé deux fois et la facture restera impayée.

Statut de paiement

Le statut est déterminé automatiquement à partir du montant comptabilisé :

• Payé : le montant correspond exactement à celui de la facture
• Montant insuffisant : le montant est inférieur à celui de la facture
• Trop payé : le montant dépasse celui de la facture
• Impayé : aucun paiement n’a été comptabilisé

Si nécessaire, tu peux modifier le statut manuellement :

1. Va dans Finances → Factures.
2. Ouvre la facture concernée.
3. Modifie le statut de paiement et enregistre.

Éviter les imports en double

• Si tu importes le même fichier une deuxième fois, DigitalMembers le refuse et indique qu’il a déjà été traité.
• En revanche, DigitalMembers ne reconnaît pas comme doublons deux fichiers différents dont les périodes se chevauchent. Dans l’e-banking, télécharge toujours uniquement les écritures qui n’ont pas encore été récupérées.

Questions fréquentes

Quel format de fichier dois-je importer ?
Un fichier camt.053 ou camt.054 au format XML. Tu peux télécharger les deux directement depuis la plupart des portails d’e-banking suisses. Pour toute la comptabilité, le relevé bancaire (camt.053) est le meilleur choix, car il contient aussi les prélèvements et les frais bancaires.

Puis-je importer plusieurs fichiers à la suite ?
Oui. Vérifie simplement que les périodes ne se chevauchent pas, sinon les mêmes mouvements apparaîtront deux fois dans la liste.

Que se passe-t-il en cas de double paiement ?
DigitalMembers détecte que la facture est déjà payée et n’affecte pas automatiquement le deuxième paiement. Tu peux comptabiliser manuellement le trop-perçu comme avoir ou remboursement.