Les listes sont au cœur de la gestion des membres dans DigitalMembers. Elles déterminent qui voit quoi et qui participe à quoi : factures, cours, documents ou notifications. Jusqu’en juillet 2026, les listes s’appelaient des groupes dans DigitalMembers. Leurs fonctions n’ont pas changé.
Types de listes
Listes personnalisées
Tu les composes et les configures comme tu veux. Tu peux y ajouter directement des membres, définir des limites d’âge ou inclure et exclure d’autres listes.
Exemples : membres actifs, comité, jeunes de moins de 18 ans, groupe du cours d’instruments à vent, équipe d’organisation
Listes d’adhésion
Elles sont créées automatiquement à partir du champ d’association Adhésion. Chaque valeur de ce champ a sa propre liste, par exemple Adhésion : membre. Si tu adaptes les valeurs à ton association, les listes suivent automatiquement. C’est pratique pour facturer selon le type d’adhésion. Les personnes archivées n’apparaissent pas dans ces listes.
Listes automatiques
Elles sont créées à partir de tes champs d’association, de tes activités et de tes cours. Elles sont mises à jour en continu. Tu n’as pas besoin de les entretenir. C’est pourquoi tu ne peux ni les modifier, ni les archiver, ni les supprimer : tes changements seraient remplacés à la prochaine mise à jour. Pour changer le contenu d’une liste automatique, modifie sa source, par exemple les personnes sélectionnées dans le champ d’association ou les personnes qui participent à l’activité.
Créer une liste
- Va dans Contacts → Listes
- Clique sur Ajouter une liste
- Saisis le nom de la liste
- Si tu veux, marque la liste comme favorite avec l’étoile ou désactive-la
- Clique sur Enregistrer
Configurer une liste
Ajouter des membres
- Ouvre la liste
- Clique sur Membres inclus
- Utilise le filtre (nom, adhésion) pour trouver des membres
- Active le bouton à côté du membre souhaité
- Clique sur Fermer, puis sur Enregistrer
Inclure ou exclure des listes
- Ouvre la liste
- Clique sur Listes incluses ou Listes exclues
- Sélectionne les listes souhaitées
- Enregistre les changements
Tu peux ainsi créer des combinaisons comme « tous les membres actifs sauf les bénévoles » ou « groupe A et trois jeunes, sans le caissier ».
Définir des limites d’âge
Dans les paramètres de la liste, tu peux définir un âge minimum et un âge maximum. Seuls les membres de cette tranche d’âge sont pris en compte.
Comment fonctionnent les listes
Chaque liste personnalisée détermine ses membres selon un principe simple : elle inclut d’abord des personnes, puis elle en exclut. Enfin, elle applique les limites d’âge.
- Inclure : La liste commence avec tous les membres ajoutés individuellement et toutes les personnes des listes incluses.
- Exclure : DigitalMembers retire ensuite tous les membres exclus individuellement et toutes les personnes des listes exclues. Une exclusion l’emporte toujours : une personne à la fois incluse et exclue ne figure pas dans la liste.
- Limites d’âge : À la fin, seules les personnes de la tranche d’âge définie restent dans la liste.
Une liste peut aussi commencer avec tous les membres au lieu d’être vide. Tu n’as alors plus qu’à faire des exclusions, par exemple pour une liste « Tous sauf les membres passifs ».
Les listes automatiques issues des champs d’association, des activités et des cours sont mises à jour en continu. Toutes les listes que tu composes avec elles restent donc à jour sans intervention de ta part. Quand une personne rejoint l’association, change de statut ou la quitte, tes listes combinées suivent aussitôt.
Exemples : facturer les cotisations correctement
Les listes sont particulièrement utiles pour facturer les cotisations. Dans le modèle de facture, tu associes chaque poste de cotisation à une liste. Chaque personne de cette liste reçoit ce poste sur sa facture. Comme les listes restent à jour, la prochaine série de factures tient automatiquement compte des changements. Attention : si une personne figure dans deux listes associées chacune à un poste, elle paie les deux. Utilise les exclusions et les limites d’âge pour éviter ces chevauchements.
Tous les membres actifs, sauf les personnes qui encadrent
Dans beaucoup d’associations, les personnes qui encadrent ne paient pas de cotisation. Crée pour cela la liste « Cotisation des membres actifs » : inclus la liste « Membres actifs » et exclus la liste « Personnes qui encadrent ». Associe le poste de cotisation de la facture annuelle à « Cotisation des membres actifs ». Les personnes qui encadrent ne paient pas cette cotisation, même si elles participent aussi aux activités. Si une personne commence à encadrer, elle ne figure plus dans cette liste lors de la prochaine série de factures. Tu n’as rien à modifier.
Tous les membres de l’association jusqu’à 16 ans
Pour un tarif réduit destiné aux jeunes, crée la liste « Jeunes jusqu’à 16 ans » : inclus la liste « Membres actifs » et fixe l’âge maximum à 16 ans. Crée de la même façon la liste « Membres actifs dès 17 ans », mais fixe l’âge minimum à 17 ans. Associe chaque poste de cotisation à sa liste. Les limites d’âge répartissent tes membres entre les deux tarifs : personne ne paie deux fois et personne n’est oublié. Quand un membre atteint 17 ans, il passe automatiquement au tarif adulte.
Exclure ou ajouter des personnes individuellement
Tu peux aussi gérer les cas particuliers sans changer la structure de tes listes. Si un membre d’honneur participe encore aux activités mais ne paie pas de cotisation, exclus-le individuellement de la liste « Cotisation des membres actifs ». À l’inverse, ajoute individuellement une personne qui paie exceptionnellement cette cotisation. La règle reste la même : l’exclusion l’emporte et la facture suit la liste.
Vue d’ensemble des listes
Sous Contacts → Listes, tu retrouves toutes tes listes au même endroit. Tu peux les filtrer par type. Pour chaque liste, tu vois son nom, le nombre de personnes, son type, son origine et son statut (active ou inactive). Les boutons d’action te permettent de modifier une liste, d’afficher ses membres ou de la supprimer. Ces boutons sont désactivés pour les listes automatiques. Un message t’en explique directement la raison.
Supprimer ou désactiver une liste
Si tu supprimes une liste, les liens entre cette liste et les cours, factures ou documents qui l’utilisent sont également supprimés. Vérifie d’abord où la liste est utilisée. Si tu veux simplement la retirer des choix pendant un temps, passe-la en statut inactif : elle reste disponible, mais n’apparaît plus dans les listes de sélection.
Favoris
Les listes marquées comme favorites apparaissent tout en haut des choix. C’est utile si ton association a beaucoup de listes.