Une activité est un événement ponctuel : la sortie de l'association, l'assemblée générale ou le tournoi du samedi. Tu la crées une fois, tes membres s'inscrivent ou se désinscrivent, et tu vois à tout moment qui participe. Ce guide t'accompagne dans la création et te montre ce qui se passe ensuite au quotidien.
Vue d'ensemble
La différence avec un cours, c'est la répétition. Un cours a un calendrier qui génère plusieurs dates. Une activité correspond à une seule date. Si quelque chose revient régulièrement, choisis un cours. Pour un événement ponctuel, l'activité est plus simple.
La création se fait en huit étapes. Les informations sont enregistrées ensemble à la fin. Tu peux donc avancer et revenir en arrière tranquillement. Seule exception : l'étape Participants. Chaque modification y est enregistrée tout de suite après une courte confirmation. Tu vois ainsi immédiatement la liste des participants.
Étape 1 : informations essentielles
- Va dans Activités → Gérer les activités et clique sur Ajouter une activité.
- Indique le nom, la saison et la période. Ces trois informations sont obligatoires. La saison sélectionnée en haut du menu est déjà renseignée.
- Dans Paramètres avancés, choisis le type d'activité et, si tu le souhaites, une activité existante comme modèle.
Tu pourras ensuite ajouter l'heure et le lieu de rendez-vous. L'heure du rendez-vous est distincte de l'heure de début. Tu peux ainsi distinguer le moment où tout le monde se retrouve du début de l'activité.
Étape 2 : description
Tes membres voient la description lors de l'inscription. Indique ce qu'ils doivent savoir à l'avance : le programme, les repas et ce qu'il faut apporter. Tu disposes aussi d'un champ pour les informations de convocation. Tu peux joindre des documents, comme un programme ou un plan d'accès.
Étape 3 : qui participe
En haut, tu vois combien de personnes participent et combien viennent d'une équipe. En dessous, tu peux utiliser deux méthodes, séparément ou ensemble.
Dans Automatiquement via une équipe, choisis une équipe de ta gestion des membres. Ses membres participent automatiquement, y compris ceux qui rejoignent l'équipe plus tard. Dans Ajouter individuellement, utilise le champ Ajouter un champ de l'association, une liste ou un membre pour chercher un champ de l'association, comme une fonction, une liste ou un nom. Si tu choisis un champ de l'association ou une liste, les personnes qui en font partie aujourd'hui sont ajoutées. Les changements ultérieurs dans la liste n'ont aucun effet sur l'événement.
Avant l'enregistrement, une fenêtre te montre ce qui va se passer, par exemple combien de personnes seront ajoutées. Les nouvelles personnes ont d'abord le rôle Participants. Celles qui participent déjà gardent leur rôle. Tu peux ensuite modifier le rôle, par exemple Organisateur, directement dans le tableau. Ce changement est aussi enregistré immédiatement.
Dans le tableau, tu vois pour chaque personne sa réponse, son rôle et la façon dont elle a été ajoutée : Géré via une équipe ou Saisie manuelle. Utilise Tous, Via l'équipe et Individuellement pour filtrer la liste. Pour retirer une personne, clique sur la corbeille de sa ligne. Tu peux aussi sélectionner plusieurs personnes et les retirer ensemble. Leurs inscriptions seront perdues. DigitalMembers te demande donc de confirmer. Tu ne peux pas retirer individuellement une personne ajoutée via l'équipe. L'icône sur sa ligne indique qu'il faut passer par le choix de l'équipe.
Si tu choisis plus tard une autre équipe ou Aucune équipe, tu décides ce qu'il advient des personnes de l'ancienne équipe. Avec Conserver, elles restent inscrites comme personnes ajoutées individuellement et gardent leurs inscriptions. Avec Retirer, elles quittent la liste des participants et leurs inscriptions sont perdues. Les personnes qui font aussi partie de la nouvelle équipe restent dans tous les cas. Si l'événement est déjà passé, toutes les personnes restent inchangées pour conserver les présences enregistrées.
Si l'événement fait partie d'un cours, les participants viennent du cours. Pour les modifier uniquement à cette date, désactive Utiliser les paramètres du cours dans le récapitulatif.
Étape 4 : période d'inscription
Définis ici la date limite d'inscription et le nombre maximal de participants. Une fois les inscriptions closes, tes membres voient toujours l'événement, mais ne peuvent plus modifier leur réponse. Le vote privé masque les réponses des autres personnes pendant la période d'inscription.
Si le vote privé est désactivé, tes membres voient le tableau sous Participants. Il indique l'occupation et les places libres pour chaque mission, ainsi que les missions auxquelles chaque personne s'est inscrite. Pour les missions d'aide réparties sur plusieurs tranches horaires, tout le monde peut ainsi voir quelles tranches ont encore besoin de monde.
Étape 5 : réponses
Tu décides séparément si une personne doit expliquer son acceptation ou son refus : jamais, facultativement ou obligatoirement. Si tu demandes un motif pour les refus, tu peux aussi activer la vérification de chaque désinscription. Le membre reçoit alors un court retour sur son motif dès l'enregistrement. Tu choisis si un motif insuffisant reçoit simplement un commentaire ou si la désinscription est refusée.
Dans Paramètres avancés, définis les critères de ce retour. Dans Motifs acceptés et Motifs non acceptés, décris avec tes propres mots ce qui compte pour ton association. Tes indications remplacent alors l'évaluation habituelle. Tonalité du retour définit le ton de la réponse. Dans Autres consignes, ajoute ce qui doit figurer dans chaque retour, par exemple qu'une désinscription n'est valable que si la personne trouve quelqu'un pour la remplacer. Si tu laisses ces champs vides, le retour habituel reste en place.
Étape 6 : missions
Les missions sont des tâches de l'activité auxquelles on s'inscrit séparément : transport, buffet de gâteaux, montage et démontage. La participation à l'événement est déjà enregistrée par l'inscription. Inutile de créer une mission pour cela. Ajoute ici seulement les tâches qu'une personne peut prendre en charge en plus.
Pour un grand événement avec beaucoup de missions, tu peux aussi les répartir en secteurs, par exemple restauration, bar ou caisse. Crée les secteurs en haut, sous Secteurs, avec Ajouter un secteur. Pour chaque mission, choisis ensuite le Secteur approprié sous Paramètres supplémentaires → Avancé. La vue Missions regroupe les missions par secteur.
Étape 7 : facturation
Sans facturation, l'événement est gratuit. Si tu l'actives, tu dois indiquer une période comptable, un compte de produits et une date pour le justificatif. Tu peux définir un prix pour toute l'activité ou un prix par mission, par exemple si le repas de midi coûte un supplément.
Étape 8 : vérifier et enregistrer
La dernière étape regroupe toutes les informations, puis affiche le statut. Tu y décides si l'événement est visible par les membres, s'il est marqué comme important et s'il est annulé. Un événement annulé reste visible, mais n'accepte plus d'inscriptions. Clique sur Enregistrer pour enregistrer ensemble les autres informations. Les participants sont déjà enregistrés à ce stade.
L'activité au quotidien
Après l'enregistrement, tu arrives sur la vue d'ensemble. En haut, tu vois d'un coup d'œil la date, le lieu, la date limite d'inscription et la personne responsable. L'onglet Activité présente tous les paramètres. L'onglet Inscriptions affiche les réponses de tes membres, et l'onglet Communication les messages associés.
Pour modifier une information, clique sur le crayon du groupe concerné. Il te ramène directement à la bonne étape. Tu n'as pas besoin de tout recommencer.
Planifier les personnes qui aident dans la vue Missions
Si l'activité comporte des missions auxquelles on répond par oui ou non, tu trouves aussi la vue Missions sous Inscriptions. Elle est prévue pour les événements où beaucoup de personnes aident sur différentes tranches horaires, d'une soirée de l'association à une fête de gymnastique sur plusieurs jours.
Le tableau Où manque-t-il des bénévoles ? montre, par secteur et par heure, si les missions sont pourvues : vert signifie complet, orange signifie au moins à moitié pourvu et rouge signifie moins qu'à moitié pourvu. Clique sur une case pour voir les missions concernées. Si l'événement dure plusieurs jours, choisis le Jour en haut. Avec Seulement les places ouvertes, masque les missions déjà pourvues.
En dessous, la Liste présente les missions par secteur, avec leurs horaires, leur occupation et leurs places libres. Avec Affecter, tu attribues directement une mission à une personne. Il suffit de saisir les premières lettres de son nom pour la trouver. La Frise chronologique montre les mêmes missions sous forme de barres au fil de la journée.
Saisons
Chaque activité et chaque cours appartient à une saison. Définis les périodes sous Activités → Gestion des activités → Saisons : année civile, année scolaire ou saisons d'été et d'hiver séparées. Indique pour chacune un nom, une date de début et une date de fin. Les saisons ne peuvent pas se chevaucher. Chaque événement appartient ainsi clairement à une seule saison. DigitalMembers ne vérifie pas si la date d'un événement tombe dans la période de sa saison. C'est à toi de choisir la bonne saison.
En haut du menu Activités, choisis la saison dans laquelle tu travailles. Les listes sous Gérer les activités et Gérer les cours n'affichent alors que les éléments de cette saison. Le filtre de saison dans la liste suit ce choix.
Pour placer un événement dans une autre saison, clique sur le bouton de copie de sa ligne dans la liste. Tu peux aussi sélectionner plusieurs éléments, puis choisir Déplacer ou copier dans la saison sous Actions. Dans la fenêtre, choisis la saison de destination. Si tu n'as sélectionné qu'un élément, tu peux modifier son nom. Termine avec Déplacer ou Copier. Après un déplacement, la vue passe à la saison de destination. Si tu déplaces un cours, les dates générées par son calendrier suivent aussi.
Exemples d'utilisation
- Sortie de l'association : équipe sélectionnée, inscriptions closes deux semaines avant, missions pour le transport et les repas.
- Assemblée générale : tous les membres participent, motif obligatoire en cas de refus pour que la liste des présences soit correcte.
- Fête de gymnastique sur plusieurs jours : missions réparties entre des secteurs comme la restauration, le bar et la caisse. Le tableau montre chaque jour où il manque encore du monde le soir.
- Tournoi avec frais d'inscription : facturation activée, nombre maximal de participants défini et inscriptions limitées par une date limite.