Avec Payrexx, tes membres paient leurs factures directement en ligne par TWINT, par carte de crédit ou avec d’autres moyens de paiement. La comptabilité de l'association marque automatiquement la facture comme payée et comptabilise le montant. Tu n’as pas besoin d’importer de relevé bancaire.
Vue d’ensemble
La facture QR reste le moyen de paiement standard. Payrexx offre une possibilité supplémentaire. Un membre ouvre sa facture impayée, clique sur Payer par carte de crédit ou TWINT et paie sur la page de paiement de Payrexx. Dès que Payrexx signale le paiement, la facture apparaît comme payée dans DigitalMembers. Chaque association a besoin de son propre compte Payrexx. Les paiements et les données des associations restent ainsi séparés. Payrexx facture des frais pour chaque paiement et les déduit avant le versement.
La configuration se fait en quatre étapes : ouvrir un compte Payrexx, préparer un compte dans le plan comptable, enregistrer la connexion dans DigitalMembers et configurer dans Payrexx le webhook qui signale chaque paiement à DigitalMembers.
Étape 1 : ouvrir un compte Payrexx
Ouvre un compte chez Payrexx. Choisis au minimum l’abonnement Standard : c’est le premier abonnement qui permet de configurer des webhooks. Sans webhook, DigitalMembers n’est pas informé du paiement. La facture resterait donc impayée dans DigitalMembers, même si le montant a été réglé.
Dans l’interface d’administration de Payrexx, note deux informations : l’ID d’instance, c’est-à-dire le nom qui précède .payrexx.com dans l’adresse de ton compte Payrexx, et une clé API que tu trouveras dans les paramètres API de Payrexx.
Étape 2 : préparer un compte pour les paiements en ligne dans le plan comptable
Payrexx regroupe les montants et les verse sur ton compte bancaire après avoir déduit ses frais. Pour que la comptabilité soit juste, comptabilise les paiements en ligne sur un compte transitoire distinct, par exemple 1001 Payrexx.
- Crée ce compte dans le plan comptable ou ouvre un compte existant.
- Définis son type sur Compte courant prestataire de services de paiement. Ce compte n’a pas besoin d’IBAN.
Étape 3 : connecter Payrexx à DigitalMembers
- Va dans Paramètres → Intégrations et ouvre la tuile TWINT, Mastercard, Visa et plus.
- Saisis l’ID d’instance et la clé API. Après l’enregistrement, DigitalMembers n’affiche plus la clé.
- Sous Compte pour les paiements en ligne, choisis le compte de l’étape 2.
- Si nécessaire, définis un Montant maximal. Pour les factures qui dépassent ce montant, le paiement en ligne n’est pas proposé, car les frais calculés en pourcentage peuvent devenir élevés.
- Active l’intégration et enregistre. DigitalMembers te propose ensuite de tester la connexion.
Étape 4 : configurer le webhook dans Payrexx
Le webhook permet à Payrexx d’informer DigitalMembers de chaque paiement. DigitalMembers ne peut pas le configurer à ta place. Tu dois le faire une fois dans l’interface d’administration de Payrexx, sous Webhooks :
- URL du webhook :
https://invoicer.digitalmembers.ch/v2/payments/webhook/payrexx/ - Type de contenu du webhook : JSON
- Réessayer en cas d’erreur : active cette option pour qu’une notification manquée arrive plus tard
- Événements : Transaction
Avec Envoyer une transaction test, vérifie que DigitalMembers reçoit la notification.
Comment un paiement en ligne est comptabilisé
- Facture créée : comme pour toute facture, DigitalMembers débite le compte des débiteurs et crédite le compte de produits.
- Paiement en ligne du membre : DigitalMembers débite le compte pour les paiements en ligne, crédite le compte des débiteurs et marque la facture comme payée.
- Versement de Payrexx : quand tu importes le relevé bancaire, DigitalMembers reconnaît le versement de Payrexx. Il te propose de débiter le compte bancaire et de créditer le compte pour les paiements en ligne.
- Frais : comme Payrexx déduit ses frais avant le versement, leur montant reste sur le compte transitoire. Régulièrement ou en fin d’année, comptabilise-le en débitant le compte des charges financières et en créditant le compte transitoire.
Ce que Payrexx permet et ne permet pas
Nous avons clarifié quelques points directement avec Payrexx :
- Versements aux membres : Payrexx reçoit uniquement des paiements. Tu ne peux pas rembourser des frais ou verser des remboursements aux membres par TWINT. Fais ces versements par banque, comme d’habitude.
- Montant libre : un membre paie toujours le montant de la facture. Lors du paiement d’une facture, il ne peut pas saisir lui-même un montant, par exemple pour faire un don du montant de son choix.
- Un paiement par facture : chaque facture a sa propre page de paiement. DigitalMembers peut ainsi attribuer chaque paiement à la bonne facture.
- Abonnement : pour connecter Payrexx à DigitalMembers, il te faut au minimum l’abonnement Standard. Les abonnements moins chers ne proposent pas de webhooks.
- Sécurité : DigitalMembers accepte uniquement les notifications provenant des serveurs de Payrexx. Avant de comptabiliser un paiement, il vérifie aussi son statut directement auprès de Payrexx. Une fausse notification ne peut donc pas marquer une facture comme payée.
La facture reste impayée après le paiement
Si Payrexx confirme un paiement, mais que la facture reste impayée dans DigitalMembers, le webhook manque généralement ou l’événement Transaction n’y est pas sélectionné. Dans le journal des webhooks de Payrexx, tu peux voir si une notification a été envoyée. Si tu ne trouves pas la cause, écris à support@digitalmembers.ch. Indique la facture, la date du paiement et le numéro de paiement Payrexx. Si possible, joins une capture d’écran de tes paramètres de webhook.