Pour chaque activité, tu peux noter deux choses dans ton association : qui s’est désinscrit trop tard et qui était absent sans se désinscrire. DigitalMembers distingue ces deux situations.
Vue d’ensemble
Une information est enregistrée automatiquement. L’autre, tu la saisis toi-même. La raison est simple : les données indiquent si une personne s’est désinscrite avant ou après la date limite d’inscription. Mais seule une personne présente sur place sait qui a réellement participé à l’événement.
La désinscription tardive est enregistrée automatiquement
Si une activité a une date limite d’inscription et qu’une personne se désinscrit après cette date, sa désinscription est enregistrée comme tardive. C’est la date de désinscription qui compte, pas la dernière modification : si une personne ajoute une justification plus tard, la désinscription reste tardive. Une personne désinscrite avant la date limite est considérée comme désinscrite à temps.
Tu n’as rien à faire. Sans date limite d’inscription, aucune désinscription n’est signalée comme tardive, car il n’y a pas de date à laquelle la comparer.
Tu signales toi-même les absences non excusées
Seule une personne présente sur place sait qui a réellement participé à l’événement. L’absence de réponse dans le système ne signifie pas forcément qu’une personne était absente : certaines viennent sans s’inscrire, d’autres s’inscrivent mais ne viennent pas. C’est pourquoi une personne doit toujours signaler une absence non excusée. Le système ne le fait jamais automatiquement.
Où signaler une absence non excusée
- Ouvre Activités → Mes activités et choisis l’activité.
- Dans la liste des participants, clique sur l’icône d’information à côté de la personne concernée. L’Historique des justifications s’ouvre.
- Clique sur Marquer comme non excusé, puis confirme.
Tu peux aussi le faire en modifiant une inscription : l’assistant d’inscription te propose l’option Marquer comme non excusé.
Qui peut signaler une absence non excusée ?
Les personnes responsables d’une activité, les responsables d’équipe et les membres disposant de l’autorisation Activités peuvent le faire. Un membre sans cette autorisation ne peut ni ajouter ni supprimer ce marquage, pour lui-même ou pour une autre personne. Le système enregistre aussi qui l’a ajouté et quand.
Où voir les personnes concernées ?
Au-dessus de la liste des participants, tu trouveras deux filtres : Non excusé et Désinscription tardive. Tu peux activer ou désactiver chaque filtre séparément pour afficher les personnes concernées. Clique sur Tous pour réinitialiser tous les filtres.
Dans la liste, une icône d’information colorée signale les inscriptions concernées. Passe la souris dessus pour voir la justification, la date de la dernière modification et la personne qui l’a faite.
Supprimer le marquage
Si tu as marqué une absence par erreur ou si la situation s’éclaircit plus tard, clique sur Supprimer le marquage dans la même fenêtre. Tu peux le faire à tout moment, sans confirmation, car cela retire seulement un signalement défavorable. L’indication de désinscription tardive reste inchangée : elle concerne l’inscription, pas la présence.