Gestione membri che cresce con la tua associazione
Dati di base, liste, formulari di adesione, modifiche al profilo, campi associativi e tessere soci digitali. Tutto in un software, dalla piccola associazione fino alla federazione con oltre 1'500 soci.
Perché un software per la gestione soci?
In Svizzera ci sono circa 100'000 associazioni, e una grande parte del tempo volontario finisce nell'amministrazione. Un software per la gestione soci lo fa recuperare.
Il self-service alleggerisce il lavoro del comitato
I soci aggiornano da soli i propri dati nell'area soci, il comitato deve solo controllare e approvare. Questo fa risparmiare molte ore all'anno a ogni membro del comitato.
Conforme alla protezione dei dati invece di Excel
Invece di file Excel sparsi su computer privati, tutti lavorano con lo stesso database, sempre aggiornato e conforme alla nLPD. Definisci i permessi per ruolo e, se qualcuno lascia il comitato, togli l'accesso con un clic.
Campi associativi flessibili
Taglia dei vestiti, allergie, numero di licenza o contatto d'emergenza: definisci campi associativi personalizzati, come servono alla tua associazione, senza programmare. I soci li aggiornano direttamente nel proprio profilo.
Passaggio semplice con IA e aiuto personale
L'IA legge da sola il tuo elenco soci esistente da Excel o dal vecchio sistema e assegna ogni colonna al campo giusto. Se vuoi, ti accompagniamo nel passaggio di persona e gratis.
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Schwingerclub RothenburgDati soci e liste
Dati di base, campi associativi, liste e famiglie in un unico posto.
Tutti i membri del club a colpo d’occhio
Tutti i membri in un elenco chiaro: nome, indirizzo, e-mail, telefono, affiliazione, stato del login. Ordina, filtra e cerca in tempo reale, senza liste Excel e senza dati obsoleti. Tutti gli altri moduli del software per associazioni, dalle fatture alle comunicazioni, usano questo unico elenco.
Campi associativi configurabili
Allergie, taglie dei vestiti, numeri di licenza, distintivi, contatto di emergenza: definisci ogni campo di cui la tua associazione ha davvero bisogno. Senza programmazione, senza tempi di attesa dal fornitore. I campi supportano assegnazioni multiple, caricamento file e periodi di validità. Perfetto per campi, corsi o processi associativi individuali.
Assegnare i membri con il mouse
Dopo l'assemblea generale, tre membri passivi tornano attivi. Ecco come lo inserisci in quattro semplici passaggi, veloce per tre persone come per trenta.
Aprire la categoria giusta
A sinistra vedi tutti i campi dell'associazione, per esempio Affiliazione. Clicca su Membro passivo e nella lista restano solo queste persone.
Cliccare sulle persone
Clicca su una riga e la persona è selezionata. Le righe selezionate ricevono un segno di spunta.
Consiglio: tieni premuto il tasto Shift, così selezioni più persone in una volta.
Trascina a sinistra e rilascia
Tieni premuto il tasto del mouse e trascina le persone contrassegnate a sinistra su Membro. Appena il campo si illumina, rilascia.
Conferma e hai finito
Clicca su Sposta se il vecchio valore deve essere rimosso, oppure su Copia se valgono entrambi, per esempio per due corsi. I numeri a sinistra si aggiornano subito.
Liste, team e funzioni gestiti in modo centralizzato
Tutte le liste a colpo d'occhio: attivi, giovani, comitato, sponsor, membri onorari. Per ogni lista vedi subito il numero di partecipanti, il tipo (lista propria, affiliazione, lista automatica) e se sono attive regole di filtro. Una lista può persino essere composta da altre liste, per esempio tutti gli attivi senza il gruppo di aiuto, e liste automatiche come attivo, passivo o membro onorario si aggiornano ogni giorno da sole. Liste preferite in alto, con un clic assegni membri o avvii campagne per tutta la lista.
Collega le famiglie a colpo d'occhio e fatturale insieme
Tutte le famiglie della tua associazione sono in una sola pagina. Sposti i figli verso i genitori con Drag & Drop e DigitalMembers propone subito le famiglie adatte in base a cognome, età e indirizzo. I genitori vedono e gestiscono i profili dei loro figli nel proprio accesso e, con una fattura per famiglia, pagano tutte le quote in una sola volta.
Dati di base e adesioni gestiti centralmente
Soci, contatti, famiglie, funzioni e assegnazioni sono raccolti in un database centrale. Cambi di stato come attivo, passivo, socio onorario o sostenitore si fanno in tre clic e sono subito aggiornati per tutto il comitato.
Decidi tu chi conta come membro valido
Nel campo dell'associazione Adesione definisci per ogni valore se conta come valido: membro attivo e membro onorario sì, interessato o ex membro no. Ogni membro porta con sé il risultato come tessera di socio in Apple Wallet o Google Wallet, proprio accanto alla carta bancaria e ai biglietti.
Valida fino a fine anno
Con una data di inizio e una di fine, un'adesione annuale scade automaticamente e la carta mostra fino a quando è valida. Se la prolunghi, la carta si aggiorna da sola, il membro non deve fare nulla.
Adesione terminata, carta non valida
Quando termina un'adesione, la tessera mostra "Non valida" al più tardi la mattina seguente. Se cambi lo stato manualmente, viene aggiornata entro pochi secondi. Chi scansiona il codice QR vede "Valida" o "Non valida" con l'orario corrente della verifica.
Autorizzazioni di team per chi allena e per la gestione dei gruppi
Dai a chi allena o guida un gruppo l'accesso esattamente alle proprie persone. Chi ha un'autorizzazione di team vede solo i contatti di questo gruppo, con indirizzo, data di nascita e numero di telefono per convocazioni e domande. Le correzioni ai dati vengono presentate al comitato per l'approvazione, e le persone possono essere spostate tra i propri gruppi. Così deleghi responsabilità e mantieni comunque il controllo sui dati dell'associazione.
Adesione e uscita
Dalla richiesta di adesione alle modifiche fino all'uscita, tutto con approvazione del comitato.
Formulari di adesione per nuovi soci
I nuovi soci si iscrivono da soli tramite un link pubblico, che integri nel sito dell'associazione o condividi come QR-Code. Per ogni formulario decidi quali dati richiedere, inclusi campi associativi personalizzati come taglia dei vestiti, allergie o contatto d'emergenza, e se serve un consenso a CG o protezione dei dati. Ogni iscrizione arriva al comitato come richiesta di adesione. Tu la approvi, e il socio viene inserito nei dati di base con tutte le informazioni, senza dover ricopiare nulla.
Formulari di uscita con riordino automatico
Anche l'uscita passa da un formulario. Un socio inoltra da solo la sua richiesta di uscita, oppure il comitato la registra. Dopo l'approvazione, DigitalMembers fa automaticamente ordine secondo le tue impostazioni: il socio viene archiviato, login e notifiche vengono disattivati, e le assegnazioni attive ad attività, liste e campi associativi vengono rimosse. Così nessuna uscita resta in sospeso e non devi aggiornare nulla a mano.
Approvare modifiche al profilo e richieste di adesione
Le modifiche al profilo dei membri, le richieste di adesione dai tuoi formulari e le richieste di uscita confluiscono tutte in un unico posto e lì attendono la tua approvazione. Per ogni modifica, il comitato vede esattamente cosa c'era prima e cosa c'è di nuovo, campo per campo affiancati, e approva o respinge. Così nulla finisce inosservato nei dati di base e voi mantenete il controllo sui vostri dati. Dove ha senso, puoi anche confermare automaticamente le richieste per singolo formulario.
Statistiche membri: così si sviluppa la tua associazione
Le statistiche membri mostrano quanti membri attivi avete e come il numero si è sviluppato fino a 15 anni, con tutte le entrate e uscite per mese. A questo si aggiungono la struttura per età, i luoghi di residenza, da quanto tempo i vostri membri fanno parte dell'associazione e chi festeggia un anniversario quest'anno. Ogni numero apre la lista membri corrispondente. Le entrate e uscite provengono dalle mutazioni, documentate automaticamente con data e causa, subito comprensibili per rapporto annuale e assemblea generale.
Area soci, tessera e licenze
Cosa fanno da soli i tuoi soci e cosa fattura automaticamente l'associazione.
In 30 minuti alla gestione soci digitale
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Prova gratisDomande frequenti
- Cos'è una gestione membri?
- Una gestione membri è la banca dati centrale di un'associazione per tutte le persone: membri, familiari e contatti. Riunisce dati principali, entrate e uscite, categorie e campi personalizzati dell'associazione in un unico posto, e ogni modifica resta tracciabile tramite mutazioni e aggiornamenti del profilo. Liste e valutazioni vengono create direttamente dalla base dati aggiornata invece che da file Excel gestiti in parallelo.
- Come arriva la nostra lista soci esistente nel software?
- Da un file Excel in formato .xlsx. Il modo più semplice è scaricare il modello, che contiene tutte le colonne nella lingua della tua associazione. La nostra importazione riconosce circa 40 campi standard (nome, indirizzo, entrata e uscita, IBAN, numero AVS, ...), crea automaticamente nuovi campi dell'associazione e ti mostra prima dell'importazione quali colonne verranno acquisite e quali soci ha trovato. Alla prima importazione ti accompagniamo personalmente.
- Possiamo definire campi dell'associazione personalizzati?
- Nell'area admin definisci tu stesso il campo: nome, tipo (testo, numero, sì/no, file), se può essere assegnato più volte e quali ruoli influenza. Nessun ticket al supporto, nessuna attivazione. I campi compaiono poi in moduli, profili e report.
- Come funziona l’aggiornamento del profilo da parte dei membri?
- I membri modificano autonomamente indirizzo, telefono o campi dell'associazione nel proprio profilo. La modifica appare prima come aggiornamento del profilo nel comitato, solo dopo l'approvazione finisce nei dati di base. Così l'elenco resta aggiornato e nessuno cambia per errore lo stato di membro.
- Le famiglie possono essere fatturate insieme?
- Sì. I profili possono essere collegati come famiglia. Con l'opzione "unire le fatture" la fattura va a un unico indirizzo, mentre le partecipazioni vengono gestite per persona. I genitori hanno accesso ai profili dei figli, opzionalmente con o senza login.
- Possiamo emettere tessere digitali socio?
- Sì. Ogni membro vede la propria tessera digitale con QR-Code nella web app. Crei i codici centralmente e puoi rigenerarli in qualsiasi momento. Chi scansiona il codice vede subito se l'adesione è valida.
- Posso testare gratis la gestione soci?
- Sì, puoi testare la gestione soci gratis per 14 giorni e senza carta di credito. Poi DigitalMembers costa da CHF 99 all'anno per associazioni fino a 30 soci.
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