Gestione membri che cresce con la tua associazione
Dati di base, liste, formulari di adesione, modifiche al profilo, campi associativi e tessere soci digitali. Tutto in un software, dalla piccola associazione fino alla federazione con oltre 1'500 soci.
Perché un software per la gestione soci?
In Svizzera ci sono circa 100'000 associazioni, e una grande parte del tempo volontario finisce nell'amministrazione. Un software per la gestione soci lo fa recuperare.
Il self-service alleggerisce il lavoro del comitato
I soci aggiornano da soli i propri dati nell'area soci, il comitato deve solo controllare e approvare. Questo fa risparmiare molte ore all'anno a ogni membro del comitato.
Conforme alla protezione dei dati invece di Excel
Invece di file Excel sparsi su computer privati, tutti lavorano con lo stesso database, sempre aggiornato e conforme alla nLPD. Definisci i permessi per ruolo e, se qualcuno lascia il comitato, togli l'accesso con un clic.
Campi associativi flessibili
Taglia dei vestiti, allergie, numero di licenza o contatto d'emergenza: definisci campi associativi personalizzati, come servono alla tua associazione, senza programmare. I soci li aggiornano direttamente nel proprio profilo.
Passaggio semplice con IA e aiuto personale
L'IA legge da sola il tuo elenco soci esistente da Excel o dal vecchio sistema e assegna ogni colonna al campo giusto. Se vuoi, ti accompagniamo nel passaggio di persona e gratis.
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Dati di base, campi associativi, liste e famiglie in un unico posto.
Tutti i membri del club a colpo d’occhio
Tutti i soci in una lista chiara: nome, indirizzo, e-mail, telefono, adesione, stato del login. Ordinare, filtrare e cercare in tempo reale, senza liste Excel e senza dati vecchi. In modalità modifica sposti i soci nelle loro categorie e liste con semplice drag and drop, singolarmente o anche più alla volta.
Campi associativi configurabili
Allergie, taglie dei vestiti, numeri di licenza, distintivi, contatto di emergenza: definisci ogni campo di cui la tua associazione ha davvero bisogno. Senza programmazione, senza tempi di attesa dal fornitore. I campi supportano assegnazioni multiple, caricamento file e periodi di validità. Perfetto per campi, corsi o processi associativi individuali.
Liste, team e funzioni gestiti in modo centralizzato
Tutte le liste a colpo d'occhio: attivi, giovani, comitato, sponsor, membri onorari. Per ogni lista vedi subito il numero di partecipanti, il tipo (lista propria, affiliazione, lista automatica) e se sono attive regole di filtro. Una lista può persino essere composta da altre liste, per esempio tutti gli attivi senza il gruppo di aiuto, e liste automatiche come attivo, passivo o membro onorario si aggiornano ogni giorno da sole. Liste preferite in alto, con un clic assegni membri o avvii campagne per tutta la lista.
Collegare le famiglie e fatturare insieme
I profili possono essere collegati come famiglia: i genitori vedono e gestiscono anche i profili dei figli nel proprio accesso, a scelta con o senza login separato per ogni figlio. Con l'opzione per unire le fatture, la famiglia riceve una fattura comune a un indirizzo, mentre partecipazioni e dati restano gestiti per persona.
Dati di base e adesioni gestiti centralmente
Soci, contatti, famiglie, funzioni e assegnazioni sono raccolti in un database centrale. Cambi di stato come attivo, passivo, socio onorario o sostenitore si fanno in tre clic e sono subito aggiornati per tutto il comitato.
Autorizzazioni di team per chi allena e per la gestione dei gruppi
Dai a chi allena o guida un gruppo l'accesso esattamente alle proprie persone. Chi ha un'autorizzazione di team vede solo i contatti di questo gruppo, con indirizzo, data di nascita e numero di telefono per convocazioni e domande. Le correzioni ai dati vengono presentate al comitato per l'approvazione, e le persone possono essere spostate tra i propri gruppi. Così deleghi responsabilità e mantieni comunque il controllo sui dati dell'associazione.
Adesione e uscita
Dalla richiesta di adesione alle modifiche fino all'uscita, tutto con approvazione del comitato.
Formulari di adesione per nuovi soci
I nuovi soci si iscrivono da soli tramite un link pubblico, che integri nel sito dell'associazione o condividi come QR-Code. Per ogni formulario decidi quali dati richiedere, inclusi campi associativi personalizzati come taglia dei vestiti, allergie o contatto d'emergenza, e se serve un consenso a CG o protezione dei dati. Ogni iscrizione arriva al comitato come richiesta di adesione. Tu la approvi, e il socio viene inserito nei dati di base con tutte le informazioni, senza dover ricopiare nulla.
Formulari di uscita con riordino automatico
Anche l'uscita passa da un formulario. Un socio inoltra da solo la sua richiesta di uscita, oppure il comitato la registra. Dopo l'approvazione, DigitalMembers fa automaticamente ordine secondo le tue impostazioni: il socio viene archiviato, login e notifiche vengono disattivati, e le assegnazioni attive ad attività, liste e campi associativi vengono rimosse. Così nessuna uscita resta in sospeso e non devi aggiornare nulla a mano.
Approvare modifiche al profilo e richieste di adesione
Le modifiche al profilo dei membri, le richieste di adesione dai tuoi formulari e le richieste di uscita confluiscono tutte in un unico posto e lì attendono la tua approvazione. Per ogni modifica, il comitato vede esattamente cosa c'era prima e cosa c'è di nuovo, campo per campo affiancati, e approva o respinge. Così nulla finisce inosservato nei dati di base e voi mantenete il controllo sui vostri dati. Dove ha senso, puoi anche confermare automaticamente le richieste per singolo formulario.
Modifiche documentate senza lacune
Ogni ingresso, uscita, passaggio e cambio profilo viene documentato automaticamente. Con data, origine (admin, modulo, import) e diff prima/dopo. Subito tracciabile per comitato, votazioni statutarie e chiusura annuale.
Area soci, tessera e licenze
Cosa fanno da soli i tuoi soci e cosa fattura automaticamente l'associazione.
In 30 minuti alla gestione soci digitale
Migra la tua lista soci esistente in 30 minuti. Ti aiutiamo personalmente.
Prova gratisDomande frequenti
- Cos'è una gestione membri?
- Una gestione membri è la banca dati centrale di un'associazione per tutte le persone: membri, familiari e contatti. Riunisce dati principali, entrate e uscite, categorie e campi personalizzati dell'associazione in un unico posto, e ogni modifica resta tracciabile tramite mutazioni e aggiornamenti del profilo. Liste e valutazioni vengono create direttamente dalla base dati aggiornata invece che da file Excel gestiti in parallelo.
- Come arriva la nostra lista soci esistente nel software?
- Da un file Excel in formato .xlsx. Il modo più semplice è scaricare il modello, che contiene tutte le colonne nella lingua della tua associazione. La nostra importazione riconosce circa 40 campi standard (nome, indirizzo, entrata e uscita, IBAN, numero AVS, ...), crea automaticamente nuovi campi dell'associazione e ti mostra prima dell'importazione quali colonne verranno acquisite e quali soci ha trovato. Alla prima importazione ti accompagniamo personalmente.
- Possiamo definire campi dell'associazione personalizzati?
- Nell'area admin definisci tu stesso il campo: nome, tipo (testo, numero, sì/no, file), se può essere assegnato più volte e quali ruoli influenza. Nessun ticket al supporto, nessuna attivazione. I campi compaiono poi in moduli, profili e report.
- Come funziona l’aggiornamento del profilo da parte dei membri?
- I membri modificano autonomamente indirizzo, telefono o campi dell'associazione nel proprio profilo. La modifica appare prima come aggiornamento del profilo nel comitato, solo dopo l'approvazione finisce nei dati di base. Così l'elenco resta aggiornato e nessuno cambia per errore lo stato di membro.
- Le famiglie possono essere fatturate insieme?
- Sì. I profili possono essere collegati come famiglia. Con l'opzione "unire le fatture" la fattura va a un unico indirizzo, mentre le partecipazioni vengono gestite per persona. I genitori hanno accesso ai profili dei figli, opzionalmente con o senza login.
- Possiamo emettere tessere digitali socio?
- Sì. Ogni socio vede la sua tessera digitale con QR-Code nella web app. Generi i codici in modo centralizzato, puoi rigenerarli e scansionarli agli eventi. Niente stampa, niente tessere perse.
- Posso testare gratis la gestione soci?
- Sì, puoi testare la gestione soci gratis per 14 giorni e senza carta di credito. Poi DigitalMembers costa da CHF 99 all'anno per associazioni fino a 30 soci.
Pronti a modernizzare la vostra lista soci?
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