Confrontare software per associazioni: cosa conta davvero
Otto criteri per un confronto oggettivo, con la contabilità al primo posto. Per ogni punto trovi a cosa fare attenzione e come DigitalMembers lo risolve.
Ecco come procedere nel confronto
Quasi ogni software per associazioni offre una lista membri e l'invio di e-mail. Le differenze si vedono soprattutto nella contabilità, nei pagamenti dei membri e nella domanda di quanto lavoro resta al comitato. Per questo qui la contabilità viene per prima, perché è ciò con cui chi gestisce la cassa lavora di più.
Il modo più semplice è verificare questi punti direttamente nell'accesso di prova: registra alcuni membri ed emetti una fattura. Così vedi subito se va bene per la vostra associazione.
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La contabilità è integrata?
A cosa fai attenzione
Per revisione e assemblea generale, chi gestisce la cassa ha bisogno di un bilancio e di un conto economico. Verifica quindi se il software registra in partita doppia, se puoi adattare il piano dei conti alla vostra associazione e se sono disponibili budget e chiusura annuale. Altrettanto importante: fatture e pagamenti devono finire direttamente in contabilità, invece di doverli inserire una seconda volta.
Così lo risolve DigitalMembers
La contabilità dell'associazione è una parte fissa di DigitalMembers, come contabilità in partita doppia con Dare e Avere. Parti con il piano dei conti per associazioni oppure importi quello che usi già e lo adatti. La piattaforma contabilizza da sola fatture e pagamenti ricevuti. Bilancio e conto economico sono sempre aggiornati, il budget appare nel report direttamente accanto ai valori effettivi e all'anno precedente. Alla fine dell'anno chiudi l'esercizio, la piattaforma inserisce da sola i saldi iniziali per il nuovo anno. Fotografando le ricevute spese, il riconoscimento documenti con IA legge importo e valuta.
Maggiori informazioni sulla contabilità dell'associazione - 2
Ci sono fatture QR e riconciliazione bancaria?
A cosa fai attenzione
La fattura QR è lo standard in Svizzera. Ma il passaggio che fa perdere davvero tempo viene dopo: capire chi ha pagato. Assicurati di poter caricare l'estratto conto della tua banca e che il software assegni da solo i pagamenti alle fatture aperte.
Così lo risolve DigitalMembers
Ogni fattura riceve automaticamente un codice Swiss-QR. Carichi l'estratto conto, così come lo scarichi dall'e-banking della tua banca. La piattaforma riconosce i pagamenti tramite il numero di riferimento e segna le fatture corrispondenti come pagate. Ciò che non è univoco lo assegni manualmente, anche un pagamento per più fatture.
Maggiori informazioni sulle fatture con codice QR - 3
Come funzionano quote associative e solleciti?
A cosa fai attenzione
La quota annuale è la principale entrata per molte associazioni. Assicurati di poter inviare i contributi a tutti i membri in un unico passaggio, che le famiglie possano ricevere una fattura comune e che i solleciti vengano creati senza lavoro manuale. Chiedi anche come possono pagare i membri, perché con TWINT una fattura sul cellulare si paga in pochi secondi.
Così lo risolve DigitalMembers
Con la fattura collettiva ogni membro riceve la propria fattura, mentre le famiglie, se lo desiderano, possono riceverne una in comune. I contributi ricorrenti, ad esempio annuali o trimestrali, li configuri una volta sola. Poi la fattura viene generata ogni volta automaticamente. Per ogni fattura stabilisci se la piattaforma invia automaticamente un sollecito quando qualcuno non paga in tempo, oppure se lo invii tu. Il pagamento avviene tramite fattura QR. Se la vostra associazione ha un conto presso il fornitore di pagamenti Payrexx, i membri possono pagare anche con TWINT o carta di credito.
Maggiori informazioni su TWINT e carta di credito - 4
L'area membri è facile da usare?
A cosa fai attenzione
La gestione membri è la base per tutto il resto: fatture, iscrizioni, comunicazioni e sponsoring si basano su di essa. Assicurati quindi che i membri capiscano la loro area senza istruzioni, possano modificare lì i propri dati e vedere le proprie fatture. Chiedi anche come la vostra lista attuale arriva nel nuovo software.
Così lo risolve DigitalMembers
Nell'area membri i membri vedono le loro fatture e modificano autonomamente il proprio profilo, tu approvi ogni modifica con un clic. I nuovi membri si iscrivono tramite un modulo di adesione pubblico, che colleghi al sito della vostra associazione o integri direttamente nella pagina. Con campi personalizzati per l'associazione registri ciò che serve solo alla vostra associazione, ad esempio funzioni, squadre o riconoscimenti. Importi la vostra lista esistente tramite importazione Excel con modello.
Maggiori info sulla gestione membri - 5
I moduli lavorano insieme?
A cosa fai attenzione
Molte associazioni oggi usano più programmi in parallelo e inseriscono gli stessi dati più volte. Assicurati che lista membri, fatture, contabilità, eventi e comunicazioni lavorino con gli stessi dati, così una modifica arriva ovunque.
Così lo risolve DigitalMembers
In DigitalMembers tutti i moduli accedono alla stessa lista membri. Una fattura per contributi va direttamente ai membri della lista, il pagamento finisce in contabilità e un nuovo indirizzo vale subito per fatture, comunicazioni ed eventi. Anche le fatture agli sponsor passano dalla stessa contabilità.
Panoramica di tutti i moduli - 6
Dove si trovano i dati e a chi appartengono?
A cosa fai attenzione
I dati dei membri sono dati personali. Chiedi dove si trovano i server, quale diritto sulla protezione dei dati si applica, se i backup sono regolari e a chi appartengono i dati. Chiarisci anche in quale forma puoi scaricare i vostri dati se in futuro cambiate.
Così lo risolve DigitalMembers
DigitalMembers punta su hosting in Germania e rispetta la legge svizzera sulla protezione dei dati e il GDPR. I dati vengono salvati regolarmente e in modo cifrato presso un secondo fornitore indipendente. Tutte le associazioni usano la stessa piattaforma, i dati di ogni associazione sono salvati separatamente. I dati appartengono all'associazione, noi li trattiamo su vostro incarico. Puoi scaricare la lista membri in qualsiasi momento come file Excel, bilancio, conto economico e giornale come Excel e PDF.
Maggiori informazioni su tecnologia e sicurezza - 7
Quanto costa il software all'anno?
A cosa fai attenzione
Calcola il prezzo su un anno e in base al vostro numero di membri, e verifica se tutte le funzioni sono incluse o se singoli moduli costano extra. Fai attenzione anche a quanto a lungo puoi provare gratis e se devi già registrare una carta di credito.
Così lo risolve DigitalMembers
In DigitalMembers il prezzo dipende dal numero di membri e parte da CHF 99 all'anno per associazioni fino a 30 membri. Tutti i moduli sono inclusi in ogni livello, non ci sono costi di configurazione e la licenza è disdicibile annualmente. Provi gratis per 14 giorni e senza carta di credito. Poi paghi tramite fattura o carta di credito.
Vedi tutti i livelli di prezzo - 8
Chi ti aiuta a iniziare?
A cosa fai attenzione
Quando cambi software conta anche chi ti aiuta. Chiedi se qualcuno ti mostra personalmente la piattaforma, quanto velocemente vengono risposte le domande e se il software si può adattare ai processi della vostra associazione.
Così lo risolve DigitalMembers
Se lo desideri, ti mostriamo DigitalMembers in un appuntamento online personale e rivediamo insieme i vostri processi. Puoi fare domande nel Support Center direttamente nell'app. Con il pacchetto supporto a CHF 149 all'anno vi accompagniamo personalmente nell'avvio e nel trasferimento dei vostri dati, e le vostre richieste vengono trattate con priorità. Se la vostra associazione ha bisogno di una funzione che non esiste ancora, la sviluppiamo su richiesta e a consuntivo.
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Domande frequenti sul confronto
- Come provo in modo sensato un software per associazioni in 14 giorni?
- Prova ciò che fate davvero durante l'anno associativo: carica la vostra lista membri da Excel, invia una fattura per contributi a due o tre membri di test e poi carica un estratto conto. Così vedi se il pagamento viene assegnato correttamente. Alla fine chiedi a un membro di modificare il suo profilo nell'area membri e approva la modifica.
- Chi del comitato dovrebbe partecipare al confronto?
- Almeno chi gestisce la cassa e la persona che oggi cura la lista membri. Queste due figure lavorano più spesso con il software e durante il test capiscono più rapidamente se un processo funziona. Per il resto del comitato assegni le autorizzazioni per persona e puoi modificarle di nuovo in qualsiasi momento, ad esempio dopo un cambio nel comitato.
- Possiamo riprendere i nostri dati in seguito?
- Puoi scaricare la lista membri in qualsiasi momento come file Excel. Dalla contabilità esporti bilancio, conto economico e giornale come Excel e PDF, più il budget come PDF. Così i vostri dati sono disponibili in formati comuni, che si possono aprire anche in altri programmi.
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